7 sencillos pasos para configurar un sistema telefónico VoIP en casa o en la oficina

Cada vez más empresas están considerando hacer el cambio a VoIP.
Las facturas mensuales más baratas y las funciones más avanzadas son atractivas, pero algunas empresas aún dudan en seguir adelante.
Piensan que los costos de hardware son demasiado altos o que configurar todo será un proceso desafiante y que consumirá mucho tiempo.
Pero si se prepara y elige el proveedor adecuado, su transición a un sistema telefónico en la nube puede ser perfecta.
Le mostraremos exactamente cómo configurar VoIP para su empresa, reducir los costos iniciales y aprovechar al máximo su nuevo sistema telefónico VoIP.
Aprenda cómo configurar un sistema telefónico VoIP, paso a paso.

1. Pruebe su red y conexión a Internet
2. Invierta en el hardware de VoIP adecuado
3. Encuentre un proveedor de VoIP con las funciones adecuadas
4. Cómo obtener un número de teléfono comercial
5. Configure su sistema telefónico VoIP
6. Pruebe sus nuevas líneas VoIP
7. Capacite a su personal para aprovechar al máximo las funciones de VoIP

¿En qué se diferencia un sistema telefónico VoIP?

Antes de pasar a los detalles, debemos establecer qué diferencia al teléfono de Protocolo de voz sobre Internet ( VoIP ) de un teléfono analógico.
Un teléfono analógico se conecta directamente con la Red Telefónica Pública Conmutada (PSTN) a través de líneas fijas dedicadas. Las llamadas telefónicas son facilitadas por la compañía telefónica local, efectivamente requieren una conexión directa a un conector telefónico.

Los teléfonos IP se conectan a la red telefónica a través de un proveedor de VoIP a través de Internet . Convierte el audio en paquetes de datos y los transmite utilizando el Protocolo de Internet (IP). El centro de datos del proveedor luego transforma las señales en analógicas y las transfiere a través de la PSTN.
Dado que los teléfonos SIP no necesitan líneas fijas dedicadas, es más fácil escalar una oficina con VoIP. Con un sistema telefónico tradicional, para compartir el servicio telefónico con varios empleados, se requiere una centralita privada ( PBX ) en las instalaciones.

Ahora que sabe qué es VoIP, analicemos cómo puede comenzar a configurar su sistema telefónico VoIP. Si aprendes mejor a través.

1) Pruebe su red y conexión a Internet

Es posible que le preocupe cuánto ancho de banda usa VoIP , pero una regla general es de aproximadamente 100 kbps de carga y descarga por línea.
La mayoría de los proveedores de servicios de Internet ahora ofrecen velocidades de gigabit con sus planes comerciales. Por lo tanto, su conexión actual es más que probable que sea lo suficientemente rápida para un sistema telefónico VoIP. Una advertencia es que algunas conexiones domésticas tienen velocidades de carga mucho más lentas, como algunas conexiones DSL.
Además de la velocidad, los problemas que afectan la calidad de las llamadas VoIP suelen estar relacionados con la inestabilidad de una conexión. Jitter y pérdida de paquetes son dos métricas a examinar. Se prefiere una conexión a Internet por cable, como fibra o cable. El microondas y otras opciones son demasiado inestables.
Y el hardware de su red también puede convertirse en un cuello de botella. Si el enrutador o la red no pueden manejar los picos de tráfico, podría experimentar audio entrecortado u otros problemas como llamadas caídas. Wi-Fi funciona bien en la mayoría de los casos, pero una conexión por cable siempre es mejor.
Realice una prueba de velocidad de VoIP para evaluar su red e identificar posibles problemas. Los resultados le darán una buena idea de si su conexión puede manejar o no una instalación de VoIP.
También puede explorar la configuración de la calidad de servicio (QoS) para priorizar los paquetes y datos de VoIP. De esa forma, el tráfico de voz se coloca por encima del tráfico como YouTube o Netflix, lo que garantiza menos latencia y pérdida de paquetes.

2) Invierta en el hardware de VoIP adecuado

Si ya tiene un proveedor de VoIP, el siguiente paso de su configuración de VoIP es invertir en hardware de VoIP. Dado que VoIP se ha convertido en un estándar para las empresas en los últimos años, existen muchas opciones de vanguardia. Mire el video a continuación para obtener un desglose rápido de los tipos de equipos que necesitará para poner en funcionamiento su sistema de VoIP.

Si desea que sus llamadas telefónicas suenen bien, debe invertir en un teléfono de escritorio VoIP de alta gama como el Polycom VVX601. También hay opciones menos costosas para ambos teléfonos de escritorio disponibles si todo lo que necesita es hacer y recibir llamadas telefónicas.
Los auriculares VoIP son excelentes para complementar su teléfono comercial para que pueda caminar durante las llamadas. Los agentes tendrán sus manos disponibles para buscar información del cliente, chatear con su equipo o agregar notas a un CRM.

¿Quiere conservar sus viejos teléfonos de escritorio? Utilice un adaptador de VoIP

Si desea utilizar el equipo telefónico de su oficina actual, aún puede utilizarlo con VoIP. Con un adaptador de teléfono analógico (ATA), puede cambiarse a VoIP y conservar todos sus teléfonos analógicos. El adaptador VoIP funciona entre los teléfonos y su red , digitalizando las señales analógicas.
Como no cambia ningún equipo, todos los miembros del personal ya saben cómo funcionan los teléfonos. No necesitará capacitar a su personal.

Minimice los costos de hardware con softphones

Otra forma de reducir sus costos es considerar el uso de una aplicación de teléfono comercial en lugar de un teléfono de escritorio. Estas aplicaciones también se conocen como softphones. Puede descargar el softphone a su computadora o teléfono inteligente.
Debido a que VoIP usa Internet, no necesita hardware dedicado. De esa manera, puede omitir algunos de los pasos de la instalación de un teléfono de oficina .
Un softphone es una pieza de software o una aplicación móvil que le permite recibir y realizar llamadas telefónicas. Funciona como un teléfono normal para manejar llamadas telefónicas. Con un servicio de VoIP , puede marcar números en cualquier teléfono o red móvil.
Con la aplicación Nextiva para escritorio, todo lo que necesita para manejar llamadas de manera eficiente es un auricular USB o Bluetooth de calidad. Si está en su computadora portátil, ya tiene un micrófono y parlantes listos para llamadas telefónicas instantáneas. La aplicación Nextiva también está disponible para cualquier dispositivo Android o iOS para que su equipo pueda manejar llamadas comerciales en sus teléfonos celulares.

3) Encuentre un proveedor de VoIP con las funciones adecuadas

Cambiar a VoIP no solo significa que puedes reemplazar tu teléfono fijo. También es una oportunidad para trasladar las comunicaciones de su empresa al siglo XXI, sin costo adicional.
A finales de 2019, encuestamos a más de 1000 profesionales sobre la comunicación empresarial y utilizamos los conocimientos para crear el Informe sobre el estado de la comunicación empresarial de 2020 . Una de las ideas clave fue que más de una de cada tres empresas había perdido clientes debido a errores de comunicación internos.
El proveedor de VoIP correcto lo ayudará a superar estos problemas. Su empresa obtendrá las funciones que necesita para eliminar los silos y crear comunicaciones eficientes entre departamentos.
Puede obtener un CRM, análisis de llamadas y comunicaciones unificadas, no solo un servicio telefónico. Entonces, antes de elegir, asegúrese de que el proveedor tenga las funciones adecuadas que su empresa necesita.
A continuación se enumeran algunas de las funciones de VoIP que obtiene con Nextiva:

• Enrutamiento de llamadas avanzado : enrute las llamadas entrantes a los agentes disponibles en su negocio con políticas flexibles.
• Operador automático : dé la bienvenida a las llamadas entrantes con un mensaje grabado y opciones para ayudar a guiarlos al departamento correcto.
• Análisis de llamadas : acceda a informes detallados que muestran el rendimiento de los agentes individuales y del centro de llamadas.
• Llamada emergente : muestra información relevante sobre las personas que llaman automáticamente al responder llamadas entrantes.
• CRM integrado : apoye a sus clientes y equipe a sus equipos de ventas con una vista del cliente.
• IVR : la respuesta de voz interactiva utiliza el reconocimiento de voz para ayudar a los clientes a llegar al departamento correcto y resolver problemas simples.
• Correo de voz a texto : mejore la eficiencia de responder al correo de voz al recibirlos a través de SMS.
• Llamadas internacionales de bajo costo : las tarifas de llamadas internacionales de Nextiva comienzan desde $ 0.01 por minuto.

Para las empresas, también ofrecemos comunicaciones unificadas y funciones más avanzadas, como el cifrado de llamadas. En particular, la red de Nextiva tiene numerosos centros de datos redundantes que brindan a su organización la alta confiabilidad y el rendimiento que necesita para escalar.

4) Cómo obtener un número de teléfono comercial

Dependiendo de su proveedor de VoIP, se puede incluir un número de teléfono local con cualquier plan de VoIP que elija. Este es el caso de Nextiva.
Tiene varias formas de obtener un número de teléfono para su negocio. Si ya tiene uno, lo transferiría. De lo contrario, puede seleccionar un número local que esté disponible o elegir un número gratuito.

Diferentes tipos de números de teléfono:

• Números de teléfono locales: un número de teléfono de área local es perfecto para pequeñas empresas y empresas que tienen un área de mercado limitada. Los números locales suelen ser gratuitos, pero pueden costar hasta $10 al mes.
• Números de teléfono gratuitos: un número gratuito es un número 800 no relacionado con la ubicación y puede parecer más profesional y confiable para sus clientes. Tus clientes no tendrán que pagar al llamar a tus líneas de soporte. Un número gratuito normalmente cuesta alrededor de $10/mes.
• Números personalizados: los números personalizados suelen ser números gratuitos memorables que deletrean palabras específicas, por ejemplo, 1-800-FLORES. Estos números generalmente cuestan entre $ 10 y $ 50 por mes. Para asegurar un número reconocible, es posible que también deba comprar el número a un proveedor externo.

Nextiva proporciona números de teléfono comerciales locales para todos los estados de EE. UU. y también ofrece números de teléfono gratuitos y virtuales.
Relacionado: ¿Cómo obtengo un número de teléfono comercial?
Si no desea un nuevo número, Nextiva ofrece portabilidad gratuita para que pueda mantener sus números de teléfono existentes sin ningún costo adicional.

Mantenga su número comercial existente con la portabilidad

La portabilidad de números es la forma de transferir números de teléfono de su proveedor de servicios actual al nuevo. Gestionamos la portabilidad de números de forma gratuita para todos los clientes de Nextiva.
Para transferir cualquier número a Nextiva, siga los tres sencillos pasos a continuación.

1. Elige tu plan de telefonía comercial. Elija el plan que se adapte a su negocio con funciones potentes.
2. Solicitar números temporales. Háganos saber que necesita números temporales y los tendremos listos el primer día. Puede configurar el desvío de llamadas con su antiguo proveedor y comenzar a usar Nextiva de inmediato.
3. Complete una carta de agencia (LOA). Proporcione todos los detalles necesarios para que nuestro personal pueda manejar el proceso de transferencia con su antiguo proveedor.

Después de completar este proceso, nuestro equipo se encarga de la portabilidad en 10 a 20 días hábiles. Lo mantendremos al tanto de su estado para que cambiar a VoIP sea fácil y sin inconvenientes.

5) Configure su sistema telefónico VoIP

Una vez que tenga un proveedor y hardware, es hora de completar la configuración en su oficina. Los pasos específicos dependen del hardware y del número de empleados.

Solo vendemos teléfonos y teléfonos que están listos para enchufar y usar. A continuación, describimos el proceso simple de poner en marcha su VoIP con nosotros. Si usa otros proveedores o compra teléfonos de un tercero, el proceso puede requerir pasos adicionales.

Cómo configurar teléfonos de escritorio y microteléfonos VoIP

Los pasos necesarios dependen del modelo que haya comprado y de la configuración de su red. Con un conmutador de red estándar instalado, el proceso de configuración es simple. Si tiene alimentación a través de Ethernet (PoE), la señal eléctrica se transmite por un cable, lo que evita que necesite un adaptador de CA.

Teléfonos de escritorio VoIP o microteléfonos sin PoE:

• Enchufe el adaptador de CA en el tomacorriente, luego conéctelo a la base del teléfono o auricular.
• Conecte el teléfono IP al conmutador o enrutador mediante un cable CAT5e o CAT6.
• Espere a que el teléfono se inicialice, luego verifique el tono de marcación.

Si tiene un enrutador compatible con Power over Ethernet (PoE), el proceso es ligeramente diferente pero es incluso más rápido.

Teléfonos de escritorio VoIP a enrutadores habilitados para PoE:

• Conecte los teléfonos con el conmutador o enrutador habilitado para PoE con cables Ethernet. Manténgase dentro de la longitud máxima recomendada para cables de par trenzado de 328 pies.
• Una vez conectado, el teléfono debería encenderse. Debería establecer automáticamente una conexión con su proveedor de VoIP.

Cómo configurar auriculares VoIP

No todos los auriculares ofrecen la función de respuesta de un toque. Para usarlo, necesita un auricular moderno con un solo toque habilitado y conéctelo con cables Electronic Hook Switch (EHS).

Auriculares y teléfonos VoIP inalámbricos compatibles con cable EHS:

1. Enchufe el adaptador de CA en la toma de corriente más cercana y en la unidad base de los auriculares.
2. Conecte el cable EHS a la unidad base de los auriculares.
3. Enchufe el otro extremo en el teléfono de escritorio en el puerto de red del auricular y en el puerto EHS. Para obtener instrucciones más detalladas, siga el manual de instrucciones de EHS.
4. Póngase los auriculares y presione el botón de control de llamadas para verificar la conexión.

Para los auriculares con cable que utilizan un conector de teléfono normal, el proceso es aún más sencillo.

Auriculares y teléfonos de escritorio con conectores/puertos para auriculares:

1. Enchufe el conector del cable de los auriculares en el puerto de auriculares marcado con un cable de conexión directa. Muchos modelos marcan el puerto de auriculares con un pequeño icono a la izquierda.
2. Póngase los auriculares y presione el botón de control de llamadas para verificar el tono de marcado.
3. Realice una llamada de prueba para confirmar el volumen y la calidad de la llamada. Si el volumen de los auriculares es bajo, es posible que necesite un amplificador.

6) Pruebe sus nuevas líneas VoIP

Si hiciste todo bien y tienes una conexión rápida, no tendrás ningún problema. Es mejor prevenir que lamentar.
Cosas a las que debe prestar atención al hacer las llamadas:

• Calidad de audio : ¿Las llamadas son claras y consistentes? ¿Hay algún signo estático o de otro tipo de audio de baja calidad?
• Latencia: ¿Hay retrasos significativos entre que dices algo y el receptor lo escucha?
• Estabilidad de la conexión: ¿Alguna de las llamadas se interrumpió temporalmente? Algunas configuraciones de firewall pueden hacer que las llamadas se interrumpan por completo después de 11 minutos, por lo que vale la pena probar durante al menos 15-30 minutos.

También debe intentar probar sus líneas cuando hay mucha otra actividad en la red. La congestión de la red puede provocar una variedad de problemas de línea, desde llamadas interrumpidas hasta audio entrecortado y más.
Consejo profesional: una conexión directa por cable siempre es preferible al uso de Wi-Fi. Para una latencia mínima y otros problemas de VoIP, opte por Ethernet en lugar de una conexión Wi-Fi.
También puede llamar a un número de servicio de diagnóstico para confirmar su identificador de llamadas llamando al (800) 444-4444.
Relacionado: 10 problemas comunes de VoIP (+ soluciones fáciles)

7) Capacite a su personal para aprovechar al máximo las funciones de VoIP

Para muchas pequeñas empresas, el cambio a VoIP representa la primera vez que tienen funciones telefónicas comerciales significativas.
Estas funciones de llamadas no suelen estar incluidas en los planes de telefonía tradicionales. Con Nextiva, puede integrar los teléfonos directamente con un CRM , crear políticas de enrutamiento personalizadas, reenviar mensajes de voz a correo electrónico, reenviar llamadas, grabar llamadas en la nube y mucho más.
Para asegurarse de que su personal haga uso de estas funciones, debe reservar tiempo para capacitar a su equipo.
Puedes pensar que no es necesario. Pero es. El 63% de los gerentes respondió que la adopción de nuevas tecnologías en su oficina fue demasiado lenta. Los empleados quieren usar equipos de comunicación comercial para poder concentrarse en atender a los clientes y cerrar ventas.
Con Nextiva, no tiene que hacer sus propios materiales de capacitación o presentaciones. Puede utilizar nuestra amplia biblioteca de videos de capacitación , manuales de usuario y guías en línea. Facilitan la comprensión de la nueva interfaz de CRM y todas sus funciones.
Del mismo modo, también puede comunicarse con nuestro equipo de atención al cliente si desea orientación y ayuda personalizadas sobre cualquier problema.

Configuración de VoIP sin esfuerzo con Nextiva

Una de las razones por las que nuestros clientes nos aman es porque es muy fácil comenzar con Nextiva. Hemos probado todo y seleccionado a mano un catálogo de teléfonos y hardware de alta calidad. Aprovisionamos todos nuestros teléfonos para que todo lo que necesite hacer sea enchufarlos.
No necesita acceder a los teléfonos por su dirección IP o jugar con el firmware para asignarlos a su cuenta de VoIP. En cambio, solo necesita asignar los teléfonos a su personal desde una conveniente interfaz en línea.
Nuestro plan básico de VoIP para pequeñas empresas comienza en solo $ 20 por usuario por mes. Tiene todas las características que una empresa en crecimiento necesita para operar. Todos nuestros planes incluyen llamadas ilimitadas en los EE. UU., Canadá y Puerto Rico. Es el sistema telefónico perfecto para equipos remotos . Funciona en la oficina y en casa.
Hemos ganado muchos premios por nuestro increíble servicio. Te ayudaremos en cada paso del camino. Lo ayudarán con la instalación, resolverán cualquier problema y resaltarán las funciones más útiles para su empresa.