Cómo responder a las preguntas de la entrevista de gestión de proyectos

Como candidato a un trabajo de gestión de proyectos, ya sabe qué tipo de malas respuestas a las entrevistas debe evitar a una milla de distancia. (“¡Mi mayor debilidad es que soy perfeccionista!”)

Pero puede ser un poco más difícil prepararse para algunas de las preguntas complicadas que a los gerentes de contratación les gusta lanzar a los candidatos solo para ver qué tan buenos son. Como candidato a un puesto de gerente de proyectos que se prepara para su próxima gran entrevista, es imperativo que esté preparado para mostrarles a los gerentes de contratación que se comunica bien, que posee habilidades organizativas y de resolución de problemas excepcionales, que puede negociar y mediar, y que es un líder natural. .

Para ser claros, los gerentes de contratación no quieren dejar perplejos a un candidato tras otro con sus preguntas ingeniosas. De hecho, nuestra encuesta de Estrategia de Reclutamiento 2021 (metodología a continuación) encontró que más de la mitad de los reclutadores encuestados están descubriendo que se necesita más tiempo de lo normal para cubrir las vacantes y que la falta de buscadores de empleo calificados es su mayor obstáculo para la contratación. ¿No cree que preferirían encontrar a alguien que pueda responder con éxito las preguntas de su entrevista de gestión de proyectos para poder contratar a ese candidato calificado (¡usted!) y luego pasar a ocupar la próxima vacante?

Sin embargo, no es solo un proceso laborioso y lento para los gerentes de contratación. Según Indeed, el buscador de trabajo promedio pasa entre cinco y 10 horas preparándose para una sola entrevista de trabajo. En este artículo, lo ayudaremos a aprovechar al máximo ese tiempo de preparación para que esté listo para triunfar en la entrevista y ser contratado.

Cómo responder 7 preguntas comunes de la entrevista de gestión de proyectos

Se necesita esencialmente un día completo de trabajo (además del trabajo de tiempo completo que ya tiene) solo para prepararse para algo que puede que ni siquiera conduzca a un nuevo trabajo. Y suponiendo que pasará por varias entrevistas antes de conseguir su próximo trabajo, ese tiempo adicional realmente puede acumularse y convertirse en una pérdida de recursos. Por eso es tan importante prepararse para múltiples entrevistas de gestión de proyectos de la manera más eficiente posible.

Su entrevista no debe ser una versión oral del examen PMP. Después de todo, nuestra encuesta Inteligencia emocional en el lugar de trabajo de 2021 (metodología a continuación) encontró que menos del 10 % de los más de 500 gerentes de proyectos de tiempo completo encuestados no estaban certificados y no planeaban obtener la certificación.

Eso significa que probar su certificación de buena fe y sus habilidades técnicas es más un elemento de la lista de verificación para ingresar a la entrevista en primer lugar que una forma de diferenciarse de los otros candidatos.

Es por eso que una buena entrevista de gerente de proyecto se trata más de exhibir sus habilidades blandas (qué tan bien puede liderar y trabajar dentro de un equipo de proyecto, comunicarse y mediar) que demostrar sus habilidades de presupuesto y programación o ponerse poético sobre la gestión ágil de proyectos.

“En general, las respuestas (de un candidato) deben indicar que (son) personas éticas que resuelven problemas y que tratan bien a las personas”, dice Ferenc Csizmas , un PMP en Budapest.

En otras palabras, usted quiere mostrarle al tomador de decisiones que está sentado frente a usted que trabaja bien con los demás mientras lidera proyectos exitosos. (Sin sudar, ¿verdad?)

No se preocupe: estas siete preguntas de la entrevista de gestión de proyectos, junto con pautas específicas sobre qué tocar en su respuesta, lo ayudarán a destacarse entre la multitud y recibir una llamada después de su próxima entrevista de gestión de proyectos.

Empecemos.

Otras versiones de esta pregunta de la entrevista:

• ¿Cómo prioriza su carga de trabajo?
• ¿Cuándo han ayudado sus habilidades organizativas a mantener un proyecto en marcha?
• ¿Cómo organizas una semana laboral promedio?

No existe tal cosa como un proyecto desorganizado y exitoso. Es posible que tenga suerte y tenga un proyecto que logre ser un éxito a pesar de encontrarse con un montón de problemas, pero en algún momento cada proyecto necesita a alguien que se haga cargo de los plazos, el presupuesto y el alcance.

No es tan importante exactamente qué sistema usas para mantenerte organizado, siempre y cuando le muestres a los entrevistadores que tienes un sistema para mantenerte organizado en primer lugar. ¿Aplicación de gestión de tareas móvil? ¿Software de escritorio? ¿Hoja de cálculo? ¿Bloc? ¿Una combinación de todo lo anterior?

Cualquier sistema está bien, siempre que pueda presentar un caso sólido de que ha funcionado y seguirá funcionando en el entorno en el que trabajará en el futuro. Puntos de bonificación si puede ilustrar esto con ejemplos del mundo real: “Reviso mi aplicación de gestión de proyectos en el tren todas las mañanas para ver qué tareas deben completarse ese día. De hecho, el mes pasado evité que un proyecto se retrasara con este sistema”.

Lo último que desea hacer es decirle al gerente de contratación que simplemente se siente y espere a que surjan problemas y luego intente apagar los incendios.

Otras versiones de esta pregunta de la entrevista:

• Cuénteme sobre su experiencia en la gestión de partes interesadas de alto nivel.
• ¿Cómo fomenta la cooperación en sus equipos?
• ¿Qué habilidades interpersonales son más importantes para un buen gerente de proyecto?

Monster.com señala que las empresas están interesadas en gerentes de proyecto que puedan inspirar la cooperación entre todas las partes.

Es probable que los entrevistadores le hagan esta pregunta para extraer historias que revelen si tiene las habilidades blandas necesarias para lidiar con la fricción en el trabajo. La experiencia laboral pasada presagia comportamientos laborales futuros, así que prepárese con ejemplos que muestren cómo su personalidad, prioridades y habilidades ayudan a resolver conflictos y hacer avanzar un proyecto.

Trate de recordar historias de su experiencia previa en gestión de proyectos que destaquen sus habilidades de mediación, asegurándose de proporcionar el contexto y describir las acciones que tomó en respuesta, y cómo esas acciones ayudaron a garantizar el éxito del proyecto.

“Una de mis preguntas favoritas es 'Cuénteme sobre el proyecto más desafiante que haya liderado y cómo superó los desafíos (y) los problemas.' Entonces déjalos hablar. Anotaré un par de preguntas de seguimiento, pero esa pregunta me ha revelado mucho”, dice Jason Orloske , vicepresidente de operaciones en Fargo, ND.

Trate de evitar respuestas vagas y evasivas, o hablar sobre cómo tuvo que ponerse duro con una parte interesada para resolver un conflicto. Recuerda, gritarle a alguien no es una habilidad blanda.

Otras versiones de esta pregunta de la entrevista:

• Háblame de una vez que fallaste.
• ¿Cuál es una situación desafiante que experimentaste mientras trabajabas en un proyecto? ¿Cómo lidiaste con eso? ¿Qué aprendiste?
• ¿Puedes pensar en un momento en el que aprendiste de tus errores?

Le sucede a todos: un proyecto se salió demasiado del alcance, se volvió demasiado costoso o se retrasó en la entrega, y finalmente fracasó. Y si esto aún no te ha sucedido, probablemente solo signifique que no has trabajado en suficientes proyectos.

Lo importante es que no vea los fracasos de los proyectos bajo su supervisión como algo que ocultar o de lo que avergonzarse, sino como una oportunidad para ilustrar cómo aprende y crece a partir de los errores. Los entrevistadores generalmente hacen esta pregunta para ver cómo respondes a los contratiempos, no para saber si tienes una tasa de éxito del proyecto del 100 %.

Lily Zhang de The Muse sugiere que si no puede dar una respuesta realista ("¡En realidad, nunca he experimentado el fracaso de un proyecto!"), Es poco probable que el entrevistador confíe en usted lo suficiente como para traerlo a su organización.

Venga a la entrevista equipado con un par de historias de cómo lidió con los contratiempos del proyecto o los fracasos absolutos, y sea directo sobre lo que sucedió, incluso si fue en parte su culpa. Evite tratar de minimizar su responsabilidad o cambiar la culpa, y explique lo que aprendió de la experiencia y cómo lo aplicó a proyectos futuros.

Otras versiones de esta pregunta de la entrevista:

• ¿Qué tipo de proyectos te interesan más? ¿Por qué?
• ¿Trabajas mejor con personas introvertidas o extrovertidas?
• Cuéntanos sobre un proyecto que no te haya gustado.

A todos los gerentes de proyectos les gustaría creer que pueden manejar cualquier tipo de proyecto, desde agricultura hasta aeroespacial, trabajando con todo tipo de personas. Pero la realidad es que la mayoría de los gerentes de proyectos tienen fortalezas y debilidades, con industrias preferidas y tipos de proyectos en los que se destacan.

Si le dices a un entrevistador que te encanta administrar proyectos en cualquier entorno y eres un as en todo tipo de proyectos, mentalmente pasarán a su próxima entrevista.

Los buenos candidatos son honestos. ¿Eres más un administrador de proyectos de desarrollo de software o has prosperado con campañas creativas en los medios? Si nunca ha trabajado en una planta de fabricación, infórmele al entrevistador, incluso si el trabajo puede implicar ese tipo de trabajo. Si eres honesto y la entrevista va bien, esas brechas de experiencia podrían no ser tan importantes.

Siéntete cómodo diciéndole al entrevistador lo que te gusta y lo que no te gusta; De esa manera, cuando lo contraten, su nuevo gerente sabrá cuáles son sus puntos fuertes y cómo pueden ayudarlo a adquirir experiencia en otras áreas.

Otras versiones de esta pregunta de la entrevista:

• ¿Con qué herramientas de gestión de proyectos has trabajado? ¿Tiene alguna preferencia de software?
• ¿Cómo te gusta documentar el progreso de tu proyecto?
• ¿Tienes experiencia en TI? ¿Puedes codificar?

El software de gestión de proyectos se utiliza en todas partes. Y no es solo para organizaciones altamente técnicas. Nuestra investigación muestra que todas las industrias, desde el marketing hasta la atención médica (y todo lo demás), utilizan software de gestión de proyectos.

Más importante aún, el 92% de esas organizaciones están satisfechas con su herramienta de gestión de proyectos. Por lo tanto, si tiene experiencia real con la herramienta de gestión de proyectos preferida de una empresa, podría ponerse a la cabeza de la clase de candidatos.

Venga preparado con una lista del software de gestión de proyectos que ha usado en el pasado, lo que le gusta y lo que no le gusta de los diferentes sistemas de gestión de proyectos y cómo planea usar el software de gestión de proyectos para gestionar proyectos en la empresa con la que se entrevistará.

Otras versiones de esta pregunta de la entrevista:

• ¿Qué hace como líder de proyecto cuando los miembros del equipo tienen dificultades para completar las tareas del proyecto a tiempo?
• ¿Cómo maneja la insubordinación, las luchas internas en el equipo y/o la mala comunicación del equipo?
• ¿Cómo lidias con los clientes groseros?

La gestión de proyectos fluye mucho mejor cuando todos cumplen los plazos y producen resultados de calidad. Desafortunadamente, siempre habrá momentos en que algunas personas tendrán dificultades para cumplir. Los gerentes de contratación quieren saber cómo planea manejar estos problemas interpersonales y de personal antes de que se sientan cómodos al agregarlo a su equipo.

Querrá mostrar que tiene una comprensión innata del enfoque adecuado para tratar con miembros del equipo difíciles que se comunican mal, no cumplen con los plazos, producen un trabajo de baja calidad o todo lo anterior. Puede obtener puntos de bonificación proporcionando ejemplos de cómo ayudó a mejorar los procesos de trabajo de los miembros del equipo en funciones anteriores.

"La mayoría de las buenas preguntas de PM [entrevista] serán preguntas de escenario (por ejemplo, ¿Qué harías en esta situación?) Y mejor aún, serían juegos de roles que requieren que el candidato presente una recomendación", dice Kiron Bondale , PMP y entrenador Agile.

Otras versiones de esta pregunta de la entrevista (obtenidas de cuentas de entrevistas de Glassdoor):

• ¿Cuántos pianos de cola crees que hay en Austin y dime cómo llegaste a ese número?
• ¿Cómo has desafiado la complacencia?
• El patrocinador de tu proyecto entra en tu oficina el lunes por la mañana y te dice que puedes duplicar tu presupuesto porque dejará la empresa para unirse al circo y no le importa lo que hagas con el dinero. ¿Qué vas a hacer después?

Los buenos gerentes de proyecto podrán responder cuidadosamente preguntas que aparentemente surgen de la nada. Pero su entrevistador no solo está tratando de atraparlo con la guardia baja para hacerlo sentir incómodo y verlo retorcerse.

Están tratando de evaluar su visión para los negocios y sus habilidades para resolver problemas con una pregunta de estudio de caso disfrazada. No pierda tiempo ni energía tratando de memorizar las respuestas exactas a preguntas como estas, ese no es el punto. Solo prepárese para hacer preguntas de seguimiento (¿Cuentan las gasolineras privadas? ¿Las gasolineras marinas? ¿Debería el número incluir gasolineras cerradas o gasolineras que están en construcción?) e intente razonar una conjetura aproximada.

Tome notas, haga preguntas, mantenga la calma, use la lógica y la creatividad, y haga una estimación razonable. No estás tratando de adivinar el número exacto de gominolas en el frasco, estás tratando de demostrar que eres capaz de enfrentar un desafío inesperado.

Póngase al día para su nuevo trabajo de gerente de proyecto

Ahora que usó estas preguntas para lograr la entrevista con el gerente de proyectos y asegurar su nuevo y excelente trabajo de gestión de proyectos, asegúrese de tener todos los recursos que necesita para prosperar y contribuir al éxito de su nueva organización.

Metodología

Capterra realizó la Encuesta de inteligencia emocional en el lugar de trabajo en diciembre de 2021 entre 528 profesionales de EE. UU. que gestionan proyectos en pequeñas y medianas empresas. Se evaluó a los encuestados según su situación laboral (tiempo completo), el tamaño de la empresa (de dos a 500 empleados) y su participación en la gestión de proyectos (extremadamente involucrados).

La Encuesta de estrategia de reclutamiento de Capterra se realizó en julio de 2021. Recopilamos 300 respuestas de trabajadores con responsabilidades de reclutamiento en empleadores de EE. UU. El objetivo de esta encuesta era saber cuánto luchan las empresas con el reclutamiento y la contratación, y qué soluciones han considerado para mejorar los resultados del reclutamiento y la contratación.