Cómo escribir una propuesta: mejores prácticas respaldadas por datos para 2022

El propósito de esta guía es proporcionar un conjunto claro de reglas en lo que respecta a cómo redactar, formatear e implementar una propuesta de ventas exitosa y sin estrés.

Profundizaremos en los elementos que deben incluirse, por qué estos elementos son esenciales para el éxito y cómo estructurar eficazmente su propuesta para que sea fácil para sus clientes comprender su problema, su solución propuesta y hacer ellos ansiosos por comenzar a hacer negocios con usted.

¿Qué es una propuesta de negocio?

Una propuesta comercial es una oferta de un vendedor a un posible cliente. Es un documento que describe el alcance del trabajo, los costos y los entregables de un proyecto. A diferencia de los presupuestos y las facturas, las propuestas comerciales se escriben antes de que comience cualquier trabajo y se utilizan para ganar nuevos clientes.
Las propuestas comerciales pueden variar; sin embargo, hay una cosa en común: su propósito es convencer a los clientes potenciales para que compren sus productos o servicios.

Se pueden agrupar en dos categorías:

Propuestas solicitadas:

Esto también se conoce como RFP (Solicitud de propuesta). Se envía en respuesta a una solicitud de un cliente existente o cuando se contacta con una empresa que ya conoce. Este tipo de propuesta se basa en las especificaciones proporcionadas por el cliente y debe incluir toda la información que ha solicitado.

Propuestas no solicitadas:

Las propuestas no solicitadas se envían a empresas con las que no tiene una relación establecida. Este tipo de propuesta es más como un argumento de venta ya que no tiene especificaciones que seguir. En este caso, debe incluir la mayor cantidad de información posible sobre sus productos o servicios para que su cliente potencial evalúe si es el adecuado para ellos.

Por qué invertir tiempo y esfuerzo en su propuesta de negocio valdrá la pena

Si acaba de conseguir un nuevo prospecto, es probable que esté entusiasmado con la oportunidad y con ganas de seguir adelante.

Una propuesta comercial bien elaborada es un paso para cerrar el trato. Uno mal elaborado, por otro lado, podría darles una razón para llevar su negocio a otra parte.

La parte más difícil de escribir una propuesta comercial es presentar un argumento convincente para su trabajo.

Tienes que demostrar que:

• usted entiende claramente las necesidades del cliente
• usted tiene las habilidades y la experiencia adecuadas para llevar a cabo el proyecto
• tus ideas son originales y frescas
• tienes la fuerza de voluntad y la determinación para cumplir tus promesas
• tienes personalidad! (Nadie está aquí para las aburridas cosas de negocios)

Con la información del mundo siempre a la búsqueda rápida, los clientes quieren saber por qué eres la mejor solución para sus problemas y por qué valdrá la pena invertir en ti.

Para asegurarse de enviar siempre propuestas de alta calidad que atraigan a los clientes, utilice estas mejores prácticas respaldadas por datos para redactar propuestas comerciales en 2022.

Mejores prácticas: ¿Qué debe incluir una propuesta de proyecto?

La estructura y el flujo de una propuesta es como el de una historia: tiene un principio, un medio y un final. Como una buena narrativa, está organizada y cuenta una historia convincente diseñada para cautivar a los clientes.

La mayoría de las propuestas siguen patrones similares, pero cada propuesta será diferente según la empresa, la industria, el tamaño del acuerdo y el producto o servicio en cuestión.

Las siguientes secciones detallan las secciones que normalmente se encuentran en las propuestas comerciales y explican cómo incluirlas.

1. Portada

Es difícil juzgar un libro por su portada, pero puedes adivinar qué tan bien se venderá. Una portada de propuesta de ventas que sea limpia e informativa, que incluya el nombre del cliente, su nombre e información de contacto, y la fecha de envío, es clave para obtener y mantener la atención del cliente. Considere incluir una tabla de contenido para facilitar que el cliente salte al área que necesita revisar.

2. Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo no es una breve repetición de toda la propuesta, es un punto destacado de los elementos más importantes de su propuesta comercial. El objetivo es mostrarle al cliente que comprende su información de antecedentes, plan de negocios y desafíos únicos, y que usted es el indicado para resolverlos. Despierta su interés y dales una razón para seguir leyendo.

Para inspirarse al escribir su resumen ejecutivo, eche un vistazo a estos tres ejemplos de resumen ejecutivo que puede robar.

3. Enfoque/Solución

¿Cómo resuelve los problemas de sus prospectos mejor que sus competidores? ¿Cómo puede su empresa resolver el dolor de los clientes de manera única y convincente para su lector? La clave para una redacción de propuestas exitosa es describir las formas en que brinda soluciones y se convierte en una opción ganadora.

4. Sobre nosotros/Nuestro equipo

Presente a su equipo de liderazgo, los fundadores de la empresa y los miembros del equipo que trabajarán con sus nuevos clientes en su proyecto. Mejor aún, muestre cómo los miembros de su equipo han tenido éxito en el manejo de situaciones similares en el pasado.

El objetivo de esta sección es darle a su cliente la confianza de que trabajará con un equipo profesional y competente y minimizar cualquier duda que pueda tener sobre su contratación.

Consejo profesional: en marketing, es bien sabido que incluir fotos humanas reales aumenta la confianza con un cliente y, como resultado, tasas de conversión más altas. Aplique esta información a su sección acerca de nosotros/nuestro equipo para crear una impresión memorable con su lector.

5. Entregables

La sección de entregables de una propuesta comercial es probablemente la sección más importante porque describe exactamente lo que se entregará al cliente.

Es importante incluir siempre esta sección en sus propuestas comerciales, ya que le brinda al prospecto una imagen clara de lo que va a hacer y cómo lo va a hacer.

La sección de entregables debe describir detalles como:

• El alcance del proyecto incluye recomendaciones basadas en investigaciones y análisis.
• Lo que proporcionarás (contenido, diseño, estrategia, etc.)
• Cómo lo proporcionará (en línea, en el sitio, etc.)
• Cuándo lo proporcionará (línea de tiempo)
• Quién será responsable de qué tareas y cuándo se realizarán.

6. Precios

Trate de mantener su sección de precios breve y directa. Explique cuánto costará su inversión total. Enumere y describa todas las tarifas, impuestos, descuentos y extras opcionales del proyecto. Si su cliente tiene alguna confusión o preocupación acerca de las tarifas adicionales ocultas, será más probable que confíe menos en usted, lo que aumentará las posibilidades de rechazo.

Resalte cualquier costo adicional que pueda surgir durante el ciclo de vida del proyecto. Los clientes tienden a ser sensibles a los costos adicionales que no se mencionaron en la propuesta. Cuanto más transparente sea con ellos, más probable es que confíen en usted y estén dispuestos a pagar esos costos adicionales si surgen más adelante en el proyecto. Asegúrese de que esto quede muy claro en la sección de precios de su propuesta comercial para que no haya confusión sobre lo que está incluido y lo que no está incluido en su precio.

Consejo profesional : en lugar de referirse a sus precios como tarifas o cargos, etiquete su sección de precios como Su inversión. Esto recordará a las personas que están invirtiendo en su propio desarrollo y el de su equipo y organización.

7. Términos y condiciones/Firmar

Si has llegado hasta aquí, estás en la recta final. El cierre de una propuesta comercial debe ser la parte más fácil de crearla. Ya hiciste el trabajo duro al principio y en todo momento, así que es hora de relajarse y empujar las cosas hasta la línea de meta.

Una página limpia y bien diseñada es una excelente manera de cerrar su propuesta con confianza. Solo asegúrese de incluir toda la información necesaria: un lugar para que su nuevo cliente pueda diseñar, términos y condiciones claros y actualizados, y cualquier otro detalle de última hora que pueda necesitar revisar antes de hacer oficial su asociación.

8. Bonificación: estudios de casos

Un estudio de caso es una mirada en profundidad a un solo ejemplo de una historia de éxito. Por lo general, se usa para demostrar cómo su oferta ha ayudado a un cliente a superar un desafío clave al que se ha enfrentado y cómo ha generado resultados tangibles como resultado.

Los estudios de casos y los testimonios son particularmente útiles en las etapas de cierre del ciclo del acuerdo, cuando los compradores intentan determinar si una solución propuesta es adecuada para ellos o no. La prueba social de un cliente que ha tenido éxito con su solución puede ser de gran ayuda para ayudar a que su comprador supere la línea.

¿Cómo debe verse una propuesta comercial?

Dado el alto riesgo de ganar nuevos negocios, no puede permitirse el lujo de tener una propuesta de mal aspecto. Tienes que hacer que se vea bien y rápido.

Demasiadas personas se enfocan en el contenido y se olvidan del diseño. La verdad es que ambos son igualmente importantes para el éxito de su propuesta.

Si no estás diseñando, estás perdiendo.

Una propuesta bien diseñada con imágenes, gráficos y videos atractivos y de alta calidad se destaca de la competencia y comunica valor rápidamente a los tomadores de decisiones. Propuestas de negocio que destacan cerrar tratos.

Las propuestas con imágenes cierran a mayor ritmo

En el informe anual Estado de las propuestas de Proposify, analizamos los datos de más de 1 millón de propuestas comerciales enviadas a través de nuestro software en 2021.

Cuando se trata de imágenes, el mensaje es claro. Las propuestas que incluyen imágenes funcionan significativamente mejor que las que no las tienen. De hecho, las propuestas de proyectos que contenían imágenes tenían un 72 % más de probabilidades de cerrarse, y lo hicieron a un ritmo un 20 % más rápido.

Si está buscando una manera de hacer que sus propuestas brillen, agregar imágenes puede ser un verdadero cambio de juego. Pueden ayudar a captar la atención de su cliente potencial, al mismo tiempo que le permiten a su empresa mostrar su experiencia y comunicar ideas de manera más efectiva.

Pero, ¿qué imágenes deberías incluir? Aquí hay algunas sugerencias:

Fotos de los miembros de tu equipo:

Si está ofreciendo servicios, es útil que el cliente potencial sepa con quién trabajará. También ayuda a generar confianza: si saben quién eres y pueden poner caras a los nombres, sentirán que tienen una relación establecida contigo cuando abran la propuesta.

Fotos de productos para mostrar lo que vendes:

Si está ofreciendo un producto o servicio específico, incluir fotos le da al prospecto una mejor idea de lo que implica. Las fotos de productos son especialmente útiles si vendes a través de un mercado en línea como Amazon o Etsy, porque los clientes ya estarán acostumbrados a verlas allí.

Imágenes que ilustran sus servicios en acción:

Por ejemplo, si estuviera solicitando un trabajo de limpieza de ventanas, mostrar imágenes de proyectos anteriores serviría como estudios de casos que ayudarían a mostrar sus habilidades y convencer al cliente potencial de que podría crear algo similar para ellos.

Agregar video a las propuestas aumenta las tasas de cierre

En lugar de solo hablar sobre cómo se construyó una propuesta, los videos de propuestas pueden mostrar el razonamiento detrás de su precio. Esto hace que el cierre sea mucho más efectivo y ayuda mucho a cerrar tratos.

(¿Necesita ayuda con el video? Consulte Vidyard).

Cuando tu cliente comparte tu propuesta internamente, el video facilita tener conversaciones donde tu voz siempre está presente. Su cliente lo amará porque usted mismo le está explicando el trato. Los responsables de la toma de decisiones y los comités de compras lo apreciarán porque puede demostrar cómo resolverá su problema en 5 minutos, de forma asincrónica, en lugar de los 30 minutos de una llamada programada.

Del informe anual Estado de las propuestas de Proposify:

"El video se está convirtiendo rápidamente en una parte fundamental del proceso de cierre. En 2021, hubo un aumento interanual del 40,5 % en el uso de videos de propuestas. Esto es superior al aumento interanual del 31 % en 2020. A pesar de este aumento, sin embargo, solo el 21% de todas las propuestas contienen video".

A medida que las empresas buscan formas creativas de involucrar a compradores potenciales, puede capitalizar esta estrategia ahora para ayudar a que sus acuerdos se destaquen.

Para inspirarte, consulta estos ejemplos de diseño de propuesta ganadora.

Seguimiento de propuestas de venta

La mejor manera de hacer un seguimiento de los clientes potenciales es usar datos, no conjeturas.

La persistencia profesional es un elemento importante del buen arte de vender y, cuando se hace bien, puede ser muy útil. Un enfoque cauteloso y una estrategia inteligente, sin mencionar la confiabilidad personal, valdrán la pena.

La forma en que realiza el seguimiento después de enviar una propuesta es tan importante como la propuesta en sí misma, y ​​el momento de su seguimiento puede ser el factor decisivo para cerrar un trato, por lo que es importante saber cuándo es mejor comunicarse.

Es más probable que tenga éxito cuando se comunica con información importante basada en el comportamiento de su cliente potencial. Por ejemplo, si sabe que los clientes potenciales abren una propuesta un promedio de cinco veces antes de tomar una decisión, cree tareas de gran importancia en su proceso para que los representantes hagan un seguimiento de la propuesta tan pronto como se haya abierto por quinta vez.

Para utilizar de manera efectiva su proceso de seguimiento, necesita conocer las métricas de referencia de su equipo. Una vez que conozca estos números, puede identificar patrones que indican que un acuerdo puede estar en problemas y actuar antes de perder su oportunidad.

¿Listo para comenzar pero necesita algo de inspiración?

Las plantillas de propuestas gratuitas de Proposify incluyen todo lo que necesita para dominar sus lanzamientos de marca y ganar más clientes. Se incluyen docenas de plantillas de propuestas de negocios para empresas que van desde firmas de contabilidad, agencias creativas y firmas de arquitectura hasta plantillas de propuestas de trabajos de construcción individuales. Si hay una empresa que lo hace, es probable que haya una plantilla esperándote adentro.

Una propuesta comercial ganadora tiene mayores posibilidades de éxito y puede ser la diferencia entre conseguir ese cliente, realizar esa venta o perder esa oportunidad. Para que su propuesta se destaque en un mar de competidores, debe trabajar en la creación de un documento que sea fácil y agradable de leer.

¿Nuestro mejor consejo? Sea breve y conciso, pero no dude en incluir detalles en las secciones más relevantes.

Larga historia, breve: crea la propuesta que te encantaría recibir.