Cómo evitar tener demasiado en el plato
Publicado: 2023-11-21Este Día de Acción de Gracias, en Nimble, ofrecemos un festín de conocimientos sobre productividad en un esfuerzo por mostrarlecómo evitar tener demasiado en su plato .Mientras nos reunimos alrededor de la mesa para celebrar la gratitud, brindamos consejos invaluables para expresar nuestro agradecimiento a nuestra audiencia. Nos comunicamos con varios líderes de la industria que generosamente compartieron sus ingredientes secretos para el éxito, ofreciendo herramientas útiles, aplicaciones favoritas y lecciones aprendidas de sus experiencias.
Nuestro objetivo es claro: equiparle con los conocimientos necesarios para saborear las vacaciones sin sentirse sobrecargado de tareas. ¡Únase a nosotros mientras presentamos estrategias no solo para la mesa del comedor, sino también para administrar su carga de trabajo en esta temporada de Acción de Gracias!
1. Centrarse en la gestión de tareas estratégicas y la energía
Brad Friedman
Presidente | El grupo Friedman, LLC
Herramientas de productividad recomendadas:
- Ágil
- Asanas
- Zapier
- Canva
- Últimamente.ai
- Descripción
- Evernote
- Magai IA
- Jaspe IA
- gramaticalmente
- Agorapulse
- Programación de agudeza
- Adobe Creative Cloud
Brad aborda el desafío de evitar la sobrecarga de tareas empleando un enfoque estratégico. Él revela: “ Evitar la sobrecarga de tareas es un desafío.Mantengo todas mis tareas en una lista de tareas pendientes y todos los domingos reviso mi lista y muevo las tareas en las que estoy listo para trabajar a mi calendario.El bloqueo del calendario me ha ayudado a evitar la sobrecarga de tareas."
Cuando se trata de productividad, Brad enfatiza la importancia degestionar la energía a lo largo del tiempo .Considera que mantener una rutina bien equilibrada, que incluya dormir bien por la noche, hacer ejercicio por la mañana y un desayuno nutritivo, contribuye significativamente a su productividad. Mantenerse hidratado y comer regularmente durante el día son componentes clave que desempeñan un papel crucial para mantener su nivel óptimo de productividad.
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El grupo Friedman, LLC
2. Mantenga las distracciones al mínimo
Timothy Hughes
CEO y cofundador | Encendido DLA
Timothy utiliza Flipboard como su principal herramienta de productividad y aprovecha sus funciones para mantenerse informado y organizado.Para evitar la sobrecarga de tareas, emplea una estrategiade bloqueo de tiempo dentro de su calendario, gestionando eficazmente su agenda y garantizando una carga de trabajo equilibrada.
Cuando se le preguntó cuál es su consejo de productividad favorito, Timothy aboga por un enfoque simple pero impactante: silenciar todos los sonidos de notificación en su PC o Mac.Enfatiza la importancia de minimizar las distracciones eliminando los constantes "golpes y golpes " permitiendo un ambiente de trabajo más concentrado e ininterrumpido.
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3. Manténgase a la vanguardia con la planificación y la preparación
Craig Jamieson
Miembro Gerente | Servicios empresariales adaptables
Craig confía en una combinación de herramientas de productividad para optimizar su flujo de trabajo. Menciona: “ Ágil , por supuesto.También usoherramientasde Google comoDocsen mi iPad que me permiten anotar ideas y tareas cada vez que se me ocurren.Voy a experimentar con FlyMsg, principalmente para mensajería social, yScribepara documentar algunos de los pasos asociados con mis materiales de capacitación de Nimble. "
Para gestionar la sobrecarga de tareas, Craig emplea un enfoque dual: utilizaNimble para tareas específicas relacionadas con el cliente y mantiene una lista de tareas pendientes tradicional con una perspectiva de dos semanas.Explica: “Reviso esto todas las mañanas y busco elementos que puedan completarse con anticipación.Esto me permite tener tiempo abierto cuando surge lo inesperado. " Cuando se le preguntó cuál era su consejo de productividad favorito, Craig enfatiza sucintamente: " ¡Si no estás a la vanguardia, te estás quedando atrás!“—subrayando la importancia de enfoques proactivos y con visión de futuro para mantener la productividad.
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Servicios empresariales adaptables
4. Auditoría de vida para lograr la máxima eficiencia
Stacy Ennis
Director ejecutivo | Creativamente
Herramientas de productividad recomendadas:
- Entusiasmo
- Asanas
- Estera de yoga
- Gastar
- libros rápidos
- Planeador semanal
Stacy aboga por el impacto transformador del tiempo discrecional para evitar la sobrecarga de tareas. Ella define el tiempo discrecional como bloques intencionales de tiempo enfocado , destacando su versatilidad para actividades como el autodesarrollo, el trabajo enfocado o cualquier cosa que requiera un enfoque singular.
Stacy enfatiza una perspectiva única sobre la productividad y afirma: “ P roductividad significa realizar más y mejor trabajo en menos tiempo.“En lugar de ver la productividad simplemente como un esfuerzo de 9 a 5, ella la ve como un medio para liberar espacio mental para la creatividad y una presencia más plena. Citando investigaciones sobre interrupciones frecuentes en el lugar de trabajo, Stacy subraya la posibilidad de pérdida de tiempo y presenta el trabajo desde casa como una oportunidad de cambio. Su consejo de productividad favorito implica realizar una auditoría de vida, un proceso reflexivo que aplica a sí misma y alienta en sus clientes y estudiantes. Esta auditoría de vida, detallada en un enlace proporcionado, sirve como herramienta para recuperar la concentración y la productividad durante períodos difíciles.
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Stacy Ennis
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5. Optimice para la recuperación, no para la transmisión.
David Seth
Presidente y jefe nerd | Empresas nerd, Inc.
Seth confía en Notion como su principal herramienta de productividad y aprovecha sus capacidades para optimizar su flujo de trabajo.Destaca la importancia de un sistema confiable para gestionar tareas y afirma: “Capturo, aclaro, organizo, reflexiono y me comprometo con todo lo que necesito hacer en un sistema en el que puedo confiar.“Este enfoque integral le permite evitar la sobrecarga de tareas al garantizar que cada paso del proceso se aborde sistemáticamente.
El consejo de productividad favorito de Seth se centra enla optimización para la recuperación en lugar de la transmisión , lo que subraya la importancia de configurar sistemas que prioricen el fácil acceso y recuperación de información.Este enfoque se alinea con su estrategia general de mantener un sistema eficiente y confiable para mejorar la productividad en sus tareas diarias.
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Empresas nerd, Inc.
6. Bloqueo de tiempo para un enfoque óptimo
Phil Gerbyshak
Consultor de ventas | PhilGerby.com
Phil emplea un conjunto estratégico de herramientas de productividad, que incluyen Fancy Hands para tareas de investigación rápidas, ChatGPTpara verificación de escritura e ideación ySaneBoxpara mantener una bandeja de entrada ordenada. En la gestión de la sobrecarga de tareas, sigue el método 4D, abogando por un enfoque proactivo: “Hágalo ahora mismo, pospóngalo hasta el momento de la tarea (este es el tiempo bloqueado para estas tareas), elimínelo, deléguelo – y no necesitará una 'persona' en quien delegar."
El consejo de productividad favorito de Phil gira en torno albloqueo del tiempo , instando a priorizar tareas cruciales dedicando bloques específicos en el calendario.Ya sea que se trate de prospección, seguimiento o preparación de demostraciones, enfatiza la importancia de proteger estos bloques de tiempo de las interrupciones, y señala que este enfoque enfocado mejora significativamente la productividad general.
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Hilos
Haga clic aquí para ver los conocimientos sobre mentalidad de Phil que se entregan cada dos semanas con un podcast ocasional.
7. Priorizar es primordial
Liz Heiman
Director ejecutivo | Respecto a las ventas
Herramientas de productividad recomendadas:
- Un calendario
- Una hoja de cálculo o CRM
Liz navega estratégicamente en la gestión de tareas para evitar la sobrecarga. “ Primero, establezco prioridades en torno al trabajo que necesito hacer ”, señala, subrayando la importancia de la claridad en su enfoque.Para estructurar sus responsabilidades, Liz emplea una estrategia multifacética: “En segundo lugar, pongo en mi calendario las cosas que deben hacerse.En tercer lugar, me asigno tareas en el CRM. En particular, garantiza un flujo de trabajo eficiente al adoptar la delegación: “Por último, delego todo lo que otra persona puede hacer."
En cuanto a su consejo de productividad favorito, Liz se centra en la productividad de las ventas y destaca la importancia de la priorización. "Centrarse en las cosas que te acercan a tus objetivos es la clave del éxito ", aconseja.Ella describe cuatro tipos críticos de trabajo de ventas diario: prospección, calificación de clientes potenciales, cultivo de relaciones y cierre de acuerdos, cada uno de los cuales exige atención. Liz prioriza el cierre de acuerdos a la vanguardia y advierte contra el desaprovechamiento de oportunidades ganadas con tanto esfuerzo. Ella aboga por una programación disciplinada: “Recomiendo programar tiempo en su calendario para la prospección y la creación de tareas en el CRM para su otro trabajo de ventas.Liz enfatiza la necesidad de un enfoque diario estructurado, que garantice que los objetivos de ventas no sólo se cumplan sino que se superen.
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8. Haz espacio para “cojines” en tu calendario
Lynn Abate-Johnson
Codirector ejecutivo, director de operaciones, autor y orador | Lynn Abate-Johnson
Herramientas de productividad recomendadas:
- Mi calendario
- Google Drive
- Temporizador de mi teléfono/portátil
Lynn navega estratégicamente en la gestión de tareas incorporando “ colchones ” de tiempo “ nada” en su agenda para absorber cualquier sobrecarga potencial y priorizar las tareas personales de manera efectiva. Como ella enfatiza, “tener esos 'colchones' de tiempo de 'nada' incorporados para absorber cualquier sobrecarga y hacer posibles las prioridades personales.“Este enfoque permite flexibilidad y resiliencia frente a demandas imprevistas.
El consejo de productividad favorito de Lynn gira en torno a programar proactivamente estos “colchones ” en el calendario.Ella aconseja: “Dedique tiempo a los 'cojines' en su calendario uno o dos días a la semana.Un par de horas o medio día aquí y allá marcan la diferencia. “Esta asignación intencionada de tiempo no sólo sirve como amortiguador contra la sobrecarga, sino que también resulta fundamental para mantener un flujo de trabajo equilibrado y eficaz.
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9. Olvídese de las distracciones con una zona libre de teléfonos
marc scott
Locutor | Marc Scott Voz en off
Marc gestiona eficientemente su productividad utilizando Notion , apreciando su capacidad para consolidar notas, cronogramas, listas de tareas e información asociada en una plataforma centralizada.Al reflexionar sobre cómo evita la sobrecarga de tareas, Marc destaca la importancia de priorizar de acuerdo con sus objetivos. “No todo es una prioridad, aunque pueda estar en la lista de tareas ”, señala, enfatizando la necesidad de filtrar las tareas a través de la lente de objetivos generales para tomar decisiones informadas sobre lo que realmente necesita atención.
En cuanto a su consejo de productividad favorito, Marc ofrece un enfoque práctico: “ Deja el teléfono en otra habitación.Al reconocer los teléfonos inteligentes como herramientas de productividad y como posibles pérdidas de tiempo, opta por distanciarse de las notificaciones y del atractivo de su teléfono cuando se requiere una concentración profunda. Esta separación intencional mejora su capacidad para concentrarse y realizar tareas sin sucumbir a las distracciones.
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Marc Scott Voz en off
10. Un CRM es tu arma secreta
Ross Keating
Fundador | Nextree Consultoría de Crecimiento Empresarial
¿Qué herramientas de productividad utilizas?
- Telar
- Ágil
- Listo, IA
- calendario
- Talk Studio (anteriormente MelonApp)
Ross maneja la sobrecarga de tareas manteniendo un enfoque claro en las prioridades inmediatas que impulsan tanto a él como al negocio hacia adelante. Él expresa sucintamente su enfoque y afirma: “ Me concentro en lo que se debe hacer hoy para hacer avanzar a mí y al negocio."
El consejo de productividad favorito de Ross se centra en la utilización estratégica de una herramienta CRM (gestión de relaciones con el cliente). Al enfatizar su importancia, recomienda claramente: “¡Utilice su CRM o comience a usar uno!¡Aumentarás las ventas, cerrarás más negocios, retendrás más clientes y ahorrarás mucho tiempo! ” Su recomendación subraya los beneficios multifacéticos del CRM, desde mejorar los resultados de ventas y cerrar acuerdos hasta fomentar la retención de clientes y, en última instancia, agilizar y optimizar la gestión general del tiempo.
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Crecimiento empresarial de Nexttree
11. Trabaje de forma más inteligente, no más intensa.
Estefanía García
Director ejecutivo | Luces, Cámara, En Vivo
Stephanie, como empresaria, ha adoptado estratégicamente Calendly como una herramienta de productividad fundamental para una gestión eficiente del calendario.Reflexionando sobre el impacto, comparte: “Solía pasar demasiado tiempo intercambiando correos electrónicos para encontrar horarios de reunión que funcionaran para todos.¡Agotó mi productividad!Por eso comencé a usar Calendly.Stephanie destaca cómo Calendly agiliza la programación al proporcionar un enlace conveniente, reducir los correos electrónicos innecesarios y sincronizarse perfectamente con su calendario principal.
Para evitar la sobrecarga de tareas, Stephanie emplea una serie de consejos prácticos. Ella enfatiza la priorización despiadada, la agrupación de tareas similares y la delegación estratégica. “Para mí, la clave es trabajar de forma más inteligente, no más intensa ”, señala, concentrándose en actividades de alto valor y evitando tareas no esenciales.El enfoque de Stephanie incluye establecer límites, tomar descansos, realizar tareas únicas y evaluar periódicamente la carga de trabajo, todo lo cual contribuye a mejorar la concentración y la productividad.
El consejo de productividad favorito de Stephanie gira en torno a comprender y aprovechar las fluctuaciones naturales de energía a lo largo del día. “Nuestros niveles de energía en realidad fluctúan naturalmente a lo largo del día ”, observa, enfatizando la importancia de alinear el trabajo con los momentos personales de máxima energía.Al identificar sus “horas doradas ”, Stephanie aborda estratégicamente el exigente trabajo cognitivo durante estos períodos, optimizando la productividad y evitando la frustración durante los momentos de menos alerta.Este enfoque, centrado en gestionar la energía en lugar de solo el tiempo, ha demostrado ser un punto de inflexión transformador para la eficiencia general y el rendimiento laboral significativo de Stephanie.
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Luces, Cámara, En Vivo
12. Utilice una regla de tres simple
Bernie J. Mitchell
Fundador y Consultor | Involucrar a la gente
¿Qué herramientas de productividad utilizas?
- base superior
Bernie gestiona hábilmente la sobrecarga de tareas mediante la implementación de un método de "scrum personal" utilizando un tablero Kanban, centrándose únicamente en las tareas de la columna "haciendo". Reconociendo sus desafíos de neurodiversidad, comparte: “ Tengo que trabajar muy duro para mantenerme concentrado en el presente.Bernie utiliza estratégicamente la sección "atrasos" para almacenar ideas y tareas y abordarlas más adelante durante la semana, lo que le permite mantener una carga de trabajo manejable de tres tareas priorizadas cada día.
Su consejo de productividad favorito se centra en la simplicidad de realizar tres tareas significativas al día. Bernie expresa: “Tres cosas al día. Siempre me gustó esto, pero cuando leí Hero On A Mission de Donald Miller adquirió un significado más profundo.Subraya el profundo impacto de completar consistentemente tres tareas diarias, enfatizando que este enfoque, inspirado en las ideas de Miller, conduce a un progreso constante y logros significativos a lo largo del tiempo.
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Bernie J. Mitchell | Involucrar a la gente
13. Maximice la coherencia del contenido mediante la reutilización
Michelle Garrett
Consultor y escritor | Garrett Relaciones Públicas
Herramientas de productividad recomendadas:
- Buffer
- calendario
- CoberturaLibro
- Espacio de trabajo de Google
Michelle gestiona hábilmente la sobrecarga de tareas manteniendo un enfoque equilibrado de los compromisos. " Intento no comprometerme demasiado, pero hay ocasiones en las que puedo sentirme estresada por la cantidad de trabajo que tengo que hacer ", comparte.Durante períodos particularmente exigentes, Michelle adopta una estrategia proactiva al crear una lista completa de tareas y estimar el tiempo requerido para cada una. Este enfoque sistemático no sólo la ayuda a priorizar sino que también gestiona eficazmente los niveles de estrés asociados con la carga de trabajo.
En cuanto a su consejo de productividad favorito, Michelle revela un enfoque práctico para la creación de contenido. Ella enfatiza el valor de reutilizar el contenido para maximizar su utilidad. “Me gusta reutilizar mi contenido.Escribo todo lo que puedo (¡no, no uso IA!) y me gusta intentar exprimir todo lo que puedo de cada pieza ”, explica. Michelle extiende esta filosofía para ayudar a los clientes, ilustrando su práctica reutilizando una columna del boletín en una publicación de LinkedIn o de un blog. Además, destaca cómo el contenido de los vídeos de los clientes se puede transformar en publicaciones de blog informativas a través de transcripciones. Estas estrategias muestran la eficiencia y creatividad de Michelle para aprovechar al máximo su trabajo escrito y el de sus clientes.
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Hilos
Garrett Relaciones Públicas
14. Ordena tu mente con Brain Dumping
Carole Mahoney
Fundador | Crecimiento ilimitado
Herramientas de productividad recomendadas:
- Un cuaderno y un bolígrafo
- Bloqueo de calendario
- Herramientas de IA para la investigación
Carole evita la sobrecarga de tareas empleando un enfoque centrado. Como ella aconseja, “ Escriba su cosa número uno: el objetivo principal.Esto le ayudará a alinear su tiempo y esfuerzos con ese objetivo. Ella comparte un ejemplo personal del lanzamiento exitoso de su libro el año pasado, utilizando el objetivo principal como guía para tomar decisiones informadas sobre diversas oportunidades y tareas que se presentaron.
El consejo de productividad favorito de Carole implica el uso de una libreta sencilla para una gestión eficiente de las tareas. Ella explica: “Utilizo un cuaderno sencillo para desechar mi lista de tareas pendientes cada mes, semana y día.Este método le permite ordenar su mente y luego delegar estratégicamente tareas que puede realizar otra persona. Carole organiza además su lista de tareas pendientes en categorías, distinguiendo entre tareas esenciales pero menos agradables, como el papeleo y la administración, y actividades orientadas al crecimiento, como ventas, creación de contenido o ensayos de discursos. Este enfoque sistemático, desde el volcado de cerebros hasta la categorización, le permite a Carole priorizar de manera efectiva y mantener la claridad en sus tareas diarias, semanales y mensuales.
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Conclusión
Desde la gestión estratégica de tareas hasta minimizar las distracciones y adoptar bloques de tiempo intencionales, estos expertos ofrecen una amplia gama de consejos. Ya sea dejar el teléfono en otra habitación, usar un CRM como Nimble como arma secreta o reutilizar el contenido para lograr eficiencia, el hilo común es centrarse en trabajar de manera más inteligente, no más intensa.
Mientras celebramos el Día de Acción de Gracias, adoptemos estas estrategias para lograr el equilibrio adecuado entre productividad y gratitud tanto en nuestra vida profesional como personal. Comience con Nimble y aumente su productividad en esta temporada navideña.
