Cómo actualizar Google Workspace heredado a Premium (Guía paso a paso)

Publicado: 2022-05-05

En 2020, G Suite formará parte de la reorganización masiva como Google Workspace de las aplicaciones de la empresa para 'trabajar en el futuro'. Google finalmente ha decidido deshacerse de la edición gratuita heredada de G Suite.

En un correo electrónico a los administradores, Google dijo que "ahora transferirá a todos los usuarios restantes a una versión mejorada de la suscripción de Google Workspace que se basa en el uso". Los usuarios pueden conservar el acceso cambiando a un plan de espacio de trabajo de Google pago mediante la compra de Rs. 125 por mes por plan de usuario en India.

Los usuarios existentes de la edición gratuita heredada de G Suite tendrán que actualizar a una suscripción paga de Google Workspace, que tiene un precio diferente en varias regiones. La compañía ha dado tiempo hasta el 1 de junio para que los usuarios existentes actualicen los planes. Para facilitar la transición, Google ofrece descuentos durante los dos primeros meses.

Una vez actualizado, pueden usar el servicio sin costo hasta el 1 de julio de 2022. Si los usuarios no logran actualizar a una suscripción paga antes del 1 de junio , la compañía actualizará automáticamente a una suscripción premium según las funciones utilizadas por los usuarios. .

Este fue un anuncio de mucho tiempo y no está claro cuántas personas usaban Google Apps. Sin embargo, habrá más de unas pocas empresas en la transición, no será una sorpresa si hubo muchas más personas y usuarios no empresariales afectados.

La actualización paga sin duda será polémica, pero en los últimos años Google ha estado trabajando arduamente para optimizar su oferta para las empresas. Gmail integrado es uno de los principales ejemplos, mientras que hay un clásico hangout para la conversión de Google Chat.

Por lo tanto, si tiene la edición gratuita heredada de G Suite, debe actualizar a una suscripción paga de Google Workspace o cambiar a una opción sin costo sin las funciones premium, como usar Gmail con su dominio personalizado y muchas otras funciones.

La edición gratuita de G Suite Legacy ya no estará disponible a partir del 1 de junio de 2022 .

Tabla de contenido

¿Qué hay en la actualización?

Al optar por la suscripción paga de Google Workspace, accederá a nuevas funciones premium de colaboración y seguridad mientras continúa teniendo acceso a todas sus funciones favoritas y, por último, administra múltiples usuarios.

Sin embargo, si elige esperar, Google comenzará a actualizar las suscripciones automáticamente a partir del 1 de junio de 2022. Además, su suscripción a Google Workspace se suspenderá si no proporciona su información de pago para configurar la facturación. Ya no tendrás acceso a los servicios principales de Workspace como Gmail, Calendar y Meet después de 60 días de suspensión.

Sin embargo, no perderá el acceso a servicios adicionales de Google ni al contenido que haya comprado con su cuenta de la edición heredada, incluso si no actualiza a una suscripción de Google Workspace.

Funciones premium con Google Workspace

Google Workspace desbloquea asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana y acceso a otras funciones de seguridad y colaboración premium, según la edición que elija.

Emprendedor –

  1. Almacenamiento duplicado: se proporcionan 30 GB de almacenamiento en Drive para almacenar de forma segura más de 100 tipos de archivos diferentes.
  2. Garantía de tiempo de actividad del 9%: los servicios de Google Workspace están disponibles cuando los necesita.
  3. Suscripción adicional: más suscripciones como Google Voice para obtener un número de teléfono comercial dedicado
  4. Seguridad mejorada: proteja los dispositivos y los datos con seguridad de punto final y registros de auditoría de datos.

Estándar de negocios-

  1. Más almacenamiento: obtenga 2 TB de almacenamiento en Drive para guardar 100 tipos diferentes de archivos.
  2. Mayor capacidad de reunión y funcionalidad de reunión mejorada: hasta 150 participantes en Google Meet y Drive Grabación, cancelación de ruido, encuestas y más
  3. Marca organizacional: funciones personalizadas como plantillas en Google Docs, Sheet, Slides, Forms y Sites.
  4. Colaboración mejorada: colaboración avanzada con salas de chat de acceso para invitados, unidades compartidas, aprobaciones de documentos y uso compartido de documentos de visitantes.

Estándar de negocios-

  1. Más almacenamiento: obtenga tanto almacenamiento como necesite para mantener de forma segura más de 100 tipos de archivos diferentes.
  2. Gran base de usuarios: agregue más de 300 usuarios
  3. Reuniones interactivas más grandes y funcionalidad de reunión avanzada: capacidad de 500 participantes en Google Meet con grabaciones de Drive para propósitos futuros, encuestas, preguntas y respuestas y reuniones de transmisión en vivo dentro de su dominio.
  4. Controles avanzados de seguridad y cumplimiento: protege mejor sus datos y dispositivos con prevención de pérdida de datos, retención de datos y eDiscovery.
  5. Soporte mejorado: obtenga tiempos de respuesta acelerados, clasificación inteligente y soporte de aplicaciones de terceros.

Educación gratuita y de pago de Google Workspace for Education-

Las instituciones educativas calificadas tienen la opción de permanecer en una suscripción gratuita mediante la transición a Google Workspace para los fundamentos educativos. Con esta transición, no se incurrirá en gastos adicionales ni se interrumpirá ningún servicio.

Google Workspace para organizaciones sin fines de lucro-

Si las organizaciones sin fines de lucro ya usan la edición heredada sin costo, pueden continuar haciéndolo sin ningún cambio en los servicios.

  • Google Workspace para organizaciones sin fines de lucro (sin cargo)
  • Business Standard (3 USD/usuario/mes con descuento para organizaciones sin fines de lucro)
  • Business Plus (5,04 USD/usuario/mes con descuento para organizaciones sin fines de lucro)
  • Ediciones empresariales (con un descuento del 70 % o más para organizaciones sin fines de lucro)

Elija su suscripción a Workspace-

Google Workspace ofrece todos los servicios principales disponibles en la edición gratuita heredada, como Gmail, Calendar, Meet y Chat. Sin embargo, al elegir la actualización, tenga en cuenta estos factores:

  1. Número de usuarios: la edición Business de Google Workspace puede tener hasta 300 usuarios. La edición Enterprise ofrece más de 300 usuarios.
  2. Funciones que utiliza: asegúrese de elegir una edición que incluya las funciones en las que confía y que más usa.
  3. Facturación: si actualiza a Google Workspace, recibirá su primera factura a principios de septiembre de 2022 por los cambios de agosto.
  4. Funciones que le gustaría usar en el futuro: desea agregar algunas funciones nuevas para optimizar su negocio y ser más productivo.

Procedimiento para actualizar a una suscripción paga de Google Workspace

Paso 1-

  1. Iniciar sesión en la consola de administración de Google
  2. En la página de inicio de la consola de administración, vaya a Facturación > Obtener más servicios
  3. Haga clic en el interruptor, en la edición que desee
  4. Para revisar los cambios > Haga clic en Comenzar
  5. Seleccione el método de pago-
    1. Plan flexible : sin compromiso a largo plazo: si selecciona este plan y una edición de Google Workspace Business, la facturación no comenzará hasta el 1 de agosto de 2022. Además, el período de gracia de facturación no se aplica a las ediciones Enterprise.
    2. Plan anual : requiere un contrato de 1 año, paga mensualmente por los usuarios comprometidos y agrega usuarios según sea necesario. La facturación comienza de inmediato para este plan.
  6. Haga clic en Pagar
  7. Ingrese sus credenciales de facturación > Haga clic en Realizar pedido.

Paso 2-

Cuando se actualiza automáticamente a Google Workspace, ingresa la información de facturación durante el registro. Si Google lo hace automáticamente, después de su actualización, debe configurar la facturación de Google Workspace. Debe configurar la facturación antes del 1 de agosto de 2022. Si no lo hace, su suscripción se suspenderá hasta que configure la facturación.56

Después de 60 días de suspensión, ya no tendrá acceso a los servicios principales de Google Workspace, como Gmail, Calendar y Meet. Sin embargo, no perderá el acceso a otros servicios de Google como YouTube, Fotos y Google Play. Para restaurar su cuenta suspendida, asegúrese de ingresar una forma de pago válida.

Cómo activar Google Workspace para organizaciones sin fines de lucro-

Vaya a Google (para organizaciones sin fines de lucro) e inicie sesión con la cuenta administrativa de su organización. En la pestaña Organizaciones sin fines de lucro, haga clic en Comenzar.

Si su organización no usa Google Workspace actualmente y necesita registrarse:

  1. Se le indicará que inicie una prueba de 14 días de Google Workspace para organizaciones sin fines de lucro, donde hasta 10 usuarios pueden explorar las funciones de Google Workspace.
  2. Verifica que eres dueño de tu dominio preferido.
  3. Haga clic en Activar

Si su organización utiliza actualmente Google Workspace-

  1. Se le pedirá que comparta su dominio para que el servidor pueda verificar y comprobar la edición del espacio de trabajo de Google que está utilizando.
  2. Google mostrará las ofertas de Google Workspace para las que su organización es elegible.
  3. Siga los pasos y haga clic en Activar.

Google revisará la solicitud en un plazo de 3 días laborables. Además, le enviará un correo electrónico si su dominio se actualizó correctamente o si es necesario realizar algún paso adicional para obtener precios con descuento para las ediciones Business y Enterprise de Google Workspace.

Preguntas sobre la transición de la edición gratuita heredada-

¿Cómo afecta la transición a la suscripción gratuita actual de G Suite?

La suscripción gratuita actual de G Suite y los servicios relacionados seguirán funcionando como lo hacen hoy hasta que elija una de estas opciones:

  • Actualice a la suscripción paga de Google Workspace.
  • Transfiera a la opción sin costo sin las funciones premium de Google Workspace.
  • Espere a que Google lo actualice después del 1 de junio de 2022

Google recomienda actualizar a un Google Workspace que satisfaga sus necesidades. Sin embargo, para completar la actualización y evitar que se suspenda su suscripción, deberá ingresar su información de facturación antes del 1 de agosto de 2022.

¿Pueden los usuarios mantener su suscripción gratuita a G Suite?

No, los clientes con una suscripción sin legado de G Suite deben actualizarse a una suscripción de Google Workspace para mantener las funciones premium y la capacidad de administrar múltiples usuarios, o deben elegir la opción sin costo. La actualización no lleva mucho tiempo y no es perjudicial para los usuarios finales. Para ayudar a facilitar la transición, Google ofrece grandes descuentos basados ​​en regiones en las ediciones de Google Workspace a partir de un 50 % de descuento durante los doce meses posteriores al 1 de agosto de 2022.

¿Pueden los usuarios transferir datos fuera de Google?

Si los usuarios desean mover datos, su administrador puede exportar los datos de la organización y cancelar la suscripción heredada. El usuario también puede exportar sus datos (incluido Workspace y otros servicios adicionales de Google) con Google Takeout. El administrador deberá tener habilitado Google Takeout en la cuenta.

¿Qué sucede cuando se suspende la cuenta de la edición gratuita heredada de G Suite?

La suspensión de la cuenta ocurrirá el 1 de agosto de 2022. En los primeros 60 días de la suspensión de la cuenta, el administrador aún podrá acceder a la Consola de administración para exportar datos y actualizar.

En la suspensión de la cuenta, el usuario no podrá recibir ni enviar un correo electrónico. Sin acceso a Gmail, Google recomienda usar un proveedor de correo electrónico diferente para enviar y recibir mensajes de correo electrónico, lo que incluye cambiar las credenciales de inicio de sesión y autenticar nuevas contraseñas. Si el usuario desea recuperar datos de servicios adicionales de Google, como Google Photos, puede exportar los datos, incluidos Google Workspace y servicios adicionales de Google con Google Takeout.

¿Se cobrará a los usuarios por Google Workspace si Google los actualiza después del 1 de junio de 2022 ?

Las suscripciones se colocarán en planes flexibles y no se cobrarán hasta al menos el 1 de agosto de 2022. Después de eso, se cobrará a los usuarios todos los meses por cada usuario de la organización. Sin embargo, los cargos mensuales dependen de las suscripciones de Google Workspace.

¿Puede un usuario convertirse en administrador si el administrador no está disponible?

Los usuarios pueden solicitar a Google que se convierta en administrador de la cuenta completando el formulario proporcionado por Google. Los usuarios deberán verificar la propiedad de su dominio agregando un registro TXT o un registro CNAME a su host de dominio. Si la verificación del dominio es exitosa y ninguno de los objetos del administrador existente, los usuarios serán promovidos al rol de superadministrador.

¿Qué sucede con el usuario de Drive Storage adicional comprado cuando se cambia a Google Workspace?

Los usuarios no perderán ningún almacenamiento promocional o comprado previamente y los datos tampoco se verán afectados por la actualización. Tus nuevos límites de almacenamiento dependen de la edición de Google Workspace a la que actualices:

  • Business Starter : obtendrá automáticamente 30 GB de almacenamiento por usuario como parte de su actualización. Cualquier suscripción de almacenamiento comprada individualmente se aplicará automáticamente a los usuarios que compraron el almacenamiento y sus datos no se verán afectados. Es posible que la cantidad de almacenamiento comprado no se refleje con precisión en photos.google.com o drive.google.com.
  • Business Standard : obtendrá automáticamente 2 TB por usuario agregado al almacenamiento agrupado.
  • Business Plus : obtendrá automáticamente 5 TB por usuario agregado al almacenamiento agrupado.

Notará que los límites de almacenamiento Business Standard y Business Plus son mayores que cualquier almacenamiento promocional o comprado, por lo que es posible que ya no necesite el almacenamiento adicional. Además, puede cancelar su almacenamiento adicional comprado en cualquier momento utilizando el sitio web dedicado.

¿Cómo recuperar el feed Discover después de actualizar?

Si dejó de recibir su fuente Discover después de actualizar a Workspace, su administrador debe seguir las instrucciones, en Turn, Search and Assistant on o off para los usuarios:

  1. Inicie sesión en su consola de administración de Google
  2. En la página de inicio de la consola de administración, vaya a Dispositivos
  3. A la izquierda de Dispositivos móviles y terminales > Configuración > Configuración universal
  4. Haga clic en Acceso a datos > Asistente de Google
  5. Marque la casilla Permitir asistente para iOS y Android.

¿Dónde obtengo ayuda?

Si los usuarios tienen alguna pregunta, pueden comunicarse con-

Asistencia de Google Workspace

Ventas de Google Workspace (si tiene más de 20 usuarios)

Para llevar los servicios en la nube a más empresas, gobiernos y organizaciones educativas, Google anunció la edición gratuita de G Suite (anteriormente llamada Google Apps). Sin embargo, la última declaración oficial de Google dice que los usuarios de la edición gratuita deberán actualizarse a Google Workspace antes de julio de 2022 si desean continuar usando los servicios. Los mencionados anteriormente son los pasos para actualizar a Google Workspace y varios precios ofrecidos por la empresa para hacer la transición de sus usuarios sin problemas y optimizar su negocio.

Esperamos que la información brindada le brinde una idea y los pasos a seguir para actualizar de la edición heredada de Google G Suite a Google Workspace premium, que ofrece más funciones premium y seguridad mejorada para sus usuarios. La actualización a Google Workspace brinda a las organizaciones acceso inmediato a herramientas de colaboración avanzadas, más almacenamiento y seguridad mejorada.