Cómo convertirse en un asistente virtual en 2023 (y más allá)

¿También le parece que recientemente se ha hablado mucho sobre los trabajos de asistente virtual (VA)?

Decidimos examinar por qué el trabajo de un asistente virtual ha aumentado en popularidad durante algunos años y, lo que es más importante, decidimos investigar cómo uno puede convertirse en un asistente virtual .

Entonces, diseccionamos el tema y cubrimos lo siguiente:

• Roles y responsabilidades de un asistente virtual,
• Pasos sobre cómo convertirse en un asistente virtual,
• Consejos y trucos de profesionales experimentados de VA, y
• Respuestas a las preguntas más comunes sobre VA.

Empecemos.

¿Qué es un asistente virtual?

En pocas palabras, los asistentes virtuales brindan apoyo y una variedad de servicios a sus clientes (individuos o empresas) desde la comodidad de sus hogares.

Las necesidades del cliente determinan el alcance de los servicios solicitados por los VA, pero a menudo incluyen:

• Entrada de datos,
• Gestion de logistica,
• soporte de recursos humanos,
• teneduría de libros y
• mercadeo

Estos profesionales calificados pueden ser empleados de tiempo completo, pero la mayoría de las veces, los asistentes virtuales son autónomos, autónomos y contratistas independientes que trabajan por proyecto.

En general, los asistentes son empleados cuya tarea principal es apoyar y ayudar a otros miembros del equipo a cumplir con sus funciones. Suelen estar a cargo de las operaciones del día a día, por lo que sus responsabilidades son de vital importancia.

Por lo tanto, los dueños de negocios son muy conscientes de que elegir los asistentes adecuados (incluidos los asistentes virtuales) afectaría la fluidez y eficiencia de la empresa .

Las tasas de adopción vertiginosas del modelo de trabajo remoto (el 28 % de los trabajadores de EE. UU. informan que el trabajo remoto es el modelo principal) han creado una oportunidad para que los asistentes ofrezcan sus servicios a un mercado más grande de clientes.

Los últimos resultados del estudio oficial, de The Week en 2017, indican que había más de 110 mil asistentes virtuales (REGISTRADOS) en ese momento. Dado que la industria ha estado creciendo a un ritmo más rápido mientras tanto, las estadísticas más recientes apuntan a más de 30 millones de trabajadores independientes que ofrecen servicios de VA en la actualidad.

¿Qué hacen los asistentes virtuales?

Los asistentes virtuales aligeran las cargas de sus clientes, ayudándolos a sobresalir en su trabajo y completar proyectos con éxito dentro de los plazos.

Más concretamente, los asistentes virtuales suelen encargarse de :

• La administracion,
• Planificación,
• registros de empleados,
• Gestión de proyectos y tareas,
• creación de contenido,
• Márketing y promoción,
• desarrollo web, y
• Varias otras operaciones comerciales relevantes.

Como resultado, los clientes que confían en los asistentes virtuales pueden concentrarse en hacer crecer el negocio y el panorama general.

Es como una asistencia en los deportes : ayudar a otro jugador a anotar (y recibir elogios por los puntos). Después de todo, todos están en el mismo equipo, ¿verdad?

Ahora simplemente reemplace la puntuación con el logro de un objetivo comercial, ¡y obtendrá la imagen! Los asistentes virtuales tienen como objetivo hacer que las personas que los rodean tengan más éxito, por lo que la empresa en su conjunto está facultada por definición.

6 pasos para convertirte en un asistente virtual

Ahora veamos qué necesitas hacer para convertirte en un asistente virtual hoy en día. Realizamos una investigación exhaustiva (para que usted no tenga que hacerlo) y seleccionamos los cerebros de algunos asistentes virtuales experimentados.

Entonces, profundicemos en los 6 pasos más importantes para convertirse en un asistente virtual.

Paso #1: Identifique sus principales habilidades y nicho

Al dar el primer paso, debe seguir el principio menos es más . Identificar sus principales habilidades lo ayudará a decidir el área de servicios que desea ofrecer y luego especializarse en un nicho de su elección.

Al tratar de identificar sus mejores habilidades, hay 2 cosas que debe hacer:

• Sé brutalmente honesto contigo mismo y
• Pida retroalimentación y evaluación externa.

Recuerde que su perspectiva única y su conjunto de habilidades pueden ser su ventaja competitiva y concéntrese en desarrollar esas habilidades.

Además, probablemente hayas escuchado la expresión: aprendiz de todo, maestro de nada . Bueno, para alguien que quiere convertirse en asistente virtual, ser promedio en muchos campos no ayuda a establecer una carrera.

Recuerde la teoría de Gladwell de su éxito de ventas Outliers (la experiencia es simplemente una cuestión de practicar de la manera correcta y durante al menos 10 mil horas) y comience a dedicar esas horas de trabajo. Se trata del enfoque de práctica hasta la perfección , ya que esa es la única forma de convertirse en un experto en su campo.

Paso #2: Elija y obtenga las herramientas adecuadas

Aprovecha la tecnología disponible y acelera así el crecimiento de tu negocio, así de simple. Utilice sus habilidades y deles un impulso adicional mediante el uso del software adecuado.

Dado que toda la comunicación y la documentación se realizan en línea, las herramientas adecuadas también pueden proporcionarle pruebas de trabajo para sus facturas. Pero lo que es más importante, también pueden ayudarlo a desbloquear el poder de un flujo de trabajo optimizado y organizado.

Aquí hay algunas categorías de herramientas que todo asistente virtual debe usar para su trabajo:

• Herramientas de comunicación (correo electrónico y aplicaciones de chat en equipo),
• Herramientas de gestión de proyectos y tareas,
• Herramientas de seguimiento del tiempo y gestión de la productividad, y
• Otras herramientas especializadas para su función (por ejemplo, software de contabilidad).

Paso #3: Cree un modelo de precios para sus servicios

Establecer el precio correcto para su trabajo es el paso vital para establecerse como asistente virtual. Para hacer una estimación válida de cuán valioso es su trabajo, debe considerar e incluir un par de factores en la ecuación:

• Tiempo dedicado a completar la tarea, y
• Calidad de los resultados finales, basada en su experiencia.

Por supuesto, puede (y debe) verificar cuánto cobran sus competidores, pero solo mediante el uso de software de seguimiento de tiempo obtendrá estimaciones precisas para diferentes tipos de tareas y creará la estrategia de precios adecuada.

Los rastreadores de tiempo, como Clockify, también lo ayudarán a distinguir entre las horas facturables y las no facturables, que es otro elemento clave para desarrollar el modelo de precios correcto.

Las horas dedicadas directamente a las tareas del cliente cuentan como facturables y se cobrarán (por ejemplo, la correspondencia por correo electrónico con partes externas para la programación de citas o la creación de contenido), mientras que las horas no facturables giran en torno al crecimiento de su negocio , por ejemplo, compilar y enviar facturas de clientes, buscar nuevos clientes, trabajando en su sitio web y construyendo y promocionando su marca.

El tiempo de seguimiento para ambas categorías proporcionará información valiosa y lo ayudará a establecer la estrategia de precios adecuada.

Tenga en cuenta que habrá margen de mejora y que su modelo de precios no tiene que ser perfecto de inmediato. Los precios no serán inamovibles, y podrá ajustarlos como mejor le parezca o a medida que aumente su experiencia.

Paso #4: Aumenta tu presencia en línea

La visibilidad es la clave aquí, ya que una vez que se ha decidido por lo que está haciendo y puede ofrecer un modelo de precios, solo quedan algunas cosas: publicidad, ganar clientes y experiencia, y repetir .

Aquí hay algunos ejemplos útiles de lo que puede hacer:

• Únete a plataformas profesionales,
• Use el boca a boca (o el teclado en este caso) a su favor,
• Anunciar y publicar regularmente en las redes sociales, y
• Involucre a sus conexiones (brinde ejemplos relevantes que ilustren su experiencia, creatividad, organización, gestión del tiempo, etc., para generar un compromiso significativo y brindar conocimientos más profundos).

Paso #5: Buscar clientes y oportunidades laborales

¡Ahora, a la búsqueda de trabajo! Usa todo lo del paso anterior y busca empleo, tanto en plataformas en línea como a través de tus conexiones ya establecidas.

El proceso de búsqueda de empleo puede ser agotador, todos hemos pasado por eso. Sin embargo, este puede ser el comienzo de una carrera nueva y emocionante: todo lo que necesita es desarrollar una estrategia para motivarse a seguir trabajando, incluso en las partes más frustrantes de su búsqueda de empleo.

Aquí hay algunas ideas para tener en cuenta durante el proceso:

• Actualice y actualice su currículum y perfiles sociales (por ejemplo, no olvide la insignia "abierto para trabajar" en LinkedIn),
• Dedica algo de tiempo a revisar las ofertas de trabajo a diario (haz uso de filtros y opciones de búsqueda avanzada),
• Cree una plantilla para una carta de presentación que destaque sus habilidades y experiencia (y personalice las partes para cada puesto o cliente), y
• Investigue y prepárese para las entrevistas, pero prepare su propio conjunto de preguntas y condiciones.

Paso #6: Cree una cartera (y actualícela periódicamente)

En este punto, lo que necesita es algo para mostrar sus habilidades de asistente virtual, por lo que debe trabajar en el sitio web de su cartera.

Intentar:

• Proporcione ejemplos de su trabajo anterior,
• Incluya toda la información de contacto y, si es posible,
• Solicite referencias y recomendaciones que destaquen sus valores y principios para publicarlos públicamente.

Su cartera debe ser un vistazo a su enfoque del trabajo de asistente virtual, así que asegúrese de que sus clientes potenciales vean su marca personal a través de él.

Consejos de expertos para convertirse en un asistente virtual

Ahora que cubrimos los pasos necesarios para convertirse en un asistente virtual, compartamos algunos consejos y trucos que aumentarán su valor como asistente virtual.

Consejo #1: Construya su autoridad a través de la experiencia

Como ya hemos señalado, elegir un nicho es una estrategia que implica centrarse en algunos de los siguientes:

• Mercados específicos (por ejemplo, América del Norte, Europa, etc.),
• Industrias específicas (por ejemplo, juegos, finanzas y banca, etc.),
• Tipo de cliente (p. ej., empresarios individuales, pequeñas empresas, etc.), o
• El alcance de la tarea (por ejemplo, gestión de nóminas y empleados, comunicación, programación, etc.)

Como explica Jo Harris, una asistente virtual convertida en redactora y fundadora de The Virtual Mama, no debes tener miedo de hacer un nicho desde el principio:

“ La mayoría de los VA piensan que deben comenzar con los servicios generales o probar todo cuando apenas están comenzando. La verdad es que al avanzar poco a poco desde el principio y desarrollar una habilidad especializada, se destacará de otros asistentes virtuales generales y se posicionará para ganar más por hora. ”

Orgullosamente alardeando de haber aumentado su tarifa por hora de $17 a $100 o más por hora, Jo alienta a los asistentes virtuales a mostrar siempre su experiencia:

El término de la industria para esto es "construye tu autoridad". Eso simplemente significa que debe hablar sobre su proceso y nicho de una manera que lo muestre como un experto. Esto puede parecer poco probable como un nuevo VA, pero es posible con el enfoque correcto. Puede hablar sobre su viaje, consejos de expertos que está aprendiendo en el camino y puede compartir información relacionada con las habilidades a medida que desarrolla sus habilidades. ”

Consejo #2: Aprenda a maximizar su productividad y eficiencia

Este es un consejo profesional de alguien que entiende a la perfección el mercado de los asistentes virtuales: Jaime Nacach, fundador y director ejecutivo de Virtual Latinos, una agencia de contratación de veteranos que conecta a empresas norteamericanas y profesionales de América Latina.

El tema era aumentar la productividad y la eficiencia en la era digital, y Jamie afirma que las herramientas de software son la solución de referencia , que pueden marcar la diferencia:

“ Como asistente virtual, la tecnología juega un papel crucial en tu trabajo diario. Al dominar las herramientas adecuadas, puede mejorar significativamente su eficiencia y lograr mejores resultados en menos tiempo. Por lo tanto, mantenerse actualizado con los avances tecnológicos y aprender constantemente nuevas habilidades es vital para el éxito como asistente virtual”.

Tenga en cuenta que la productividad es una habilidad aprendida y no existe un enfoque único para su mejora. He aquí para proporcionar algunos ejemplos y nombrar algunos factores que determinan nuestros niveles de productividad:

• Niveles de motivación intrínseca y extrínseca,
• Tipo de personalidad basado en MBTI,
• Capacidad para establecer objetivos SMART, y
• Lidiando con la procrastinación.

Consejo #3: Sea siempre proactivo

Un aspecto esencial para ser un asistente virtual exitoso es la capacidad de trabajar de forma autónoma y tomar la iniciativa sin esperar instrucciones constantemente. En opinión de Jaime, ser capaz de anticiparte a las necesidades de tu cliente definitivamente te hará destacar entre la multitud en un mercado en crecimiento:

“ Al investigar los proyectos en los que está involucrado e ir más allá de lo esperado, puede demostrar su interés en el trabajo y anticipar necesidades o tareas futuras. Este enfoque proactivo ayuda a alcanzar los objetivos de manera más eficiente y efectiva, lo que en última instancia conduce a un mayor éxito tanto para usted como para su cliente. ”

Consejo #4: Establezca límites claros entre el trabajo y la vida

Los asistentes virtuales pueden tener clientes en diferentes zonas horarias, pero eso no significa que deban saltar de la cama cada vez que hay una solicitud de un cliente. Establecer límites lo ayudará a lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida como asistente virtual y le mostrará a sus clientes (y clientes potenciales) que valora su tiempo.

En última instancia, establecer límites conduce a mejores resultados finales, lo que también beneficia al cliente, según Adrian Tamminga, un empresario que dirige Iron Embers y que a menudo colabora con asistentes virtuales:

“ Anime a su asistente virtual a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida estableciendo límites para las horas de trabajo y respetando su tiempo personal. Esto ayudará a prevenir el agotamiento y garantizará que sigan siendo productivos. ”

Consejo #5: Invierta en capacitación y educación

Aproveche el poder del aprendizaje permanente y el hecho de que siempre hay espacio para mejorar. Educarse a sí mismo lo mantendrá al tanto de las últimas tendencias, lo ayudará a adquirir nuevas habilidades y sobresalir en el trabajo de asistente virtual.

Por ejemplo, siempre puedes:

• Esté atento a los seminarios web,
• Asistir a cursos de formación,
• Lea la literatura y los artículos correctos, y
• Siga los ejemplos de buenas prácticas que puede encontrar en línea.

Además de que los VA inviertan en sí mismos, una vez más, Adrian señaló que las empresas y los clientes pueden contribuir al crecimiento de sus VA:

“ Si tu asistente virtual necesita adquirir nuevas habilidades o conocimientos, invierte en su formación. Esto les permitirá realizar tareas de manera más eficiente y efectiva, lo que en última instancia beneficiará a su negocio. ”

Preguntas frecuentes para convertirse en un asistente virtual

Por último, pero no menos importante, aquí están las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre la industria y el trabajo del asistente virtual.

¿Sigue habiendo demanda de asistentes virtuales en 2023?

En resumen, sí.

Los últimos datos indican que el mercado mundial de asistentes virtuales creció a una tasa anual compuesta del 41,9% en el año anterior. En 2022, la estimación fue de $ 9,62 mil millones, mientras que fue de $ 13,63 en 2023.

Además, el mismo informe muestra que se espera que el crecimiento continúe, y las proyecciones para 2027 se establecen en $ 44,34 mil millones.

¿Cuánto dinero puedes ganar como asistente virtual?

No hay una cantidad fija de dinero que ganan los asistentes virtuales. Sus modelos de precios y tarifas por hora pueden variar dependiendo de su:

• Industria y nicho,
• Tipo de operación comercial, y
• Tipo de clientes.

Según Indeed, la tarifa promedio por hora para los asistentes virtuales es de $26.73, y un artículo reciente de CNBC establece que, para habilidades especializadas, los asistentes virtuales pueden ganar hasta $100 por hora.

¿Es difícil convertirse en un asistente virtual sin experiencia?

Dado que lo que es difícil de hacer para una persona depende completamente de su conjunto de habilidades y competencias, no hay una respuesta definitiva a esta pregunta.

Le hemos pedido a Caroline Marshall, la fundadora de Upsource, que comparta sus 2 centavos y sugiere que es mejor tener al menos algo de experiencia previa, antes de comprometerse con la asistencia virtual como un trabajo de tiempo completo:

“ Definitivamente diría que si no tienes experiencia esto no es un entrenamiento, un puesto de principiante. Tal vez un puesto de empleado sea adecuado para usted antes de comenzar un negocio apoyando a otros. Sin embargo, si tiene un historial laboral, normalmente puede mirar hacia atrás en su experiencia laboral y encontrar un área del mundo de VA que pueda funcionar para usted; por ejemplo, si trabajó en ventas, definitivamente podría obtener un servicio en ventas. soporte para clientes! Definitivamente, es necesario comprender sus fortalezas y áreas potenciales de crecimiento para ser un gran asistente virtual (y también comprender sus debilidades). ”

¿Es difícil ser asistente virtual?

Como cualquier otro trabajo, siempre habrá altibajos en el trabajo de asistente virtual. Recuerde mantener su motivación al nivel más alto posible y su poder durante los momentos difíciles.

Para hacerlo, puede implementar un sistema de auto-recompensa, por ejemplo: un dulce favorito para cada elemento completado en su lista de tareas pendientes, y un masaje/salida nocturna durante una semana completa para completar la agenda diaria suena bastante bien.

¿Puedes ser un asistente virtual como un ajetreo secundario?

Como asistente virtual, depende de usted determinar qué cantidad de carga de trabajo funciona mejor para usted, por lo que la respuesta es sí.

Por ejemplo, puede trabajar a tiempo parcial y tener un solo cliente. Caroline está de acuerdo e incluso recomienda comenzar de esa manera:

“ ¡ Definitivamente puedes comenzar como un ajetreo secundario! Lo recomendaría encarecidamente si no está en condiciones de dejar un puesto asalariado. Antes de que existiera Upsource, tenía un cliente de 10 horas en mi trabajo de 4 días a la semana (1 día a la semana era el día de la mamá), pero mi consejo siempre es SER HONESTO. Te sorprenderá cuántos clientes estarán abiertos a un trabajo flexible para la persona adecuada. Nunca tome clientes en horas que no pueda lograr en su ajetreo secundario, ¡a la larga los dañará a ambos! ”

¿Cuántas horas puede trabajar un asistente virtual?

Nuevamente, no hay reglas específicas, ya que este es un aspecto altamente individualizado del trabajo. La cantidad total de horas por semana puede variar según la cantidad de clientes y la experiencia de un asistente virtual específico.

Como explica Caroline, no existe un verdadero "promedio" ya que cada cliente necesita servicios diferentes:

“ En Upsource, mientras que nuestros paquetes comienzan en 10 horas por mes, nuestra retención promedio para los clientes es de 30 a 40 horas por mes (aproximadamente 10 horas por semana). Esto garantiza que realmente podamos construir relaciones sólidas a largo plazo con nuestros clientes y agregar valor a su semana laboral. Sin embargo, es posible que algunos clientes solo necesiten unas pocas horas de contabilidad por mes como ejemplo, ¡pero eso aún marca la diferencia en su vida laboral! ”

¿Los asistentes virtuales trabajan desde casa?

La flexibilidad de trabajar de forma remota permite que los asistentes virtuales trabajen desde casa, por lo que la respuesta es mayoritariamente sí. Sin embargo, al igual que para cualquier otro puesto remoto, algunas personas preferirán alquilar una oficina, utilizar un espacio de coworking o ser un nómada digital, por poner algunos ejemplos.

¿Puede un asistente virtual iniciar su propio negocio?

Para resumir, sí . Aunque muchos asistentes virtuales optan por trabajar como autónomos, tienen la opción de registrar la empresa como entidad legal y convertirse en autónomos.

Como explica Caroline, lo primero que debe hacer al iniciar un negocio de VA es asegurarse de que todo sea legítimo, como el registro de seguros e impuestos. Ella recomienda establecer los siguientes pasos como una prioridad:

• Obtener una dirección de correo electrónico registrada en el dominio,
• Contarles a todos sobre su nuevo negocio: la mejor manera de conseguir clientes es el boca a boca y las referencias, y
• Creación de un plan de negocios y finanzas.

¿Necesitas educación para ser un asistente virtual?

Le pedimos a Caroline que también resolviera este misterio, ya que ella trabaja con muchos tipos de asistentes virtuales y explica que la educación formal no es obligatoria:

“ Si bien la belleza es que no necesita educación/calificaciones formales, en mi opinión, un gran VA, se invertirá en su CPD [desarrollo profesional continuo] y ¡siempre aprendiendo! ”

Te alegrará saber que hay una gran cantidad de cursos en línea asequibles, por ejemplo, cursos de asistente virtual en Udemy y otros recursos para guiarte a través de este proceso de cambio de carrera. Además, hay comunidades a las que puede unirse y mentores que están disponibles para ofrecer consejos, tal como recomienda Caroline:

“ Explore unirse a membresías de VA y obtener un entrenador: ¡todas esas preguntas son mucho más fáciles si está conectado con las personas adecuadas! Yo mismo tengo un entrenador de VA que ha sido invaluable para el crecimiento de mi negocio Upsource. ”

En resumen: súbase al tren: los asistentes virtuales están en aumento

En pocas palabras, no es de extrañar que la industria de VA se haya expandido rápidamente, ya que tanto los asistentes virtuales como sus clientes obtienen los beneficios de tales acuerdos. Flexibilidad y libertad para elegir con quién trabajarán por un lado, y reducir los costos generales y cumplir con los plazos por el otro: por definición, es beneficioso para todos.

Con todo eso en mente, ¿puedes pensar en una razón por la que no deberías reconocer tus habilidades y convertirlas en un negocio rentable de VA? ¿O al menos un ajetreo secundario para aumentar sus ingresos? No lo creíamos.

Recuerda, la historia de Batman sería muy diferente si no tuviera a Robin a su lado, ¡ya que todo superhéroe necesita un compañero!

️ ¿Eres un asistente virtual que tiene una historia de éxito para compartir? ¿O un empresario que a menudo utiliza los servicios de VA? Según su experiencia, ¿hay otros consejos y trucos que le gustaría compartir, o tal vez algunos pensamientos adicionales sobre el tema? Si es así, no dude en contactarnos, escríbanos a [email protected], y tendrá la oportunidad de aparecer en este o en uno de nuestros artículos futuros. Y, si te gustó esta publicación y la encontraste útil, compártela con alguien que creas que se beneficiaría de ella.