Horario de trabajo híbrido: cómo hacer que funcione

¿Cómo se siente su equipo sobre el trabajo en el sitio? ¿Qué pasa con un entorno de trabajo totalmente remoto?

Si ha notado que sus empleados tienen dudas o no pueden decidirse por ninguna de las opciones, es probable que pertenezcan a un número cada vez mayor de trabajadores que optarían instantáneamente por un horario de trabajo híbrido.

Pero, ¿cómo funciona realmente el horario de trabajo híbrido? ¿Y debería cambiar el entorno de trabajo de su equipo de inmediato?

Siéntese y siga leyendo porque estamos a punto de repasar todo lo que necesita saber sobre este tipo de horario de trabajo, desde sus ventajas y desventajas hasta consejos cuidadosamente seleccionados para ayudarlo a implementar con éxito un horario de trabajo híbrido.

¿Qué es un horario de trabajo híbrido?

Un horario de trabajo híbrido es un modelo de trabajo que permite a los empleados terminar sus tareas laborales tanto de forma remota como en el sitio, generalmente alternando entre estas dos opciones.

Al combinar lo mejor de ambos mundos, un horario de trabajo híbrido ofrece a los miembros de su equipo la opción de cooperar en un entorno de oficina tradicional sin renunciar a la flexibilidad de un modelo de trabajo remoto.

Cuatro tipos de horarios de trabajo híbridos

En el momento en que el trabajo remoto entró en escena, nuestra percepción tanto del lugar como del tiempo de trabajo se transformó. Cambiamos los cubículos por escritorios y cafés mientras salíamos del horario de 9 a 5 para pasar a un horario más flexible.

Esta transformación dio lugar a diferentes modelos de trabajo que podrían abarcar tanto las complejidades de un lugar de trabajo rediseñado como un horario de trabajo remodelado.

Naturalmente, han surgido varios tipos diferentes de horarios de trabajo híbridos, por lo que las empresas ahora pueden seleccionar y decidirse por un modelo que se adapte mejor al flujo de trabajo de sus equipos.

Tipo #1: horario de trabajo híbrido de cohorte

Si desea evitar convertir la oficina en una fuente de distracciones abarrotada, entonces el horario de trabajo híbrido de cohorte podría ser la solución para usted y su equipo.

El horario de trabajo de la cohorte es un modelo de trabajo híbrido cuidadosamente estructurado diseñado para empresas que desean organizar sus horas de oficina en función de un horario preestablecido.

De esta manera, puede:

• Programe diferentes departamentos para trabajar desde la oficina en diferentes días de la semana, o
• Elabore un nuevo plan de trabajo de oficina cada semana.

Lo que importa es que haya un plan organizado con anticipación para que los miembros de su equipo sepan exactamente cuándo se espera que lleguen a la oficina.

Ideal para: grandes empresas con más de cien empleados

Desventaja potencial: falta de flexibilidad de los empleados

Tipo #2: horario de trabajo híbrido flexible

Un horario de trabajo híbrido flexible es exactamente lo contrario del horario de trabajo híbrido de cohorte. Se alienta a los empleados a completar sus tareas en el sitio de vez en cuando, pero se les permite organizar su horario de trabajo en la oficina y elegir cuándo trabajarían desde la oficina.

Ideal para: pequeñas empresas con menos de cien empleados

Desventaja potencial: falta de estructura; riesgo de quedarse sin espacio de oficina

Tipo n.º 3: horario de trabajo híbrido remoto primero

Aunque este modelo de horario de trabajo híbrido favorece el trabajo remoto, tampoco elimina por completo el trabajo presencial.

Por lo general, a los empleados se les permite elegir su propio entorno de trabajo. Esta podría ser una excelente opción para los miembros del equipo que deseen cambiar su escenario de trabajo de vez en cuando o reunirse con su equipo sin la presión de un horario preestablecido.

Ideal para: Empresas que operan a nivel mundial o empresas que desean mantener a mano la opción local.

Desventaja potencial: falta de participación en persona

Tipo #4: horario de trabajo híbrido de oficina primero

Si su equipo generalmente necesita estar físicamente presente o colaborar en persona, pero aún desea darles la opción de trabajar desde casa de vez en cuando, el horario de trabajo híbrido de la oficina puede ser su mejor opción.

Aunque sus horas de trabajo pueden ser flexibles, los empleados suelen tener un número limitado de días al mes que pueden pasar trabajando de forma remota.

Ideal para: empresas que operan principalmente en el sitio

Desventaja potencial: flexibilidad limitada de los empleados

Ventajas de un horario de trabajo híbrido

Al combinar la flexibilidad del trabajo remoto con la opción de colaborar en persona, el trabajo híbrido incorpora una parte justa de los beneficios de ambos modelos de trabajo.

Hemos destacado 3 ventajas que debe detectar al instante, independientemente del modelo de horario de trabajo híbrido que elija implementar.

Ventaja n.º 1: mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Con una perspectiva completamente nueva sobre el trabajo, también se produjo un cambio en la visión de la vida fuera del trabajo. Por lo tanto, no debería sorprender que un 61 % de los empleados de EE. UU. parezcan dispuestos a cambiar de trabajo para lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.

Sin embargo, los horarios de trabajo híbridos se adaptan a las necesidades de esta perspectiva de trabajo transformada al promover la flexibilidad y la elección.

Al permitir que los empleados trabajen ocasionalmente desde cualquier lugar, los horarios de trabajo híbridos los ayudan a compensar el estrés y a programar fácilmente las actividades fuera del trabajo alrededor del horario de oficina. Esto es especialmente común con los empleados que se han despedido de los desplazamientos diarios después de cambiarse a un entorno remoto.

Ventaja n.º 2: acceso a un grupo de talentos global

Similar a un horario remoto, un horario de trabajo híbrido permite a las empresas expandir su grupo de reclutamiento y contratar talentos de todo el mundo.

Con un plan de trabajo híbrido cuidadosamente pensado que permita suficiente flexibilidad, las empresas pueden contactar y contratar fácilmente a las personas más calificadas.

La opción de buscar empleados a nivel mundial también puede resultar beneficiosa para las empresas que buscan contratar en un campo con una gran escasez de talento, como la industria de TI.

Ventaja n.º 3: espacio para una colaboración productiva

La transición de un entorno de oficina tradicional a un modelo de trabajo híbrido deja suficiente espacio para que las empresas aprovechen al máximo ambos entornos de trabajo.

En lugar de pasar sus horas de oficina tratando de evitar distracciones, los empleados que trabajan desde la oficina en días específicos pueden usar estas horas para una colaboración productiva.

De esta manera, las sesiones como reuniones mensuales, lluvia de ideas y registros de equipo se pueden realizar durante las horas presenciales, dejando el tiempo remoto reservado exclusivamente para el trabajo individual y las tareas que requieren un entorno libre de distracciones.

Desventajas de un horario de trabajo híbrido

De manera similar a sus ventajas, las desventajas del horario de trabajo híbrido se derivan de sus vínculos con el horario tradicional de 9 a 5 y el modelo de trabajo remoto.

Sin embargo, al analizar 3 de las desventajas más comunes que podría enfrentar si está a punto de comenzar a liderar un equipo híbrido, aumenta sus posibilidades de evitarlas.

Desventaja #1: Mayor riesgo de agotamiento

Si bien un horario de trabajo híbrido podría ayudar a lograr un equilibrio perfecto entre el trabajo y la vida personal, siempre que haya flexibilidad sobre la mesa, también existe el riesgo de trabajar en exceso.

Sin límites claros y reglas para la desconexión del trabajo, los empleados generalmente tienden a trabajar más horas y terminan abrumados y agotados.

Del mismo modo, en caso de que decida cambiar a un modelo de trabajo híbrido sin adaptar los flujos de trabajo de su negocio en consecuencia, sus equipos podrían terminar quemando la vela de medianoche día tras día.

Para evitar que los niveles de estrés de su equipo híbrido se disparen, introduzca una política clara de trabajo híbrido y establezca expectativas claras e indicadores clave de rendimiento en lugar de aumentar la presión del exceso de trabajo.

Consejo profesional de Clockify

Trabajar día y noche no solo sabotea el desempeño de los empleados, sino que también trae un gran daño a la salud mental de sus compañeros de trabajo. Descubra cómo evitar que esto le suceda a su equipo aquí:

• Cómo el exceso de trabajo afecta la productividad y la salud mental

Desventaja n.º 2: aumento de la desigualdad en el lugar de trabajo

Administrar un equipo híbrido conlleva el riesgo de favorecer a ciertos empleados en función de su lugar de trabajo preferido.

Este fenómeno se denomina sesgo de proximidad. Aunque ha ayudado a los humanos a elegir la opción más segura y familiar durante siglos, puede generar favoritismo inconsciente y oportunidades desiguales de promoción en el lugar de trabajo.

Entonces, en lugar de brindarles a los empleados las mismas oportunidades de promoción, los gerentes tienden a ofrecer oportunidades de ascenso a los empleados que trabajan desde la oficina solo porque los ven con más frecuencia.

Para evitar privilegiar a los empleados que trabajan en las instalaciones y excluir a los que trabajan desde casa, deberá encontrar una manera de cerrar la brecha de distancia y brindar a todos las mismas oportunidades para salir adelante.

Si administra un equipo híbrido, comience por elegir las herramientas adecuadas que le permitan mantenerse en contacto con todos. Además, asegúrese de mantener toda la información relevante accesible para todos los miembros del equipo, independientemente de la ubicación de su lugar de trabajo.

Desventaja n.º 3: mayores riesgos de ciberseguridad

Tan pronto como las organizaciones se vuelven híbridas, corren el riesgo de una posible violación de la seguridad de los datos ahora que sus equipos necesitan manejar los datos de la empresa mientras trabajan fuera de la oficina.

Aún así, hay formas de evitar que su empresa experimente incidentes de datos. Implican:

• Elaborar procedimientos detallados para el manejo y acceso a la información fuera de las instalaciones de la empresa, y
• Implementar soluciones de software que aseguren la seguridad de los datos.

Si usted y sus equipos han decidido recientemente cambiar a un horario de trabajo híbrido, asegúrese de haber:

• Se aseguró de que todos tengan una conexión segura a Internet,
• Introdujo cortafuegos y/o VPN, y
• Acceso limitado a la información confidencial.

6 consejos para implementar un horario de trabajo híbrido

Aunque cambiar a un horario de trabajo híbrido es un proceso que requiere una planificación y preparación detalladas y a largo plazo, hay formas de omitir algunos pasos.

Hemos enumerado 6 consejos para allanar el camino hacia una implementación exitosa de un horario de trabajo híbrido.

Consejo #1: Establezca reglas básicas de trabajo híbrido

Si desea asegurarse de que sus flujos de trabajo conserven el mismo nivel de transparencia y eficiencia de los días de oficina, deberá establecer procesos y procedimientos claros de antemano.

Aunque los procedimientos de trabajo híbrido pueden variar según el tamaño de la empresa y las operaciones diarias, existen algunas reglas básicas universales que debe tratar de establecer de inmediato:

• Comience por definir las condiciones exactas que deben cumplirse para trabajar fuera de la oficina . Quizás algunos de sus empleados necesiten permanecer en las instalaciones debido a la naturaleza de su trabajo, así que tenga claro los criterios para cambiar a un entorno remoto.
• Elabore un cronograma de trabajo híbrido detallado que indique cuándo se espera que los empleados estén en el sitio . Ya sea que se trate de incorporación, reuniones 1 a 1 o actividades de creación de equipos, los trabajadores deben tener claras las expectativas de la gerencia con respecto a su entorno de trabajo.
• Comunicar las normas relativas a las horas de trabajo de los empleados . En caso de que decida introducir un horario de trabajo flexible, asegúrese de haber especificado las horas principales en las que se espera que todos los empleados estén en línea mientras trabajan de forma remota.

Consejo #2: elige tus herramientas con cuidado

Ya sea que sus empleados prefieran trabajar desde la oficina o que haya introducido un horario de trabajo híbrido que prioriza el control remoto, todos deberían poder colaborar de manera eficiente a pesar de la distancia física.

Comience seleccionando una aplicación de chat de equipo confiable que les permita a usted y a sus compañeros de trabajo mantener un flujo de trabajo eficiente al permitirles:

• Compartir archivos,
• Haz una videollamada rápida y
• Incluso almacenar datos.

Para aumentar la transparencia del flujo de trabajo, puede introducir una aplicación de seguimiento del tiempo que le permita a usted y a su equipo visualizar el progreso de las tareas y estar al tanto de la productividad de sus compañeros de trabajo.

No olvide reservar suficiente tiempo para probar cada aplicación que pretenda introducir en el flujo de trabajo híbrido de su equipo. De esta manera, se asegurará de que todo esté funcionando antes de cambiar oficialmente a un horario de trabajo híbrido.

Consejo #3: Piense en las evaluaciones de productividad

Cuando un equipo cambia su ambiente de trabajo, los gerentes tienden a enfrentar dificultades para evaluar los niveles de productividad de cada empleado en condiciones cambiantes. Sin la capacidad de echar un vistazo al escritorio de un empleado, incluso podrían ser víctimas de la microgestión.

Para evitar aumentar la presión de los miembros de su equipo, intente establecer expectativas claras y un sistema transparente de evaluación de la productividad desde el principio.

En lugar de centrarse en el volumen de correos electrónicos enviados o el tiempo dedicado a las reuniones, intente lo siguiente:

• Analizar los resultados finales,
• Fomentar la división de proyectos más grandes en objetivos medibles más pequeños, y
• Definir KPI claros.

También puede optar por un software de programación de proyectos que puede ayudarlo a asignar tareas y seguir su progreso.

Aún así, tenga en cuenta que, por muy cuidadosamente que aborde el proceso de elaboración de un sistema de evaluación de la productividad, nunca podrá utilizar las mismas métricas para cada departamento.

A veces, buscará una serie de acuerdos cerrados, mientras que otras veces, el indicador de la eficiencia de un empleado será su nivel de innovación.

Consejo #4: Deje que la oficina coincida con su intención

Independientemente de la cantidad de horas que los empleados pasan trabajando desde la oficina después de cambiar a un horario de trabajo híbrido, es importante hacer que ese tiempo cuente.

Antes de establecer un horario de oficina, piense cuándo y por qué le gustaría que los equipos entren en la oficina. ¿Le gustaría usar ese tiempo para la socialización y la vinculación del equipo, o las horas de oficina se reservarán para completar tareas?

Independientemente de la opción que elija, piense en cómo el entorno de trabajo puede coincidir con su intención de aprovechar al máximo el tiempo de oficina.

Si desea fomentar la interacción y colaboración del equipo, piense en reorganizar la oficina para dejar el mayor espacio libre posible. De esta manera, brindará a los empleados las condiciones para socializar y cooperar entre ellos de forma natural.

En caso de que desee asegurarse de que los empleados pasen sus horas en las instalaciones de manera productiva, intente reducir las distracciones y proporcióneles un espacio tranquilo con mucha luz natural, para mejorar tanto su estado de ánimo como su productividad.

Consejo #5: Manténgase en contacto con su equipo

Una vez que haya decidido implementar un horario de trabajo híbrido, deberá optimizar las operaciones, las herramientas y las horas de trabajo de su organización. Pero también deberá hacer ajustes a su propio horario y dejar espacio para la comunicación en tiempo real con su equipo.

La comunicación del equipo debe ser más deliberada debido a la distancia física involucrada, así que asegúrese de expresar sus horas de trabajo y disponibilidad.

Proporcione a su equipo una opción para acceder a su calendario y anímelos a programar una reunión con usted de vez en cuando.

De esta manera, no solo podrá brindar a cada miembro del equipo su atención y enfoque exclusivos, sino que también tendrá la oportunidad de:

• Reciba comentarios de primera mano sobre su nuevo horario de trabajo,
• Escuchar las preocupaciones de los empleados y
• Hacer los ajustes adecuados al programar sus tareas.

Consejo #6: Tómalo un día a la vez

Antes de hacer oficial un horario de trabajo híbrido, comience poco a poco y deje espacio para el período de adaptación para asegurarse de que todo salga según lo planeado.

Si sus compañeros de trabajo han estado trabajando de forma totalmente remota durante un tiempo y desea cambiar a un horario híbrido en el que la oficina es lo primero, comience invitándolos a ir a la oficina una vez por semana.

Lo mismo ocurre con los trabajadores en las instalaciones que están a punto de cambiar a un horario híbrido de prioridad remota, porque los humanos son criaturas de hábitos.

De hecho, la ciencia ya ha demostrado que el comportamiento humano está estrechamente ligado a su entorno físico. Entonces, si anima a los empleados a cambiar su entorno de trabajo de repente, es posible que note una disminución significativa en la productividad.

Para evitar que esto cause estragos en el flujo de trabajo de su organización, introduzca un nuevo horario de trabajo gradualmente y trate de ser comprensivo si no funciona como un reloj al principio.

Conclusión: configurar un horario de trabajo híbrido es un esfuerzo de equipo

Como ya habrás notado, implementar un horario de trabajo híbrido está lejos de ser un trabajo de una sola persona.

Para que un modelo híbrido funcione, deberá tener en cuenta los hábitos de su equipo y alentarlos a expresar sus opiniones e inquietudes en el camino.

También necesitarás:

• Seleccione un conjunto de herramientas que funcionarán con su cronograma recién definido,
• Piense en las pautas de trabajo híbrido de su organización y
• Esté preparado para hacer cambios sobre la marcha, independientemente de lo bien que haya planeado la transición.

Tenga en cuenta que los errores que enfrente en el camino pueden ayudarlo a ajustar su nuevo horario de trabajo, y configurará rápidamente su equipo híbrido para el éxito.

️ ¿Tu equipo ya cambió a un horario de trabajo híbrido? ¿Qué desafíos enfrentó en el camino? Háganos saber en [email protected], y podríamos incluir su experiencia en este o en uno de nuestros artículos futuros. Y, si te gustó esta publicación de blog, compártela con alguien que creas que estaría interesado en leerla.