Cómo guiar a los líderes a través de las finanzas de la empresa

Es la época del año en la que se sienta con los líderes empresariales para presentar los números. Te encuentras con golpes de codo y los involucras en una pequeña charla, principalmente sobre el clima. Ahora, debe ponerse manos a la obra: "¿Cómo se ha desempeñado la empresa?"

El desafío de comunicar información financiera es que es un idioma extranjero para la mayoría. Pocos hablan o entienden el vocabulario de los principios contables generalmente aceptados (GAAP) y los informes financieros: devengo versus efectivo, activos y pasivos, y el débito versus crédito comúnmente utilizado (aunque alucinante).

Si usted es un director financiero (CFO), un contador independiente, un departamento de finanzas completo o una empresa financiera de subcontratación, debe aprender a traducir los detalles financieros para los líderes que no son de contabilidad. Al buscar formas de entregar información financiera de manera efectiva a sus partes interesadas, puede brindar una perspectiva comercial que solo las finanzas pueden brindar.

Aquí hay una guía de seis pasos para articular mejor los conocimientos financieros a sus líderes y algunas herramientas y consejos que lo ayudarán en el camino.

Los tres informes comúnmente utilizados para la información financiera son los balances, los estados de resultados y los estados de flujo de efectivo. Proporcionan un buen punto de partida y una vista panorámica del negocio, pero cuando no se simplifican para que los líderes los entiendan, no son suficientes para tomar decisiones a nivel departamental o comercial general.

Para los líderes empresariales empantanados por muchas responsabilidades cotidianas, tratar de detectar las principales tendencias mientras estudian las minucias del informe se vuelve difícil. Esto lleva a muchos clientes potenciales a utilizar selectivamente los conocimientos financieros que se les entregan.

Un estudio de Gartner revela que alrededor del 90 % de los gerentes comerciales no consideran las implicaciones financieras de sus decisiones, y esta supervisión compromete más del 3 % de los ingresos netos de una empresa promedio (investigación completa disponible para clientes de Gartner).

Eso, de ninguna manera, es un número pequeño, para pequeñas y medianas empresas (PYMES) de rápido crecimiento y con problemas de liquidez, y puede equivaler a perder el dinero para una nueva campaña de marketing, contratar más recursos o invertir en nueva tecnología.

Entonces, el primer paso es hacer que sus informes financieros sean más significativos y contributivos para los líderes. Filtre las métricas financieras más importantes que les brindan información relevante sobre su parte del negocio.

Consejos profesionales para seleccionar indicadores financieros importantes:

• Los informes financieros generalmente se presentan “después del hecho”. Hágalos más progresistas al desentrañar qué áreas del negocio o departamento en general están ganando dinero y creciendo, y cuáles se están reduciendo.
• Divide tus informes en tendencias y pregunta "¿y qué?" desde sus datos hasta llegar a un razonamiento que sea útil para los líderes empresariales.
• Hable con los líderes sobre las decisiones importantes que quieren tomar en el próximo trimestre o año. Prepare sus informes en torno a esas prioridades clave y destaque los desafíos que enfrentan.
• Alinee sus informes a los objetivos de su empresa. Para optimizar la rentabilidad, por ejemplo, lleve a cabo un análisis de la competencia sobre los puntos de precio de sus productos, el número de empleados y el volumen de ventas.

Las historias pueden superar la brecha entre los resultados financieros y la comprensión empresarial. Elija historias para comunicar los números en sus estados financieros.

Entregar sus conocimientos financieros en forma de historias convincentes impulsará el debate y permitirá la toma de decisiones. El desafío para usted es identificar historias individuales que puedan inspirar el cambio y la comprensión a nivel de la empresa.

Consejos profesionales para buscar historias detrás de los números:

• Asóciese con los líderes de departamento para comprender mejor el "cómo" y el "por qué" de sus ingresos y costos. Pídeles que te pongan en contacto con el contacto correcto dentro de su departamento. Sea curioso, haga buenas preguntas y escuche lo que tienen que decir.
• Utilice técnicas de visualización de datos para visualizar los valores atípicos, así como los valores promedio de sus datos financieros, e investigue si hay buenas historias en ellos.
• Una vez que seleccione sus historias, páselas por los expertos del departamento para evitar el sesgo de confirmación.

Reduzca la complejidad innecesaria de sus informes financieros para que sean más útiles para los líderes.

Presente los datos siguiendo el principio de “menos es más” para ser sucintos, pero brinde más información si contribuye a la comprensión.

Consejos profesionales para reducir la información innecesaria de los informes financieros:

• Mire qué tipo de información han pedido los líderes en el pasado y elimine los fragmentos inútiles que abarrotan su mensaje.
• Proporcione los cálculos finales dentro del informe para que los lectores puedan concentrarse más en estudiar los datos que en realizar cálculos mentales.
• Use puntos de datos comparativos (de años anteriores o reales versus presupuestados) y diferencias porcentuales para que sea más fácil para los líderes evaluar qué tan buenos o malos son los números.
• Haz una "prueba de ascensor". Imagínese si estuviera en un ascensor con su líder y tuviera que transmitir su mensaje de forma clara y breve para cuando llegue al piso deseado. Si lo hace, le ayudará a comprender si su información está sobrecargando o si contiene punteros centrales breves.

Al mejorar la forma en que comunica la información financiera, empodera a los tomadores de decisiones con las herramientas adecuadas para optimizar las operaciones y mantenerse competitivo. Acelere la velocidad y la calidad de su análisis invirtiendo en la solución tecnológica adecuada.

Los informes financieros manuales pueden atascar sus operaciones con problemas tan pequeños como el control de versiones, alternar entre correos electrónicos para enviar el archivo correcto o simplemente actualizar sus datos financieros.

Un software efectivo lo liberará de las tareas de contabilidad y teneduría de libros manuales y lo ayudará a realizar un seguimiento preciso de las tendencias para generar conocimientos más completos. Aún mejor, la mayoría de las ofertas de software actuales brindan soluciones de seguridad de datos, que son vitales para los equipos de finanzas y contabilidad.

Consejos profesionales para automatizar los informes de información financiera:

• Invierta en un software de contabilidad para liberar su tiempo de análisis y obtener informes con mayor facilidad y precisión. El software lo ayudará a administrar sus tareas rutinarias de manera eficiente y agregar más valor al negocio. Puede comenzar con soluciones de software de contabilidad gratuitas si es nuevo en la automatización financiera. Son asequibles y pueden brindarle una funcionalidad completa a un costo mínimo o nulo.
• Si supera las funcionalidades básicas que ofrece el software gratuito, estará bien atendido con soluciones de informes financieros integradas con procesos integrados de contabilidad y presupuestación, como nómina, elaboración de presupuestos, etc.
• Vaya un paso más allá eligiendo soluciones de software basadas en la nube para una mejor seguridad y acceso a sus datos.

Si no se planifica bien, incluso el mejor de los análisis puede perder su valor. Respalde su información con poderosas presentaciones de tablero. Puede inculcar una combinación de visualización de datos y habilidades de presentación con software de informes financieros para una comunicación efectiva.

Un software de informes financieros puede permitirle personalizar los campos de formato para rastrear y mostrar los conocimientos más importantes para brindar una mejor visibilidad del funcionamiento de los diferentes departamentos.

Consejos profesionales para visualizar información para informes financieros:

• Visualice cómo desea presentar su análisis. Comience con un papel en blanco y dibuje cómo espera que se vean sus datos en el momento de la presentación.
• Se específico. Desde las columnas de datos hasta los ejemplos que quieras incluir, dibújalos todos al visualizar tu información. Por último, asegúrese de que sus conocimientos agreguen valor a los líderes.
• Invierta en un software de informes financieros que pueda combinar sus datos financieros en una pantalla fácil de escanear y muestre información con gráficos y cuadros interactivos.

Nadie comprende mejor el valor de la autoauditoría que los equipos de finanzas y contabilidad.

Solicite reacciones de los líderes sobre qué tan acertado estuvo al proporcionar información financiera que respondiera a sus necesidades. Y si esos conocimientos les ayudaron, es bueno recopilar comentarios sobre cómo.

Estos seguimientos lo ayudarán a retener los aspectos positivos de sus informes financieros y corregir las áreas que no agregan valor a la toma de decisiones. También lo ayudará a elegir indicadores financieros más efectivos para futuros informes.

Consejos profesionales para hacer un seguimiento de los líderes:

• Establezca reuniones individuales con su director ejecutivo y los jefes de departamento para conocer sus puntos de vista sobre sus informes. Ten una conversación honesta y abierta.
• En este momento, no les dé aclaraciones ni les presione con sus necesidades financieras. Prestar un oído atento a sus necesidades. Puede discutir los desafíos que pueden haberle impedido abordar los problemas que señalaron después.

La realización de tareas de contabilidad de rutina de acuerdo con las pautas de cumplimiento es el mínimo básico. Es crucial que las finanzas agreguen valor asegurándose de que los líderes empresariales entiendan cómo sus acciones impactan en el resultado final.

Haga que sus presentaciones financieras sean algo que usted y los líderes esperan con ansias con los pasos anteriores.