Cómo elegir el mejor software de seguimiento de tiempo en 7 pasos

La revolución digital ha desafiado a las empresas a descubrir cómo adaptarse a una nueva forma de dirigir las organizaciones.

Ya sea que su empresa haya decidido adoptar una configuración de trabajo totalmente remota, híbrida o de regreso a la oficina, lo más probable es que utilice herramientas virtuales para administrarlo. Eso significa implementar ciertos sistemas digitales o basados ​​en la nube en lugar de depender de los antiguos procesos manuales.

Un proceso que puede beneficiarse especialmente de la digitalización es el seguimiento del tiempo en el trabajo.

El uso del software de monitoreo de empleados ha aumentado un 59 % desde el comienzo de la pandemia. El seguimiento del tiempo a través del software digital facilita a los gerentes realizar un seguimiento del trabajo de sus equipos sin tener que microgestionarlos.

En esta publicación de blog, repasaremos todos los beneficios de usar un rastreador de tiempo y le mostraremos cómo elegir la herramienta de rastreo de tiempo adecuada para usted y sus equipos.

Beneficios del software de seguimiento de tiempo

Alrededor del 95% de los trabajadores de EE. UU. están felices de hacer un seguimiento de su tiempo. ¿Por qué? Están de acuerdo en que el seguimiento del tiempo con precisión es importante.

La razón por la que este número es tan significativo es porque estas personas han visto los otros beneficios que el software de seguimiento puede tener tanto para la empresa como para sus empleados.

Entonces, ¿por qué las empresas deberían comenzar a usar software de seguimiento de tiempo, para empezar?

Aquí hay algunas razones.

Beneficio n.º 1: el software de seguimiento del tiempo mejora la productividad

Si su objetivo en el trabajo es maximizar el tiempo y la energía, el seguimiento del tiempo es una práctica muy beneficiosa.

Permite a las personas monitorear a dónde va su tiempo y reorganizar sus horarios en consecuencia.

Cuando los empleados realizan un seguimiento de su tiempo, pueden ver qué tareas podrían no estar dando los resultados deseados y reprogramarlas o incluso eliminarlas en el futuro.

Además de comprender mejor qué tareas son valiosas (y cuáles no), los empleados también pueden comprender mejor cuánto tiempo dedican a tareas específicas.

Tener acceso al software de seguimiento del tiempo también permite a los gerentes observar la carga de trabajo de sus equipos y ver si necesitan agregar más personas, o introducir herramientas que podrían ayudar a los empleados a ahorrar tiempo, energía y recursos.

Beneficio n.º 2: el software de seguimiento del tiempo mejora la transparencia

En algunos lugares de trabajo se dan puñetazos entre amigos, lo que hace que las empresas pierdan 373 millones de dólares al año. De hecho, el 16 % de los empleados estadounidenses y el 34 % de los empleados canadienses admiten haber golpeado a sus compañeros.

Entonces, el robo de tiempo es un gran problema para muchas empresas. Los contadores dicen que el 92% de sus clientes lidian con el robo de tiempo.

Gracias al seguimiento del tiempo, los gerentes pueden controlar en qué están trabajando los empleados en cualquier momento. Al mismo tiempo, los miembros del equipo pueden tener una mejor visión general de lo que están haciendo sus colegas y qué tareas están realizando actualmente.

Por lo tanto, el uso de un software de seguimiento del tiempo garantiza una mayor transparencia dentro de los equipos.

Beneficio n.º 3: el software de seguimiento del tiempo mejora la rentabilidad

Cuando la productividad en una organización mejora, el crecimiento del negocio surge naturalmente.

Las empresas que desean ahorrar tiempo, maximizar los ingresos y reducir las tasas de rotación de empleados podrían encontrar que el software de seguimiento del tiempo puede desempeñar un papel en el esfuerzo por mejorar la productividad de la empresa y, a su vez, también mejorar la rentabilidad.

Es decir, el software de seguimiento del tiempo ayuda a los equipos a organizar y priorizar mejor las tareas, para centrarse más en actividades rentables.

Además, el seguimiento del tiempo permite a los equipos realizar un seguimiento de los costos del proyecto y determinar si dichos proyectos son rentables, en relación con el tiempo dedicado a ellos.

Cómo elegir el software de seguimiento de tiempo

Entonces, ahora que sabemos por qué el software de seguimiento de tiempo es tan beneficioso, la pregunta es: ¿cómo llega una empresa a la herramienta de seguimiento de tiempo adecuada para ellos?

Aquí hay algunos pasos a seguir cuando busque el mejor software de seguimiento del tiempo de los empleados para su empresa, además de algunos consejos útiles para el seguimiento del tiempo.

Paso #1: Consultar al equipo

Al igual que cualquier otra cosa en la gestión empresarial, no existen soluciones únicas para el seguimiento del tiempo de los empleados.

Primero, debe considerar los desafíos y fortalezas únicos de sus empleados.

Por lo tanto, sería mejor consultar al menos a uno de sus equipos/departamentos sobre las funciones de seguimiento de tiempo que les gustaría usar.

Tal vez dicho equipo/departamento quiera más autonomía, por lo que usar una herramienta de seguimiento del tiempo que controle la actividad de la pantalla podría ser contraproducente.

O tal vez necesiten una herramienta que tenga geoetiquetado que permita a las personas iniciar sesión desde diferentes ubicaciones, lo cual es una excelente solución para los trabajadores de campo, por ejemplo.

Todo depende de lo que más necesiten sus empleados, razón por la cual debe consultarlos durante el proceso de selección de la aplicación de seguimiento de tiempo que utilizarán.

Este enfoque también garantizará una mayor aceptación una vez que comience a utilizar la herramienta de su elección.

Paso #2: Piense en lo que quiere lograr con el seguimiento del tiempo

Antes de elegir una herramienta de seguimiento del tiempo, piense en lo que quiere lograr al usarla.

Y asegúrese de que sus objetivos de seguimiento de tiempo se alineen con los objetivos de seguimiento de tiempo de sus equipos.

Recuerde: el hecho de que sus empleados no se sientan cómodos con el uso de una herramienta en particular tiene poco que ver con la implementación de la herramienta y más con establecer los límites correctos.

Sus objetivos para usar el software de seguimiento del tiempo pueden incluir:

• Mejor gestión del tiempo,
• Menor ausentismo,
• Optimizar las interacciones en el lugar de trabajo, y
• Minimizar el efecto de las distracciones.

Ahora, cuando se trata de sus empleados, tendrá que considerar algunos objetivos adicionales para vincularlos con sus esfuerzos de seguimiento del tiempo.

El objetivo más importante a considerar es garantizar la privacidad de las personas.

Por lo tanto, acostúmbrese a rastrear solo lo que debe rastrearse y deje el resto a los empleados.

Además, rastree solo los dispositivos propiedad de la empresa o los dispositivos personales utilizados para fines laborales.

Paso #3: Obtenga algunas opciones y compare

Una vez que tenga los parámetros, los objetivos y la aceptación del equipo, puede comenzar a buscar el mejor software de seguimiento del tiempo.

Haz una lista de las aplicaciones de seguimiento del tiempo que son:

• Dentro de su presupuesto, y
• Tenga las funciones que sus empleados necesitan para alcanzar sus objetivos de seguimiento del tiempo.

Luego, haga una comparación entre estos parámetros y evalúe las aplicaciones en función de qué tan bien pueden realizar las actividades que necesita.

Consulte esta lista de las mejores herramientas de seguimiento del tiempo en 2022 para comenzar a seleccionar las mejores opciones disponibles.

Paso #4: Elija el software

Una vez que haya recopilado una lista de las aplicaciones de entrada y salida que mejor se adaptan a usted, es hora de aterrizar en la única herramienta que utilizará en el futuro.

Lo mejor es seleccionar solo una pieza de software para toda la empresa, de modo que no tenga que pagar por varios servicios.

Esto también lo ayudará a evitar la construcción de silos y la creación de confusión dentro de los diferentes equipos y departamentos.

Paso n.° 5: despliéguelo lentamente

Como ya hemos establecido, elegir un software de seguimiento de tiempo es una decisión importante que podría afectar años de operaciones.

Entonces, una vez que haya hecho su elección, introduzca el software lentamente.

Primero, tenga un período de prueba para evaluar la funcionalidad del rastreador de tiempo y asegurarse de que es la herramienta que realmente desea usar en sus operaciones diarias.

Sin embargo, evite cambiar de herramienta con demasiada frecuencia, para evitar que sus empleados aprendan a usar herramientas nuevas cada dos meses.

Paso #6: Obtén retroalimentación

Además, como se estableció anteriormente, la mejor aplicación de seguimiento del tiempo es aquella con la que sus empleados se sentirán más cómodos.

Después de todo, al final, la decisión de si ha tomado la decisión correcta depende en última instancia de las personas que utilizarán la herramienta de seguimiento del tiempo.

Por lo tanto, intente obtener comentarios de sus empleados sobre qué tan práctica es la herramienta después de que la hayan usado por un tiempo.

Una forma efectiva de obtener retroalimentación es implementar una encuesta después del período de prueba de la herramienta y hacer que los empleados compartan su experiencia al usarla.

Puedes investigar factores como:

• Facilidad de uso,
• Comodidad con la herramienta, y
• Alcanzar las metas deseadas.

Paso #7: Implementar en toda la empresa

Una vez que haya encontrado la herramienta adecuada y que un equipo/departamento de prueba apruebe su utilidad después de un período de prueba, es hora de llevar la herramienta de seguimiento de tiempo a toda la empresa, oficialmente.

Entonces, comience a presentar la herramienta a otros equipos y departamentos y proporcione la mayor capacitación posible.

Asegúrese de que todos hayan aprendido a usar la herramienta antes de volverse estrictos con el cumplimiento.

Recuerde: un poco de paciencia ayudará mucho en esta fase de transición.

Si ya está utilizando una herramienta de seguimiento del tiempo, ya sea digital o tradicional, asigne un período de tiempo durante el cual los empleados tendrán la oportunidad de migrar sin problemas de la solución anterior a la nueva.

Además, obtén retroalimentación constantemente a medida que avanzas.

Por lo tanto, tómese su tiempo cuando implemente la herramienta, pero también establezca una fecha de implementación completa, para que los empleados no se relajen demasiado en cuanto al aprendizaje y la costumbre de la nueva herramienta de seguimiento del tiempo.

Conclusión: seguimiento del tiempo de los empleados frente a microgestión

El seguimiento del tiempo de los empleados a veces puede parecer una microgestión, pero solo cuando los gerentes y las partes interesadas lo implementan con demasiada prisa sin tener en cuenta las necesidades de los empleados.

Tómese el tiempo para comunicar cómo estas herramientas lo beneficiarán tanto a usted como a sus empleados y asegúrese de buscar una situación en la que todos salgan ganando en todo momento.

Recuerda que tus equipos deben estar de tu lado. La forma en que implemente las herramientas desempeñará un papel importante para alcanzar ese objetivo.

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