Cómo fusionar duplicados en Salesforce y HubSpot

¿La fusión de contactos de HubSpot tiene algún impacto en la base de datos de Salesforce?

En resumen, no.

Fusionar contactos en HubSpot no tiene ningún efecto en Salesforce en HubSpot Salesforce Sync. Sin embargo, solo el registro principal seleccionado en HubSpot continuará sincronizándose con Salesforce una vez que hayas combinado los dos registros. Cuando se utiliza la integración de HubSpot Salesforce, administrar duplicados puede resultar todo un desafío. A menos que puedas evitar completamente los datos duplicados (lo cual, seamos honestos, no siempre es fácil), aquí tienes una guía sobre cómo fusionar clientes potenciales y contactos duplicados en Salesforce cuando se integra con HubSpot.

¿Por qué son tan comunes los datos duplicados?

Cada CRM que he encontrado ha ampliado constantemente su número de registros. Sin evitar la entrada de datos duplicados, cualquier esfuerzo de limpieza resulta inútil.

Una de las principales causas de duplicados en Salesforce y mala calidad de los datos surge durante la importación de datos. Por ejemplo, las convenciones de nomenclatura incoherentes o los errores de formato de datos durante el proceso de importación pueden dar lugar a entradas duplicadas. Además, al importar datos de diversas fuentes, como diferentes departamentos o fuentes externas, aumenta la probabilidad de que se produzcan duplicados.

Si ingresa datos manualmente, inevitablemente encontrará más datos duplicados. Con varios usuarios ingresando datos, mantener la coherencia en todos los ámbitos puede ser un desafío. Además, algunos usuarios pueden crear registros duplicados sin darse cuenta si desconocen los datos existentes en el sistema, especialmente cuando la comunicación y la capacitación sobre el ingreso de datos no son claras.

Independientemente de la causa, los datos duplicados pueden ser un dolor de cabeza para cualquiera que intente darles sentido. No sólo genera ineficiencias e imprecisiones, sino que también obstaculiza la capacidad de obtener conocimientos significativos y tomar decisiones informadas basadas en datos confiables.

Implementar medidas efectivas para prevenir y gestionar duplicados es crucial para mantener la integridad de los datos y maximizar el valor de su sistema CRM.

Identificar duplicados para fusionar

Al administrar duplicados en la integración Salesforce-HubSpot, es común que los usuarios aprovechen herramientas de deduplicación de terceros, como dedupe.ly o DataGroomr . Sin embargo, el proceso de integración presenta ciertas limitaciones, particularmente en lo que respecta a identificadores únicos y criterios de coincidencia.

Tanto en Salesforce como en HubSpot, ciertos campos sirven como criterios de coincidencia de registros, a menudo denominados identificadores únicos. En el caso de HubSpot, la dirección de correo electrónico se considera el identificador único para los registros de contactos.

A diferencia de HubSpot, Salesforce utiliza múltiples propiedades como identificadores únicos.

Cuando sincronizas Salesforce con HubSpot, se comparan los datos de estos campos. Si los valores de estos campos coinciden entre las dos plataformas, el sistema reconoce que los registros representan el mismo contacto o cliente potencial. Así es como normalmente se identifican y previenen los duplicados.

Sin embargo, si Salesforce se ha configurado para usar otros campos (además de los predeterminados) para hacer coincidir e identificar duplicados, tal vez debido a las reglas de coincidencia personalizadas que tu organización ha configurado, HubSpot no necesariamente los reconocerá.

Por ejemplo, digamos que su organización utiliza un campo personalizado llamado "ID de cliente" en Salesforce para hacer coincidir contactos. Ha configurado una regla de coincidencia personalizada en Salesforce que identifica duplicados en función de este 'ID de cliente'. Sin embargo, cuando sincronizas Salesforce con HubSpot, HubSpot no reconocerá el "ID de cliente" como un campo coincidente a menos que lo hayas asignado específicamente a un campo correspondiente en HubSpot. Como resultado, si hay dos contactos con el mismo 'ID de cliente' en Salesforce, pero direcciones de correo electrónico diferentes, es posible que HubSpot no los marque como duplicados.

Precaución antes de fusionar

Antes de fusionar duplicados identificados en Salesforce, es esencial considerar los matices de la integración.

Asegúrate de que HubSpot también reconozca y utilice cualquier campo que estés usando para hacer coincidir en Salesforce. De lo contrario, podrías terminar con duplicados en HubSpot que no estén marcados como tales, debido a las diferencias en las reglas de coincidencia entre las dos plataformas.

Entendiendo HubSpot - Sincronización de Salesforce

Antes de profundizar en los pasos para fusionar duplicados, es esencial comprender cómo los clientes potenciales y los contactos de Salesforce coinciden con los contactos de HubSpot.

Cuando se crea un nuevo contacto en HubSpot, inicia un escaneo en Salesforce para identificar cualquier cliente potencial o contacto con la misma dirección de correo electrónico.

Aquí es donde se pone interesante: Salesforce devuelve estos registros coincidentes en orden aleatorio. Esto significa que no existe una regla u orden predeterminado (como alfabético o cronológico) que determine qué registro se devuelve primero. Debido a esta aleatoriedad, el primer registro de Salesforce que coincida con el nuevo contacto de HubSpot podría ser cualquiera de los clientes potenciales o contactos existentes con ese mismo correo electrónico.

Luego, HubSpot se sincroniza con este primer registro devuelto de Salesforce. Esto forma el vínculo inicial entre ese cliente potencial/contacto de Salesforce en particular y el nuevo contacto de HubSpot.

Sin embargo, este vínculo inicial no está fijo. Después de la primera sincronización, HubSpot se sincronizará con el registro actualizado más recientemente con ese mismo correo electrónico en Salesforce. Esto significa que si se actualiza otro cliente potencial o contacto en Salesforce con el mismo correo electrónico, HubSpot podría romper el enlace inicial y formar un nuevo enlace con este registro actualizado más recientemente.

Este comportamiento garantiza que HubSpot siempre se mantenga sincronizado con la información más actualizada en Salesforce. Pero también significa que el contacto de HubSpot podría terminar asociado con un registro de Salesforce diferente al que se sincronizó inicialmente.

Fusionar clientes potenciales o contactos de Salesforce con la misma dirección de correo electrónico

La fusión de clientes potenciales y contactos en Salesforce implica una serie de pasos sistemáticos para garantizar la coherencia y precisión de los datos.

Fusionar clientes potenciales o contactos en Salesforce usando HubSpot:

1. Identifique los clientes potenciales o contactos duplicados para fusionar: primero, averigüe qué clientes potenciales o contactos están duplicados.
   
   
2. Abre el cliente potencial o contacto en HubSpot: una vez que hayas identificado un duplicado, ve a tu cuenta de HubSpot y abre los detalles de ese cliente potencial o contacto.
   
   
3. Navegue hasta la propiedad ID de cliente potencial de Salesforce o ID de contacto de Salesforce: dentro de los detalles del cliente potencial o contacto en HubSpot, busque la propiedad ID de cliente potencial de Salesforce o ID de contacto de Salesforce. Esta identificación es única para cada cliente potencial o contacto en Salesforce y sirve como vínculo entre las dos plataformas.
   
   

4. Encuentra el cliente potencial o contacto que coincida con el ID de Salesforce del registro en HubSpot: ahora, regresa a Salesforce y usa este ID para buscar el cliente potencial o contacto correspondiente.
   
   
5. Utilice ese cliente potencial o contacto como registro maestro: una vez que haya encontrado el cliente potencial o contacto en Salesforce que coincida con el ID de Salesforce en HubSpot, considérelo como el registro maestro para fusionar. El registro maestro es aquel cuya información se mantendrá en HubSpot después de la fusión.
   
   
6. Fusionar los registros: En Salesforce, seleccione los registros duplicados e inicie el proceso de fusión, eligiendo el registro maestro identificado. Salesforce le permite combinar hasta tres registros duplicados por objeto a la vez y podrá seleccionar qué campos conservar en el registro maestro de cada uno de los registros combinados. La herramienta de administración de duplicados en Salesforce le muestra una lista de todos los campos que contienen valores diferentes y puede elegir qué valores conservar en el registro maestro final. Esta información luego se sincronizará con el registro correspondiente en HubSpot.
   

Administrar contactos combinados en HubSpot

Dentro de la configuración de tu integración de HubSpot Salesforce, tienes la capacidad de configurar las acciones que ocurrirán en HubSpot cuando los contactos y clientes potenciales se eliminen de Salesforce.

Recomendamos eliminar el registro de tu cuenta de HubSpot cuando se elimina en Salesforce.

Verifique esta configuración navegando a Configuración de HubSpot > Integraciones > Aplicaciones conectadas > Salesforce > Configuración de sincronización > Salesforce → HubSpot

Es importante considerar el historial de actividad de cada contacto en HubSpot antes de fusionar registros en Salesforce. Si el contacto que se fusionará (y posteriormente se eliminará en HubSpot) tiene un historial valioso, es mejor fusionar también los contactos en HubSpot para conservar estos datos.

Por ejemplo...

Imaginemos que tiene dos contactos en Salesforce: "Jane Francis" y "Jane F". Ambos contactos también existen en HubSpot y cada uno tiene un historial de actividad.

Jane Francis ha sido muy activa: abrió muchos de sus correos electrónicos, completó varios formularios en su sitio web y visitó su sitio varias veces. Jane F, por otro lado, no tiene mucha historia. Ha abierto algunos correos electrónicos pero no ha interactuado mucho más allá de eso.

Ahora ha decidido fusionar estos dos contactos en Salesforce y ha elegido a Jane Francis como registro maestro porque tiene información más completa.

Si tu configuración en HubSpot está configurada para eliminar el contacto que está fusionado en Salesforce, cuando fusiones a Jane Francis y Jane F en Salesforce, se eliminará el registro de Jane F en HubSpot.

Si Jane F no tuviera mucha historia en HubSpot, esto podría no ser gran cosa. Sus interacciones mínimas no son cruciales para comprender el comportamiento de su audiencia o sus esfuerzos de marketing.

Sin embargo, si Jane F tuviera un historial importante en HubSpot, como Jane Francis, su eliminación significaría perder toda esa información valiosa. Si tanto Jane Francis como Jane F tuvieran historiales de actividad importantes, lo ideal sería fusionar sus registros en HubSpot al mismo tiempo que los fusiona en Salesforce. De esa manera, conservará el historial de actividad de ambos contactos en el registro combinado.

Fusionar contactos en HubSpot

Para preservar el historial de actividad de ambos contactos en HubSpot al fusionarse en Salesforce, puedes desactivar la configuración de eliminación automática en HubSpot o fusionar rápidamente los contactos correspondientes en HubSpot después de la fusión de Salesforce.

1. Desactiva la configuración de eliminación automática: HubSpot tiene una configuración que eliminará automáticamente un contacto en HubSpot si ese mismo contacto se elimina en Salesforce. Si estás fusionando contactos en Salesforce y no quieres perder el historial de actividad asociado en HubSpot, puedes desactivar esta configuración. De esta manera, incluso después de la fusión en Salesforce, el contacto "no maestro" en HubSpot (en el ejemplo anterior, Fred) no se eliminará automáticamente.
   
   
2. Fusionar rápidamente en HubSpot: si no puedes o no quieres desactivar la configuración de eliminación automática, otra opción es fusionar rápidamente los contactos en HubSpot justo después de fusionarlos en Salesforce. Tendrías que hacer esto antes de que se produzca la siguiente sincronización entre HubSpot y Salesforce.
   
   

Fusionar registros después de la fusión de Salesforce

Una vez que hayas completado el proceso de fusión en Salesforce, dirígete al registro maestro en HubSpot. Elija Actions > Merge . Ahora, localice y seleccione Jane F (el contacto que planea fusionar en el registro maestro) y finalice la fusión de contactos.

Cómo lidiar con el error de HubSpot: el contacto ya no se sincroniza con Salesforce

Si optaste por conservar el registro de Jane F en lugar del sincronizado más recientemente en HubSpot, encontrarás un error de sincronización en el contacto restante de HubSpot. Este mensaje de error indica que el registro de Salesforce con el que HubSpot se estaba sincronizando anteriormente ya no existe. Para resolver esto, haga clic en Resync debajo del error. Si bien esta solución es sencilla, puede resultar laboriosa si se trata de cientos o miles de duplicados en los que se eligió el registro maestro incorrecto.

Fusionar clientes potenciales o contactos de Salesforce con diferentes direcciones de correo electrónico

HubSpot no identificará contactos con diferentes direcciones de correo electrónico como duplicados cuando se sincronicen con Salesforce. Al combinar estos campos en Salesforce o una herramienta de terceros, abre los registros de Jane Francis y Jane F en HubSpot y combínalos tal como lo hiciste en Salesforce.

Alternativamente, si Jane F no tiene un historial significativo, puedes fusionar los contactos o clientes potenciales directamente en Salesforce y permitir que HubSpot elimine el contacto fusionado (Jane F).

Administrar duplicados entre HubSpot y Salesforce puede parecer una tarea desalentadora, pero Six & Flow lo tiene cubierto. Como expertos en la integración de HubSpot Salesforce, poseemos un conocimiento profundo de las complejidades y complejidades involucradas en este proceso.

Estamos aquí para ayudarle a navegar por el complicado panorama de la gestión de datos, asegurándonos de que sus registros sean precisos y estén bien mantenidos. Nos encargaremos de identificar duplicados, decidir el registro maestro y realizar fusiones tanto en Salesforce como en HubSpot, preservando al mismo tiempo los historiales de actividad cruciales. Para que pueda concentrarse en lo que mejor sabe hacer: hacer crecer su negocio, mientras nosotros nos encargamos del resto.

Ponte en contacto para aprovechar al máximo tu integración de HubSpot Salesforce.