Cómo optimizar la utilización facturable en su PYME

Como propietario de un negocio, usted ya opera con márgenes ajustados y recursos limitados. Por lo tanto, es vital optimizar los recursos existentes y maximizar las ganancias reduciendo las pérdidas y las ineficiencias .

Aquí es donde entra en juego calcular, rastrear y mejorar su utilización facturable .

Si no está familiarizado con este término, es simplemente una medida de cuánto tiempo dedican sus empleados al trabajo que genera ingresos directamente. Mejorar la utilización facturable puede aumentar la eficiencia general de su empresa y ayudarle a generar más ingresos sin invertir recursos adicionales .

En este artículo, explicaremos en detalle la utilización facturable y le mostraremos formas de mejorarla para su negocio.

¿Qué es la utilización facturable y por qué es importante?

La utilización facturable es el porcentaje de tiempo que sus empleados y miembros del equipo dedican al trabajo que genera ingresos. Puede calcularlo para todo su equipo y para empleados individuales.

En otras palabras, la puntuación de utilización facturable de un empleado muestra qué parte de su tiempo de trabajo total se dedica a trabajos que producen resultados comerciales que generan ingresos.

Un alto porcentaje de utilización facturable muestra que está utilizando sus recursos de manera eficiente e invirtiendo su tiempo en los proyectos más críticos. Por otro lado, una puntuación de utilización facturable baja significa que debe optimizar sus procesos y reevaluar sus planes de recursos con planificación de capacidad .

Por ejemplo, digamos que una agencia de marketing contrata a un costoso redactor para trabajar en un nuevo proyecto . Querrían maximizar la utilización facturable del redactor asegurándose de trabajar únicamente en proyectos facturables de clientes.

Pero si el redactor pasa una gran parte de su tiempo en reuniones, lidiando con cuellos de botella o tareas técnicas como configurar una herramienta de página de destino o instalar WordPress, sus horas facturables disminuirán porque la agencia no puede cobrarle al cliente por esas horas.

Por lo tanto, la agencia debe garantizar que del total de horas de trabajo disponibles del redactor , poco o ningún tiempo disponible se dedique a trabajos fuera del proceso de redacción.

Los beneficios de medir la utilización facturable

Conocer la utilización facturable de su equipo tiene varios beneficios. Al realizar un seguimiento de esta métrica , puede:

• Compare su eficiencia y funcionalidad con los puntos de referencia de la industria y realice ajustes
• Garantiza que se asignen los recursos adecuados para los trabajos adecuados
• Incrementar la rentabilidad sin invertir recursos adicionales
• Obtenga una imagen clara de su capacidad de recursos para asumir proyectos futuros
• Informe la planificación de su proyecto y la asignación de recursos para proyectos facturables.

¿ Qué es una buena tasa de utilización facturable ?

La utilización cien por cien facturable no es posible ni deseable. Incluso sus empleados más eficientes necesitan tiempo para capacitación, desarrollo de habilidades y tareas administrativas que no son directamente facturables. La puntuación ideal también varía según la naturaleza del trabajo, ya que algunas funciones son más adecuadas para la facturación directa que otras.

Generalmente, una empresa de servicios profesionales debe aspirar a una tasa facturable superior al 80 por ciento. Sin embargo, cada industria tiene diferentes puntos de referencia, por lo que es esencial ver la puntuación en el contexto de su industria en particular.

Si sus puntajes están por debajo del punto de referencia de la industria, está subutilizando sus recursos disponibles y debe optimizar su utilización facturable . Por otro lado, si está significativamente por delante de las cifras promedio de la industria, está sobreutilizando sus recursos, lo que podría provocar agotamiento y reducir la productividad y eficiencia de los empleados a largo plazo.

Utilización facturable frente a utilización de recursos

Aunque estos dos términos suelen confundirse, transmiten aspectos diferentes de su negocio. La utilización de recursos representa todas las tareas y actividades de su equipo, incluidas las horas no facturables . La utilización facturable es una métrica más específica que representa el porcentaje de tiempo que su equipo dedica a tareas y actividades facturables.

Cómo calcular la utilización facturable

Calcular la utilización facturable es bastante sencillo. Se toma el número total de horas facturables y se divide por el total de horas disponibles , excluyendo cosas como días festivos y actividades no facturables .

Este porcentaje luego se multiplica por 100 para obtener su tasa de utilización facturable .

Utilización facturable = (horas facturables/total de horas disponibles ) x 100

Por ejemplo, si su empresa tiene 1200 horas facturables al año y el total de horas disponibles (menos días festivos) es 2000, su utilización facturable sería (1200/2000) x 100 = 60 por ciento.

Puede utilizar la misma fórmula para calcular la utilización de empleados individuales.

Cómo realizar un seguimiento de las horas facturables

La forma más confiable de realizar un seguimiento de las horas facturables es mediante el uso de un sistema de seguimiento del tiempo centralizado y totalmente automatizado que registre las actividades de su equipo, administre hojas de horas completas y le brinde una imagen clara de sus actividades diarias.

El desafío, por supuesto, es garantizar que todos los miembros del equipo registren su tiempo de manera honesta y regular.

A continuación se ofrecen algunos consejos para que esto suceda:

• Explique los beneficios del seguimiento del tiempo a su equipo y cómo ayuda a que su negocio sea más eficiente.
• Aclare cómo registrar todo ayuda a resaltar el desempeño de su equipo.
• Haga que el seguimiento del tiempo sea sencillo y sin complicaciones.
• Comparte recordatorios.
• Realice auditorías diarias o semanales en diferentes niveles para garantizar que su equipo registre las horas de trabajo y las tareas diarias.

Cinco formas de aumentar la tasa de utilización facturable para su empresa

Optimizar continuamente su utilización facturable es una de las mejores formas de aumentar la rentabilidad y acelerar el crecimiento empresarial.

He aquí cómo hacerlo.

1. Invierta en gestión de proyectos y herramientas CRM

Necesita un sistema de gestión de proyectos integrado que no sólo realice un seguimiento del tiempo sino que también le brinde una vista de 360 ​​grados de sus proyectos y los recursos asignados.

Conectándolo con un sistema CRM como Act! puede obtener visibilidad adicional en sus canales de ventas y marketing , lo que le permitirá planificar su carga de trabajo y la disponibilidad de recursos de manera más eficiente.

Combinar su CRM con su sistema de gestión de recursos le muestra:

• El total de horas disponibles de tu equipo
• Tiempo facturable actual y utilidad
• Clientes potenciales de ventas y marketing que están listos para incorporarse durante el próximo mes o trimestre.
• Miembros individuales del equipo con puntuaciones de utilidad altas o bajas.

Esta transparencia y conocimientos en tiempo real simplifican su toma de decisiones y le ayudan a aumentar la eficiencia.

2. Cambie o minimice las tareas no facturables

Evalúe cuidadosamente la carga de trabajo de su equipo para asegurarse de que no participen innecesariamente en tareas no facturables . Optimice su utilidad facturable trasladando tareas improductivas a recursos más baratos y minimizando las distracciones que perjudican la productividad.

3. Capacite y mejore las habilidades de sus empleados

A veces, la forma más sencilla de aumentar la eficiencia facturable es invertir en la formación y el desarrollo de su equipo. Con actualizaciones oportunas del conjunto de habilidades , pueden realizar las mismas tareas con mayor eficiencia, lo que resulta en una mayor rentabilidad .

4. Actualice su tecnología

Evalúe los equipos y la tecnología de su negocio para asegurarse de que estén en óptimas condiciones y no causen retrasos operativos. Si ve la necesidad, invierta en tecnología más avanzada para ayudar a su equipo a realizar las mismas tareas en menos tiempo.

5. Aprovechar la automatización

Cada empresa debe evaluar las tareas y operaciones que puede automatizar . Esto puede liberar sus recursos, aumentar la eficiencia y ayudarlo a obtener mejores resultados con menos recursos.

Por ejemplo, ¡Actúa! puede automatizar sus flujos de trabajo de ventas , soporte y marketing a través de herramientas como páginas de destino automatizadas, campañas de correo electrónico y puntuación de clientes potenciales.

La optimización de las horas facturables es una tarea fácil para las PYMES

Las PYMES no siempre tienen la liquidez para invertir en el crecimiento empresarial. Optimizar las horas facturables es una excelente forma de aumentar la rentabilidad sin grandes gastos. Mediante el uso de un sistema integrado de gestión de recursos junto con un CRM como Act! puede obtener toda la información que necesita para calcular, realizar un seguimiento y aumentar su trabajo facturable , lo que se traduce en una mayor eficiencia y crecimiento.

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