Cómo escribir una propuesta para un proyecto (con ejemplos)

¿Qué es una propuesta de proyecto?

Una empresa de diseño, consultoría u otro tipo de empresa envía una propuesta de proyecto a un cliente potencial para presentar detalles importantes del proyecto, como entregables, cronogramas, resultados esperados y costos. Cuando se incluyen los términos del servicio, una propuesta de proyecto firmada puede funcionar como un contrato para la protección legal de ambas partes.

Una propuesta de proyecto no debe confundirse con una solicitud de propuesta (RFP), que es enviada por una corporación o agencia gubernamental a múltiples firmas consultoras para recibir la cantidad máxima de propuestas y opciones de precios para un proyecto que ya han realizado. definida internamente.

Una propuesta de proyecto, por otro lado, se crea como parte de un proceso de venta consultivo y puede beneficiar a un cliente incluso si no avanza con el trabajo debido al desglose útil del proyecto.

Tipos de propuestas de proyectos.

Hay muchos tipos diferentes de propuestas de proyectos, desde diferentes longitudes hasta estructuras de tarifas.

Duración del proyecto:

• Proyecto corto y único

• Proyecto más largo y por etapas

• Retenedor o proyecto en curso

• Proyecto de auditoría o descubrimiento pagado

Tipo de pago:

• Tarifa plana

• Por hora con horas estimadas

• Cada hora con rango de horas mínimo y máximo

• Tarifa plana híbrida y por hora (común en diseño de interiores, planificación de eventos y otros campos con costos duros y costos por hora)

Industrias:

• Diseño de páginas web

• Diseño gráfico

• arquitectura e ingenieria

• Servicios inmobiliarios y de construcción

• arrendamiento comercial

• Diseño de interiores

• Abastecimiento

• Evento planeado

• Suscripciones de software

• Contabilidad

• Gerencia Administrativa

• Gestión de nóminas y RRHH

• Marketing

• Investigación y análisis de mercado

• Desarrollo de software

• Desarrollo de productos

Tipos de solicitud:

• Propuestas solicitadas enviadas en respuesta a una RFP

• Propuestas no solicitadas enviadas sin RFP previa

Qué incluir en una propuesta de proyecto

Una propuesta de proyecto exitosa incluirá todas o la mayoría de estas importantes secciones. Puede mezclarlos y combinarlos para crear el esquema de propuesta de proyecto perfecto.

Portada

La portada es la página más fácil de escribir.

Normalmente incluye:

• el nombre de tu empresa

• El nombre del cliente o nombre del proyecto.

• La fecha

• Una fotografía o diseño gráfico.

También puede optar por incluir su información de contacto en la portada, pero esto generalmente se reserva para la página Acerca de nosotros o una página de contacto dedicada.

Resumen ejecutivo o carta

El resumen ejecutivo es donde ofreces una visión general de tu metodología y del proyecto propuesto. Considérelo un discurso de ascensor. Dispara a escribir aproximadamente 75 - 200 palabras.

Muchas otras partes de la propuesta se escribirán como viñetas o frases muy cortas, así que use esta sección para pintar realmente la imagen completa del proyecto con un lenguaje que esté a la altura de la marca.

Metas u objetivos

Puede incluir las metas y objetivos del proyecto del cliente en el resumen ejecutivo, en el resumen del proyecto o en una sección dedicada solo para este propósito.

Puede escribir de 75 a 150 palabras que describan los objetivos o utilizar una lista con viñetas de 3 a 8 objetivos.

Acercarse

La sección de enfoque puede tener muchos nombres diferentes, como "solución" o "metodología". En esta sección, está describiendo la estrategia detrás de su enfoque. Establece el escenario para los detalles del proyecto y el presupuesto a seguir.

Esto es particularmente importante cuando se gana a nuevos clientes que no están familiarizados con lo que diferencia a su empresa de la competencia.

Una empresa de catering podría usar esta página de propuesta para hablar sobre el tipo de experiencia o la calidad de la comida que ofrece.

Mientras tanto, una empresa de marketing podría incluir su ethos de marca o creencias fundamentales aquí.

Resumen del proyecto y entregables

Si bien la sección anterior trata sobre la estrategia, esta sección trata sobre los detalles. Explica exactamente lo que harás por el cliente.

Esto es lo que podría incluir en el resumen del proyecto:

• Una breve descripción del proyecto.

• Una lista de entregables del proyecto.

• Una descripción de las fases del proyecto con sus propios entregables

• Un cronograma o hoja de ruta del proyecto

• Su proceso de gestión de proyectos

• El software de colaboración o comunicación que planea usar

• Hitos medibles o específicos en el proyecto

• Una descripción del equipo del proyecto y el talento incluido

Sobre la empresa

Puede escribir una página Acerca de nosotros, una página Nuestro equipo o ambas. Una página Acerca de nosotros debe incluir una descripción de lo que hace su empresa, su público objetivo y los resultados que proporciona. Una página de Nuestro equipo incluirá biografías de personas importantes de su equipo.

Precios

Es necesario especificar los costos del proyecto. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, puede mostrar un total de proyecto de tarifa plana, su tarifa por hora junto con la cantidad de horas estimadas o una variedad de opciones de paquetes para que el cliente elija.

Términos y condiciones

A continuación: términos y condiciones. Al utilizar un software de gestión de propuestas con firmas electrónicas, su propuesta puede funcionar como un contrato vinculante. Incluya su acuerdo de servicio maestro y permita que el resumen del proyecto sirva como declaración de trabajo.

Prueba social y muestras

Los clientes potenciales necesitarán un poco de tranquilidad para ayudarlos a confiar en su negocio.

Considere incluir:

• Testimonios

• Reseñas

• Promedios de calificación de estrellas

• Piezas de cartera

• Muestras de trabajo

• Miniestudios de casos

Cómo escribir una propuesta de proyecto

¿Listo para lanzar un nuevo proyecto? Aquí hay un proceso paso a paso para crear una propuesta de proyecto ganadora.

1. Descubrir las necesidades del cliente

El primer paso es comprender los desafíos y objetivos actuales del cliente. Como parte de su proceso de descubrimiento, puede realizar una sola llamada de ventas o varias.

Algunas empresas realmente cobran por un proceso de descubrimiento o auditoría más largo y usan una propuesta para vender ese servicio introductorio. Luego, venderán más a ese cliente en un proyecto basado en sus hallazgos con una propuesta personalizada. Sin embargo, la mayoría de las empresas realizan el proceso de descubrimiento de forma gratuita y luego hacen recomendaciones de proyectos en su primera propuesta.

2. Definir su problema central y objetivos

A continuación, querrá destilar todo lo que el cliente ha compartido con usted. Puede tomarse un tiempo para recopilar sus notas, hablarlo con un colega y luego determinar los objetivos más importantes. Estos objetivos del proyecto guiarán todas las decisiones posteriores.

3. Determinar el mejor enfoque para atenderlos

Ahora es el momento de decidir qué método o enfoque conducirá al éxito del proyecto. Si tiene un proceso de proyecto en plantilla y siempre atiende a clientes similares, puede ofrecer su solución habitual.

Pero si ofrece un trabajo personalizado único para cada cliente, entonces deberá decidir el enfoque. Por ejemplo, un planificador de eventos podría decidir ofrecer servicios de marketing, registro, configuración y desglose de eventos si un cliente no tiene recursos internos, pero podría ofrecer solo configuración y desglose si el cliente cuenta con servicios de marketing y desglose internos. especialistas en boletería.

4. Desglose del proyecto en entregables, plazos, etc.

Ahora que ha investigado y ha decidido qué ofrecer al cliente, es hora de desglosar el proyecto.

Determine los costos del proyecto o las opciones de precios, divida el trabajo en fases y aclare los entregables. Puede anotar esto en una hoja de papel o trabajar directamente dentro de una plantilla de propuesta.

5. Agregue todas las secciones y detalles necesarios a su propuesta

Escriba su propuesta y asegúrese de haber cubierto todas las bases. Vale la pena señalar que más tiempo no es necesariamente mejor. A través de nuestro análisis de 1 millón de propuestas, encontramos que las propuestas ganadoras tienen 7 secciones y 11 páginas en promedio.

La estructura de propuesta más común es:

1. Portada

2. Resumen ejecutivo

3. Enfoque o solución

4. Sobre la empresa

5. Entregables

6. Precios

7. Términos y condiciones

Tenga en cuenta que puede modificar y cambiar el nombre de estas secciones para que coincidan con sus servicios y la voz única de su marca.

6. Enviar la propuesta al cliente (con firmas electrónicas)

Ahora es el momento de enviar la propuesta. Puede ahorrar tiempo y reducir sus necesidades de software utilizando un software tanto para propuestas como para contratos. Solo asegúrese de haber incluido sus términos y condiciones.

Las propuestas con firmas electrónicas asignadas tanto al remitente como al destinatario tienen una tasa de cierre un 426 % más alta. Y si firmas la propuesta primero (antes de que el cliente la abra), aumentarás tus posibilidades de cerrar en un 36,8% más.

7. Maneje las solicitudes de cambio con prontitud

Esté disponible para realizar cambios según las solicitudes de los clientes, ya sea que deseen cambiar el alcance del proyecto o ajustar el lenguaje contractual debido a su exigente equipo legal.

Que te pidan que revises una propuesta no es necesariamente algo malo. De hecho, las propuestas que se revisan un par de veces tienen más probabilidades de cerrarse.

5 ejemplos de propuestas para un proyecto

¿Necesitas algo de inspiración? Estas propuestas de proyectos ofrecen ejemplos de qué incluir exactamente en su próximo lanzamiento.

1. Proyecto de impresión con artículos opcionales

Esta propuesta de impresión ofrece un excelente ejemplo de cómo comunicar claramente su precio y ofrecer opciones interactivas. Cuando analizamos 1 millón de propuestas enviadas con nuestra plataforma, encontramos que las propuestas con tablas de tarifas tienen una tasa de cierre un 35,8 % más alta que las que no las tienen y que las propuestas con cantidades editables tienen una tasa de cierre un 18,5 % más alta.

Puede usar esta plantilla de propuesta con su prueba gratuita de Proposify y personalizarla fácilmente para sus ofertas comerciales únicas.

Esta plantilla de propuesta de proyecto de ejemplo incluye estas secciones:

• Objetivos

• Sobre nosotros

• Nuestro equipo

• Nuestros servicios

• trabajo de muestra

• Testimonios

• Paquetes

• Su inversión

• Cerrar sesión

2. Propuesta de marketing con cronograma del proyecto

Una línea de tiempo del proyecto es una parte importante de cualquier propuesta de proyecto. Esta plantilla de propuesta de marketing ofrece un excelente ejemplo de cómo compartir esta línea de tiempo en un formato simple.

Divida su proyecto en pasos distintos para que el cliente sepa exactamente qué esperar.

Esta plantilla de propuesta de ejemplo incluye las siguientes secciones:

• Descripción general y objetivos

• Alcance de los servicios

• Periodo de tiempo

• Su inversión

• ¿Porque nosotros?

• Nuestro equipo

• Caso de estudio

• Contrato

• Firma

3. Proyecto contable con metas y lotes de trabajo

Nuestro siguiente ejemplo es una propuesta contable.

Esta propuesta se destaca porque incluye las metas del cliente en la sección de Resumen del Proyecto. ¿Ves esos puntos breves y dulces? Sirven como una forma inteligente de hacerle saber al cliente que usted comprende sus objetivos y podrá satisfacerlos.

Esta propuesta también incluye un desglose del trabajo que se clasifica en cuatro lotes o partes diferentes: inicio de QuickBooks, migración de datos, compilación de datos de QuickBooks, general (a lo largo del proyecto). Puede usar este ejemplo cuando divida un proyecto en diferentes etapas o servicios.

Acceda a esta plantilla de propuesta de contabilidad con una suscripción paga o una prueba gratuita de Proposify.

La plantilla incluye las siguientes secciones:

• Portada

• Carta

• Sobre nosotros

• Equipo

• Resumen del proyecto

• Propuesta de trabajo

• Precios

• Próximos pasos

• Contacto

4. Proyecto de construcción con resumen del proyecto y exclusiones

¿Necesitas incluir exclusiones en tus propuestas? Si el tipo de trabajo que ofrece depende de otros proveedores de servicios o se presta a complicaciones, es posible que desee comenzar a agregar exclusiones. Esto puede ayudar a proteger su negocio de los muchos riesgos asociados con la confusión del alcance del proyecto o las expectativas desalineadas.

Esta plantilla de propuesta de construcción, disponible dentro de Proposify, ofrece un ejemplo perfecto de una sección de exclusión, que sigue lo que se incluye en el proyecto.

La plantilla de propuesta de proyecto incluye las siguientes secciones:

• Carta de presentación

• Sobre nosotros

• Conozca a nuestro equipo

• Testimonios

• Proyectos anteriores

• Resumen del proyecto

• Cronograma del proyecto

• Cerrar sesión

5. Proyecto de gestión de eventos con estimaciones de trabajo por hora.

La planificación de eventos es complicada, es exactamente por eso que la industria de eventos sirve como un gran ejemplo de cómo cobrar tanto el trabajo por hora como los costos fijos al mismo tiempo.

Puede acceder a esta plantilla de propuesta de planificación de eventos con su cuenta Proposify (compruébelo con una prueba gratuita).

En la sección Presupuesto, la propuesta comienza con una tabla de tarifas que incluye todos los costos por hora .

Esta propuesta de proyecto también tiene una segunda tabla de tarifas para estimar los costos directos , como catering y fotografía, y luego se suman los costos por hora y los costos directos para el total del proyecto completo.

Esta plantilla incluye las siguientes secciones:

• Introducción

• Quienes somos

• Equipo

• Nuestra comprensión de sus necesidades

• Nuestros servicios

• Presupuesto

• Contrato

• Firma

Consejos para escribir una propuesta de proyecto

Escribir una gran propuesta es mucho trabajo.

Aquí hay algunas mejores prácticas de propuestas de proyectos que lo ayudarán a ahorrar tiempo y obtener mejores resultados:

1. Cree plantillas para diferentes servicios, proyectos o clientes. Cuanto más rápido envíe una propuesta, más probable es que se cierre. Intente crear algunas plantillas diferentes para facilitar la generación de una nueva propuesta basada en las necesidades únicas de los clientes. Y, por supuesto, siempre puede acelerar el proceso comenzando con una de nuestras plantillas.

2. Obtenga la opinión del cliente sobre su plan antes de convertirlo en una propuesta. Intente presentar la idea de su proyecto al cliente al final de la llamada de ventas. Compruebe para ver su reacción. Si les encanta lo que has sugerido, conviértelo en tu propuesta. Si no, pregunte qué tienen en mente. De esta manera, creará una propuesta que tiene más probabilidades de cerrarse.

3. Pregúntale al cliente qué quiere que incluya la propuesta. Si su cliente le ha dado una RFP detallada, sabrá exactamente qué incluir en su propuesta. Si no, no tengas miedo de preguntar. Especialmente cuando se trabaja con grandes corporaciones y agencias gubernamentales, su principal punto de contacto debe poder compartir lo que todas las partes interesadas esperan ver en el plan del proyecto.

4. Ofrezca opciones de precios dinámicos. Las propuestas con filas opcionales y cantidades editables tienen una tasa de cierre un 20,2 % más alta. Considere complementos y opciones que atenderán a los tomadores de decisiones mientras personaliza y perfecciona el alcance del proyecto. Los clientes deben poder seleccionar las opciones directamente en la propuesta comercial para crear un total de proyecto preciso en tiempo real y luego aprobarlo.

5. Incluye contenido multimedia en tu propuesta. El contenido de la propuesta no debe estar solo en un formato escrito. Acompaña tu escrito con magos y videos para ayudarlos a visualizar el proyecto. Las propuestas con imágenes tienen un 72 % más de probabilidades de cerrarse y las propuestas con videos tienen un 41 % más de probabilidades de cerrarse. Intente incluir imágenes de su equipo y su trabajo anterior e ilustraciones de su proceso o ROI típico.

6. Escriba y automatice correos electrónicos de seguimiento. Las propuestas con solo un correo electrónico de seguimiento automático tienen un 35 % más de probabilidades de cerrarse. Si usa Proposify, puede activar fácilmente seguimientos automatizados para cada propuesta. Puede usar nuestras plantillas de correo electrónico de seguimiento o crear sus propias plantillas para diferentes tipos de clientes o proyectos.

Próximos pasos: escriba su propia propuesta de proyecto

Una excelente propuesta de proyecto debe incluir la hoja de ruta del proyecto, los hitos, el presupuesto y cualquier información complementaria que ayude al cliente a comprender realmente el valor del proyecto y asegurar la aceptación.

Para aumentar la probabilidad de cierre de cualquier propuesta, asegúrese de incluir contenido multimedia, opciones de precios y firmas electrónicas.

Las plantillas de propuestas de Proposify , los seguimientos automatizados y los análisis de visualización pueden llevar el juego de cierre de su propuesta a un nivel completamente nuevo. Reserve una demostración hoy.