Cómo escribir una propuesta de software (con ejemplos)

Qué hay en esta guía:

• ¿Qué es una propuesta de software?

• Ejemplos de propuestas de software

• Cómo prepararse para escribir una propuesta de software

• Cómo escribir una propuesta de software

• 5 consejos para escribir propuestas de software

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¿Qué es una propuesta de software?

Una propuesta de software es un documento que se envía a un posible cliente para presentar el valor de un producto de software y aclarar los servicios de soporte incluidos en el contrato, como capacitación e incorporación. Las propuestas enviadas con el software de propuestas pueden incluir los términos de servicio y firmas electrónicas para que, una vez aceptadas, la propuesta actúe como un contrato vinculante entre dos partes.

El formato ideal para una propuesta de software incluye una descripción general de los objetivos del cliente, la solución y lo que distingue a la empresa.

Mientras que una propuesta de software mostrará solo las características y la atención al cliente como en la sección de solución, otra podría incluir fases de proyecto muy detalladas para implementación y capacitación.

¿Cuáles son los tipos de propuestas de software?

Los principales tipos de propuestas de software son las propuestas de software empresarial y las propuestas de SaaS.

• Propuestas de software empresarial: el software empresarial está dirigido a grandes empresas y organizaciones. La implementación es mucho más compleja, por lo que este tipo de propuestas tienden a incluir no solo detalles sobre la solución propuesta, sino también cronogramas e hitos de implementación y el alcance del trabajo para la integración de datos o la incorporación de datos.

• Propuestas de SaaS : las propuestas de SaaS, por otro lado, a menudo solo venden acceso a software. No habrá entregables de proyectos personalizados. La propuesta de SaaS podría incluir algunos detalles sobre el acceso a la atención al cliente, pero no habrá mucha gestión de proyectos involucrada. Estas propuestas están dirigidas a startups, solopreneurs y pequeñas empresas.

Tenga en cuenta que una sola empresa puede enviar ambos tipos de propuestas para atender a sus diferentes segmentos de clientes. Muchas empresas exitosas tienen SaaS y sucursales empresariales.

Las propuestas de desarrollo de software son completamente diferentes. Estas propuestas de proyectos de software son para aplicaciones web personalizadas o desarrollo de aplicaciones móviles. El cliente pagará por el proceso de desarrollo. Mientras tanto, una propuesta de software (descrita en esta guía) está diseñada para vender acceso a software que ya existe y cualquier servicio personalizado que ayude a un cliente a aprovecharlo al máximo.

Ejemplos de propuestas de software

Una gran propuesta debe ser detallada, breve y centrada en los resultados.

Aquí hay un par de ejemplos que puede usar como inspiración.

Ejemplo de propuesta de software empresarial

Hay varias cosas que puede aprender de esta propuesta de software empresarial.

Para empezar, incluye una página de descripción general y objetivos que menciona el crecimiento comercial del cliente y los desafíos asociados. Luego, la página ofrece una lista con viñetas de las soluciones necesarias para abordar esos problemas.

Esta propuesta también incluye el alcance del proyecto. El trabajo se divide en tres categorías principales: gestión de aplicaciones empresariales, gestión de relaciones con los clientes e inteligencia empresarial. En la segunda página de la sección Alcance de los servicios, la propuesta enumera los productos de software incluidos y brinda una descripción general del cronograma del proyecto.

En general, la propuesta sirve como un gran ejemplo de cómo combinar el acceso al software y el trabajo práctico.

Vea el ejemplo de propuesta completo y utilícelo como plantilla.

Ejemplo de propuesta de SaaS

Una propuesta de SaaS suele ser mucho más simple, porque normalmente implica menos trabajo personalizado.

Este ejemplo de SaaS ofrece algunas lecciones. La sección Por qué nosotros incluye las creencias, la historia, la propuesta de valor y el compromiso de la empresa con la atención al cliente en solo unos breves párrafos. Use esto como inspiración cuando cree su propia página Por qué nosotros.

La parte de la propuesta Qué ofrecemos hace un excelente trabajo al combinar las características del software y los beneficios comerciales. Asegúrese de usar esta sección de la propuesta para detallar los resultados del uso de su software, no solo la funcionalidad.

Este ejemplo de propuesta de SaaS también incluye una brillante sección de precios en la marca con diferentes opciones. Los clientes pueden seleccionar la mejor opción para su negocio y luego firmar la suscripción.

En general, la propuesta hace un excelente trabajo al vender el software con la voz de marca única de la empresa y destilar los detalles esenciales en un solo documento.

Vea el ejemplo de propuesta completo y utilícelo como plantilla.

Cómo prepararse para escribir una propuesta de software

Antes de que pueda escribir una propuesta, primero debe comprender el caso comercial del cliente para su software.

Cómo identificar las necesidades de los clientes.

Hacer las preguntas correctas es la parte más importante de cualquier proceso de ventas. El descubrimiento del cliente siempre viene antes de escribir una propuesta.

El descubrimiento de clientes se puede realizar en una sola demostración de software o en una serie de llamadas de ventas, demostraciones y presentaciones con diferentes partes interesadas.

Aquí hay algunas preguntas que puede hacer:

• ¿Por qué decidiste reservar una demostración de nuestro software?

• ¿Con qué lucha su equipo cuando se trata de [tarea o proyecto]?

• ¿Qué estás usando actualmente para administrar [tarea o proyecto]?

• ¿Cómo colabora tu equipo en [tarea o proyecto]?

Al hacer una demostración de su software, preste atención a las características y las historias de los clientes a las que responden más. Esto puede ayudarlo a identificar los problemas y objetivos del cliente.

Qué incluir en la propuesta

Antes de sentarse a escribir su propuesta, es importante saber qué debe incluir para que pueda prepararse con anticipación y reunir todo lo que necesita.

El esquema de propuesta de software ideal cubrirá todas estas secciones (aunque los nombres de las secciones pueden cambiar):

• Portada : incluye una imagen, el nombre de su empresa, el nombre del cliente y la fecha.

• Descripción general del problema y las metas : también conocida como resumen ejecutivo, esta sección sirve como una descripción general de alto nivel de la situación actual del cliente, sus metas y cómo puede ayudar.

• Por qué nosotros : esta página es mejor que una página acerca de porque incluye detalles biográficos de la empresa, así como diferenciadores y propuestas de venta únicas.

• Solución : en esta sección, repasará las características del software y cómo afectará directamente a los objetivos de la empresa. También puede incluir información de incorporación y soporte aquí.

• Implementación : para el software empresarial, es posible que desee una sección dedicada a la implementación del software, donde describirá un proyecto personalizado de incorporación y capacitación.

• Casos de estudio : incluya minicasos de estudio con testimonios de clientes para ayudar al cliente a visualizar su éxito con su plataforma.

• Precios : muestra el precio y lo que incluye o crea una tabla con diferentes opciones de precios.

• Contrato y firma : para convertir su propuesta en un contrato, asegúrese de incluir sus términos de condiciones y firmas electrónicas tanto para usted como para el punto de contacto de la cuenta.

Cómo escribir una propuesta de software

Para redactar una propuesta detallada, siga estos sencillos pasos.

Paso 1. Comience con una plantilla de propuesta de software

Comience con una plantilla de propuesta para ahorrar tiempo.

Proposify ofrece una variedad de plantillas de propuestas para la industria del software .

El uso de una plantilla no solo ahorra tiempo con la escritura sino también con el diseño. Puede enviar la plantilla a su diseñador gráfico interno y pedirle que la haga acorde con la marca, o pasar una hora más o menos ajustándola usted mismo para que coincida con la marca de su empresa.

Paso 2. Elabore las secciones reutilizables para crear la plantilla propia de su empresa

El siguiente paso es crear mensajes que pueda reutilizar para diferentes clientes.

Puede comenzar con su sección Por qué nosotros. Debe estar informado por investigaciones competitivas. Tomemos PropertyRadar como ejemplo. Este software de inteligencia inmobiliaria ofrece más de 250 criterios para crear listas de las propiedades perfectas (para campañas de correo directo). Sus competidores ofrecen menos de 50. Por lo tanto, su vendedor podría escribir algo como: "PropertyRadar ofrece 5 veces la cantidad de criterios de orientación para que pueda obtener un mejor ROI en cada campaña de correo directo".

En general, puede planificar la creación de contenido reutilizable para estas secciones de propuestas:

• Porque nosotros

• Solución

• Implementación

• Estudios de caso

• Precios

• contrato y firma

Paso 3. Determinar la mejor oferta para un cliente específico

Antes de que pueda personalizar la plantilla de propuesta de su empresa para un cliente específico, debe apoyarse en su proceso de descubrimiento de clientes, su experiencia y su intuición para tomar decisiones sobre qué presentar.

Al elegir el mejor enfoque para cada cliente, aquí hay algunas cosas a considerar:

• A qué suscripción de software dirigirlos

• Qué productos de software complementarios ofrecer

• Qué servicios complementarios ofrecer (incorporación personalizada, implementación, integración, capacitación, desarrollo de API, etc.)

• Si incluir o no solo las opciones deseadas en la propuesta u ofrecer múltiples planes y complementos y permitirles elegir

Paso 4. Obtenga el acuerdo verbal del cliente

Antes de comenzar a personalizar su propuesta para un cliente, es posible que desee verificar que todos estén en la misma página. Podría organizar una llamada final para proponer su software y las opciones de precios rápidamente, y ver si eso se ajusta a sus necesidades y expectativas. Una vez que tenga luz verde, continúe y continúe con el siguiente paso.

Si se trata de una gran corporación o agencia gubernamental, puede preguntarle a su punto de contacto qué información esencial querrán ver los tomadores de decisiones. Incluso si no se envía una solicitud de propuesta (RFP) para soluciones de software como la suya, puede solicitar ver una RFP anterior no relacionada para saber qué busca esta entidad en el formato de propuesta.

Paso 5. Revise las secciones de la propuesta que deben ser exclusivas para ese cliente

Ahora es el momento de personalizar la plantilla de propuesta de su empresa para un cliente específico. Tome la plantilla de propuesta y modifique todas estas secciones para que coincidan con el nombre de la empresa del cliente y sus necesidades.

• Portada

• Visión general del problema y los objetivos.

• Porque nosotros

• Solución

• Implementación

• Estudios de caso

• Precios

• contrato y firma

Para hacer las cosas más humanas y personales, incluso puede agregar fotos e información de contacto de los miembros específicos del equipo que los ayudarán después de firmar (como especialistas en incorporación o gerentes de éxito del cliente).

Paso 6. Enviar la propuesta

Ahora es el momento de enviar la propuesta. Las propuestas con firmas electrónicas asignadas tanto al remitente como al destinatario tienen un 426 % más de probabilidades de cerrarse.

Para aumentar sus posibilidades de cerrar el trato en un 36,8% adicional, asegúrese de firmar la propuesta antes de enviarla.

Paso 7. Haz ajustes si es necesario

Y finalmente, prepárate para hacer ajustes. Cuando investigamos miles de propuestas de SaaS, encontramos que las propuestas que se cierran se ven 2,5 veces en promedio, mientras que las propuestas que no tienen éxito se ven 3 veces.

Al usar Proposify, puede usar las métricas de visualización para su ventaja. Si observa que un cliente potencial ha visto una propuesta 3 o más veces pero aún no la ha firmado, continúe y pregúntele si desea cambiar el alcance o explorar una solución diferente.

5 consejos para escribir propuestas de software

Para mejorar sus propuestas de software, pruebe estos consejos inteligentes.

1. Incluye imágenes y videos junto con el texto

El contenido multimedia puede ayudar a sellar el trato. Incluir imágenes en una propuesta de SaaS aumenta la tasa de cierre en un 23 %, mientras que incluir al menos un video aumentará la tasa de cierre en un 41 %.

Para las imágenes, puede incluir fotos del equipo, capturas de pantalla del software y gráficos de resultados de estudios de casos. Para videos, intente hacer una descripción general simple y amigable de alto nivel de la propuesta o cargue un video explicativo. Con Proposify, puede organizar fácilmente imágenes y videos en cualquier página de propuesta.

2. Escriba las opciones de precios en tablas de tarifas interactivas

Cuando ofrece tablas de tarifas interactivas, una tabla en la que el cliente puede seleccionar complementos y cantidades, puede aumentar las tasas de cierre en un 173 %.

Esto es obvio. El precio del software debe ser personalizable, especialmente para las empresas más grandes.

3. Pruebe múltiples formas de prueba social

A diferencia de las agencias y las pequeñas empresas, las empresas de software suelen obtener muchas reseñas en línea. Los sitios web como G2 y Capterra son sitios de revisión bien conocidos para examinar el software comercial.

Si tiene un excelente promedio de estrellas o algún premio de estos sitios, asegúrese de incluir esas insignias. Eso puede ayudar a agregar cantidad a su prueba social, mientras que los testimonios y los estudios de casos tienen más que ver con la calidad .

4. Escriba diferentes plantillas para diferentes niveles de servicio

Como se mencionó anteriormente, recomendamos comenzar con una plantilla de software general y luego personalizarla para crear una plantilla que sea específica para su negocio y que pueda usarse una y otra vez.

Puede llevar esta estrategia un paso más allá creando diferentes plantillas para diferentes productos de software, suscripciones o niveles de servicio. Esto mejorará drásticamente tu velocidad al enviar propuestas a los clientes, ya que tendrás que hacer menos personalizaciones cada vez.

5. Compare sus tasas de visualización promedio y tasas de cierre para informar las revisiones de la plantilla

Para asegurarse de que la redacción de su propuesta sea precisa, le recomendamos realizar un seguimiento de sus puntos de referencia. Dentro de Proposify, puede verificar sus análisis para conocer las tasas de visualización promedio y las tasas de cierre. A continuación, puede comparar clientes y propuestas individuales con estas métricas.

Es posible que encuentre que un tipo de propuesta se cierra a un mejor ritmo que otro. Por ejemplo, tal vez su acceso al software de no intervención se cierre al triple de la tarifa que su oferta de implementación personalizada. Esto podría informarle que su servicio personalizado tiene un precio demasiado alto, y tal vez necesite intentar redactar una oferta de nivel medio con algunos servicios prácticos básicos a una tarifa más baja.

Obtenga aún más consejos basados ​​en datos en el estado de las propuestas de SaaS.

Próximos pasos: cree una propuesta de software en minutos

Para crear y enviar una excelente propuesta de software, necesita plantillas, firmas electrónicas, tablas de tarifas dinámicas y análisis, todo en un solo lugar.

Con Proposify, obtiene estas y más funciones diseñadas para aumentar las tasas de cierre.

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