¿Qué es Microsoft Excel? Cómo usar Excel, consejos y trucos

Excel es uno de los programas de software más populares que ofrece Microsoft. Es parte de la suite Microsoft 365 (anteriormente conocida como Office 365), y Excel es un software de hoja de cálculo con una atractiva gama de capacidades y características. No es solo Excel, una aplicación para almacenar y organizar datos en hojas y celdas, sino que también es una máquina hipotética que puede realizar varios cálculos utilizando estos datos.

Este artículo es ideal para usted si es nuevo en Microsoft Excel. Este artículo lo ayudará a usar Excel, desde cálculos básicos hasta crear tablas dinámicas, especificar áreas de impresión específicas y cambiar su vista.

¿Qué es Microsoft Excel?

Excel es una aplicación de hoja de cálculo de Excel desarrollada por Microsoft y parte de la línea de productos de Office para aplicaciones comerciales. Microsoft Excel permite a los usuarios organizar, formatear y calcular datos en hojas de cálculo.

Al organizar datos con software como Excel, los analistas de datos, los analistas de datos y otros pueden simplificar el análisis de la información cuando se agregan o modifican datos. Por ejemplo, excel incluye varias celdas o cuadros organizados por columnas y filas. Los datos se almacenan dentro de estas celdas.

Excel es parte de las suites de Microsoft Office y Office 365 y se puede usar con otras aplicaciones de la suite de Office. Además, el software de hoja de cálculo es accesible para las plataformas Windows, MAC OS, Android e iOS.

¿Por qué usamos Excel?

En pocas palabras, Excel es la forma más fácil de administrar y organizar datos financieros, razón por la cual la mayoría de las empresas usan Excel con frecuencia. Es una herramienta flexible que permite total flexibilidad en la forma en que se emplea.

Otra razón para utilizar Excel es que es de fácil acceso. Con poco o ningún conocimiento, una persona puede abrir un libro de Excel y comenzar a ingresar datos para comenzar a calcular y analizar datos.

Las 5 razones principales por las que usamos Excel:

• Para organizar los datos financieros.
• Para gestionar los datos de contacto
• Para realizar un seguimiento de la información sobre los empleados.
• Para gestionar datos personales
• Para convertirse en una calculadora

Documentos que puede crear en Excel

¿No está seguro de cómo puede utilizar Excel dentro de su organización? Aquí hay una lista de documentos de Excel que puede diseñar:

Estados de ingresos Es posible utilizar la hoja de cálculo de Excel para monitorear las actividades de ventas y la salud financiera de la empresa.

Balances El balance es uno de los documentos populares creados con Excel. Le proporcionan una visión general de la situación financiera de una empresa.

Calendario Puede crear rápidamente un calendario mensual en una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los eventos o cualquier otra información que sea sensible a las fechas.

Aquí hay algunas plantillas que podría crear, especialmente para los especialistas en marketing.

Presupuestos de marketing: Excel es una poderosa herramienta para realizar un seguimiento de los presupuestos. Puede hacer y realizar un seguimiento de los presupuestos de marketing y también realizar un seguimiento de los gastos en ellos utilizando Excel.

Informes de mercado Si no tiene ninguna herramienta de marketing, como Marketing Hub, y no está seguro, podría necesitar un tablero que contenga todos sus informes. Una vez más, Excel es una herramienta eficaz para crear informes de marketing.

Calendarios Editoriales Puedes hacer calendarios editoriales con Excel. Las pestañas facilitan el seguimiento del contenido que crea para crear períodos personalizados.

Calculadora de clientes potenciales y tráfico Basado en su poder computacional, Excel es una excelente herramienta para diseñar todo tipo de calculadoras, que incluyen una para rastrear clientes potenciales y tráfico.

Esta es solo una pequeña muestra de los documentos comerciales y de marketing que puede hacer con Excel. Además, hemos reunido una amplia colección de plantillas de Excel que puede descargar hoy para proyectos de marketing, proyectos de facturación, elaboración de presupuestos, gestión de proyectos y mucho más.

Cómo usar Excel

Primero, familiarícese con los fundamentos de Excel: celdas, columnas, filas, hojas de trabajo/pestañas, fórmulas y cuadros/gráficos.

Células

El término "celda" se refiere a una celda en Excel como un cuadro distinto dentro de una hoja de trabajo o pestaña y generalmente se usa para ingresar y almacenar texto o datos numéricos. A cada celda se le da un nombre derivado directamente de la Columna y la Fila en la que se encuentra la celda. Si alguna vez jugaste a Battleship, usaste referencias de cuadrícula en un mapa o asignaste boletos de asiento para un tren/avión/lugar, entenderás fácilmente los nombres de las celdas.

Una columna de ejemplo se ejecuta de izquierda a derecha en la parte superior de la hoja de trabajo/pestaña. Están etiquetados según el alfabeto. Las filas están dispuestas a lo largo del lado izquierdo de la Hoja de trabajo/Pestaña y están etiquetadas numéricamente. Si, por ejemplo, está mirando una celda A1, que está en la fila 1 de la columna A o la fila 1 es el nombre de la celda.

columnas

Las columnas están organizadas de izquierda a derecha en la parte superior de la hoja de trabajo/pestaña. Están etiquetados según el alfabeto. Cada columna se puede describir como un conjunto vertical de celdas.

Filas

Las filas están etiquetadas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de trabajo/pestaña numéricamente. Están ordenados de arriba a abajo. Cada fila es una línea horizontal de celdas.

Hojas de trabajo/pestañas

Las hojas de trabajo/pestañas comprenden columnas, celdas, filas y columnas y son básicamente páginas en su libro de Excel. Puede tener varias hojas de cálculo/pestañas en su libro de Excel. Son útiles para separar diferentes tipos de información y datos.

A diferencia de Columnas, Filas y Celdas, es posible cambiar el nombre de Hojas de trabajo y Pestañas. De manera predeterminada, las hojas de trabajo/pestañas se identificarán como 'Hoja1' o 'Hoja2, etc.; sin embargo, puede cambiar sus nombres e incluso marcarlos con un color si lo desea haciendo clic en la Hoja de trabajo/Pestaña con el botón derecho del mouse y eligiendo la opción 'Renombrar' o 'Color de pestaña'.

Fórmulas

Las fórmulas de Excel se pueden usar para determinar una cantidad para una celda o varias celdas, y las funciones para calcular valores y recuperar información.

Las fórmulas simples pueden calcular sumando, dividiendo, multiplicando y restando valores de diferentes celdas. Para agregar, use el símbolo + ; para dividir usarás el símbolo/símbolo; para multiplicar, necesitas usar el símbolo *; para multiplicar se usa el símbolo; y para restar, puedes usar el símbolo -. Por ejemplo, si desea combinar el valor de tres celdas para calcular la suma, puede hacerlo de esta manera:

=A2+C2+E2

Aquí es donde elige la primera celda e ingresa el símbolo + , luego elige la segunda celda e ingresa el símbolo + una vez más, luego selecciona la tercera celda para construir la fórmula que suma las tres Celdas y calcula su suma. Esto no es un problema cuando trabaja con solo unas pocas celdas; sin embargo, cuando está trabajando con varios de ellos, es más fácil utilizar la función SUMA para resaltar todas las celdas y obtener el mismo resultado de tomarlas todas y juntarlas, como:

=SUMA(A2:D2)

Utilizar esta función SUMA para generar una fórmula es un gran ahorro de tiempo cuando se trabaja con muchos datos. El ejemplo anterior ilustra cómo puede resaltar varias celdas en una fila; Esto también es útil si desea resaltar varias celdas en la misma columna.

Si tiene que combinar información de diferentes fuentes o diferentes áreas dentro de su hoja de cálculo de Excel, puede usar funciones como BUSCARV, SUMAR.SI o CONTAR.SI para encontrar datos específicos y/o proporcionar una imagen completa de la información que tiene. .

Términos básicos en Excel

Hay dos métodos para calcular cálculos en Excel: fórmulas y funciones.

1. Fórmulas

En las fórmulas de Excel, una expresión funciona utilizando los valores dentro de un rango de celdas o una celda. Por ejemplo, =C1+C2+A3, que encuentra el valor de la suma de valores desde la celda A1 hasta la celda A3.

2. Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas dentro de Excel. Ayudan a eliminar la entrada manual de fórmulas y les dan nombres que son fáciles de entender para los humanos. Ejemplos: =SUMA(B1:B3). La función suma todos los valores de B1 a B3.

Para trabajar de manera más eficiente y eliminar las tediosas tareas manuales, aquí hay algunos cálculos y fórmulas de Excel que deberá dominar.

Fórmulas de Excel

Es fácil sentirse abrumado por la gran cantidad de fórmulas de Excel que puede emplear para obtener información de sus datos. Sin embargo, si es nuevo en el uso de Excel, puede contar con estas fórmulas para realizar varias tareas complejas sin agregar ninguna dificultad adicional al aprendizaje.

Signo igual : antes de crear cualquier fórmula, es necesario agregar el símbolo igual (=) en la celda en la que desea que aparezca la fórmula.

Adición: para sumar un valor de dos celdas o más, puede usar el símbolo + . Ejemplo: =A5+B3 .

En resta , para restar el valor de dos celdas o más, debe usar el símbolo – Signo. Ejemplo: =A5-C3 .

Multiplicación Para multiplicar el valor de dos celdas o más, debe usar el símbolo * . Ejemplo: =A5*C3 .

División Para dividir el valor de dos celdas o más, puede usar el signo / signo. Ejemplo: =A5/C3 .

formulas basicas de excel

1. PROMEDIO

Su función PROMEDIO es un buen recordatorio de los promedios simples de datos, como cuántos accionistas hay dentro de un grupo de accionistas individual. Ejemplo:

=PROMEDIO(B2:B11)

2. CONTAR

Es el programa CONTAR. Se usa para contar todas las celdas en el rango especificado que comprenden solo números numéricos.

Ejemplo: CONTAR(A : A)

3. MÁX. Y MÍN.

Sus funciones MAX y MIN ayudan a determinar el número más grande y el número mínimo dentro de un rango de números.

Ejemplo:

=MIN(B2:C11)

=MÁX.(B2:C11)

4. SI

Es la fórmula SI comúnmente empleada cuando necesitas que tu información sea clasificada de acuerdo a una lógica establecida. El mayor beneficio de esta fórmula IF es que le permite incorporar fórmulas y funciones en ella.

=SI( prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso] )

Ejemplo: =SI(C2

5. RECORTAR

Sus funciones TRIM aseguran que sus funciones no devuelvan errores debido al espacio en los datos. Garantiza que se eliminen los espacios libres de espacio.

=RECORTAR(texto)

Ejemplo: TRIM(A2) Elimina los espacios vacíos de la celda A2.

¿Cuáles son los atajos más importantes?

Si trabaja con Excel a menudo, es esencial poder completar su trabajo a la mayor velocidad posible. El uso de atajos de Excel es la forma más efectiva de mejorar sus habilidades. Al no usar un mouse, podrá tener el tiempo necesario para navegar a través de cada paso de un proceso. Los atajos de teclado son mucho más rápidos y permiten al usuario moverse por la hoja de cálculo de manera más eficaz.

Los atajos de Excel más importantes son:

• F2 Editar celda activa
• F4 Alternar referencias
• CTRL + 1 para dar formato a las celdas
• CTRL + C para copiar
• CTRL + V para pegar
• CTRL + R para completar a la derecha
• CTRL + D para Rellenar hacia abajo
• ALT + = a suma automática
• ALT, I, R para insertar fila
• ALT, I, C para insertar columna

Como eliminar duplicados en excel

Excel viene con una herramienta incorporada que puede ayudar a eliminar entradas duplicadas de sus datos. Repasemos los pasos a seguir para eliminar duplicados de Excel.

Paso 1. Haga clic en cualquier celda o rango específico dentro del conjunto de datos del que desea eliminar los duplicados. Si selecciona una sola celda, Excel determina automáticamente el rango que debe usar en los pasos posteriores.

Paso 2: luego busque la opción "Eliminar duplicados" y elija la opción.

Pestaña DATOS, Sección Herramientas de datos – Eliminar duplicados

Paso 3. Se abre un cuadro de diálogo de la siguiente manera. Puede elegir las columnas que le gustaría comparar y también verificar si hay duplicados.

Si sus datos se componen de encabezados en columnas, haga clic en la opción 'Mis datos contienen encabezados'; después de eso, haga clic en Aceptar.

Si selecciona la opción de encabezado, la primera fila no se considera para eliminar valores duplicados.

Paso 4. Excel ahora eliminará las filas duplicadas y luego mostrará un cuadro de diálogo. El cuadro de diálogo muestra el número de valores duplicados que se han identificado y eliminado junto con el número de valores únicos.

Paso 5. Como observa, se eliminan los registros duplicados.

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