Cómo diseñar una firma de correo electrónico: consejos y herramientas de primer nivel

Suelen decir que es esencial crear buenas primeras impresiones, pero ¿qué pasa con las últimas impresiones?

Si realiza negocios a través de marketing por correo electrónico, su firma de correo electrónico suele ser uno de los puntos finales de comunicación que un consumidor tiene con su marca.

Una gran firma de correo electrónico debe ser simple, informativa, profesional y poner la información en el escaparate. Sin embargo, esto no significa que su firma de correo electrónico tenga que parecer aburrida.

Hay muchos consejos valiosos para aprovechar al máximo el diseño de su firma de correo electrónico. Entonces, en esta guía, repasemos más de 16 consejos fáciles y 6 herramientas útiles para la firma de correo electrónico .

¿Qué es una firma de correo electrónico y por qué necesita una?

Una firma de correo electrónico es un texto breve al final de cada correo electrónico, que proporciona al lector información básica sobre el remitente.

En su firma de correo electrónico, las personas pueden agregar cualquier cosa que consideren importante, como su nombre completo, el nombre de la empresa, el cargo, los datos de contacto, la foto o el logotipo de la empresa, etc. Generalmente, una firma de correo electrónico se considera una tarjeta de presentación en forma digital.

Podría pensar: ¿por qué necesito diseñar una firma de correo electrónico? ¿La otra persona ya no sabe quién soy? Bueno, no es tan simple. Hay varias buenas razones por las que lo necesita:

• Las personas pueden encontrar su información de contacto fácil y rápidamente con su firma de correo electrónico.

• Incluir el nombre de su empresa en la firma del correo electrónico puede dar a los destinatarios la oportunidad de investigar mejor su empresa y sus productos antes de que se comuniquen con usted con una respuesta.

• Las firmas de correo electrónico ayudan a impulsar el tráfico al sitio web de su empresa y a los perfiles sociales.

• Una firma de correo electrónico les da a las personas la oportunidad de contactarlo en caso de que su mensaje haya sido reenviado . Cuando el destinatario directo se desplaza sobre el nombre del remitente, puede ver su nombre y correo electrónico. Sin embargo, si reenvían su correo electrónico a sus socios comerciales, no sabrán cómo comunicarse con usted. Agregar una firma de correo electrónico les dará la información que necesitan para contactarlo.

Además, debe recordar una cosa más: es un estándar de correspondencia de correo electrónico profesional . Si usa correos electrónicos para establecer conexiones, presentar sus productos o cualquier otra comunicación profesional, los destinatarios esperarán ver una firma. La ausencia de uno podría hacerles dudar de lo serio que eres en lo que haces.

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Más de 16 consejos de primer nivel para diseñar una firma de correo electrónico

1. Incluya solo la información esencial

Un error común que cometen las personas es tratar las firmas de correo electrónico como una miniautobiografía al llenarlas de información, enlaces y citas. Al incluir un exceso de información, hace que su firma se vea larga y voluminosa, lo que disuade a la mayoría de la gente de mirarla, leerla o hacer clic en sus enlaces.

Por lo tanto, en su lugar, intente mantener su firma de correo electrónico al punto y adaptada a su marca.

A continuación se encuentran los detalles más populares para incluir en su firma de correo electrónico:

• Nombre completo
• Nombre de empresa
• Puesto de trabajo
• Dirección de la oficina
• Número de teléfono móvil/oficina
• Imagen de perfil y/o logotipo (o ambos)
• Íconos sociales (opcional, pero recomendado)

2. Mantén pequeña la paleta de colores

Al diseñar una paleta de colores, una regla general común es "menos es más". Para ser más específico, “trate de usar solo 23 colores”, y este consejo es especialmente cierto para el diseño de su firma de correo electrónico.

Cuando usa demasiados colores, aumentará el riesgo de seleccionar colores que entren en conflicto, y el diseño de su correo electrónico rápidamente se verá abrumado y distraído. Por lo tanto, debe limitar su paleta y ser intencional sobre qué colores usa y cuándo los usa.

Una buena técnica para elegir su paleta de colores es tomar muestras de cualquier elemento gráfico que esté incluyendo (es decir, el logotipo de su marca).

Veamos el ejemplo de Zippy Sig . Usan el color verde característico de su marca para resaltar otros elementos en toda la firma. Esta técnica no solo ayuda a mantener la paleta de colores simple y pequeña, sino que también crea un diseño mucho más cohesivo. Además, refuerza a los lectores el vínculo entre este tono de verde y la marca.

3. Mantén pequeña la paleta de fuentes

Entonces, hemos mencionado que debe mantener pequeña su paleta de colores, pero ¿qué pasa con la paleta de fuentes? Lo has adivinado: mantén tu paleta de fuentes pequeña también.

Una razón común por la que las personas usan demasiadas fuentes es que solo quieren resaltar títulos específicos y piezas de información, por lo que introducen una nueva fuente en la mezcla. Sin embargo, una solución simple a este obstáculo es utilizar un tipo de letra más flexible.

En lugar de usar una fuente completamente nueva, busque un tipo de letra simple con algunas opciones de peso y estilo, y mezcle el tamaño, el peso y/o los colores de su letra cuando sea necesario.

Una vez que haya encontrado un tipo de letra adecuado, puede crear una gran variedad de efectos tipográficos diferentes mediante el uso de colores de realce, diferentes pesos y tamaños, manteniendo un diseño simple y limpio.

Por supuesto, usar más de un tipo de letra no está totalmente descartado. Si elige agregar más de una fuente a su repertorio, intente limitarlo a una sola fuente adicional para mantener su diseño limpio y coherente.

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4. Usa la jerarquía de diseño

Tener una jerarquía fuerte es esencial para comunicar información importante. Y debido a que su firma de correo electrónico se compone de detalles importantes, la jerarquía de diseño es fundamental.

Al diseñar su firma de correo electrónico, use la escala, el color y el peso de la fuente para señalar visualmente a sus destinatarios qué información deben leer primero. Tal vez sea su nombre, o el nombre de su marca/compañía, de cualquier manera, asegúrese de colocar esta información clave en la posición jerárquica superior.

Veamos el ejemplo justo debajo. A partir de ahí, la autora del correo electrónico usó un tamaño de fuente grande para su nombre y luego redujo gradualmente el tamaño del texto, desde el título de su trabajo hasta los detalles de contacto.

Para aumentar el contraste, le dio a su nombre completo un color rojo más intenso que el título de su trabajo. Además, puso su información de contacto en gris para aumentar aún más el contraste. Para colmo, usó un divisor de línea para separar su información profesional de su información de contacto.

5. Usa imágenes bonitas y profesionales

En algunos roles basados ​​en ventas (es decir, agentes de bienes raíces) donde trata directamente con el público, agregar una imagen de su rostro puede agregar un toque personal a su firma de correo electrónico. Si no le gusta mucho usar una imagen de perfil en su firma de correo electrónico, puede usar el logotipo de su empresa.

Además, utilice únicamente imágenes de alta calidad, que hayan sido tomadas profesionalmente.

Utilice los formatos PNG o JPEG para obtener la máxima compatibilidad y asegúrese de comprimirlos. Los PNG funcionan mejor para logotipos, especialmente cuando necesita transparencia en sus imágenes. Mientras tanto, los archivos JPEG son mejores para imágenes de perfil donde la calidad del color debe ser perfecta.

Evite el uso de animaciones GIF (¡hablaremos de esto más adelante!).

6. Aprovecha los separadores de espacios

Cuando tienes mucho contenido y un área pequeña, el espacio suele ser un lujo. Por lo tanto, mediante el uso de divisores, puede incluir mucha información en un área compacta sin complicar las cosas ni complicarlas.

El uso de separadores de espacio en el diseño de su correo electrónico, como en el ejemplo a continuación, es una forma brillante de hacer esto. Puede utilizar divisores de glifos (el símbolo de la barra vertical) en este caso.

Al usar los divisores de glifos, puede ahorrar mucho espacio, evitar longitudes de línea incómodas y aumentar la legibilidad de su diseño. Además, esta es una forma sencilla de reducir la cantidad de elementos gráficos si no eres fanático de los divisores gráficos.

7. Vigila el tamaño de la imagen

Cuando se trata de diseñar una firma de correo electrónico, hay dos tamaños para verificar, incluido el tamaño en píxeles y el tamaño en kilobytes (KB).

Tamaño en píxeles

El tamaño en píxeles determina visualmente el tamaño de su firma de correo electrónico y si se ajusta o no a las pantallas de los dispositivos móviles. Tenga en cuenta que las firmas de correo electrónico se ven mejor en las pantallas de los dispositivos móviles debido al tamaño y la escala de las pantallas.

Para computadoras de escritorio y pantallas grandes, el tamaño de firma máximo recomendado es 700 (ancho) x 300 (alto) píxeles.

Para teléfonos móviles, el tamaño de firma máximo recomendado es de 320 (ancho) x 600 (alto) píxeles.

Es muy simple verificar el tamaño de su firma de correo electrónico. Abra su firma en un navegador web como Google Chrome, haga clic derecho sobre él y seleccione el elemento "Inspeccionar". Luego, puede pasar el cursor sobre la tabla más externa y le mostrará la altura y el peso de la firma.

Tamaño en KB

Esta es la cantidad de espacio en disco que ocupará su firma cuando se almacene en un servidor de correo.

Digamos que si envía 30 correos electrónicos por día, su firma se almacenará 30 veces en su servidor, lo que puede ocupar un espacio significativo a largo plazo. Y eso es solo con usted enviando correos electrónicos. Si tiene otros miembros del personal que envían correos electrónicos, puede sumarse muy rápidamente.

Debe mantener su firma de correo electrónico por debajo de los 50 KB de tamaño. En general, no es necesario tener una firma de correo electrónico más grande (incluso cuando tiene un banner promocional).

8. Use íconos de redes sociales para generar tráfico

¿Tiene su empresa un buen manejo de todo lo relacionado con las redes sociales? Bueno, debería mostrar esa sabiduría agregando íconos de redes sociales con hipervínculos en su firma de correo electrónico. Incluir enlaces a sus páginas de redes sociales genera tráfico a su contenido en línea, mientras ayuda a sus destinatarios a encontrar nuevas vías para contactarlo y seguirlo.

Si la inclusión de enlaces a sus páginas de redes sociales ha despertado su interés, considere usar íconos en lugar de hipervínculos o URL.

¿Por qué?

Como confirman los estudios, la mente humana tarda solo 150 ms (microsegundos) en procesar un símbolo y 100 ms en asignarle un significado. ¡Tan rapido! Además, con los íconos, puede ahorrar mucho espacio y evitar las URL torpes.

Si va a incluir íconos de redes sociales en su diseño, tómese el tiempo para buscar algunos que complementen el resto de su diseño exclusivo y encajen dentro de él.

9. Alinea tu diseño

La diferencia entre una firma prolija y organizada y una que se ve unida toscamente es la alineación. Al alinear su gráfico, información e íconos de manera simple y lógica, puede traer orden y armonía instantáneamente a su diseño.

La mayoría de las firmas de correo electrónico están alineadas a la izquierda, porque la alineación a la izquierda suele ser fácil de navegar y leer, como en el ejemplo a continuación.

10. Incluye un prefijo internacional en tu número de teléfono

Si trabaja con personas de todo el mundo, recuerde incluir el prefijo del código de su país cuando indique su número de contacto.

Muchas personas ignoran esto si no están acostumbradas a marcar prefijos internacionales. Sin embargo, es realmente útil para sus colegas y clientes internacionales tenerlo ahí mismo. Aquí hay una lista de códigos de países en caso de que no conozcas el tuyo.

11. Haz que tu diseño sea compatible con dispositivos móviles y modo oscuro

A medida que pasa el tiempo, aumenta el número de personas que abren sus correos electrónicos a través de un dispositivo móvil. Los estudios muestran que el 85% de los clientes usan teléfonos inteligentes para acceder a los correos electrónicos.

Hay muchos aspectos técnicos a considerar al hacer que su firma de correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles y receptiva, pero hablemos de diseño.

Lo primero que debes tener en cuenta es la escala. Los dispositivos móviles son mucho más pequeños que las configuraciones de escritorio, así que asegúrese de que tanto su información como sus imágenes sean legibles cuando se reducen a pantallas más pequeñas. Si tiene problemas con sus propias marcas, considere reemplazar el logotipo de su marca con una versión más simple o una firma de logotipo escalable.

En segundo lugar, asegúrese de que sus enlaces sean "tocables". Eso significa asegurarse de que sus enlaces no sean demasiado pequeños o estén colocados demasiado juntos; de lo contrario, un pulgar puede intentar tocar un ícono de Facebook, pero activar un ícono adyacente y ser llevado a la página de Twitter.

El siguiente ejemplo colocó los íconos de las redes sociales de manera ordenada para garantizar una fácil navegación. La marca, la información y los elementos gráficos también son escalables y fáciles de leer en pantallas más pequeñas.

Esto no quiere decir que deba escalar cada elemento en su firma de correo electrónico, sino que tenga en cuenta que no todos verán su diseño exactamente del mismo tamaño que lo está enviando. Los tamaños de pantalla cambian, y siempre es una buena idea anticipar ese cambio y planificar con anticipación.

Y otra cosa esencial es el modo oscuro, que los usuarios de correo electrónico usan comúnmente recientemente. Para eso, debes usar un trazo ligero o brillo en la fuente, y elegir imágenes con un fondo transparente. Para obtener más consejos útiles, lea nuestras Prácticas recomendadas para el diseño de plantillas en modo oscuro.

12. No uses citas inspiradoras

No hay suficiente espacio para ellos y, de hecho, debe mantener su firma de correo electrónico limpia y ordenada. Evite el uso de citas inspiradoras en su firma de correo electrónico, a menos que sea algo así como una cita del director ejecutivo que mejore la imagen de la marca.

13. Revisa si hay errores ortográficos

Esto es solo sentido común. Los errores ortográficos en el cuerpo del correo electrónico pueden parecer humanos, pero los errores en la firma de un correo electrónico muestran que estás distraído.

14. Considere varias firmas

A veces, una firma de "talla única" no funcionará en toda la empresa. Diferentes empleados y departamentos a veces tienen diferentes objetivos y propósitos para sus comunicaciones por correo electrónico.

Entonces, un enfoque alternativo es diseñar algunas firmas diferentes para diferentes roles en la empresa. Es posible que Ventas desee una firma de correo electrónico diferente a la del departamento de soporte.

Otra alternativa es crear su elegante firma de escritorio, al tiempo que ofrece una firma de correo electrónico solo móvil más simple y más pequeña para los empleados que responden "sobre la marcha".

15. Obtenga una vista previa y pruebe su firma de correo electrónico

Cuando crea que su firma de correo electrónico está lista, asegúrese de obtener una vista previa en el contexto de un mensaje "normal" en su propio cliente de correo electrónico. Da un paso atrás y considera cómo el remitente y el destinatario promedio de esta firma la verán y responderán. Esto le dará mejores perspectivas y le ayudará a ver los puntos ciegos.

Además, es una gran idea probar su firma de correo electrónico en varias plataformas. Outlook suele ser un problema porque sigue sus propias reglas cuando se trata de interpretar el código HTML. ¡También debería probar su firma en dispositivos móviles!

16. Facilita todo con una herramienta de firma de correo electrónico

Le mostramos algunos ejemplos de firmas de correo electrónico en los que puede inspirarse. Mirar lo que otros han incluido en sus firmas y elementos dispuestos es un buen lugar para comenzar.

Sin embargo, si tiene poca o ninguna habilidad de diseño, pero aún desea crear rápidamente una firma de correo electrónico profesional, debe intentar usar un generador de firmas de correo electrónico. ¡Enumeraremos los 6 mejores en la siguiente sección!

6 herramientas de firma de correo electrónico para ayudarte a diseñar

1. Colina del diseño

Designhill ofrece una serie de paquetes y servicios de diseño con un precio elevado, pero también ofrece firmas de correo electrónico estéticas y de aspecto profesional de forma gratuita. Ha sido muy apreciado por muchas marcas destacadas, como Forbes, HuffPost, Entrepreneur, etc.

Para diseñar una firma de correo electrónico en Designhill, solo necesita completar un formulario, que incluye su nombre, detalles de la empresa, enlaces de redes sociales y CTA. Una vez que haya terminado, guárdelo e insértelo en su cuenta de correo electrónico.

Muchas de sus plantillas tienen versiones gratuitas y de pago para que elijas según tu presupuesto para pequeñas o grandes empresas.

2. Mi Firma

Esta herramienta de firma de correo electrónico es realmente cómoda, fácil de usar, junto con diseños elegantes y hermosos. ¡MySignature ofrece hasta 86 opciones de iconos de redes sociales!

Una vez que se registra, puede desbloquear muchas funciones que hacen que su firma se vea increíblemente profesional. Todas las firmas de correo electrónico están optimizadas para computadoras de escritorio, tabletas y dispositivos móviles. Además, sus plantillas son compatibles con los clientes más populares, como Outlook, Gmail, Apple Mail, etc.

3. Sello sabio

WiseStamp es otro excelente generador de firmas de correo electrónico en el mercado. Solo necesita completar los campos, elegir un proveedor de servicios de correo electrónico con el que va a enviar y probar su firma de correo electrónico.

WiseStamp le permite agregar campos de firma, enlaces e íconos de perfil social. También puede cambiar la fuente, el tamaño de la foto y el tamaño de los íconos sociales. Si actualiza a su plan Pro, puede aprovechar muchas otras características.

Sin embargo, a menos que actualice, la marca WiseStamp se mostrará después de su firma. Su plan gratuito no se anuncia abiertamente y solo cubre una firma muy básica.

4. Nuevo sello antiguo

Este es un generador de firmas de correo electrónico profesional para grandes y medianas empresas. Le permite crear, administrar y distribuir fácilmente firmas de correo electrónico en toda la organización.

Ofrece 29 plantillas disponibles en la vista previa. Puede cambiar y transformar cada elemento de su plantilla. Los diseños son geniales y hay muchas opciones de personalización. ¡El único problema es que no hay planes ni pruebas gratis!

5. HubSpot

HubSpot tiene múltiples herramientas increíbles, y una de ellas es su herramienta de firma de correo electrónico. Con un diseño simple, HubSpot ofrece 6 plantillas para que comiences.

Debe completar su formulario de información y agregar los enlaces necesarios a sus redes sociales. Luego, puede personalizar eligiendo sus fuentes, colores y tema. Como muchas opciones gratuitas, HubSpot no te permite guardar tu firma para editarla más tarde.

6. Si.gnatu.re

Definitivamente vale la pena probar esta herramienta. Es fácil de usar y ofrece diseños profesionales. Puede hacer cualquier cosa con su firma de correo electrónico, como cambiar el tamaño y el tipo de fuente, cargar su logotipo, agregar íconos sociales, cambiar el ancho de la firma, el texto, el fondo, los colores del logotipo y mucho más.

Si desea que su firma se agregue automáticamente, deberá pagar. Sin embargo, si no le importa copiar y pegar manualmente, puede omitirlo. Su modelo de pago único también es una gran ventaja, lo que lo convierte en uno de los servicios más asequibles del mercado.

La línea de fondo

No existe una ciencia complicada detrás del diseño de su firma de correo electrónico. Sin embargo, se necesita algo de tiempo y experiencia para lograr un resultado satisfactorio.

¡Esperamos que esta guía de más de 16 consejos y 6 generadores de firmas de correo electrónico te haya ayudado mucho! Entonces, ¿tienes algún otro consejo valioso para diseñar una firma de correo electrónico profesional? ¿O quieres recomendar otra herramienta para hacerlo? Siempre nos complace saber de usted, ¡así que no dude en contactarnos! ¡Gracias por leer!