Guía de períodos de pago: cuántos períodos de pago hay en un año y cómo elegir el mejor

Un proceso de nómina consistente y puntual es una parte importante de todo negocio exitoso.

Si bien las empresas generalmente deciden qué tipo de período de pago les conviene mejor y cuándo será el día de pago, esta decisión aún debe estar de acuerdo con las leyes de la FLSA, así como con cualquier ley estatal específica en términos de estándares de nómina.

Por esa razón, en este artículo vamos a:

• Explique la definición del período de pago,
• Presentarle los diferentes períodos de pago y cómo funcionan.
• Indique cuántos períodos de pago hay en un año,
• Ayudarle a elegir el mejor período de pago y
• Responder otras preguntas relevantes sobre el tema.

• Un período de pago es un período de tiempo establecido de trabajo en el que se paga a los empleados.
• Hay cuatro períodos de pago: semanal (ocurre 52 o 53 veces al año), quincenal (ocurre 26 o 27 veces al año), mensual (ocurre 12 veces al año) y quincenal (ocurre 24 veces al año). .
• Dependiendo del calendario de nómina que utilice una empresa y de los días de pago establecidos, algunos años tendrán 53 períodos de pago semanales o 27 quincenales.
• Además de las leyes federales y estatales, las empresas deben tener en cuenta su flujo de caja y las preferencias de sus empleados al elegir el mejor período de pago.
• Es posible seguir diferentes períodos de pago para diferentes empleados y equipos.

¿Qué es un período de pago?

Un período de pago es un período de tiempo predeterminado en el que los empleados reciben su salario.

Las empresas tienen la libertad de elegir qué período de pago establecerán para satisfacer sus necesidades comerciales específicas, pero lo importante es que estos períodos de pago sean consistentes y recurrentes. Los períodos de pago afectan directamente el proceso de nómina, como la cantidad de cheques de pago que reciben los empleados anualmente.

Tipos de periodos de pago

Al decidir el calendario de nómina, las empresas deben equilibrar los costos administrativos asociados con las rondas de nómina con la preferencia general de los empleados por pagos más frecuentes. Esta es la razón por la que, según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. (BLS), la publicación quincenal de nóminas es la más común.

Hay 4 periodos de nómina :

1. Semanal : 52 períodos de pago al año (a veces 53 debido a años bisiestos y al ciclo de nómina de la empresa),
2. Quincenal : 26 períodos de pago al año (a veces 27 debido a años bisiestos y al ciclo de nómina de la empresa),
3. Mensual : 12 períodos de pago al año, y
4. Quincenal : 24 períodos de pago al año.

Los empleadores deben comprender la naturaleza de las diferentes rondas de pago para poder elegir la opción que mejor funcione para ellos y sus empleados. Dicho esto, analicemos cada período de pago individualmente.

Período de pago #1: Período de pago semanal

Los períodos de pago semanales se repiten cada semana, lo que significa que los empleados del período de pago semanal reciben su cheque de pago al final de un período de pago. Ahora, incluso si el ciclo de pago semanal comienza y termina los viernes, por ejemplo, la empresa decide cuál será el día de pago, ya sea viernes o quizás lunes o martes. Lo crucial aquí es que el día de pago siempre sea el mismo una vez establecido y que llegue inmediatamente después del final de un período de pago.

Esta es una frecuencia de pago común para los trabajadores de la construcción, los conductores de entrega de alimentos y de viajes compartidos, y varios trabajos en línea. En los sectores que se ocupan del trabajo manual se suele utilizar un calendario de nómina semanal. También es una buena solución para organizaciones que tienen que contratar trabajadores con salarios más bajos durante los períodos de mayor actividad.  

Normalmente, hay 52 períodos de pago semanales en un año . Sin embargo, algunos años, como los que comienzan en domingo, por ejemplo, tendrán 53 períodos de pago semanales. Esto se ve afectado por los años bisiestos que comienzan en sábado o domingo, así como por el inicio de los años comunes en domingo y el inicio (y final) del ciclo de nómina de la empresa. Utilice la siguiente fórmula para calcular la cantidad de cheques de pago en un año para una ejecución de nómina semanal:

Período de pago #2: Período de pago quincenal

El período de pago quincenal dura 2 semanas, lo que significa que a los empleados se les pagará el día elegido después de esas 2 semanas. Por ejemplo, el cronograma de pago podría establecerse para cada dos jueves.

Las medianas y grandes empresas prefieren este tipo de calendario de pagos, ya que proporciona el equilibrio entre los gastos administrativos y una frecuencia de pago satisfactoria.

Normalmente, hay 26 períodos quincenales en un año , pero al igual que en el caso de los períodos de pago semanales, los años bisiestos tendrán 27 períodos de pago quincenales. Utilice la siguiente fórmula para calcular la cantidad de cheques de pago en un año para una ejecución de nómina quincenal:

El autor de best sellers y fundador y director ejecutivo de Z-Branding, Kraig Kleeman, cree que los períodos de pago quincenales garantizan la estabilidad financiera:

“Pagar a nuestros empleados cada dos semanas equilibra los cheques de pago regulares y la simplicidad administrativa. Garantiza que nuestro personal reciba ingresos constantes, lo cual es esencial para su estabilidad financiera. Además, para nosotros es más fácil de administrar que un cronograma semanal, lo que proporciona pagos más frecuentes que los cheques de pago mensuales”.

Período de pago #3: Período de pago mensual

Los períodos de pago mensual duran un mes completo. Esto significa que los empleadores pagarán a sus empleados en una fecha específica una vez al mes. De esa manera, los trabajadores recibirían su cheque de pago en una fecha específica de febrero (por ejemplo, el 1 de febrero) para el período de pago que duró todo enero, y así sucesivamente. En caso de que la fecha de pago caiga en fin de semana, la práctica típica es pagar a los empleados el viernes cuando la fecha de pago cae en sábado, o el lunes, cuando la fecha de pago cae en domingo.

Este período de pago en particular no es la opción más popular, especialmente en sectores con salarios más bajos debido a intervalos de pago más largos.

Hay 12 períodos de pago mensual en un año . Utilice la siguiente fórmula para calcular la cantidad de cheques de pago en un año para una ejecución de nómina mensual:

Hablando de pagos mensuales, recibimos algunas ideas de Pamela Phillips, fundadora y directora general de de Jong Phillips, quien cree que los períodos de pago mensuales siguen siendo los más eficientes debido a varias razones:

“Los períodos de pago mensuales son los más eficientes, ya que significan menos tiempo de procesamiento de nómina, menos informes a HMRC, menos transacciones para procesar a través del sistema de contabilidad y es más fácil determinar cuándo y cómo algo salió mal con la nómina, si alguna vez sucede. ir mal."

Período de pago #4: Período de pago quincenal

Las empresas que utilizan períodos de pago quincenales pagan a sus empleados dos veces al mes. Suelen ser 2 fechas predeterminadas para cada mes, como el 10 y el 25, por ejemplo.

Esta es una gran solución para las empresas que desean evitar el desafío de los períodos de pago quincenales adicionales en ciertos años (años calendario en los que tendrían una ronda de nómina adicional debido a los años bisiestos y el día de inicio específico del calendario de nómina), pero Todavía queremos ofrecer una frecuencia de pago más adecuada. Sin embargo, el problema potencial con un calendario de nómina quincenal es que las fechas de pago elegidas no siempre caen entre semana. Al igual que con los pagos mensuales, las fechas de pago que caen en sábado deben procesarse el día anterior, mientras que las que caen en domingo se procesan el día siguiente.

Hay 24 períodos de pago quincenales en un año. Utilice la siguiente fórmula para calcular la cantidad de cheques de pago en un año para una ejecución de nómina quincenal:

¿Cuántos períodos de pago hay en 2024?

En 2024, hay:

• 52 semanales,
• 26 quincenales,
• 24 quincenales, y
• 12 periodos de pago mensuales.

Según el sitio web del Centro Nacional de Finanzas, los años más largos con períodos de pago adicionales son años bisiestos que comienzan en sábado o domingo, así como años comunes que comienzan en domingo. Es por esto que, para las empresas que sigan este principio, el año 2024 no tendrá pagos adicionales semanales o quincenales, aunque sea un año bisiesto.

Teniendo en cuenta este principio, era más probable que 2023, cuando el 1 de enero cayera en domingo, tuviera 53 rondas de nómina semanales y 27 quincenales en comparación con 2024, aunque no fuera un año bisiesto. En el futuro, 2025 tendrá 52 períodos de pago semanales y 26 quincenales, al igual que 2024. Los períodos quincenales y mensuales siempre serán los mismos para todos los años.

¿Cuáles son los años con periodos extras de retribución?

Un año puede tener 27 períodos de pago quincenales o 53 semanales si comienza o termina en un día específico de la semana, dependiendo de la fecha de inicio del calendario de nómina. Este suele ser el caso en años con 53 jueves (cuando el período de pago finaliza en jueves), ya que la mayoría de las empresas procesan su nómina ese día. Aún así, esto también puede aplicarse a cualquier día de la semana dependiendo del calendario de nómina específico de la empresa.

Años con periodos extras de pago semanal

Para tener 53 períodos de pago semanales, el año debe comenzar o terminar el mismo día de la semana que el día de nómina o comenzar el día anterior al día de nómina si es un año bisiesto. Por ejemplo, 2021 fue un año común que comenzó el viernes y tenía potencial para 53 períodos de pago semanales para las nóminas que terminaban o comenzaban el viernes.

Años futuros con periodos de pago extra

Teniendo en cuenta estos principios, aquí hay algunos años venideros que probablemente tendrán 27 períodos de pago quincenales o 53 semanales, dependiendo del día de inicio de la nómina:

• 2025: Un año común que comienza el miércoles podría tener potencialmente 53 períodos de pago semanales para las nóminas que finalizan o comienzan el miércoles.
• 2027: Un año común que comienza el viernes podría tener potencialmente 53 períodos de pago semanales o 27 quincenales para las nóminas que finalizan o comienzan el viernes.
• 2028: Un año bisiesto que comienza el sábado podría tener potencialmente 53 períodos de pago semanales para las nóminas que terminan o comienzan en sábado o domingo (los días de pago seguirían siendo los viernes o lunes en este escenario).
• 2029: Un año común que comienza el lunes podría tener potencialmente 53 períodos de pago semanales para las nóminas que terminan o comienzan el lunes.
• 2030: Un año común que comienza el martes podría tener potencialmente 53 períodos de pago semanales para las nóminas que finalizan o comienzan el martes.
• 2032: Un año bisiesto que comienza el jueves podría tener potencialmente 53 períodos de pago semanales para las nóminas que finalizan o comienzan el jueves o viernes.

Esta lista supone un día inicial o final de nómina que coincide con el primer o último día del año o su ajuste para años bisiestos. Los resultados reales pueden variar según el día de inicio específico del calendario de nómina de una empresa y cómo se manejan los días festivos. Para realizar un seguimiento adecuado de los períodos de pago, consulte siempre el calendario de nómina específico de su organización.

¿Cómo elijo el mejor periodo de pago para mi empresa?

Deben intervenir muchos factores a la hora de decidir el mejor calendario salarial para su empresa y sus empleados. Por lo tanto, tenga en cuenta lo siguiente:

• Sus preferencias de empleado,
• Ya sea que tenga empleados por horas o asalariados,
• Impuestos y beneficios a los empleados,
• el flujo de caja de la empresa, y
• Los requisitos de pago de su estado.

Tenga en cuenta las preferencias de sus empleados

Siempre encueste a sus empleados sobre la frecuencia de pago ideal. De esa manera podrás tener en cuenta sus deseos y hacer todo lo posible para que todos estén contentos.

Piense en diferentes tipos de empleo

Para elegir el mejor plan de nómina, debe considerar si desea tener empleados por horas o asalariados, o ambos. ¿Qué tiene más sentido para tu negocio? Las rondas de pago semanales son más adecuadas para los trabajadores por horas, mientras que los empleados asalariados suelen seguir programas de nómina quincenales, quincenales o mensuales. Consulta sus ingresos para cada período de pago y tipo de trabajo. Discuta esto con su equipo de contabilidad para que pueda calcular también los costos de procesamiento, los beneficios para los empleados y los impuestos para cada período de pago.

Compare esta información con los requisitos de pago de su estado. Las leyes no son las mismas para todos los estados, lo cual puede consultar en el sitio web del Departamento de Trabajo. Por ejemplo, no todos los estados permiten un calendario de nómina mensual.

Considere el flujo de caja y la administración de la empresa.

Los ingresos reales del negocio también son un gran factor determinante. Las empresas deben considerar su flujo de caja y otras obligaciones financieras antes de decidir cuál es el mejor período de pago para su organización. El calendario de pagos ideal debería coincidir con los períodos de altos ingresos.

En términos de nómina para empresas más pequeñas, los períodos de pago quincenales pueden ser más adecuados, mientras que las empresas más grandes pueden preferir períodos de pago quincenales o mensuales. Los intervalos de pago semanales son más adecuados para los trabajadores por horas.

El fundador y director ejecutivo de Premier Staff, Daniel Meursing, nos dice que su empresa decidió el mejor período de pago mientras intentaba equilibrar intervalos de pago más frecuentes con los costos asociados:

“Al determinar el mejor período de pago para nuestro equipo, damos prioridad a encontrar un equilibrio entre proporcionar ingresos regulares a los empleados y minimizar las cargas administrativas. A través de encuestas y recopilación de comentarios, recopilamos información sobre las preferencias de nuestro equipo con respecto a la frecuencia de pago".

Matt Little, director general de Festoon House, también observó un proceso similar. Al decidir el período de pago, consideraron la satisfacción de los empleados y la eficiencia administrativa:

“Descubrimos que, si bien algunos empleados preferían los períodos de pago semanales para tener un acceso más frecuente a los fondos, otros preferían la estabilidad y previsibilidad que ofrecían los períodos de pago mensuales. Además, consideramos la carga administrativa asociada con el procesamiento de nóminas con mayor frecuencia que con menos frecuencia, equilibrando la eficiencia con las preferencias de los empleados”.

Preguntas frecuentes sobre los períodos de pago

¿Está interesado en obtener más información sobre los períodos de pago? En la siguiente sección encontrará más información sobre las fechas de pago y una explicación más detallada de algunas particularidades del período de pago.

¿Cuál es la diferencia entre un período de pago y una fecha de pago?

A diferencia de un período de pago, que es un período de tiempo determinado por el cual se les paga a los empleados, una fecha de pago es la fecha real en la que los empleados reciben los cheques de pago que ganaron durante un período de pago específico. Por ejemplo, si una empresa utiliza un período de pago mensual, el período de pago sería el mes de abril, pero la fecha de pago podría ser el 1 de mayo o el primer lunes de mayo.

¿Puedo elegir cualquier día de la semana como fecha del período de pago?

Las empresas pueden elegir cualquier día de la semana para su fecha de pago siempre que esa fecha llegue inmediatamente después del período de pago.

¿Puedo cambiar el periodo de pago previamente elegido durante el año?

Sí, es posible cambiar los períodos de pago previamente elegidos.

Sin embargo, las empresas deben tener una razón legítima para este cambio. Es crucial cumplir con las leyes laborales y salariales de la FLSA. Además, consulte las leyes de su estado para asegurarse de que se permita la nueva frecuencia de los períodos de pago. Una vez que todo esté en orden, notifica a tus empleados antes de proceder a implementar el cambio.

¿Puedo seguir diferentes períodos de pago para cada uno de mis empleados?

Las empresas pueden seguir diferentes calendarios de pago para sus empleados si consideran que es la práctica más eficiente. Sería mejor asignar períodos de pago basados ​​en ciertos grupos, como diferentes equipos, ubicaciones de los empleados, empleo a tiempo parcial o a tiempo completo, etc. Esta práctica es más común y potencialmente útil en empresas más grandes. Sin embargo, no se exceda con demasiados períodos de pago diferentes, ya que puede resultar difícil realizar un seguimiento de todos ellos.

¿Qué hacer si un empleado empieza a trabajar en medio de un período de pago?

Los empleadores realizan un seguimiento de las horas y los días trabajados, por lo que si un empleado comienza a trabajar a mitad del período de pago, recibirá un cheque de pago al final de ese período de pago que refleja la cantidad de horas trabajadas.

¿Cuál es la diferencia entre los períodos de pago quincenales y quincenales?

Los períodos de pago quincenales ocurren 26 veces al año (o 27), ya que a los empleados se les paga cada dos semanas de 52 semanas (o 53) en un año. Los períodos de pago quincenal ocurren dos veces al mes durante 12 meses, es decir, 24 veces al año. A diferencia de los pagos quincenales, el número de quincenas siempre se mantiene en 24 ya que un año siempre tiene 12 meses.

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Elegir el mejor período de pago para su empresa es un ingrediente secreto para administrar un negocio exitoso. La clave es realizar un seguimiento eficiente de las horas de trabajo de cada empleado.

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La función de seguimiento de nómina de Clockify le permitirá realizar un seguimiento de:

• Horas facturables,
• Tiempo,
• Facturas,
• Gastos,
• Entradas y salidas, así como
• Ubicación GPS.

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• Cree una cuenta para comenzar a realizar un seguimiento de las horas de nómina,
• Configure proyectos para categorizar tareas y clientes, e invite a sus empleados a su espacio de trabajo, asignándoles roles y responsabilidades, y
• Establezca tarifas por hora para empleados, proyectos y tareas: los empleados pueden registrar sus horas de trabajo mediante un cronómetro, manualmente o mediante una vista de hoja de horas.

Puede realizar un seguimiento de las horas extra, generar informes que analicen las horas trabajadas y, finalmente, exportar estos informes de horas de nómina en varios formatos como PDF, CSV o Excel para su posterior procesamiento.

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