6 factores clave que determinan cuánto tardan las agencias en firmar nuevos clientes

Atraer nuevos clientes a una agencia nunca es fácil, pero ¿cuánto tiempo debería tomar para firmarlos?

Asegurar un nuevo cliente no solo requiere mucho tiempo y recursos, sino que también puede requerir una inversión financiera significativa. Su equipo está ocupado en reuniones con prospectos, creando estrategias para ellos y, en última instancia, nutriendo al cliente potencial hasta que firme el contrato.

De hecho, encontrar nuevos clientes es el mayor obstáculo que enfrentan las agencias de marketing:

Es por eso que mantener contentos a los clientes desde el momento en que haces contacto es muy importante. Después de todo, el 23 % de las agencias no cumplen con las expectativas y los objetivos de los clientes, y eso puede ser devastador para la rentabilidad de una agencia. Porque solo un aumento del 1 % en la adquisición y retención de clientes puede mejorar sus resultados en un 7 %.

El artículo de hoy analiza el proceso de ventas de una agencia de marketing, cuánto tiempo lleva firmar nuevos clientes, cómo puede acelerar el proceso de incorporación y mantener contentos a los clientes en el camino.

1. Depende de las necesidades del cliente

Este es un grande.

Aunque su cliente está buscando una agencia y su agencia está buscando un nuevo cliente, ambos tienen sus propias expectativas individuales. Tenga en cuenta que el proceso de firmar un nuevo cliente puede afectar el valor promedio de por vida del cliente.

Si firma un nuevo cliente y lo incorpora correctamente, debería crear una relación duradera en ambos sentidos. Si tropieza en la fase de incorporación y no guía a un nuevo cliente a través de sus servicios correctamente, existe la posibilidad de que su cliente abandone su agencia por otra.

Si bien es posible que desee encontrar un nuevo cliente e incorporarlo lo antes posible, su cliente puede tener ideas diferentes. Cada cliente será diferente en cuanto a cuánto tiempo pasan considerando tus servicios antes de decidir invertir en ti, así que tenlo en cuenta.

Para acortar el proceso de incorporación, las agencias deben aprender todo lo que puedan sobre los clientes desde su primera reunión. Es vital analizar la marca de un cliente potencial y descubrir su público objetivo. ¿Tienen algún desafío en las redes sociales? ¿Qué métricas utilizarán para medir el éxito? ¿Están más interesados ​​en los clics o en las conversiones?

Descubrir cuáles son las expectativas del cliente y los objetivos generales es la mejor manera de acelerar el proceso de firma, ya que puede concretar una propuesta antes. Un informe de HubSpot de 2018 encontró que el 43 % de las agencias no dedican suficiente tiempo a la incorporación de clientes, y casi el 60 % de las agencias se topa con un muro al encontrar nuevos clientes.

La mejor manera de evitar ser una de esas agencias es realizar una sesión de descubrimiento con cualquier prospecto que muestre interés en sus servicios.

Realice sesiones de descubrimiento con prospectos para acelerar las cosas

Una sesión de descubrimiento será la primera vez que se reúna con un cliente para analizar sus necesidades, pero no son solo para clientes.

Estas sesiones también son cruciales para que las agencias aceleren el proceso de registro: es el mejor momento para determinar si el cliente es adecuado para usted. Es más fácil separarse y ahorrar tiempo en esta etapa del proceso, en lugar de gastar miles de dólares armando una campaña en la que quizás nunca se inscriban.

Realizar una sesión de descubrimiento puede ayudar a las agencias a descubrir rápidamente información sobre el presupuesto, las expectativas, los clientes y los puntos débiles de un cliente.

Si un cliente tiene un plan de marketing existente, pregúntele sobre su presupuesto y expectativas, además de:

• ¿Qué está funcionando en su plan de marketing actual? ¿Qué no? ¿Con qué estás luchando?
• ¿Quién es el personaje comprador típico?
• ¿De dónde viene tu tráfico?

Si están comenzando una campaña desde cero, lleve una lista de preguntas a la reunión y pregúnteles todo. Esto hará la vida mucho más fácil cuando construyas su propuesta y estrategia después:

• ¿Qué quieren del proyecto?
  Podría ser una asociación a largo plazo, o tal vez solo necesiten sus servicios para el lanzamiento de un producto.
• ¿Cuál es el cronograma del proyecto?
  El proyecto puede ser urgente, esperado o programado. Infórmate para no llevarte sorpresas.
• ¿Cuál es el presupuesto de su cliente?
  Si tienen restricciones de costos clave, ahora es el momento de averiguarlo. Le ayudará a crear una propuesta que esté a la altura y en línea con sus expectativas (que se firme más rápido).
• ¿Quiénes son las partes interesadas clave?
  ¿Con quién debe comunicarse su agencia para que el proceso fluya? Nada bloqueará la inscripción de un nuevo cliente más rápido que no tener una línea de comunicación con una parte interesada clave. A nadie le gusta ser bloqueado por guardianes.

A continuación, pase todo el tiempo que sea necesario en la reunión para:

• Examinar los procesos de negocio del cliente.
• Conozca lo que el cliente espera de su agencia
• Proporcionarles soluciones a sus problemas de marketing existentes o previstos.
• Cree una hoja de ruta aproximada del proyecto y su tarifa para que sepan qué esperar cuando su propuesta llegue a su bandeja de entrada.

Descubrir toda esta información es crucial para acelerar la firma de nuevos clientes y evitar un aluvión de correos electrónicos de ida y vuelta de su agencia solicitando información perdida.

2. Depende de la experiencia de su agencia

La experiencia de su agencia juega un papel importante en el tiempo que lleva firmar nuevos clientes. En general, las agencias confían bastante (79 %) en cerrar nuevos clientes en su cartera:

Entonces, ¿a qué obstáculos se enfrentan las agencias con menos experiencia? El proceso de cierre. Es más probable que las agencias con experiencia tengan un proceso definido para agregar nuevos clientes a su embudo de marketing. Por ejemplo, tener un catálogo prediseñado de plantillas de propuestas, cotizaciones y plantillas de correo electrónico a su disposición puede ahorrarle a su agencia mucho tiempo durante la incorporación.

Si no tiene una lista de verificación, cree una y asegúrese de que el punto de contacto del cliente potencial la controle. La lista de verificación debe incluir la información básica requerida para comenzar a abrir la cuenta del cliente, como plantillas de propuestas, para que el representante de su agencia pueda marcar las etapas a medida que el cliente avanza en su embudo.

Consejo profesional: envíe inmediatamente a un nuevo cliente potencial un correo electrónico de bienvenida y haga un seguimiento con una llamada telefónica, a más tardar 24 horas después de que se hayan puesto en contacto con su agencia. Los clientes necesitan que se resuelva un problema, razón por la cual lo contactaron en primer lugar. Si no responde inmediatamente, buscarán a alguien que sea más rápido.

3. Depende de la industria del cliente

Como sabes, algunos clientes son más rápidos que otros para firmar. Todo depende de la industria en la que operen.

El trabajo de la agencia se distribuye en una variedad de industrias, por lo que es importante tener en cuenta cómo cada industria afectará su tiempo de registro:

Por ejemplo, si está firmando una agencia sin fines de lucro, tienen que pasar por muchos trámites burocráticos para mostrar su separación de funciones para prevenir el fraude y cumplir con las pautas de la industria. Esto ralentizará el proceso de registro. Lo mismo se aplica a los clientes en industrias como la médica que se ocupan regularmente de los estándares de seguridad de HIPAA o legal y financiera que deben cumplir con las leyes PCI-DSS.

La industria farmacéutica, por ejemplo, tiene algunas de las regulaciones más estrictas. Muchas veces, su agencia no podrá promocionar directamente un producto sin infringir las normas. Adi Borovick, gerente de marketing multicanal independiente, dice que esto significa que las agencias deben encontrar formas nuevas y creativas de impulsar el compromiso y la conciencia de sus clientes farmacéuticos.

Por ejemplo, muchas empresas usan las redes sociales para impulsar el compromiso con la marca; sin embargo, con un producto farmacéutico, esto es más difícil debido a los requisitos al momento de hacer una afirmación sobre un producto.

Debido a esto, muchos especialistas en marketing utilizan campañas de concientización sobre enfermedades sin marca para impulsar el compromiso social.

Esto significa que cuando intente firmar un cliente en la industria farmacéutica, querrá pruebas de que puede crear campañas que no solo sean atractivas sino también compatibles.

Es menos probable que industrias como el comercio electrónico y el software tengan estos obstáculos, especialmente si son una empresa nueva. Estas industrias no están atadas a la burocracia legal ni a una larga lista de tomadores de decisiones a cargo de los presupuestos. Esto significa que no hay tantos obstáculos para que su agencia salte para cerrar un trato.

4. Depende de la comunicación

La comunicación constante y efectiva es una parte fundamental para atraer a un nuevo cliente. Una buena comunicación no solo le ahorrará tiempo con las expectativas, sino que también puede guiar a su nuevo cliente sobre el tipo de marco de tiempo que su agencia espera que se incorpore.

Paso 1: Configure un punto de contacto directo

Tan pronto como un posible cliente muestre interés en firmar contigo, bríndale un punto de contacto directo. Esto ahorrará tiempo si el cliente tiene alguna pregunta sobre los servicios o los precios porque puede comunicarse directamente con el representante de la agencia designada.

Paso 2: configure una herramienta de comunicación y un horario preferidos

Una vez que haya recopilado la información de contacto de un posible cliente, pregúntele cuál es su canal de comunicación preferido. Ya sea por correo electrónico, teléfono, Google Hangouts o Slack, trabaje con el cliente a su nivel para que la línea de comunicación se mantenga lo más abierta posible.

Luego, configúrelos en un cronograma de comunicación para que sepan cuánto tiempo espera que les tome inscribirlos en su agencia.

Por ejemplo, la semana uno podría leer "sesión de reunión y descubrimiento" en el diario de su posible cliente. Y luego, la semana dos podría ser "finalizar la estrategia y los costos del proyecto" y, finalmente, la semana tres podría verse como "la firma del contrato final y el comienzo del proceso de incorporación". Su cliente sabrá qué tan rápido espera que avancen las cosas, pero también habrá tiempo para que revise cualquier estrategia o propuesta entre puntos de referencia.

Para que un cronograma de comunicación funcione sin problemas, pregúntele a su cliente:

• ¿En qué zona horaria se encuentran?
• ¿Cuándo están disponibles para ser contactados?

En este punto, también informe al cliente cuando su punto de contacto directo esté disponible. Tener todo claro desde el principio ayudará a facilitar un proceso más fluido y rápido cuando se esté moviendo a través de estrategias y contratos.

5. Depende de qué tecnología esté usando una agencia

La pila tecnológica de una agencia afectará la rapidez con la que se firma un cliente. Incluso antes de que un cliente firme y se incorpore, la tecnología puede ayudar a una agencia a mantenerse al día con listas de verificación preformateadas y formularios prediseñados:

Si un cliente completa la documentación necesaria utilizando un formulario prediseñado, puede reducir el tiempo que le habría tomado a un empleado ingresar manualmente sus datos en su sistema. Puede parecer una pequeña victoria, pero cada pequeño truco ayuda a reducir el tiempo de contratación de un nuevo cliente.

Piense en cualquier tarea repetitiva que realice su agencia (por ejemplo, correos electrónicos de bienvenida y propuestas) y luego considere si se puede automatizar. En caso afirmativo, encuentre una manera de hacerlo y ahorre mucho tiempo a su equipo. Puede configurar nuevos procesos de clientes en una herramienta de gestión de proyectos como Trello para que el equipo de su agencia pueda seguir los pasos hasta que su cliente esté al final de su embudo:

Al igual que muchas herramientas de gestión de proyectos, Trello puede guardar plantillas para que su equipo pueda enviar formularios de registro y papeleo fácilmente. También puede guardar plantillas para campañas de PPC o administración de anuncios de Facebook para que su agencia pueda crear una propuesta a la velocidad del rayo sin perder calidad.

Un proceso paso a paso como este garantizará que se cubra cada base cuando intente incorporar a un nuevo cliente. Y, como cada paso está formalizado, nada se perderá.

6. ¿Qué época del año es?

Es posible que no considere la época del año como un factor, pero puede desempeñar un papel en la rapidez o la lentitud con que los clientes firman un acuerdo. Durante la temporada navideña, por ejemplo, las empresas pueden estar fuera de la oficina, lo que significa respuestas demoradas a las comunicaciones telefónicas y por correo electrónico. Además, con el final del año, es posible que ya hayan gastado todo su presupuesto de marketing. Ambas son razones legítimas por las que los prospectos podrían tardar más en firmar un acuerdo con usted.

Compare eso con el comienzo de un nuevo año, y el proceso de firma de clientes podría ser más rápido porque las empresas regresan de las vacaciones, responden a las consultas más rápido y pueden tener más presupuesto para asociarse con una agencia como la suya.

El tiempo que se tarda en fichar nuevos clientes depende de tu agencia

El marco de tiempo para firmar nuevos clientes depende de una variedad de factores, pero también depende en gran medida de su equipo.

Si está haciendo todo bien: celebra reuniones de descubrimiento, confía en cerrar clientes y tiene una pila tecnológica sólida para automatizar sus procesos, debería estar firmando clientes con relativa rapidez.

Sin embargo, no tener un proceso establecido para las reuniones, enviar ejemplos de estrategias o incluso tener un atajo para escribir propuestas puede prolongar el tiempo que lleva cerrar un trato.

Piense en las formas en que su agencia puede automatizar las tareas y agilizar el proceso de firma de clientes. No solo será un movimiento positivo para su equipo, sus clientes también tendrán una experiencia más fluida desde sus primeras interacciones con su agencia.

Dicho esto, comprender las mejores formas de hacer crecer su agencia puede ayudarlo a atraer más clientes y refinar su proceso más rápido. Regístrese para una demostración de Instapage Enterprise hoy.