¿Cómo crear un seminario web exitoso? Comience por hacer estas 7 preguntas

El aprendizaje en línea está teniendo un momento dorado. Instituciones como Khan Academy y Linda.com basan todo su modelo de negocios en las clases en línea.

La gente de negocios también se está sintonizando: el 75% de los ejecutivos ven videos relacionados con el trabajo en sitios web de negocios al menos una vez a la semana, según Insivia. Y “el 98% de todas las organizaciones incluirán videos en sus estrategias de aprendizaje digital en 2016”, según eLearning Industry.

No tienes que crear un plan de estudios completo o una universidad en línea para entrar en este juego. Si ya está creando contenido de blog o documentos técnicos, puede convertirlos en un seminario web exitoso.

He asistido y gestionado muchos webinars a lo largo de los años y he aprendido mucho. No tengo todas las respuestas, pero tengo muchas preguntas que pueden ayudarlo a descubrir si los seminarios web son un canal que puede agregar a su combinación de marketing.

¿Qué es un seminario web?

En primer lugar, establezcamos de qué estamos hablando. No me refiero a ningún tipo de contenido de video aquí, sino específicamente a seminarios web. "Webinar" es una palabra compuesta, una combinación de "web" y "seminario". En su forma más simple, un seminario web es un seminario en vivo o grabado, entregado a través de un software de videoconferencia alojado en la web, que le enseña algo al espectador .

¿Qué hace que un seminario web sea diferente?

En comparación con otros medios, la diferencia más obvia es que un seminario web está dirigido por un anfitrión o "maestro". También puede incluir extras como demostraciones, chats en tiempo real o lecciones de taller.

Es cierto que los seminarios web requieren cierta destreza técnica para crearlos y transmitirlos. Pero si tiene un libro electrónico, un documento técnico o una publicación de blog, ya tiene su plan de estudios (o la base para este). Ahora solo necesita a alguien que entregue ese contenido en formato de conferencia web.

No parece totalmente insuperable en esta etapa, ¿verdad? Ahora planteemos algunas preguntas que puede hacerse para determinar si puede lograr esto.

1. ¿Tiene las herramientas que necesita?

Las herramientas que necesita variarán un poco según el producto terminado que desee.

Presentaciones de diapositivas con voz en off

Muchos seminarios web utilizan presentaciones de diapositivas como sus únicas imágenes, con una o dos personas haciendo una presentación con voz en off. Para estos, necesita un buen software de videoconferencia (como GoToWebinar o WebEx) con la capacidad de servir a tantos espectadores como anticipa y un micrófono de alta calidad (los auriculares son los mejores). Para obtener la mejor calidad de sonido, el orador debe realizar su seminario web en una sala con buena acústica y sin ruido de fondo. Una oficina pequeña funcionará, especialmente si tiene algunas superficies blandas (por ejemplo, alfombras).

Este es un ejemplo: Wenming Yee, gerente sénior de programas de investigación en Microsoft, realizó un seminario web en vivo sobre el uso de ciertos idiomas con Azure. Hizo su presentación sobre imágenes de presentación de diapositivas.

Algunos seminarios web son solo de video, como las charlas de TED.

Aquí está Don Tapscott, asesor sénior del Foro Económico Mundial, educando a los espectadores sobre la cadena de bloques.

Otros seminarios web combinan presentadores de acción en vivo con diapositivas y otros gráficos.

Este seminario web de MarketingSherpa resume las principales conclusiones de la Cumbre 2016 de MarketingSherpa y combina la acción en vivo. Para los seminarios web con acción en vivo, hay casillas técnicas adicionales para marcar. Primero, necesita una forma de grabar: una cámara y un micrófono. Es posible que tenga un estudio en el lugar repleto de pantallas verdes y una cámara panorámica, así como audio de alta gama. Pero si no, puedes hacerlo totalmente con la cámara y el micrófono integrados de tu computadora.

También querrá considerar qué elementos incluiría idealmente en su seminario web. ¿Necesita mostrar una demostración o incrustar un video relacionado? ¿Quiere chatear con su audiencia en tiempo real y, por lo tanto, necesita una función de mensajería instantánea?

Además, ¿cómo es el ancho de banda de Internet en su empresa? ¿Puede transmitir un webcast sin que se caiga o se almacene en búfer?

2. ¿Quién es tu talento?

Considere sus recursos. ¿Quién será el “rostro” o la “voz” del seminario web? En Hollywood, eso se llama el "talento". Mire a su alrededor y determine quién es la mejor persona para estar frente a la cámara. No me refiero a los más guapos. Me refiero al orador más seguro que tiene la autoridad para hablar sobre el tema en cuestión. Mire alrededor de la oficina y pruebe a algunas personas para asegurarse de que no se enfríen cuando se encienda la luz roja de "grabación". Asegúrese de que tengan una voz agradable y se articulen bien.

¿Esta persona está constantemente disponible para impartir los seminarios web? Por supuesto, no tiene que usar a la misma persona para cada seminario web, pero ayuda a establecer la confianza y la coherencia para su audiencia. Ocasionalmente, también puede traer un coanfitrión o un orador invitado, por ejemplo, alguien que pueda brindar un conocimiento interno especial. Si tiene dos anfitriones, considere que sean de diferentes géneros y/o etnias.

3. ¿Cuál es su plataforma?

Es posible que haya asistido a un seminario web en plataformas comunes como GoToWebinar, Skype o WebEx. Dependiendo de su estilo de contenido, también puede probar Periscope o la función Live de Facebook. Puede alojar su contenido grabado en su propio sitio, pero también puede usar Google Hangouts, YouTube o Vimeo, entre otros.

Considere si estas plataformas brindan toda la funcionalidad que necesita, como chat en tiempo real, encuestas o análisis.

Otras preguntas que debe hacerse para ayudar a determinar la plataforma:

• ¿Prevé un seminario web en vivo o bajo demanda? ¿Tu orador se siente cómodo hablando en vivo o es mejor grabarlo (con la ventaja de la postproducción/edición)?
• ¿Cuál es el aspecto visual de su webcast? Las opciones incluyen cabezas parlantes, tutoriales o incluso sesiones de preguntas y respuestas.
• ¿Cuál es tu presupuesto?

4. ¿Qué vas a enseñar?

Ahora que tiene los tecnicismos fuera del camino, considere su plan de estudios. ¿Cuál es el enfoque de este seminario web o serie?

Puede inclinarse por educar a los espectadores sobre su producto; después de todo, desea venderlo. Pero mantenga ese pensamiento inicial y profundice más. Los seminarios web efectivos tienen más que ver con el liderazgo intelectual que con impulsar el producto.

Aquí hay algunas tácticas para que pienses en ideas de contenido:

• Si le pidieran a su empresa que hablara en una conferencia de la industria, ¿de qué hablaría?
• Considere cómo su producto ayuda a resolver problemas. ¿Qué problemas específicos se pueden abordar? ¿Cómo se te ocurrieron los productos que abordan estos desafíos? Tal vez eso también sea algo que pueda desempacar durante un seminario.
• Procedimientos: esto es similar al anterior pero más prescriptivo. A la gente le encanta aprender cómo hacer algo, y la popularidad de los videos instructivos sigue aumentando. Las búsquedas de "instrucciones" en YouTube han aumentado un 70 % año tras año (más de 100 millones de horas de contenido de instrucciones vistas en 2015), según Mediakix. ¿Te funcionará este formato? Tal vez haya un proceso que use internamente que sería realmente útil para su audiencia. Use un seminario web para desglosarlo, paso a paso, y brinde a las personas las mismas herramientas. (Ocultar algunos de los secretos comerciales, por supuesto).
• ¿Qué quiere la gente? Usa tu blog y redes sociales para preguntarle a tu audiencia qué quiere aprender a continuación. Puede generar algunas ideas.
• ¿Qué puedes reutilizar? Es posible que pueda profundizar en su blog o en los archivos de libros blancos y elaborar un guión o un esquema.

¿Cuánto tiempo debe durar un seminario web?

Muchos seminarios web duran entre 30 y 60 minutos. Esto no es un requisito; puede encontrar que un formato más corto de 5 a 10 minutos es excelente. Pero si lo hace, asegúrese de tener en cuenta el hecho de que algunos asistentes no sintonizarán a tiempo y corren el riesgo de perderse el contenido. En el extremo opuesto, probablemente no quieras pasar más de 90 minutos, de lo contrario, la gente se retirará. Revisa tus analíticas. Si la mayoría de sus asistentes se retiran en un momento determinado, adapte su contenido teniendo eso en cuenta.

5. ¿Cuántos seminarios web organizará?

Ahora que tienes el marco, piensa en tu cadencia. ¿Será esto un caso único? (Y si es así, ¿vale la pena todo el esfuerzo?) O, ¿organizará seminarios web trimestrales? ¿Quizás incluso mensualmente? Podría intentarlo semanalmente, aunque es un compromiso bastante grande para su audiencia (¡y para usted!). Podría probar una cadencia semanal durante un período de tiempo corto y fijo, como de cuatro a seis semanas.

¿Qué día y hora es mejor?

La naturaleza de su contenido puede brindar algunas pistas; por ejemplo, si su tema es recreativo o un pasatiempo, puede programar su seminario web fuera del horario comercial. Por otro lado, ¿planea presentar una agenda sólida y con gran cantidad de negocios que sus espectadores quieran ver durante todo el día como parte de su jornada laboral?

Además, ¿cuándo están disponibles sus jugadores clave, como su anfitrión? Si los puedes conseguir solo los jueves a las 4 de la tarde, entonces ese es tu momento.

Sin embargo, le advierto que se mantenga alejado de los lunes por la mañana y los viernes por la tarde, ya que estos son tiempos menos probables para que la gente asista.

Además, ¿tendrán espectadores sintonizados de todo el mundo en diferentes zonas horarias? ¿Necesita organizar más de una instancia del seminario web para adaptarse a eso?

6. ¿Cuál es el estilo?

Toqué esto un poco en la sección de plataforma, pero profundicemos más. Tienes algunas opciones a considerar aquí:

¿Quieres una conferencia, como una cabeza parlante frente a una cámara? ¿O es mejor utilizar un formato de entrevista, con un panel de ponentes? ¿Desea tener una demostración o algún tipo de video detrás de escena? ¿Será interactivo, con ejercicios para que haga su audiencia? Y si es así, ¿compartirán las respuestas con usted? Piense en el carácter de su marca y qué estilo podrían esperar ver sus clientes habituales.

7. ¿Cuál es el ROI?

No pretendo poner un freno a su fiesta de seminario web, pero tiene que pedirlo. ¿Cómo justificará este esfuerzo ante su jefe?

Los seminarios web pueden ser económicos, especialmente si los filma desde su escritorio con su cámara integrada y usted mismo como orador. Pero si quieres algo más pulido y robusto, probablemente necesitarás algunos equipos. ReadyTalk cita el costo entre $100 y $3000.

De cualquier manera, el esfuerzo le costará tiempo, tiempo lejos de otros proyectos.

¿Estará su jefe a bordo? ¿Cómo puede convencerlo de que este es un esfuerzo que vale la pena? No puedo responder esta pregunta por usted, pero le aconsejo que tenga un plan para rastrear el ROI para su equipo de liderazgo. Es una buena idea establecer objetivos, como una cantidad de clientes potenciales. Los costos de su seminario web se pueden contar como parte de los costos de adquisición para ganar nuevos clientes o como parte de sus esfuerzos de marca. O ambos.

Algunas ideas: Mencione un producto exclusivamente en un webcast y luego vea quién pregunta por él. O tal vez mencione los identificadores de redes sociales de su marca en el seminario web y realice un concurso afiliado, que puede rastrear hasta la audiencia.

Tener un plan es todo lo que digo.

¿Cuánto debe cobrar?

Los seminarios web no siempre son gratuitos, pero a menudo lo son o cuestan muy poco. Se ve bien para dar amablemente de su conocimiento. Y si las personas deben registrarse para ver su seminario web, obtendrá su información de contacto y tal vez el permiso para contactarlos con materiales de marketing.

Es todo por hoy. En mi próxima entrega, hablaré sobre qué hacer una vez que haya decidido organizar un seminario web: cómo prepararse, cómo hacer que la audiencia sintonice y las mejores (y peores) prácticas. Mientras tanto, piense en esto: ¿Sobre qué tres temas le gustaría hacer un seminario web? ¿Tiene contenido existente que podría convertir en un seminario web?