Cómo elegir un sistema telefónico comercial

Toda empresa necesita un servicio telefónico. Tiene clientes a los que llamar, proveedores con los que negociar y equipos a los que coordinar. Claro, puede usar el correo electrónico, los teléfonos inteligentes y las aplicaciones de mensajería. Pero nada se acerca realmente a su propio sistema telefónico comercial confiable que está diseñado a propósito para optimizar las comunicaciones basadas en voz y ayudar a su empresa a mantenerse en contacto con las personas importantes. Además, tener un número de teléfono comercial hace que su negocio se vea creíble: las personas esperan ver números de teléfono reales en el sitio web o en la página de redes sociales de un negocio legítimo.

Sin embargo, no todos los sistemas telefónicos son iguales.

Para saber qué sistema telefónico funciona mejor para su negocio, debe hacerse varias preguntas clave:

1. ¿Debo usar un teléfono fijo tradicional o suscribirme al servicio de Voz sobre Protocolo de Internet ( VoIP )?
2. ¿Debo usar sistemas telefónicos completos que vienen con hardware de escritorio o solo teléfonos virtuales que se pueden activar en cualquier dispositivo?
3. Si uso VoIP, ¿debería tenerlo en las instalaciones o ir a la nube?
4. ¿Cuál es el mejor servicio telefónico comercial en términos de industria, presupuesto, cantidad de empleados, ubicación de oficinas y base de clientes?

Vista rápida:

• ¿Cuál es la diferencia entre un sistema telefónico comercial de línea fija y VoIP?
• Cómo identificar el sistema telefónico adecuado para su negocio
• Tipos comunes de sistemas telefónicos comerciales
• Mejores prácticas al elegir un servicio telefónico comercial

Aquí hay una tabla que compara las características clave de los dos tipos de sistemas telefónicos de oficina.

¿Cuál es la diferencia entre un sistema telefónico comercial de línea fija y VoIP?

Cómo identificar el sistema telefónico adecuado para su empresa

Al decidir instalar, actualizar o reemplazar un sistema telefónico comercial, debe considerar varios factores clave. Primero, considere sus actividades comerciales, el volumen de llamadas esperado, las metas y el presupuesto.

Estos son los principales factores que querrá revisar al comparar proveedores de telefonía comercial:

• Costo
• Fiabilidad
• Seguridad
• Movilidad
• Escalabilidad
• Apoyo
• Características incluidas

Costo

Este podría ser el factor principal que afecta muchas decisiones relacionadas con el sistema telefónico. La confiabilidad debe ser lo primero, pero si este es el elemento principal de su agenda, entonces puede encontrar paquetes asequibles de telefonía fija o VoIP para su empresa.

Si aún no tiene un sistema implementado, optar por sistemas VoIP es la opción más inteligente. Esto se debe a que los costos de instalación, larga distancia y funcionamiento de los sistemas telefónicos VoIP son generalmente más bajos en comparación con los servicios de línea fija . Sin embargo, si ya tiene un sistema tradicional, puede optar por una actualización o un sistema híbrido según las necesidades de su negocio.

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Fiabilidad

Para administrar un buen negocio, debe tener canales de comunicación confiables y accesibles para que los utilicen los equipos, proveedores, socios y clientes. Sin esto, la continuidad del negocio se verá comprometida y perderá la confianza de las personas que ejecutan o dependen de sus operaciones, así como los ingresos potenciales que podrían haberse generado durante el tiempo de inactividad.

Revise la gestión de riesgos, la política a prueba de fallas y los planes de respaldo de los proveedores de servicios antes de registrarse.

Seguridad

Un sistema telefónico comercial también debe estar completamente protegido para evitar fraudes, malware e intentos de phishing por parte de entidades hostiles. Sin embargo, tenga en cuenta que la seguridad no solo involucra el servicio telefónico en sí, sino también sus propios recursos internos. Asóciese solo con proveedores de servicios financiables con encriptación, autenticación, arquitectura de redundancia y otros sistemas de seguridad probados y verdaderos.

Movilidad

Las empresas inteligentes y exitosas casi siempre tienen una mayor movilidad que sus pares. Los sistemas telefónicos VoIP le permiten realizar y recibir llamadas en cualquier lugar, incluso cuando se encuentra fuera del sitio. Por el contrario, los sistemas telefónicos tradicionales requieren que estés en la oficina para usar el teléfono.

Elija servicios que proporcionen aplicaciones móviles y de escritorio que permitan a su personal conectarse con equipos y clientes en cualquier momento y en cualquier lugar.

Colaboración

Algunos sistemas de línea fija permiten llamadas de tres vías . Los servicios de VoIP ofrecen mucho más. Estos incluyen videoconferencias para participantes ilimitados e integración con herramientas de colaboración y productividad, incluidos CRM y correo electrónico.

Escalabilidad

Las empresas necesitan agilidad operativa, ya sea que se estén expandiendo o reduciendo su tamaño. Durante estos períodos, los recursos deben reconfigurarse para que coincidan con la escala de las operaciones comerciales en las que se utilizan.

Al pensar en la estabilidad de su negocio, he aquí por qué es importante para el tipo de sistema telefónico comercial que elija:

• ¿Su empresa depende en gran medida de las llamadas de voz o funciona bien con un requisito mínimo de telefonía?
• ¿Cuáles son sus planes de crecimiento estratégico?
• ¿Emplea un equipo de ventas enérgico?
• ¿Necesitas integrar un sistema telefónico?
• Si necesita atraer a más clientes para expandirse, entonces un sistema telefónico confiable es una necesidad.

La facilidad con la que se puede implementar dicha reconfiguración afecta la productividad, entre otras medidas de rendimiento.

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Apoyo

Siempre deseará un servicio de atención al cliente de primer nivel para su empresa. Busque proveedores de servicios con un historial claro de excelente atención al cliente.

Funciones incluidas

Los teléfonos fijos prácticamente han dejado de evolucionar y probablemente se volverán obsoletos en el futuro. Si necesita preparar sus sistemas de comunicación para el futuro con todas las características emergentes que serán imprescindibles más adelante, entonces optar por un sistema VoIP sólido es la decisión correcta.

Con un sistema telefónico comercial virtual , puede integrar la telefonía con sus plataformas tecnológicas comerciales, como correo electrónico, videoconferencia, fax virtual, productividad, capacitación de empleados, ERP y software CRM.

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Tipos comunes de sistemas telefónicos comerciales

Como se discutió anteriormente, hay dos tipos principales de sistemas telefónicos basados ​​en la conexión: línea fija y VoIP. Sin embargo, hay subtipos y variantes híbridas que también debes conocer:

1) Sistemas telefónicos virtuales

Soluciones basadas en software empaquetadas como aplicaciones móviles, de escritorio o basadas en navegador que le permiten realizar y recibir llamadas a través de Internet. También llamado softphone .

• Pros: Asequible y muy fácil de instalar, implementar y usar
• Contras: no es un sistema telefónico con todas las funciones
• Ideal para: Pequeñas empresas con un presupuesto ajustado y para empresas con personal o contratistas desplegados en múltiples ubicaciones.

2) Sistemas de telefonía fija

Use cables de cobre para transmitir comunicaciones de voz. También se le llama teléfono analógico.

• Pros: Muy estable y confiable
• Contras: comparativamente más costoso de configurar, mantener y escalar; Podría volverse obsoleto en el futuro
• Ideal para: Pequeñas empresas que ya tienen un teléfono fijo y no requieren actualizaciones de telefonía; Personas a las que les gusta la tecnología vintage.

3) Sistemas telefónicos VoIP

Transmitir voz como datos a través de Internet.

• Pros: Amplia gama de capacidades, funciones e integraciones de software que son fundamentales para la mayoría de las empresas en la actualidad; se puede escalar fácilmente; asequible
• Contras: puede desactivarse en caso de cortes de energía a menos que tenga un suministro de energía de emergencia o el proveedor tenga capacidades a prueba de fallas
• Ideal para: empresas con visión de futuro de todos los tipos, tamaños e industrias

4) Sistemas en la nube y locales

Sistemas de VoIP cuya única diferencia es la ubicación donde está alojada la centralita telefónica (PBX). También llamado IP PBX , los sistemas locales involucran un servidor principal conectado a LAN (ubicado en la ubicación del cliente) que recibe y transmite llamadas a través de una línea fija tradicional, así como también a través de Internet. Por otro lado, los sistemas PBX en la nube o alojados se refieren a sistemas VoIP cuya PBX está alojada por el proveedor.

• Pros: los PBX basados ​​en la nube son generalmente menos costosos de configurar y mantener
• Contras: en los sistemas locales, el mantenimiento de la PBX es responsabilidad del suscriptor del servicio. Ideal para: Los sistemas locales son excelentes para los equipos que buscan un mayor control de sus herramientas de comunicación; Los sistemas basados ​​en la nube son buenos para las empresas que no quieren asumir la responsabilidad adicional de administrar su propio PBX.

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Mejores prácticas al elegir un servicio telefónico comercial

Aquí hay algunos consejos que lo ayudarán a identificar el mejor sistema telefónico para su empresa:

1. Comprenda por qué necesita actualizar, instalar o reemplazar un servicio telefónico comercial.
   • ¿Cuáles son tus metas?
   • ¿Qué sistema, si lo hay, utiliza actualmente?
   • ¿Qué características y capacidades específicas necesita en un servicio telefónico?
2. Evalúe el volumen de llamadas actual y potencial para su negocio según el número de empleados, las ubicaciones de las oficinas y el compromiso basado en la voz con clientes, proveedores, socios, equipos y otras partes interesadas.
3. Considere sus opciones de escalabilidad cuando se trata de crecimiento futuro. Elija un servicio que se ajuste a su estrategia.
4. Realice una auditoría de los recursos, las plataformas y la pila de tecnología con la que desea integrar el servicio telefónico. Determinar si el servicio de internet local es de calidad y velocidad adecuada para las soluciones de VoIP.
5. Asigne un presupuesto razonable para el sistema telefónico.
6. Explore el mercado de sistemas de telefonía en busca de un servicio o proveedor que coincida con su presupuesto y sus necesidades operativas.
7. Investigue los antecedentes de los proveedores de servicios, especialmente su reputación cuando se trata de confiabilidad y atención al cliente.
8. Fisgonee y descubra qué sistemas/proveedores de servicios utilizan los líderes de la industria.
9. Haz una lista corta de tus opciones.
10. Solicite demostraciones y pruebe/estrese los servicios preseleccionados antes de registrarse.

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¿Todavía tienes preguntas?

Hay muchas razones por las que una empresa necesita actualizar sus sistemas telefónicos . Quizás desee más capacidades o un mayor grado de movilidad. Tal vez desee reducir costos o reemplazar sistemas heredados que pronto quedarán obsoletos en su industria.

Cualquiera que sea el motivo en su caso, la clave es aclarar sus objetivos, comprender sus opciones y asociarse con el servicio de telefonía por Internet adecuado.