Cómo declarar impuestos para pequeñas empresas: consejos de los profesionales

La temporada de impuestos puede ser un momento aterrador para las empresas que no están preparadas, pero estos consejos harán que sea lo más fácil posible este año y el próximo.

Nota: este artículo pretende informar a nuestros lectores sobre las preocupaciones relacionadas con los negocios en los Estados Unidos. De ninguna manera tiene la intención de proporcionar asesoramiento financiero o respaldar un curso de acción específico. Para obtener asesoramiento sobre su situación específica, consulte a su contador o asesor financiero.

El final del año puede ser un momento aterrador, con días más cortos y noches más largas. Si usted es un líder empresarial responsable de la contabilidad de su empresa, el final del año puede ser aún más aterrador por razones completamente diferentes: La temporada de preparación de impuestos se avecina a la vuelta de la esquina.

Por supuesto, si ha estado usando un software de contabilidad actualizado durante todo el año y tiene un profesional de impuestos de confianza en el trabajo desde hace mucho tiempo, puede evitar el miedo. Pero incluso si no lo hace, no entre en pánico: todavía hay algunos trucos que puede usar para salvar la temporada de impuestos de este año y asegurarse de que el próximo sea aún más tranquilo.

Hablamos con varios CPA y líderes de pequeñas empresas de todo el país para obtener su consejo sobre cómo presentar sus impuestos de manera precisa y completa, y esto es lo que dijeron.

Cómo presentar impuestos para pequeñas empresas

El consejo más sensato que podemos ofrecer cuando se trata de preparar los impuestos de su pequeña empresa es usar el software de contabilidad temprano y con frecuencia.

El software de contabilidad, cuando se combina con un buen profesional de impuestos, mantiene toda la información necesaria en un solo lugar, ofrece todos los formularios de impuestos que necesitará y lo ayuda a aprovechar todas las deducciones y créditos posibles, solo para empezar.

Pero hay más en la declaración de impuestos que hacer clic en algunos botones y dar por terminado el día.

La ley fiscal es complicada y cambia constantemente, y los líderes de las pequeñas empresas deben estar preparados cuando llegue el momento de los impuestos para asegurarse de que no están pagando al gobierno más de lo que deben, o peor aún, cometiendo fraude fiscal a sabiendas o no.

Steve Hocheiser

Hocheiser CPA

“Podría verse sujeto a multas e intereses por el pago insuficiente de impuestos. Esto puede provenir de errores en la preparación de la declaración o de no realizar el pago estimado requerido”.

Puede estar pensando que puede ahorrar algo de dinero haciendo sus impuestos usted mismo o escatimando en el software de contabilidad, pero ¿no es la tranquilidad de saber que sus impuestos se hicieron correctamente una inversión modesta?

Los errores en su declaración de impuestos también pueden conducir a la temida auditoría del IRS.

Si bien solo una de cada 100 empresas se audita anualmente, las posibilidades aumentan si una pequeña empresa gana más de $ 1 millón cada año, no informa todos sus ingresos o reclama deducciones comerciales que son desproporcionadas con respecto a sus ingresos.

5 consejos fiscales de los profesionales

Tenga en cuenta que esta guía no es un manual completo paso a paso sobre cómo preparar sus impuestos. Estos consejos asumen que ya conoces los conceptos básicos:

• Toda la información que necesitas de tu negocio.
• Todos los formularios de impuestos que necesita del IRS (si su software de contabilidad no puede manejar esta parte por usted, es hora de actualizar).
• Sus plazos de presentación.

Una vez que haya dominado eso, estará listo para los siguientes pasos.

1. Rastree todos sus ingresos y gastos

Si ha estado usando software de contabilidad todo el año, esto debería ser tan fácil como ejecutar algunos informes. Si no, tienes un poco más de trabajo por hacer.

Es probable que la mayor parte de sus ingresos provengan de las ventas, pero no olvide tener en cuenta también las ganancias de capital: ganancias de acciones, fondos mutuos o ventas de bienes raíces, por ejemplo. Si no informa estas fuentes de ingresos, puede ser auditado y terminar pagando esos impuestos junto con una multa.

Por otro lado, si no informa todos sus gastos, corre el riesgo de pagarle al gobierno más de lo que realmente debe porque se está perdiendo deducciones.

La CPA Irene Wachsler dice que uno de los errores más comunes que ve en las pequeñas empresas cuando se trata de la preparación de impuestos es no conciliar sus gastos con el extracto bancario todos los meses, lo que hace que los gastos incidentales, como comidas y suministros elegibles, se escapen.

“Estos pequeños gastos suman”, dice ella.

2. Tenga en cuenta la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos

La Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA) de 2017 es la mayor reforma fiscal en décadas.

“Este año tuvo los cambios más significativos que he visto”, dice Hocheiser.

La buena noticia es que, si navegó con éxito la TCJA en 2018 y 2019, no tiene que preocuparse por nada nuevo este año. Tienes hasta finales de 2022 para aprovechar al máximo la bonificación por depreciación invirtiendo en tu negocio.

El software de contabilidad manejará las nuevas tasas, y su profesional de impuestos puede informarle todas las formas en que la TCJA afectará su negocio. Sin embargo, aún vale la pena conocer los puntos principales, especialmente si está preparando sus impuestos por su cuenta.

Estas son algunas de las principales conclusiones de la TCJA, de nuestro artículo reciente sobre los mayores desafíos que enfrentan los profesionales de contabilidad de pequeñas empresas en 2019:

• Bonificación de depreciación: esta nueva regla fiscal permite a las empresas deducir el 100 % de la depreciación de los activos comerciales, como vehículos, computadoras y otros equipos, de inmediato para cualquier compra realizada antes del 1 de enero de 2023, lo que lo convierte en un excelente momento para invertir en su negocio. .
• Crédito tributario por licencia familiar y médica pagada: Hay un nuevo crédito tributario para los empleadores que ofrecen licencia familiar y médica pagada a sus empleados.
• Método de contabilidad en efectivo: Muchas más pequeñas empresas (aquellas con $25 millones o menos en ingresos brutos anuales en lugar del marcador anterior de $5 millones o menos) son elegibles para usar el método de contabilidad en efectivo, que generalmente es más simple y menos costoso que el método de acumulación contabilidad.
• Entidades de transferencia: la mayoría de las pequeñas empresas se consideran entidades de transferencia, incluidas las corporaciones S y las LLC, y ahora pueden deducir hasta el 20 % de los ingresos comerciales calificados.

Si bien esa deducción del 20% puede parecer atractiva, dar el salto a una S-corp o LLC puede no valer la pena, advierte el CPA Logan Allec.

Logan Allec

CPA

“A veces, permanecer como propietario único a efectos fiscales, lo que significa que simplemente informa los ingresos de su negocio en su declaración de impuestos personal, es la ruta más ventajosa. Es posible que los costos administrativos adicionales de tener su empresa gravada como una corporación S no superen los ahorros fiscales. Por eso es importante que obtenga asesoramiento fiscal personalizado de un profesional de impuestos calificado”.

3. Aprovecha todas las deducciones posibles

Una de las mayores ventajas de trabajar con un profesional de impuestos de pequeñas empresas y usar un software de contabilidad es encontrar deducciones que nunca supo que existían. Puede, y debe, deducir todos los gastos relacionados con el funcionamiento de su negocio: desde una oficina en casa hasta el kilometraje de su automóvil y los costos de investigación y desarrollo.

Para ello, lleve un registro de todo y separe los gastos comerciales de los personales. Esta es un área donde una aplicación de seguimiento de gastos (incluida en la mayoría de los programas de contabilidad) es increíblemente útil.

El CPA Jeffrey S. Levine dice que el miedo a una auditoría impide que muchas pequeñas empresas tomen las deducciones que realmente merecen.

Jeffrey S. Levine

CPA

“Hacer suposiciones incorrectas, como no deducir una oficina en casa o no realizar otros elementos, como el seguro de salud o las contribuciones a la pensión, puede ser deducible… el mayor peligro es pagar más impuestos de los necesarios”.

Cada pequeña empresa es diferente, pero aquí hay una lista de deducciones de impuestos para pequeñas empresas de Bench para darle una idea de las deducciones que puede estar perdiendo.

4. Aportar a un plan de jubilación

El hecho de que nos acerquemos al final del año no significa que no pueda aprovechar algunos ahorros fiscales en este momento. Múltiples CPA recomiendan guardar cualquier excedente de efectivo (hasta $ 55,000) en una Cuenta de jubilación individual de pensión de empleado simplificada (SEP IRA).

“Una empresa de cualquier tamaño, incluso por cuenta propia, puede establecer un SEP”, según el IRS.

La forma más fácil de configurar su SEP IRA es a través de su banco, compañía de seguros u otra institución financiera como una empresa de inversión en línea. Aquí hay una guía básica para establecer un SEP del IRS.

stacy caprio

Fundador y gerente de una pequeña empresa

“[Las contribuciones de SEP IRA se] ponen libres de impuestos y se eliminan de su ganancia imponible, por lo que no solo es una excelente manera de ahorrar para la jubilación, sino que también lo ayuda a ahorrar en impuestos en el presente. Cualquier propietario de una pequeña empresa que no haga esto se lo está perdiendo”.

5. Esté atento a los créditos fiscales

Los créditos fiscales son diferentes de las deducciones fiscales. De hecho, son mejores que las deducciones de impuestos.

Sara Hancock

Editor jefe, Mejor empresa

“Los créditos fiscales reducen sus impuestos potenciales dólar por dólar, mientras que las deducciones reducen su ingreso imponible, por lo que su efecto neto es un ahorro equivalente a su tasa impositiva. Desde una perspectiva fiscal, los créditos son más valiosos que las deducciones”.

En otras palabras, las deducciones fiscales reducen la cantidad de sus ingresos sujetos a impuestos, mientras que los créditos fiscales reducen directamente la cantidad que debe.

Los créditos fiscales comunes a tener en cuenta incluyen el Crédito de acceso para discapacitados, el Crédito de vehículos eléctricos y el Crédito de oportunidad de trabajo.

Aquí hay una lista completa de créditos fiscales comerciales para pequeñas empresas y personas que trabajan por cuenta propia del IRS.

Al igual que con las deducciones, su software de impuestos o su profesional de impuestos pueden guiarlo a través del proceso de redimir sus créditos fiscales ganados cuando presenta su declaración (suponiendo que haya ganado el crédito comprando un vehículo eléctrico o brindando servicios de cuidado de niños, por ejemplo).

¿Cuáles son sus consejos de preparación de impuestos para pequeñas empresas?

De todos los consejos que escuchamos de los CPA, el más útil puede ser el más obvio:

1. Manténgase al tanto de su preparación de impuestos durante todo el año
2. Utilice ayuda profesional cuando sea necesario

¿Cuáles son sus mejores consejos para eliminar el estrés de la preparación de impuestos? ¿Cuales son tus mayores retos? Compártelas en los comentarios a continuación, o encuéntrame en Twitter.

Una vez que tenga su preparación de impuestos bajo control, ¿por qué no buscar otras formas de poner en orden su contabilidad y sus finanzas? Siga nuestro blog para obtener un flujo constante de consejos sobre todo, desde nómina hasta podcasts.