7 formas efectivas de combatir la fatiga de Zoom con tu equipo

Tú hablas, una docena de cabezas asienten. Hay una respuesta, la discusión continúa, pero la cámara está encendida y todos los ojos están puestos en ti. Te vuelves consciente de ti mismo por un tiempo, pero el sentimiento pasa. A veces, la pantalla se congela o el audio se retrasa, pero perseveras. Esta es una reunión importante. También lo es el siguiente, y el standup después de ese. No te olvides de los ayuntamientos. Es agotador.

Lo más probable es que ya haya experimentado alguna variación de esto. Desde el golpe de la pandemia, todos hemos estado haciendo videoconferencias más que nunca, lo que ha llevado a la fatiga de Zoom. Esto se debe a que, a pesar de ser un excelente medio para el trabajo remoto, las videoconferencias extensas pueden desgastar a su equipo y agotar el impulso cuando llega el momento de realizar el trabajo real.

¿Qué es la fatiga de Zoom?

La fatiga del zoom es una frase general para el agotamiento mental asociado con videoconferencias extensas. A pesar del nombre, se aplica al uso de cualquier servicio de solución de videoconferencia. Si no se controla, la fatiga de Zoom reduce el compromiso y la productividad en toda la organización.

¿Qué causa la fatiga de Zoom? ¿O por qué las videoconferencias son tan agotadoras?

Desde menos señales no verbales hasta la falta de pausas visuales y mantenerse hiperconsciente, esta es la razón por la que las videoconferencias extensas están poniendo a prueba al cerebro.

Pocas señales no verbales

Por un lado, las reuniones virtuales simplemente exigen más enfoque. Las interacciones en persona implican señales no verbales (contacto visual, lenguaje corporal, movimientos de manos y asentimientos con la cabeza) que nos ayudan a conectarnos emocionalmente. Como puede adivinar, la mayor parte de eso se va por la ventana en una videoconferencia. Entonces nuestro cerebro tiene que trabajar más para interpretar lo poco que ve en un pequeño cuadrado, y salimos sintiéndonos como si hubiéramos corrido una maratón.

Falta de pausas visuales.

Como señala HBR, la fatiga de Zoom también se deriva de cómo nuestros cerebros procesan la información a través del video . Considere cuánto tiempo miramos la pantalla o la cámara durante una reunión de 15 minutos. La mayoría de nosotros no nos atrevemos a alejarnos, ni siquiera por un momento, porque nos preocupa que nuestros colegas piensen que estamos distraídos. La falta de pausas visuales en las reuniones virtuales sobrecarga tanto la vista como el cerebro, lo que dificulta mantener la concentración.

Ser hiperconsciente

De forma predeterminada, la mayoría de las aplicaciones de videoconferencia muestran a todos en la llamada, incluidos nosotros mismos. Esto puede hacernos hiperconscientes de nuestro comportamiento, intensamente conscientes de cada microexpresión en nuestros rostros, cada contracción y movimiento, y preocupados por cómo se interpreta. A veces, incluso puede parecer que estamos actuando en un escenario durante una llamada de Zoom.

Multitarea y distracciones

La investigación muestra que la multitarea reduce el rendimiento, sin embargo, todos somos culpables del intento ocasional de trabajar en otra cosa durante una videoconferencia. Trabajar desde casa también significa que es más fácil distraerse: callar a los niños ruidosos, por ejemplo, se ha convertido casi en un ritual. En conjunto, la tentación de realizar múltiples tareas y la fácil disponibilidad de distracciones hacen que las reuniones virtuales sean más agotadoras.

Cómo combatir la fatiga de Zoom

La buena noticia es que algunos ajustes a sus reuniones virtuales reducen drásticamente la fatiga de Zoom. Así que no permita que la productividad de su equipo se estanque, bríndeles las herramientas y los recursos necesarios para combatir la fatiga de Zoom y hacer las cosas. Como gerente, así es como puede ayudar.

1. Deja de reunirte cuando el chat sea suficiente

Sin duda, trabajar desde casa durante tanto tiempo nos ha hecho más dependientes de las reuniones por video. De la misma manera que las reuniones que deberían haber sido correos electrónicos nos hicieron perder el tiempo en la oficina, las videoconferencias que podrían haber sido un chat matan la productividad de su equipo. Las llamadas telefónicas y los correos electrónicos también funcionan mejor para algunas conversaciones.

2. Empareje Flock con reuniones de Zoom

Anime a su equipo a usar Flock en lugar de videoconferencias para cada pequeña cosa. ¿Todas esas reuniones que podrían haber sido correos electrónicos o chats? Piense en conversaciones rápidas y fáciles en Flock Channels que toman una fracción del tiempo de su equipo. Por ejemplo, compartir actualizaciones de estado asíncronas en un Flock Channel compartido ayuda a que las reuniones de pie sean más cortas y efectivas. Además, puede iniciar reuniones de Zoom dentro de Flock cuando realmente lo necesite.

3. Elija sabiamente sus reuniones

Elimine tantas reuniones opcionales de su agenda como pueda. Anime a su equipo a hacer lo mismo, para que la gente asista solo a las reuniones que realmente necesitan. Para las sesiones sociales virtuales, asegúrese de que los invitados sepan que no son obligatorios y que no deben sentirse obligados a asistir cuando tienen trabajo que hacer. Asegúrese de escalonar las reuniones virtuales para permitir un tiempo intermedio entre ellas, para que los empleados puedan estirar las piernas y prepararse para la próxima llamada.

4. Fomente los minidescansos cuando esté de guardia

En llamadas más largas, asegúrese de que los miembros del equipo sepan que está bien tomarse pequeños descansos para no mirar la pantalla. Ellos (y usted) pueden apagar el video por un momento, moverse un poco y mirar algo más para relajar los ojos. Los descansos visuales como este hacen que sea más fácil reenfocarse y mantenerse alerta.

5. Evite la multitarea en las reuniones

Hacemos nuestro mejor trabajo cuando nos enfocamos en ello. La multitarea en las llamadas es injusta para los demás asistentes y, si realmente puedes realizar varias tareas a la vez (¡yo no puedo!), realmente agotadora. Sin mencionar que el cambio constante de contexto entre tareas puede ocupar el 40 % de su tiempo productivo. Un grupo de asistentes que realizan varias tareas a la vez significa una caída tanto en la eficiencia de la reunión como en la productividad del equipo.

6. Elimina las distracciones

Trabajar desde casa nos expone a más distracciones que nunca. Emergencias domésticas, niños que necesitan atención, el contenido de nuestro refrigerador, amigos que llegan sin previo aviso, la lista es interminable. Tener un espacio de trabajo tranquilo y ordenado es un gran paso en la dirección correcta. Asegúrate de reducir también las distracciones en pantalla. Cierra las aplicaciones y las pestañas del navegador que no necesites para no distraerte. Además, mantenga ordenado el fondo de su video (o use un fondo virtual simple en Zoom) para reducir las posibles distracciones para los demás asistentes a la reunión.

7. Apaga tu video

Muchos de nosotros ahora tendemos a tratar el video como predeterminado para todas las reuniones virtuales, pero en realidad no lo es. Déle a su equipo la libertad de desactivar temporalmente el video (temporalmente) cuando se sientan cohibidos o sobre estimulados. Alternativamente, pruebe algunas reuniones de solo audio para ver si funcionan mejor para ciertas discusiones grupales. Desactivar la vista propia también puede ayudar a reducir la ansiedad, así que conviértalo en una práctica estándar. De esta manera, los empleados pueden ahorrar energía para analizar las pocas señales no verbales que se presentan en las reuniones virtuales en lugar de preocuparse por su apariencia.