Cómo usar la partición y los roles basados ​​en equipos en HubSpot CRM

Una de las mejores cosas del conjunto de herramientas basadas en CRM de HubSpot es que cualquier persona de su empresa con un nombre de usuario y una contraseña puede trabajar dentro de la plataforma y acceder a la información que necesita sin la ayuda de un desarrollador web o un profesional de TI.

Pero también es cierto que una de las cosas más aterradoras de la plataforma de HubSpot es que cualquier persona con un nombre de usuario y contraseña puede trabajar dentro de la herramienta y acceder a información de CRM y marketing, ventas, servicio al cliente y activos del sitio web.

¿Ves el problema potencial aquí?

Es por eso que los permisos de usuario de HubSpot y la función de partición basada en equipos son imprescindibles para las organizaciones que tienen múltiples usuarios y departamentos dentro de su sistema.

¿Qué es la partición de HubSpot?

La partición en HubSpot es una característica que te ayuda a organizar tu CRM, activos y herramientas para que solo los equipos y usuarios correctos tengan acceso, lo que ayuda a eliminar el desorden confuso y los posibles pasos en falso. Dentro del portal de HubSpot, puede seleccionar elementos y asignarlos a los diversos equipos o departamentos que los necesitan, mientras limita el acceso a los activos que no necesitan, lo que ayuda a los equipos y usuarios a mantenerse enfocados y organizados.

La partición de HubSpot se implementó originalmente en 2018, pero recibió una gran actualización en 2020, junto con otras actualizaciones de CMS Hub, que permitieron un acceso más profundo basado en equipos a todas las herramientas de marketing, como formularios, correos electrónicos, CTA y más.

¿Quién puede usar la partición de HubSpot?

En general, es posible que los equipos más pequeños no necesiten la partición, pero aún así es bueno familiarizarse con la función para cuando su empresa y sus equipos crezcan. También es importante tener en cuenta que tu capacidad para particionar recursos variará según tu suscripción de HubSpot.

Todas las cuentas de HubSpot pueden particionar registros de CRM. Vistas de CRM y la bandeja de entrada de Conversaciones en todos los centros, incluidos Marketing, Ventas, Servicio, CMS y Operaciones.

Después de eso, sin embargo, necesitará una suscripción Professional o Enterprise para capacidades de partición más avanzadas. Como puede imaginar, Enterprise ofrece la mayor cantidad de funciones y supera las disponibles con una cuenta Professional. Por ejemplo, se requiere una suscripción Enterprise para CMS o Marketing Hub para particionar blogs y páginas web por equipos.

Fuente: HubSpot

¿Por qué usar la partición de HubSpot?

En pocas palabras, la partición se reduce a dos propósitos: organizar y limitar el acceso a los recursos dentro de tu portal de HubSpot a ciertos equipos y usuarios.

Acceso

Quienes son los responsables en última instancia de administrar y controlar los activos departamentales son los expertos y deben asegurarse de que todos los activos y funciones en el backend mantengan su integridad y no sean modificados inadvertidamente por un usuario sin experiencia. La partición te ayuda a hacer eso

Por ejemplo, no desea que alguien envíe accidentalmente un borrador de correo electrónico a toda su lista de contactos de forma prematura. ¿Recuerdas ese proyecto en el que has estado trabajando durante semanas? Imagina a alguien cambiando un montón de detalles o eliminándolos por completo por error. ¿O qué pasa con ese anuncio interno confidencial de la empresa que se suponía que se publicaría en su intranet privada y se publicaría en su blog público con miles de suscriptores, junto con una notificación por correo electrónico?

¡Ay!

Organización

Otro beneficio de la partición de HubSpot es que te ayuda a organizar los activos de tus equipos, eliminando el desorden y la confusión. Si ha estado usando HubSpot durante algún tiempo, es probable que haya creado una gran cantidad de contenido excelente, desde blogs y páginas de destino hasta campañas de correo electrónico, flujos de trabajo, documentos de ventas, secuencias y más. También capturó muchos clientes potenciales y contactos en el CRM. Analizar todos esos datos e información lleva mucho tiempo y puede ser abrumador para alguien que solo necesita acceder a algunos activos.

Ejemplos de partición de HubSpot

La partición es excelente si su empresa tiene varias sucursales u oficinas. Puede crear equipos únicos para las distintas ubicaciones, cada uno con sus propios recursos de marketing y ventas, promociones especiales o listas de contactos. Los usuarios solo ven el contenido que es relevante para ellos y no descargan ni publican accidentalmente gráficos sociales para la ubicación en la ciudad u otra región, por ejemplo.

Ejemplos de otros casos de uso para particionar en HubSpot pueden incluir:

• Equipos separados para recursos humanos, marketing, ventas y desarrolladores. Es probable que los activos necesarios para cada uno de estos equipos difieran un poco, así que hágales las cosas fáciles filtrando por ellos.
• Equipos de producto o marca. ¿Eres un fabricante con diferentes unidades de negocio o marcas? Un fabricante de alimentos, por ejemplo, puede tener varios productos, cada uno de los cuales tiene su propia garantía de marketing y ventas, además de listas de contactos específicas.
• Equipos geográficos. Si atiende múltiples mercados que necesitan activos separados, puede dividirlos según las regiones. Esto es especialmente útil para las industrias que prestan servicios en otros países y necesitan mantener activos en varios idiomas.
• Grandes equipos de marketing. Para organizaciones más grandes, puede tener varios equipos dentro de su departamento de marketing. Es posible que desee dividir la información seleccionada para su equipo de eventos y equipo de contenido, por ejemplo.
• Equipos de desarrolladores. Los equipos web más grandes podrían asignar diferentes permisos para diseñadores, desarrolladores y estrategas de SEO.

Cómo comenzar a usar los permisos de HubSpot

Si tiene una cuenta Professional o Enterprise, primero familiarícese con las capacidades de partición disponibles para su nivel de suscripción. La base de conocimientos de HubSpot es un buen lugar para comenzar. A partir de ahí, querrás seguir este marco:

Determinar metas

Considere los casos de uso anteriores como un punto de partida para ayudarlo a comprender dónde podrían estar los puntos débiles en su organización y la mejor manera de abordarlos a través de la partición. Podría ser dividir las campañas para que pueda adaptar su alcance a las necesidades únicas de varios mercados o industrias a las que sirve. O tal vez vea la necesidad de perfeccionar los contactos de crianza para marcas o líneas de productos específicas. Determinar sus objetivos servirá como base de su estrategia de partición.

Crear equipos

El uso de equipos principales y secundarios para cada unidad (franquicia, mercado, industria, marca, producto, etc.) te ayuda a organizar tus activos dentro de cada HubSpot Hub para garantizar que los miembros del equipo puedan acceder fácilmente a lo que necesitan, y solo a lo que necesitan, sin tamizar a través de un aluvión de contenido irrelevante.

Asignar usuarios a equipos

Agrega usuarios a tu cuenta de HubSpot y asigna cada uno a su(s) equipo(s) respectivo(s) junto con los permisos correctos. También puede asignar superadministradores competentes que tengan permiso para ver a otros equipos para ayudar a administrarlos. Esto es especialmente importante para monitorear y mantener los estándares de la marca y garantizar la coherencia en todos los ámbitos.

Asignar activos a equipos

Una vez que se determinen los miembros del equipo, divida los activos en su cuenta y determine qué equipos tienen acceso a los activos respectivos. Esto se puede hacer para activos individuales o se puede hacer de forma masiva si tiene mucho contenido existente. Recuerde que todos los equipos con permisos de contenido pueden acceder a todo el contenido recién creado de forma predeterminada. Si desea limitar el acceso a equipos específicos, deberá establecer permisos especiales en el activo en el momento de su creación.

Establecer permisos de usuario

Los permisos se basan en la herramienta y determinan lo que cada usuario puede ver, editar y publicar en su cuenta. Algunos ejemplos incluyen contactos, tratos, tareas, tickets y empresas. Al establecer los permisos en "solo equipo", tiene la seguridad de que las personas asignadas a sus herramientas obtendrán solo los activos que necesitan.

MÁS INFORMACIÓN: 7 consejos para la implementación efectiva de HubSpot CRM

Apoye a sus equipos. Apoye su crecimiento.

Con la partición basada en equipos, su organización en crecimiento puede optimizar sus operaciones al brindar a cada equipo y sus miembros exactamente lo que necesitan. Nada mas. Nada menos. No solo les ahorrará tiempo y frustración; también les dará confianza saber que están equipados con las herramientas que necesitan para tener éxito.

Si deseas explorar más sobre la partición de HubSpot y si una suscripción profesional o empresarial es adecuada para tu negocio en crecimiento, consulta nuestra página " ¿Por qué usar HubSpot ?". Luego, comuníquese con cualquier pregunta.