La guía definitiva para aprovechar al máximo las demostraciones de productos

Tiene un tiempo limitado para ver el software en acción antes de comprarlo. Siga estos consejos para aprovechar al máximo las demostraciones de sus productos.

Las demostraciones de software en vivo son un recurso extremadamente valioso cuando se considera un nuevo software comercial. Pero muchas personas se sientan en las demostraciones de productos como espectadores pasivos y, por lo tanto, no obtienen mucho valor de ellas.

Sea un participante activo y prepárese para la demostración para que pueda aprovecharla al máximo. Dejará sus demostraciones con más información sobre cómo funcionará el software para su negocio específico y podría ayudarlo a abordar sus necesidades.

En este artículo, cubriremos lo que debe mantener al frente y al centro en las demostraciones de software. Al establecer una agenda para la demostración, puede asegurarse de que el proveedor aborde sus preguntas y necesidades y, en última instancia, se sentirá más seguro en su selección final de software.

Establezca una agenda para las demostraciones de sus productos que cubra estos 4 temas clave

Las demostraciones de software toman un tiempo precioso y, a veces, puede parecer que no tiene el control del proceso. Al planificar los temas clave que desea cubrir con anticipación, puede guiar al proveedor para que le muestre qué funciones de software serán más importantes para usted y fomentar una experiencia más personalizada.

Establezca una agenda de antemano con todas las consideraciones que desea cubrir, incluidas las siguientes:

1. Diferenciadores de productos

Al final del proceso de demostración, la pregunta más importante que debe responder es: "¿Qué producto es el mejor para mi negocio?" Con ese fin, debe ver qué productos se destacan entre la multitud en función de las necesidades de su negocio.

• Facilidad de uso: el software que elija debe ser relativamente fácil de adoptar para su equipo. Preste mucha atención al diseño de cada solución y cuán intuitiva sería para los nuevos usuarios.
• Interfaz de usuario: es probable que pase mucho tiempo con este software, por lo que desea una interfaz de usuario intuitiva. Muchos usuarios también prefieren software que sea estéticamente agradable.
• Integraciones: si su empresa ya usa otro tipo de software que desea conectar al nuevo producto, asegúrese de preguntarle al proveedor qué integraciones admite el producto. Profundice en cómo funcionan las integraciones, especialmente si necesita una integración integrada en lugar de simplemente conectarse a través de una herramienta de integración de terceros.
• Funciones: los proveedores de software hablarán sobre las "mejores" funciones del producto, pero es posible que no cubran lo que necesita que haga el software. Es importante tener una lista de las características que le gustaría que el proveedor de software repasara en su presentación. Solicite ver sus características imprescindibles en acción.
• Personalización: si lo desea, averigüe si el software se puede adaptar o no a sus necesidades. Los proveedores pueden o no estar dispuestos a trabajar con usted en la personalización. Si un proveedor promete que agregará algo por usted, pídale que incluya esa promesa en su contrato.

2. Costo total de propiedad

A menudo, el precio es la primera pregunta que hacen las empresas cuando buscan software. Eso es comprensible. Pero una respuesta útil implica algo más que el precio de etiqueta. Necesita saber el costo total de propiedad. Eso incluye cuánto cuesta comprar, implementar y mantener el software.

• Compras: pregunte sobre los precios y, si hay niveles de precios, qué se incluye con cada nivel. También pregunte sobre cualquier cargo de compra adicional, como tarifas por usuarios adicionales o capacidad de datos. Muchos proveedores ofrecen descuentos para quienes pagan anualmente (en lugar de mensualmente) o para organizaciones sin fines de lucro, así que pregunte sobre formas de reducir el precio.
• Implementación: pregunte sobre los costos de implementación proyectados, como si el proveedor cobra por la instalación (para soluciones en las instalaciones) o la capacitación.
• Mantenimiento: pregunte si el proveedor cobra por las actualizaciones posteriores a la compra o por el servicio y soporte continuo al cliente. Si el software utilizará el servidor de un proveedor, pregunte acerca de las tarifas de energía o uso asociadas. También necesita saber si hay otros costos para el usuario final que deba anticipar.

3. Soporte de proveedores

¿Estarás solo una vez finalizada la compra? Si es así, ¿se siente cómodo con eso? Decida con anticipación el nivel de atención al cliente que necesitará su empresa y si está dispuesto a pagar más por ello.

• Capacitación: pregúntele a su líder de demostración si la capacitación está incluida y, de ser así, cómo funciona y qué cubre. Si hay capacitación disponible, averigüe si es para usuarios seleccionados o para todo un equipo. También puede preguntar acerca de los puntos conflictivos comunes para la incorporación de empleados y cómo contrarrestarlos. Si tiene un equipo de TI interno, hable con ellos antes de las demostraciones en caso de que tengan alguna pregunta de implementación técnica que les gustaría que les hiciera a los proveedores.
• Soporte: algunos proveedores cobran extra por diferentes niveles de servicio al cliente (como solo correo electrónico versus soporte telefónico). Pregúntele a su líder de demostración sobre los niveles de servicio y cuánto cuestan. Asegúrese de salir con una idea de la logística del servicio, por ejemplo, si el soporte está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, solo durante ciertas horas o en una zona horaria diferente.

4. Datos y privacidad

Las empresas corren el riesgo de perder una cantidad sustancial de dinero debido a una violación de la seguridad de los datos, sin mencionar el impacto significativo y duradero en la confianza del cliente. Por lo tanto, es importante que los productos de software que utilice tomen en serio la seguridad de sus datos y los datos de sus clientes.

• Seguridad: pregunte qué tipo de seguridad utiliza el proveedor para sus bases de datos y qué procesos tiene implementados para proteger su información.
• Cumplimiento: si tiene una base de clientes internacional, pregunte sobre el cumplimiento de GDPR. Si opera en los EE. UU., pregunte si serán una queja de la CCPA para 2020, cuando la ley del estado de California entre en vigencia.

No programe demasiado las demostraciones de productos

Participar en demasiadas demostraciones de software hará que se ejecuten juntas y también quitará un tiempo valioso de las responsabilidades diarias de su equipo. La demostración se utiliza mejor como un método para conocer en profundidad sus tres o cinco mejores opciones de software.

No empaque demasiadas demostraciones en un solo día. Programe no más de dos demostraciones por día y no más de cinco en total. Si se enfoca solo en su lista restringida, estará mejor equipado para hacer una selección final después de las demostraciones.