¿Cuánto debe tardar su empresa en procesar una factura?

Al igual que cualquier proceso comercial, el manejo de facturas debe requerir la menor cantidad posible de recursos internos. La velocidad suele ser un buen indicador de la eficiencia.

Si bien el procesamiento de una factura debe ser rápido y eficiente, esto no significa que deba pagar las facturas de inmediato.

Pero, ¿cuán rápido es demasiado rápido procesar una factura y cuánto tiempo es demasiado?

Aquí hay un desglose de cuánto tiempo debería llevar procesar una factura, qué podría estar ralentizándola y consejos para acelerarla.

¿Qué es el procesamiento de facturas?

El procesamiento de facturas se refiere a cada paso involucrado en la administración de facturas.

Cuando se reciben facturas, se consideran 'facturas abiertas'. Necesitan pasar por varios pasos para volverse 'cerrados', es decir, completos.

Los departamentos de cuentas por pagar (AP) se ocupan de la mayoría de estos pasos, que incluyen:

• Recepción de facturas
• Entrada de datos de factura
• Verificación de facturas
• Aprobación de facturas
• Envío de facturas para el pago
• Guardar facturas en el libro mayor
• Comunicaciones sobre el procesamiento de facturas

La automatización de AP puede procesar muchos de estos pasos, pero otros requieren una entrada manual. Todo el proceso a menudo necesita la cooperación de colegas y clientes de diferentes departamentos.

¿Cuánto tardan en procesarse las facturas?

La respuesta corta es: depende.

El tiempo que lleva procesar una factura depende en gran medida del tamaño de su empresa , el tipo de software que está utilizando (si corresponde) y los términos de pago y financiamiento involucrados.

En promedio, debe tomar entre tres días y dos semanas desde el momento en que recibe una factura hasta que el dinero se deposita en la cuenta de su cliente.

Si tarda más de dos semanas en procesar las facturas, existen algunos problemas comunes que pueden ser los responsables. En este caso, es probable que haya pasos que pueda tomar para acelerar el proceso (consulte a continuación, "¿Qué acelera el proceso de facturación?").

Condiciones de pago netas de 30, 60 y 90

Muchas empresas extienden 30 términos netos con sus facturas, lo que significa que tiene 30 días para realizar el pago. Algunos incluso ofrecen términos netos de 60, 90 o incluso más.

Esto ayuda con su flujo de efectivo y le brinda la oportunidad de evaluar el producto o servicio que ha comprado antes de pagarlo.

Diferentes industrias y nichos dentro de las industrias pueden tener diferentes normas para sus condiciones de pago.

Por ejemplo, muchas compañías navieras pagan a los agentes de carga 60, 90 o incluso 120 días después de que se emite la factura. Lleva a algunos agentes de carga a recurrir al factoraje de facturas para mantener su flujo de efectivo.

Pagar antes de los requisitos de plazo neto a veces puede afectar negativamente su flujo de efectivo. Pero esto no significa que no pueda comenzar a procesar la factura. Simplemente debe posponer los pasos finales hasta la fecha de vencimiento.

Por otro lado, algunos proveedores pueden ofrecer descuentos por pago anticipado . A la larga, esto puede ahorrarle mucho dinero a su negocio.

Por qué la escala es importante para el tiempo de procesamiento de facturas

La escala de su negocio puede afectar significativamente la duración del procesamiento de facturas.

Si es una gran empresa, es posible que tenga sistemas y dependencias más complejos que la pyme promedio.

Tener más niveles de aprobación en los diferentes departamentos es a menudo la causa de los retrasos, especialmente cuando las personas que requieren aprobación pueden estar enfermas o de baja.

Si es una PYME, es posible que tenga que procesar menos facturas, pero también es probable que tenga un departamento de cuentas por pagar más pequeño para tratarlas.

Por lo tanto, la escala de sus operaciones de procesamiento de facturas puede influir en cómo puede reducir el tiempo de procesamiento.

Procesamiento de facturas para empresas de empresa a empresa (B2B)

La forma en que las empresas B2B gestionan el procesamiento de facturas puede verse influenciada por los plazos de pago más largos y la financiación que podría estar disponible.

El financiamiento de facturas (incluido el descuento de facturas y el factoring de facturas) es un tipo común de financiamiento utilizado por las empresas B2B, donde las compras relativamente grandes son comunes.

Agrega una capa adicional de administración al procesamiento de facturas para los proveedores en transacciones B2B. Sin embargo, puede proporcionarle más tiempo para procesar una factura.

¿Qué ralentiza el procesamiento de facturas?

1. Errores en la factura

Las facturas pueden ser bastante complejas. A menudo presentan múltiples detalles que se requieren para identificarlos y validarlos. Esto significa que se necesitan varios campos, incluidos números de factura, detalles de pago, fechas y más. Se pueden cometer errores en cualquiera de estos campos.

Las facturas correctas también pueden volverse incorrectas si las circunstancias cambian. Por ejemplo, es posible que deba devolver o cambiar su pedido después de haber recibido los productos. En estas situaciones, las notas de crédito de su proveedor son útiles.

A continuación se presentan dos de los tipos más comunes de errores de facturación.

1.1 Errores de exención del impuesto sobre las ventas

En los EE. UU., las reglas de ventas e impuestos varían de un estado a otro. Los certificados de exención de impuestos deben conservarse como documentación de respaldo para las auditorías. Los errores relacionados con este tema son relativamente comunes.

1.2. Errores del impuesto al valor agregado (IVA)

El IVA es un área relativamente compleja. Los errores del IVA van desde simples errores tipográficos hasta reclamarlos incorrectamente o no reclamarlos en ciertos casos.

2. Errores de comunicación

Hoy en día, el oficinista medio recibe 121 correos electrónicos al día. Por lo tanto, es fácil que las facturas se 'pierdan en el correo'.

Y tanto en las grandes empresas como en las pymes, pueden surgir errores o retrasos debido a que las facturas se envían o se envían a la persona equivocada dentro de su organización.

3. Factura fraudulenta

El fraude de facturas generalmente se refiere al acto de terceros malintencionados que engañan a las empresas mediante el envío de facturas haciéndose pasar por socios genuinos.

Por lo tanto, es posible que reciba una factura que parece ser de su proveedor. Esto podría hacer que pague al estafador en lugar de a su proveedor. Este tipo de fraude se basa en que el destinatario está demasiado ocupado para verificar su autenticidad.

Esta transacción no solo hará perder dinero a su empresa, sino que también le costará tiempo y recursos corregirla.

En el peor de los casos, podría hacer que ignore las facturas genuinas de su proveedor porque asume que ya se han pagado. Esto podría generar una multa por pago atrasado o incluso dañar las relaciones con sus clientes.

¿Qué acelera el procesamiento de facturas?

1. Establecimiento de mejores prácticas

Hay una serie de prácticas recomendadas que pueden mejorar la eficiencia del procesamiento de facturas.

Por ejemplo, puede designar a una o más personas específicas en su departamento de contabilidad para que sean responsables del procesamiento de facturas. Asignar la tarea de esta manera ayuda a evitar confusiones con los muchos otros procesos que tienen lugar en el departamento y ayuda a garantizar que las facturas se tramiten de manera oportuna.

También puede sentarse con su equipo de contabilidad y acordar plazos específicos para cada paso del proceso de facturación. Al hacer esto, tendrá un indicador clave de rendimiento (KPI) que garantizará que los pagos se procesen de manera rápida y eficiente.

2. Software de facturación

El software de facturación basado en la nube puede automatizar muchos de los pasos involucrados en el procesamiento de una factura, desde el envío de recordatorios de solicitud de aprobación de colegas hasta la generación de informes.

También puede reducir los errores y generar datos valiosos, que pueden brindarle información sobre los procesos y patrones de gasto de sus clientes y empleados. Dichos datos se pueden utilizar con fines de planificación y previsión empresarial.

Algunas empresas pueden seguir utilizando procesos manuales en papel. Estos son ineficientes y representan un riesgo para el negocio, ya que los documentos pueden perderse o incluso destruirse por accidente.

Uno de los mayores beneficios del software de facturación es brindarle a su departamento de cuentas por pagar una interfaz centralizada para registrar y rastrear todas las facturas.

3. Facturación consolidada

La facturación consolidada es cuando las empresas combinan todas sus facturas durante un período determinado en una sola factura.

Por ejemplo, quizás usted suele hacer compras a principios, mediados y finales de cada mes. En lugar de recibir y procesar una factura por separado para cada compra, su proveedor puede consolidarlas y enviarlas al final de cada mes.

Esto le ahorrará a usted y al vendedor mucho trabajo administrativo.

4. Reducción del riesgo de fraude

Las organizaciones deben mantener un control efectivo sobre sus datos e información mediante el establecimiento de protocolos de acceso, medidas de seguridad y soluciones de hardware y software.

También deben asegurarse de que todo el personal sea consciente de la importancia de proteger los datos contra el acceso no autorizado o el uso indebido.

Además, las organizaciones deben asegurarse de que los empleados tengan acceso solo a la información que necesitan para hacer su trabajo.

Conclusión:

El procesamiento de facturas se compone de varios pasos separados, que pueden incluir múltiples actores e interdependencias dentro de una organización.

Suponiendo que no cometa ningún error, una PYME promedio debería poder procesar una factura entre unos pocos días y dos semanas .

Las empresas más grandes tienen más facturas que procesar y es probable que se beneficien del software de automatización de AP . Esto reduce los errores y facilita el registro y seguimiento de los pagos.

Las empresas a menudo tienen términos netos adjuntos a sus facturas. Esto significa que solo deben pagarse después de un período determinado. Pagar antes puede reducir su flujo de efectivo disponible, pero podría proporcionarle descuentos por pago anticipado.

Establecer mejores prácticas , consolidar facturas y reducir el riesgo de fraude también lo ayudará a reducir el tiempo y la probabilidad de errores en su sistema de procesamiento de facturas.

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