Cómo configurar una gestión de gastos eficiente

Optimizar su gestión de gastos le ayudará a ahorrar tiempo y dinero. Si planea escalar su negocio o expandirse a múltiples ubicaciones, tener una buena estructura de gastos le dará una base sólida sobre la cual construir.

Hablamos con Patricia MacCarthy, asociada sénior de crecimiento y planificación financiera de Juni, quien comparte una guía paso a paso para crear una gestión de gastos eficiente para su negocio de comercio digital.

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Crear una estructura de política sólida

Establecer una política de gastos conocida dentro de tu negocio es clave para una buena gestión. Un proceso estandarizado en un formato fácilmente disponible, como un documento, una página web interna o un software como Notion, facilitará el cumplimiento de sus empleados.

En la estructura de su póliza, puede enumerar proveedores recomendados y límites de gasto para gastos como viáticos para viajes de negocios. También es esencial aclarar qué es y qué no es aceptable, por ejemplo, en viajes en primera clase o en clase ejecutiva. También debe incluir información sobre cómo los empleados deben pagar los gastos y cómo recibir un reembolso si es necesario. Cualquiera que sea el contenido de su póliza, asegúrese de que su póliza sea fácil de encontrar, conocida y comprensible.

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Distribuir tarjetas de crédito de la empresa.

Dar tarjetas de empresa a los empleados puede reducir la cantidad de dinero que los equipos administrativos de finanzas gastan en la gestión de gastos. Cuando los empleados pueden simplemente usar la tarjeta y cargar sus propios recibos, no hay necesidad de administración adicional en torno al reembolso, la búsqueda de recibos o el llenado de formularios.

Las tarjetas de empresa suelen ir acompañadas de la capacidad de establecer límites de gasto y activar o desactivar tarjetas fácilmente, lo que hace que los controles automatizados sean mucho más fluidos.

Con Juni, puede crear tantas tarjetas virtuales en SEK, GBP, EUR o USD como necesite y establecer controles para monitorear, limitar o bloquear el gasto de medios a nivel de tarjeta. Los gerentes y su equipo de finanzas se beneficiarán de una mayor visibilidad y control del gasto. Puede obtener financiamiento rápido y flexible con Juni Capital si necesita aumentar su flujo de efectivo. Lea más sobre Juni Capital y vea la disponibilidad para su país aquí.

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Elija un sistema de gestión de gastos con automatización

Al elegir un sistema de gestión de gastos, asegúrese de que incluya automatización para ayudarlo a ahorrar tiempo, disminuir los errores y mejorar su flujo de trabajo. El software que utilice depende de las necesidades de su negocio. Pero, cuando se trata de gasto en medios, Juni es una plataforma financiera que puede ahorrarle tiempo con la automatización.

Juni puede recopilar y escanear sus facturas de Google Ads y Facebook Ads automáticamente y completar previamente todos los detalles de pago con nuestras integraciones. También hacemos coincidir sus facturas pagadas con las transacciones correctas, para que usted no tenga que hacerlo. También puede beneficiarse de información automatizada y datos en tiempo real sobre su gasto publicitario en un panel inteligente. La amplia gama de integraciones de Juni puede ayudar a agilizar la gestión de sus gastos.

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Integre con su software de contabilidad

Su herramienta de gestión de gastos debe integrarse con su software de contabilidad. Esto eliminará las tareas de cargar manualmente transacciones, recibos y otra información para crear entradas de diario, ahorrándole mucho tiempo.

Juni se integra con Xero para sincronizar automáticamente su alimentación bancaria. También puede realizar exportaciones sin problemas a software como Netsuite o Fortnox. Pronto, lanzaremos exportaciones de archivos SIE y otras herramientas para simplificar su proceso de contabilidad para que pueda ahorrar aún más tiempo valioso.

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Asegúrese de estar rastreando e informando

El seguimiento y los informes regulares en su software de contabilidad, ERP o una plataforma financiera como Juni son vitales para una gestión de gastos eficaz. El seguimiento de los gastos le permite detectar tendencias y tomar decisiones basadas en ellas lo antes posible.

El seguimiento regular en realidad puede ahorrarle dinero: si ve que el gasto es demasiado alto en un área en particular, como los viajes, puede actuar rápidamente para reducirlo. O, si nota que los gastos son más bajos de lo previsto, tal vez le quede dinero para invertir en otra parte del negocio.

Otro beneficio del seguimiento regular es detectar fraudes o reclamos de gastos ilegítimos, que podrían ser más difíciles de detectar si tiene una gran empresa con muchos empleados. Identificar transacciones inusuales es más fácil cuando tiene un sistema centralizado y automatizado.

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Trabaje con sus partes interesadas

Al configurar su política de gastos y optimizarla con el tiempo, es importante comprometerse con las partes interesadas de toda la empresa. Con quién hable variará de un negocio a otro, pero aquí hay algunos ejemplos:

Comercial o Ventas

El jefe de Comercial o Ventas puede ofrecer pautas sobre presupuestos razonables para los representantes de ventas que pueden necesitar reunirse con clientes y viajar con frecuencia. También podrían proporcionar información valiosa desde un aspecto financiero y de desarrollo comercial: tendrán un buen conocimiento del gasto histórico en su departamento. Deben poder dar una visión informada de los costos aproximados para diferentes gastos.

personas o recursos humanos

El equipo de personas o recursos humanos podrá asesorar sobre los costos externos y de creación de equipos y también comparar lo que están haciendo otras empresas para atraer talento y mantener a los empleados comprometidos.

Liderazgo superior y otros responsables del presupuesto

El liderazgo superior tendrá información sobre qué gastos son necesarios dentro de sus departamentos. Por ejemplo, el liderazgo senior de marketing puede asesorar sobre qué tipo de gasto se necesitará para atraer clientes.

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Qué considerar si está escalando a varios países

Cuando configura un sistema sólido de gestión de gastos, la mayor parte de su trabajo se podrá transferir a otros países. Por lo tanto, si hace crecer el negocio y escala globalmente, estará en una buena posición para administrar los gastos de manera eficiente. Sin embargo, debe ser consciente de sus implicaciones fiscales.

Conozca sus implicaciones fiscales

Los gastos comerciales pueden deducirse de su obligación tributaria. Pero, cómo funciona esto diferirá entre las diferentes regiones. Por ejemplo, qué constituye una cantidad razonable de dinero para gastar en entretenimiento, qué es aceptable clasificar como gasto laboral y cómo se codifican estos gastos en su contabilidad.

Debe asegurarse de que la orientación que brinda a los empleados como empresa se alinea en los diferentes países y sus organismos reguladores. El cumplimiento fiscal es un aspecto esencial de escalar a otros países, así que asegúrese de hacer su debida diligencia y comprender claramente qué es y qué no es aceptable.

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Revisa periódicamente tu póliza

Una vez que haya creado su política, deberá revisarla regularmente, especialmente si está escalando el negocio. La buena noticia es que incluso si se expande a varios países, la mayor parte de su gestión de gastos probablemente no necesitará cambiar, solo necesita asegurarse de que cumple con los requisitos.