HubSpot: un software CRM compatible con HIPAA

¡HubSpot hizo un anuncio innovador esta semana!

Los clientes empresariales de HubSpot ahora pueden almacenar de forma segura información de salud personal protegida (PHI) dentro de HubSpot y administrar su portal de acuerdo con las regulaciones HIPAA.

Antes de llegar a eso, aquí hay información sobre qué es HIPAA y por qué es importante.

Comprender el cumplimiento de HIPAA

¿Qué es el cumplimiento de HIPAA?

La Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA) se promulgó en 1996 para mejorar la eficiencia y eficacia del sistema de salud. El objetivo principal de HIPAA es proteger la información confidencial del paciente para que no se divulgue sin el consentimiento o conocimiento del paciente. Esta ley federal se aplica a cualquier organización que maneje información médica protegida (PHI).

Componentes clave de las regulaciones HIPAA

HIPAA se compone de varias reglas que establecen los estándares para proteger la PHI. Estos son los componentes clave:

1. Regla de privacidad:
   La Regla de Privacidad crea reglas para proteger los registros médicos y la información de salud personal de las personas. Afecta a los planes de salud, las cámaras de compensación de atención médica y los proveedores de atención médica que realizan ciertas transacciones electrónicas. Las organizaciones deben implementar medidas para mantener esta información sana y salva, mientras que los pacientes pueden opinar sobre su información de salud, como obtener copias de sus registros y solicitar correcciones.
   
   
2. Regla de seguridad:
   La Regla de Seguridad establece reglas para mantener segura la Información Médica Protegida (ePHI) electrónica. Esto cubre la ePHI elaborada, recibida, utilizada o conservada por entidades cubiertas, similar a lo que hace la Regla de Privacidad, pero se centra en proteger la información electrónica. Las organizaciones deben implementar protecciones administrativas, físicas y tecnológicas para proteger la ePHI. Esto incluye configurar controles de acceso, cifrar datos y realizar controles de seguridad periódicos.
   
   
3. Regla de notificación de incumplimiento:
   La regla de notificación de infracciones dice que si hay una filtración de información médica protegida (PHI) no segura, los grupos involucrados deben informar a las personas afectadas, al Secretario de Salud y, a veces, incluso a los medios de comunicación. Tanto las organizaciones principales como sus socios deben seguir ciertos pasos y tiempos para estas alertas, asegurándose de que todos estén informados rápidamente si se filtran datos.

Importancia del cumplimiento de HIPAA

El cumplimiento de HIPAA es crucial por varias razones:

1. Protección de la privacidad del paciente: Garantizar el cumplimiento de HIPAA ayuda a proteger la información médica confidencial de los pacientes contra accesos no autorizados e infracciones. Esto genera confianza entre los pacientes y los proveedores de atención médica, fomentando un entorno más seguro y confidencial.
   
   
2. Obligaciones legales: el incumplimiento de HIPAA puede tener consecuencias legales importantes, incluidas multas y sanciones considerables. Estos pueden oscilar entre 100 y 50.000 dólares por infracción, con un máximo anual de 1,5 millones de dólares por infracciones repetidas.
   
   
3. Gestión de la reputación: una filtración de datos puede dañar gravemente la reputación de una organización sanitaria. Al adherirse a las regulaciones de HIPAA, las organizaciones demuestran su compromiso de proteger la información de los pacientes, lo que puede mejorar su credibilidad y reputación.
   
   
4. Eficiencia operativa: la implementación de las salvaguardas requeridas por HIPAA a menudo conduce a mejores prácticas de gestión de datos. Esto puede aumentar la eficiencia operativa y reducir el riesgo de filtraciones de datos, lo que en última instancia conduce a una mejor atención al paciente y prestación de servicios.
   
   
5. Confianza y compromiso del paciente: cuando los pacientes saben que su información está protegida bajo regulaciones estrictas, es más probable que interactúen plenamente con sus proveedores de atención médica. Esto puede conducir a mejores resultados y satisfacción del paciente.

¿Por qué necesita un software CRM que cumpla con HIPAA?

Si bien el cumplimiento de HIPAA a menudo se asocia con la atención médica, también es fundamental para otras industrias como las finanzas, los seguros y cualquier sector que maneje información confidencial. Un CRM compatible con HIPAA aborda varias preocupaciones clave que enfrentan las organizaciones de estas industrias:

1. Procesos de cumplimiento complejos

Uno de los mayores desafíos para las organizaciones es pasar por complicados procesos de cumplimiento, ya sea HIPAA, GDPR u otras leyes de protección de datos. Un CRM compatible con HIPAA simplifica este proceso al integrar las funciones y protocolos de seguridad necesarios directamente en el sistema. Esto reduce la carga de las organizaciones para implementar y monitorear manualmente medidas de cumplimiento, permitiéndoles concentrarse más en sus operaciones principales.

2. Uniendo equipos desconectados

Las organizaciones suelen operar con múltiples departamentos y equipos, lo que genera brechas de comunicación y silos de datos. El cumplimiento de CRM garantiza una mejor colaboración al proporcionar una plataforma centralizada donde todos los miembros del equipo pueden acceder y compartir de forma segura información confidencial. Esto garantiza que todos estén en sintonía y puedan trabajar juntos de manera más efectiva.

3. Mejorar la experiencia del cliente

Las experiencias inconexas de los clientes pueden erosionar la confianza y la satisfacción. Un CRM compatible con HIPAA garantiza que las interacciones sean consistentes, personalizadas y seguras. Al tener una visión holística del historial y las preferencias de los clientes, las organizaciones pueden ofrecer una experiencia perfecta y personalizada.

4. Aprovechar las oportunidades de crecimiento

Las organizaciones que no aprovechan los sistemas CRM pueden perder importantes oportunidades de crecimiento. El cumplimiento de CRM no solo ayuda a mantener el cumplimiento normativo, sino que también proporciona información y análisis para impulsar decisiones estratégicas. Esto puede conducir a mejores ofertas de servicios, retención de clientes y crecimiento general.

Los impulsores del crecimiento incluyen:

• Información basada en datos para una mejor toma de decisiones
• Identificación de tendencias y necesidades del cliente.
• Esfuerzos mejorados de marketing y divulgación.

5. Reducir el riesgo de filtraciones de datos

Las violaciones de datos pueden tener consecuencias graves, incluidas sanciones financieras y pérdida de confianza. Un CRM compatible con HIPAA minimiza este riesgo al incorporar sólidas medidas de seguridad diseñadas para proteger la información confidencial.

6. Agilización de operaciones

Un CRM compatible con HIPAA agiliza diversas tareas administrativas, reduce la carga de trabajo del personal y mejora la eficiencia operativa. Al automatizar los procesos rutinarios y garantizar el manejo seguro de los datos, las organizaciones pueden dedicar más tiempo a actividades de valor agregado.

Las mejoras de eficiencia incluyen:

• Automatización del flujo de trabajo
• Gestión de datos centralizada
• Integración con otros sistemas.

¿HubSpot cumple con HIPAA?

Dado que las empresas de diversas industrias dependen cada vez más de los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para gestionar información confidencial, la necesidad de que estos sistemas cumplan con estándares regulatorios como HIPAA se hacía esperar desde hacía mucho tiempo. HubSpot ha logrado avances significativos para garantizar que su plataforma cumpla con los estrictos requisitos de HIPAA, lo que la convierte en una opción viable para las organizaciones que manejan información médica protegida (PHI).

Activar datos confidenciales protegidos por HIPAA

HubSpot ahora proporciona configuraciones dedicadas para admitir el almacenamiento y la administración de datos protegidos por HIPAA. Para habilitar estas funciones, los usuarios deben activar la configuración de datos confidenciales dentro de su cuenta de HubSpot:

1. Configuración de navegación: desde la cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de configuración en la barra de navegación superior.
2. Privacidad y consentimiento: en el menú de la barra lateral izquierda, navegue hasta Privacidad y consentimiento y luego haga clic en Configurar ajustes de datos confidenciales.
3. Selección de categorías HIPAA: en el panel derecho, seleccione las casillas de verificación para especificar las categorías de datos confidenciales, incluidos datos médicos/de salud. Además, confirme que es una entidad o un socio comercial cubierto por HIPAA.
4. Aceptación de términos: lea y acepte los Términos beta de datos confidenciales y el Acuerdo de socio comercial (BAA).
5. Creación de propiedades: después de habilitar la configuración de datos confidenciales, cree propiedades marcadas específicamente para almacenar PHI. Estas propiedades proporcionan una capa adicional de seguridad y solo pueden ser modificadas por superadministradores.

Almacenamiento de datos protegidos por HIPAA

Una vez habilitadas las configuraciones de datos confidenciales de HIPAA, puede crear propiedades personalizadas para almacenar y administrar la PHI de forma segura:

1. Creación de propiedades: navegue hasta Propiedades en el menú de configuración y haga clic en Crear propiedad.
2. Designar como confidencial: durante la creación de la propiedad, márquela como confidencial y especifique que almacenará su PHI. Elija los permisos de acceso con cuidado, ya sea permitiendo a todos o restringiéndolos solo a superadministradores.
3. Archivos adjuntos seguros: cargue archivos adjuntos con una capa adicional de cifrado, lo que garantiza que los archivos que contienen PHI estén protegidos en la base de datos de HubSpot.

Beneficios del cumplimiento de HIPAA de HubSpot

El compromiso de HubSpot con el cumplimiento de HIPAA ofrece varios beneficios a las organizaciones que manejan datos confidenciales:

1. Seguridad mejorada : las sólidas medidas de seguridad de HubSpot, incluido el cifrado de datos y el control de acceso basado en roles, garantizan que la PHI esté protegida contra accesos no autorizados e infracciones.
   
   
2. Cumplimiento integral: al activar la configuración de datos confidenciales de HIPAA y aceptar la BAA, las organizaciones pueden usar HubSpot con confianza y al mismo tiempo cumplir con sus obligaciones regulatorias.
   
   
3. Operaciones optimizadas: con todos los datos confidenciales centralizados en una plataforma segura, los equipos pueden colaborar de manera más efectiva y optimizar sus operaciones sin comprometer la seguridad.
   
   
4. Mejor gestión de datos : las propiedades personalizadas diseñadas para la PHI ayudan a organizar y gestionar datos confidenciales de manera eficiente, garantizando que la información crítica esté siempre disponible para el personal autorizado.

La introducción de herramientas de datos sensibles a HIPAA por parte de HubSpot marca un avance significativo para las industrias que requieren medidas estrictas de protección de datos. Al habilitar las configuraciones específicas para el cumplimiento de HIPAA, crear propiedades seguras y aprovechar las funciones de seguridad integrales de HubSpot, las organizaciones pueden administrar su información confidencial con confianza. Este desarrollo no sólo garantiza el cumplimiento normativo sino que también mejora la seguridad y eficiencia generales de las operaciones comerciales.