Cómo establecer la estructura de su departamento de contabilidad

Utilice esta guía para crear su equipo A de contabilidad.

Cuando comenzaste tu negocio, probablemente eras un poco como una banda de garaje, viviendo tu sueño y resolviendo problemas sobre la marcha.

Pero a medida que su negocio ha crecido, confiar en el cofundador Dave, quien también es su CTO y el equipo legal de la empresa, para continuar pagando a los proveedores y su creciente equipo de empleados ya no será suficiente.

Si desea que su negocio continúe creciendo, debe establecer una estructura de departamento de contabilidad que pueda manejar una variedad de tareas contables y expandirse con su negocio.

Echemos un vistazo a cinco tareas contables esenciales para pequeñas empresas, cómo debe abordar la dotación de personal para cada uno de esos roles y cómo saber cuándo necesita ayuda. Y debido a que su negocio no puede funcionar solo con el esfuerzo humano, también desglosaremos cómo el software de contabilidad puede ayudar a su equipo.

La contabilidad de las pequeñas empresas necesita gente y tecnología

Aunque el software de contabilidad es imprescindible para cualquier pequeña empresa, no puede hacerlo todo. Necesita un humano detrás de su software para verificar dos veces los números, analizar la salida, coordinar entre sistemas no integrados y asegurarse de que su negocio no sea estafado por proveedores engañosos o empleados fraudulentos.

Como mínimo, necesita a alguien que se encargue de la nómina, alguien que pague a los proveedores y envíe las facturas, y alguien que maneje los libros todos los meses para que estén equilibrados cuando llegue el momento de los impuestos.

El cofundador Dave podría hacer todas estas cosas, pero eso no significa que deba hacerlas a largo plazo. Pero como propietario de una pequeña empresa, hay ocasiones en las que necesita arreglárselas con menos.

La estructura de su departamento de contabilidad nunca se parecerá a la lista del equipo de softball de su empresa. Estas no son posiciones en una tarjeta de alineación que necesita llenar; estas son tareas que deben realizarse a través de una combinación de roles y recursos. Deberá mostrar discreción como líder organizacional para descubrir exactamente cómo se ve esa combinación para su negocio y los recursos que tiene.

Puede usar este artículo como modelo para construir su propia estructura, pero no olvide esperar fluidez según el tamaño de su negocio (tanto en personal como en volumen de negocios) y las capacidades de su equipo.

5 tareas contables esenciales y cómo abordarlas

En las siguientes secciones, veremos cinco tareas esenciales de contabilidad comercial, las habilidades que debe buscar para manejar esas tareas y las señales de alerta de que necesita refuerzos. Al final, veremos algunas formas en que el software de contabilidad puede ayudar con cada tarea y daremos un ejemplo de la estructura básica del departamento de contabilidad de una pequeña empresa.

1. Facturación/facturación

Por qué es importante: la Administración de Pequeños Negocios de EE. UU. informa que las bajas ventas/flujo de efectivo fueron la causa número uno del cierre de pequeñas empresas a partir de 2015 (el último año en que la Oficina del Censo de EE. UU. recopiló dichos datos). ¿Qué tiene que ver esto con la facturación? Cuanto más tiempo se tarde en facturar a sus clientes, más tiempo tardará en recibir el pago. Necesita que le paguen para poder pagar a sus empleados y proveedores. Si no le pagan con precisión y puntualidad, su negocio corre el riesgo de fracasar debido al bajo flujo de efectivo.

Quién debería hacerlo: no necesita un CPA para manejar su facturación; cualquiera que sea bueno con los números y tenga buen ojo para los detalles debería ser capaz de manejar esta tarea. Además de la precisión, la puntualidad es crucial para la facturación, por lo que desea a alguien que sea puntual y cumpla con los plazos.

Señales de que necesita ayuda:

• Los clientes no están recibiendo sus facturas a tiempo.
• A los clientes se les factura la cantidad incorrecta
• Los clientes no están pagando la cantidad correcta o a tiempo

2. Pagos/cuentas por pagar

Por qué es importante: el Instituto de Finanzas y Administración informa que, en las organizaciones de primer nivel, un solo profesional de cuentas por pagar de tiempo completo puede procesar casi 23,000 facturas por año. Eso es alrededor de 85 facturas por día laboral. Si solo paga unas pocas facturas a la vez, es probable que no esté al día. Y si no le da prioridad a pagar a sus proveedores a tiempo, pagará recargos por pagos atrasados ​​o, lo que es peor, perderá a sus proveedores. No desea posponer esto hasta después de que se apague la electricidad.

Quién debería hacerlo: Al igual que con la facturación y la facturación, la precisión y la puntualidad son primordiales cuando se trata de cuentas por pagar. Si su organización es pequeña, está bien que una persona o un equipo pequeño maneje las cuentas por pagar y por cobrar (facturación). Si bien se debe confiar en que sus proveedores le facturarán con precisión, lo que hace que esta tarea sea un poco menos complicada que la facturación, esta función debe ser desempeñada por alguien que pueda verificar dos veces los números de los proveedores para asegurarse de que no se le facture en exceso ni se le cobre por bienes o servicios que no fueron en realidad no proporcionado.

Señales de que necesita ayuda:

• Los vendedores se quejan de que no les pagan.
• A pesar de sus mejores esfuerzos, su equipo de cuentas por pagar no puede mantenerse al día y está haciendo pagos atrasados.
• Su profesional de cuentas por pagar tiene que trabajar horas extras para mantenerse al día.

3. Nómina

Por qué es importante: como se discutió en nuestro artículo sobre las mejores prácticas de procesamiento de nómina, si no paga a sus empleados a tiempo y no les paga la cantidad correcta, comenzará a perder miembros del personal y luego no tener que preocuparse por el funcionamiento de su negocio nunca más.

Quién debería estar haciéndolo: cuando su negocio es muy pequeño (dos o tres empleados), es posible que pueda salirse con la suya haciendo que su persona de cuentas por pagar y por cobrar también maneje la nómina. Sin embargo, una vez que su empresa crezca mucho más, necesitará un especialista en nómina con experiencia o un servicio de nómina de terceros para que lo haga por usted. ¿Qué hace a un buen especialista en nómina? Además de ser puntual y meticuloso, su encargado de nómina también necesita trabajar bien con los demás para resolver problemas inevitables.

Señales de que necesita ayuda:

• A los empleados se les paga rutinariamente tarde.
• Los empleados están siendo estafados o pagados en exceso debido a errores administrativos.
• El empleado responsable de la nómina está abrumado y trabaja horas extras para recibir los cheques de pago a tiempo.

4. Contabilidad

Por qué es importante: los libros equilibrados son el verdadero norte de su negocio y deberían ayudarlo a dormir tranquilo por la noche como propietario de una pequeña empresa. Una buena contabilidad básicamente significa que todas sus facturas han sido pagadas y todos sus clientes le han pagado lo que deben, y ha mantenido registros limpios que muestran tanto. Si bien eso puede no parecer terriblemente emocionante, es absolutamente vital para el bienestar financiero de su negocio de la misma manera que la temperatura de su cuerpo siempre debe estar alrededor de unos agradables y aburridos 98 grados. Si sus libros están apagados, significa que algo salió mal.

Quién debería hacerlo: en cierto modo, todas las demás tareas de esta lista se relacionan con la contabilidad, por lo que necesita a alguien que sea completo, preciso con los números y que trabaje bien con los demás. Si bien la facturación es responsable de enviar facturas y las cuentas por pagar son responsables de pagar las facturas, su contador es el responsable final de registrar y realizar un seguimiento de todas esas transacciones y saldos. Su tenedor de libros también trabajará con software de contabilidad casi todo el tiempo, por lo que debe ser competente en cualquier programa de contabilidad que utilice su empresa.

Señales de que necesita ayuda:

• Tus libros no están equilibrados (hay dinero ganado o gastado que no puedes contabilizar).
• Cuando llega el momento de los impuestos, te faltan los informes y recibos necesarios.
• Al final del año, debe examinar los gastos personales para ubicar los gastos comerciales.

5. Preparación de impuestos

Por qué es importante: debe pagarle al gobierno lo que debe, pero también debe obtener crédito por todas las deducciones para las que califica para no pagar más que eso. También debe enviar formularios W2 a todos sus empleados para que puedan presentar sus impuestos a tiempo. Si no cree que esto sea importante, espere hasta que el IRS llame a su puerta con una larga lista de preguntas para las que no tiene respuestas.

Quién debería hacerlo: un profesional. Idealmente, un CPA en el personal o de una empresa externa, que puede representar su negocio ante el IRS si es necesario. Si bien el tiempo de impuestos llega solo una vez al año, es una locura pensar que solo necesita preocuparse por eso durante unos días o semanas antes de la fecha límite. Mantenerse al tanto de los gastos e ingresos durante todo el año, y registrarlos correctamente en términos de sus implicaciones fiscales, marca una gran diferencia cuando llega el momento de los impuestos. Su tenedor de libros debe trabajar codo a codo con quien esté a cargo de la preparación de impuestos para asegurarse de que tenga todo lo que necesita para preparar su declaración de impuestos de manera completa y precisa.

Señales de que necesita ayuda:

• Está tratando de hacer sus impuestos comerciales por su cuenta al final del año y tiene dificultades para encontrar los informes y formularios correctos.
• Usted termina con un reembolso o monto adeudado mucho más alto al final del año que el año anterior y no puede explicar por qué.
• Después de declarar sus impuestos, recibe un aviso de auditoría del IRS y no está preparado para responder sus preguntas.

Cómo puede ayudar un software de contabilidad

Facturación automatizada: supongamos que tiene un cliente que pide 10 libras de café cada mes. La primera vez que hacen un pedido, completa una plantilla de factura con toda su información, luego la configura para que se envíe el mismo día todos los meses. Si quieren aumentar o disminuir su pedido, saltear un mes o cancelar, todo lo que tiene que hacer su especialista en facturación es ingresar y cambiar la configuración. Pero el resto del tiempo, esta factura sale como un reloj.

Pagos automáticos: cualquier buen software de contabilidad recordará una factura después de que la haya pagado por primera vez, lo que le permitirá a su especialista en pagos configurar un pago automático la próxima vez que reciba una factura similar del mismo proveedor. Las funciones avanzadas incluyen seguimiento de pagos, para que pueda ver cuándo se recibió su pago, y aprobaciones automáticas, para que no tenga que firmar digitalmente un formulario cada vez que el gerente de su oficina pida más refrescos para la sala de descanso.

Nómina: el software de nómina es lo suficientemente complejo como para que sea una función integrada solo para los mayores bateadores en el espacio del software de contabilidad, como QuickBooks Online (la herramienta principal durante cinco años consecutivos en nuestra lista de "Los 20 software de contabilidad más populares"). Entonces, en lugar de buscar una herramienta de contabilidad que también maneje la nómina, recomendamos probar una de estas herramientas que se integran con las aplicaciones de nómina populares para facilitarle la vida a su especialista en nómina al automatizar cosas como el depósito directo y los impuestos retenidos.

Contabilidad automatizada: el software de contabilidad La contabilidad está integrada en todo el software de contabilidad, manteniendo un registro limpio de todo el dinero que entra y saliendo de su negocio y marcando cualquier discrepancia. Esto permite que su tenedor de libros actúe más como un guardián, ingresando datos en el software y verificando los números dos veces en lugar de pasar horas y horas ingresando datos tediosos y operaciones matemáticas simples y repetitivas.

Preparación de impuestos: el software de contabilidad no puede hacer sus impuestos por usted, pero puede registrar y organizar todos los datos necesarios y proporcionar los formularios de impuestos necesarios para que cuando llegue el momento de los impuestos, pueda hacer clic en algunos botones para generar informes para su contador. en lugar de tirar una caja de zapatos con recibos en su escritorio.

Una estructura básica del departamento de contabilidad de una pequeña empresa

Ahora que hemos resumido lo esencial, veamos una estructura básica del departamento de contabilidad con la que su empresa podría comenzar:

Una configuración como esta lo cubrirá para prácticamente todas las necesidades contables de las pequeñas empresas, pero hay espacio para la flexibilidad. Podría hacer que su contador maneje las cuentas por pagar/cobrar por su cuenta si su negocio es lo suficientemente pequeño, o puede encontrar que tiene más sentido tener una empresa externa que maneje la nómina si se vuelve abrumador.

Lo importante para usted como líder de una pequeña empresa es monitorear el crecimiento y adaptarse según sea necesario (no espere hasta que los cheques de pago se hayan atrasado durante tres ciclos consecutivos para obtener ayuda).

En esa misma nota, siempre errar por el lado de la precaución cuando se trata de obtener ayuda profesional. No sabes lo que no sabes, y es mucho más importante hacer bien tu contabilidad sin quemarte que ahorrar un poco de dinero.

¿Cuál es su línea de contabilidad para pequeñas empresas?

Si bien este artículo analizó los puestos centrales del departamento de contabilidad, a medida que su empresa crezca, deberá expandir estos equipos y agregar nuevos puestos como CFO y analistas financieros para cambiar el enfoque de mantenerse a flote al crecimiento.

Tampoco tienes que ser un experto en cada área de tu negocio, solo tienes que escuchar a aquellos que saben más que tú. Si su contador principal le dice que es hora de comenzar a subcontratar su nómina, escúchelo.