Cómo utilizar HubSpot CRM

Dominar HubSpot CRM es más que simplemente aprender una nueva herramienta: se trata de remodelar la forma en que te conectas con tus clientes .

En este artículo, analizaremos los conceptos básicos de cómo usar HubSpot CRM, incluido un recorrido claro y conciso de sus funciones dinámicas. También cubriremos consejos para aprovecharlo en su máximo potencial.

Paso 1: configura tu cuenta

Al igual que ocurre con aprender a utilizar los servicios bajo demanda en general, es mejor comenzar con una cuenta para poder explorar la interfaz de usuario y las funciones de la plataforma.

Crea una cuenta en el sitio web de HubSpot. Haga clic en "Comenzar gratis". Puedes registrarte sin tener que utilizar una tarjeta de crédito.

Configurar su cuenta implica más que simplemente ingresar información básica. Se trata de adaptar el entorno CRM para alinearlo con las necesidades y objetivos únicos de su negocio. Esto incluye:

• Elegir el plan de suscripción adecuado
• Personalización de permisos de usuario
• Integrar herramientas existentes
• Configurar los ajustes iniciales para sus operaciones

Durante esta fase de configuración, puede invitar a miembros del equipo, asegurándose de que las personas adecuadas puedan acceder a las herramientas y los datos que necesitan.

Paso 2: administre su base de datos de CRM

Debe administrar su base de datos CRM (Customer Relationship Management) de manera efectiva para mantener una comunicación organizada y eficiente con sus clientes. Si recién estás aprendiendo a usar HubSpot CRM, debes aprender los conceptos básicos de importación, categorización y segmentación de datos.

• Importación de datos . En tu panel de HubSpot, haz clic en la pestaña "Contactos" y selecciona "Importar". Luego tendrás dos opciones: la primera es importar información de contacto, empresa, trato, ticket o producto a HubSpot. La segunda opción es sincronizar datos entre HubSpot y otras aplicaciones.

SUGERENCIA : Siempre haga una copia de seguridad de sus datos antes de importarlos. Asegúrese de que los datos estén limpios, sin duplicados ni errores, para evitar problemas durante el proceso de importación.

• Categorización de datos . En HubSpot, las Propiedades son como campos en una base de datos. Ayudan a categorizar y almacenar información específica sobre sus contactos, empresas, ofertas y más. Configurar las propiedades correctamente garantiza que pueda segmentar y analizar sus datos de manera efectiva. Vaya a "Configuración" haciendo clic en el ícono de ajustes en la parte superior derecha de la pantalla. En "Gestión de datos", seleccione "Propiedades". Haga clic en "Crear propiedad" para agregar una nueva propiedad. Defina el nombre, el tipo y los grupos asociados de la propiedad antes de guardarla.

CONSEJO : Revise y actualice periódicamente sus propiedades para asegurarse de que se ajusten a sus necesidades comerciales actuales. Evite crear demasiadas propiedades que quizás no se utilicen, ya que pueden saturar su CRM.

• Segmentación de datos . Segmentar los datos de su CRM le permite agrupar contactos según criterios específicos, como su ubicación, historial de compras o comportamiento en su sitio web. Haga clic en la pestaña "Contactos" y seleccione "Listas" en el menú desplegable. Haga clic en "Crear lista" y haga clic en el tipo de lista que desea crear: basada en contactos, basada en empresas o basada en acuerdos.

CONSEJO : Pruebe diferentes estrategias de segmentación para identificar cuáles generan los mejores resultados para sus campañas.

Paso 3: Comercialice su negocio

Mucha gente quiere aprender a utilizar HubSpot CRM para poder utilizarlo y mejorar sus esfuerzos de marketing. A continuación se explica cómo utilizar CRM para marketing: llegar a la audiencia adecuada, atraerla y convertirla en clientes leales.

• Cree páginas de destino para captar clientes potenciales . En la pestaña "Marketing" de tu panel de HubSpot, selecciona "Páginas de destino". Haga clic en "Crear" y luego en "Página de destino" para comenzar a usar el generador de arrastrar y soltar de HubSpot. Aquí puede personalizar el contenido, el diseño y el llamado a la acción para alinearlos con los objetivos de su campaña. Publique la página una vez que esté satisfecho con su apariencia y funcionalidad.

CONSEJO : Asegúrese de que su página de destino tenga un llamado a la acción claro y convincente. Realice pruebas A/B con diferentes versiones para determinar cuál resuena mejor con su audiencia.

• Diseñar y enviar correos electrónicos a contactos . El marketing por correo electrónico sigue siendo una de las formas más efectivas de interactuar con su audiencia, promocionar productos y generar clientes potenciales. En la pestaña "Marketing", seleccione "Correo electrónico". Haga clic en "Crear correo electrónico" y elija si desea un tipo de correo electrónico normal, automatizado o de blog. Luego puede seleccionar una plantilla y personalizar el contenido de su correo electrónico, la línea de asunto y la lista de destinatarios. Programe o envíe el correo electrónico de inmediato.

CONSEJO : Segmente su lista de correo electrónico para enviar mensajes específicos. Supervise las tasas de apertura y las tasas de clics para medir la eficacia de sus correos electrónicos.

• Configure campañas publicitarias para atraer clientes potenciales . Las campañas publicitarias pueden mejorar significativamente la visibilidad de su marca. Dicho esto, es fundamental aprender a utilizar HubSpot CRM para marketing para impulsar tus campañas. En la pestaña "Marketing", seleccione "Anuncios". Conecte sus cuentas publicitarias (por ejemplo, Google Ads, Facebook Ads) y cree y administre sus campañas publicitarias directamente desde HubSpot.

CONSEJO : Realice un seguimiento del rendimiento y el ROI de cada campaña. Establece objetivos y presupuestos claros para cada campaña.

Paso 4: generar ventas

Puede disfrutar del retorno de la inversión en los costos de suscripción si sabe utilizar HubSpot CRM para facilitar cada etapa del embudo de ventas. He aquí cómo hacerlo:

• Interactúe con clientes potenciales a través del CRM . Interactuar con los clientes potenciales de forma eficaz puede marcar la pauta para todo el proceso de ventas. En la sección "Contactos", vea la lista de clientes potenciales y sus respectivos historiales de participación. Utilice las herramientas de chat integradas o las integraciones de correo electrónico para iniciar conversaciones. También puede configurar recordatorios y tareas de seguimiento para garantizar una participación constante.

SUGERENCIA : Personalice sus interacciones en función del comportamiento y el historial del cliente potencial. Utilice los conocimientos de HubSpot para adaptar su enfoque, garantizando relevancia y resonancia.

• Cierre acuerdos y realice un seguimiento en el CRM . El seguimiento de los acuerdos garantiza la transparencia, la responsabilidad y la gestión eficaz del proceso de ventas. Vaya a la pestaña "Ventas" y seleccione "Ofertas". Cree una nueva oferta o actualice una existente con detalles relevantes, como la etapa de la oferta, el valor y la fecha de cierre prevista. Mueva los acuerdos a través de las etapas del proceso de ventas a medida que avanzan. Adjunte documentos, notas y registros de comunicación relevantes a cada acuerdo para un seguimiento completo.

SUGERENCIA : revise y actualice periódicamente las etapas del acuerdo para reflejar su estado actual. Utilice las herramientas de pronóstico de HubSpot para predecir los ingresos y administrar los recursos de manera efectiva.

• Informe sobre sus esfuerzos de ventas . Los informes proporcionan una visión general clara del desempeño del equipo de ventas, destacando los éxitos y señalando las áreas que requieren atención. Vaya a la sección "Informes" en el panel y luego haga clic en "Informes". Acceda a informes de ventas prediseñados o cree informes personalizados basados ​​en métricas específicas.

SUGERENCIA : utilice la información de los informes para perfeccionar sus estrategias de ventas. Identificar patrones y tendencias para informar futuras iniciativas de ventas y programas de capacitación.

Paso 5: Apoye a sus clientes

La atención al cliente no se trata sólo de abordar problemas; se trata de generar confianza, fomentar la lealtad y garantizar que los clientes tengan una experiencia perfecta con su marca. A continuación te explicamos cómo usar HubSpot CRM para estar más cerca de tus clientes:

• Administrar tickets de soporte . Los tickets de soporte son una forma estructurada de rastrear, administrar y resolver consultas o problemas de los clientes. Navega a la pestaña "Servicio" en tu panel de HubSpot. Haga clic en "Tickets" para ver, crear o administrar tickets de soporte. Utilice las herramientas de comunicación integradas para interactuar con los clientes y actualizarlos sobre el proceso de resolución.

SUGERENCIA : Clasifique los tickets según su naturaleza (por ejemplo, técnicos, de facturación) para agilizar el proceso de resolución. Garantizar respuestas oportunas para mantener la satisfacción del cliente.

• Ofrezca opciones de autoservicio . Otra forma de utilizar HubSpot CRM es capacitar a los clientes para que encuentren soluciones por sí mismos, reduciendo la carga de los equipos de soporte y brindando respuestas instantáneas a consultas comunes. Configura una base de conocimientos o una sección de preguntas frecuentes utilizando las herramientas de HubSpot y complétala con artículos, guías y tutoriales que aborden preguntas o problemas comunes. También puede integrar chatbots que puedan guiar a los clientes a recursos de autoservicio relevantes en función de sus consultas.

SUGERENCIA : actualice periódicamente el contenido de autoservicio según las necesidades emergentes de los clientes. Supervise qué temas son más accedidos para identificar áreas que podrían requerir recursos o mejoras más detalladas.

La plataforma ofrece una gran cantidad de recursos, ofreciendo información sobre cómo usar HubSpot CRM tanto para principiantes como para usuarios avanzados.

Trucos de éxito de HubSpot de los usuarios

Aquí hay diez trucos para aprovechar HubSpot CRM al máximo:

• Establezca objetivos claros . Antes de sumergirte en HubSpot, define lo que quieres lograr. Ya sea generación de leads, conversión de ventas o servicio al cliente, tener objetivos claros guiará tu estrategia de CRM.
• Personaliza tu panel de control . Adapta tu panel de HubSpot a tus necesidades. Al personalizarlo, podrás tener acceso rápido a los datos y herramientas más relevantes para tu negocio.
• Usa el seguimiento de correo electrónico de HubSpot . Esta función le permite ver cuándo un destinatario abre su correo electrónico. Es una herramienta valiosa para que los equipos de ventas midan el interés y realicen un seguimiento en el momento adecuado.
• Integrar con otras herramientas . HubSpot CRM se puede integrar con una gran cantidad de otras herramientas. Además, asegúrese de integrarlos para lograr un flujo de trabajo fluido.
• Aproveche el poder de la automatización . Utilice herramientas de automatización para optimizar tareas como el desarrollo de clientes potenciales, campañas de correo electrónico y más. Esto no sólo ahorra tiempo sino que garantiza la coherencia en sus procesos.
• Limpie y actualice sus datos periódicamente . Para garantizar la eficiencia de su CRM, limpie y actualice periódicamente sus datos de contacto y de empresa. Esto ayuda a mantener registros precisos y mejora la orientación.
• Utilice las funciones de informes de HubSpot . Profundice en los análisis proporcionados por HubSpot. Comprenda su embudo de ventas, realice un seguimiento de las conversiones y mida la eficacia de sus campañas.
• Participar en el aprendizaje continuo . HubSpot ofrece una variedad de tutoriales, cursos y certificaciones. Participe en un aprendizaje continuo para mantenerse actualizado con las últimas funciones y mejores prácticas de la plataforma.
• Segmente sus contactos . Agrupe sus contactos según ciertos criterios como datos demográficos, comportamiento o historial de compras. Esto permite una comunicación más personalizada y efectiva.
• Optimizar para dispositivos móviles . Asegúrese de que sus correos electrónicos y páginas de destino sean compatibles con dispositivos móviles. Dado que un número significativo de usuarios accede a contenido en dispositivos móviles, es crucial brindarles una experiencia óptima.

Preguntas frecuentes (FAQ)

Aquí hay algunas preguntas frecuentes relacionadas con la plataforma:

¿Qué es CRM para principiantes?

CRM, que significa Customer Relationship Management, es un sistema de software diseñado para gestionar y optimizar las interacciones de una empresa con sus clientes y prospectos. Para los principiantes, piense en CRM como una libreta de direcciones digital con esteroides. No sólo almacena información de contacto, sino que también rastrea las interacciones de los clientes, el historial de ventas, las preferencias y más. Al centralizar estos datos, las herramientas CRM ayudan a las empresas a comprender mejor a sus clientes. También ayuda a agilizar la comunicación y mejorar los esfuerzos de ventas y marketing.

¿Qué es HubSpot y cómo puedo usarlo?

HubSpot es una plataforma de inbound marketing, ventas y servicio al cliente diseñada para ayudar a las empresas a atraer e involucrar clientes. Con su conjunto de herramientas, que incluyen CRM, marketing por correo electrónico, creación de páginas de destino y análisis, las empresas pueden gestionar y optimizar las interacciones con sus clientes desde un panel centralizado. Para usar HubSpot, simplemente regístrese para obtener una cuenta, personalícela para que se ajuste a sus necesidades comerciales y aproveche sus funciones.

¿HubSpot CRM es fácil de usar?

HubSpot CRM está diseñado pensando en la facilidad de uso y está dirigido tanto a principiantes como a profesionales experimentados. Su interfaz intuitiva, sus funciones de arrastrar y soltar y sus tutoriales de incorporación facilitan a los usuarios la navegación y la gestión de las relaciones con sus clientes. Además, HubSpot ofrece una gran cantidad de recursos, incluidos seminarios web, artículos y foros de soporte, para ayudar a los usuarios a maximizar las funciones de la plataforma.

¿Para qué es mejor HubSpot CRM?

HubSpot CRM es excelente para ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de sus clientes. Es fácil de usar y tiene herramientas de marketing, ventas y servicio. Con HubSpot, las empresas pueden gestionar fácilmente los clientes potenciales, ver los detalles de los clientes y comprobar qué tan bien les está yendo. Es una ventanilla única para construir relaciones sólidas con los clientes.

Dominar HubSpot CRM

HubSpot CRM surge como una herramienta todo en uno para agilizar y optimizar tus interacciones con los clientes . Desde configurar su cuenta hasta profundizar en los análisis, cada función está diseñada para garantizar que no solo esté usando la plataforma sino que realmente aproveche todo su potencial.

A medida que continúas tu viaje con HubSpot CRM, recuerda que la clave está en el aprendizaje continuo, la adaptación y mantenerse actualizado con las funciones en evolución de la plataforma.

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