Cómo funciona el procesamiento de facturas

Si el flujo de efectivo es el alma de la mayoría de las empresas, entonces el procesamiento de facturas es su corazón palpitante.

Para extender esta metáfora un poco más: las ineficiencias en el procesamiento de facturas conducen a una mala salud general del negocio y un alto riesgo de problemas peores si no se abordan.

Cada vez más empresas están aprendiendo que la automatización del flujo de trabajo de procesamiento de facturas es la cura que necesitan.

Miremos más de cerca.

¿Qué es el procesamiento de facturas?

El procesamiento de facturas es la administración de facturas. Incluye cada paso desde que se reciben hasta que están en el libro mayor después del pago.

Por lo general, lo lleva a cabo el departamento de cuentas por pagar y cuenta con la ayuda de un software de procesamiento de facturas automatizado.

Los 7 pasos del procesamiento de facturas

Los siguientes son pasos típicos que se toman en el procesamiento de facturas.

Puede haber ligeras variaciones en este proceso dentro de cada empresa o equipo de cuentas por pagar. Algunas empresas pueden procesar las facturas de manera diferente según estén vinculadas a una orden de compra (PO) o no, por ejemplo.

1. Recepción de facturas

Para aquellos directamente involucrados en el proceso, 'recibir facturas' puede parecer un nombre engañosamente simple para esta tarea. 'Recibir' implica un asunto pasivo y directo.

En realidad, 'caza' o 'pastoreo' pueden ser una mejor descripción.

Las facturas pueden llegar en varias formas (físicas, digitales o incluso por fax) a través de varios medios (múltiples direcciones de correo electrónico o remitentes). ¡También pueden llegar temprano, tarde o no llegar!

Si la factura no se ha recibido en el momento o canal adecuado, existe la posibilidad de que se pierda en el sistema.

Entonces, en resumen, llegar al punto en el que recibió una factura no siempre es sencillo (consulte el número 7 a continuación).

2. Entrada de datos de factura

Una vez que se reciben las facturas, deben categorizarse y priorizarse. Esto se hace comprobando los datos de cada uno e introduciéndolos en otros sistemas contables.

Las facturas vienen en muchos formatos y pueden incluir errores. En el caso de las facturas en papel, a menudo es necesario escanearlas para crear un formulario digital.

Una parte importante del proceso de ingreso de datos es la asignación de códigos de contabilidad general (códigos únicos para cada entrada de crédito o débito) a cada factura. Esto ayuda a que los siguientes pasos de procesamiento y generación de informes sean mucho más fáciles.

Este proceso de ingreso de datos puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores, especialmente si se realiza manualmente (consulte a continuación, 'Errores comunes en las facturas').

3. Verificación (Coincidencia con los documentos de respaldo) de la factura

Pagar facturas a ciegas sin verificar los detalles eventualmente conducirá a errores.

Las facturas deben verificarse con la evidencia de respaldo, como órdenes de compra (PO) , notas de crédito u otra información que represente los costos enumerados en ellas.

Sin un sistema de procesamiento de facturas automatizado (consulte a continuación, 'Procesamiento de facturas automatizado'), los documentos de respaldo deben recopilarse en varios lugares.

Es posible que hayan sido enviados desde y hacia diferentes personas, y la persona que los coteja puede no estar al tanto de otras comunicaciones existentes o documentos de respaldo que los modifiquen.

También pueden ser fraudulentos. Barclays advirtió recientemente que el fraude de facturas (estafadores que se hacen pasar por empresas que están actualizando los detalles de pago de sus facturas) está aumentando y podría incluso representar hasta el 55 % de todo el dinero perdido por estafadores en el Reino Unido.

4. Aprobación de factura

Una vez que se han llevado a cabo los pasos anteriores, alguien debe aprobar cada factura antes de realizar el pago.

Los flujos de trabajo de aprobación varían pero, en términos generales, los requisitos para la aprobación son universales. Es decir, quien está aprobando una factura necesita:

• La factura
• Todos los documentos de respaldo
• Cualquier otra información (notas, consultas, recordatorios de plazos, etc.)

5. Envío de factura para pago

En el momento en que las facturas estén listas para pagarse, las personas a cargo de la aprobación de facturas deben estar seguras de que no hay errores humanos u otros problemas pendientes.

Que las facturas se marquen para pago inmediato o posterior depende de cada equipo de cuentas por pagar y de cada factura.

Si hay circunstancias atenuantes, como una factura vencida, el remitente debe marcarlo en esta etapa.

6. Guardar facturas en el libro mayor

Las facturas deben guardarse en el libro mayor tan pronto como se paguen.

Omitir, retrasar o cometer errores en esta etapa obviamente puede causar grandes problemas con los informes internos y el flujo de caja.

Incluso puede dañar las relaciones externas. Si no se registra una factura, es posible que se envíen a los clientes recordatorios de vencimiento incorrectos.

7. Comunicaciones sobre el procesamiento de facturas

Cada paso del procesamiento de facturas requiere comunicación entre su equipo y sus clientes. Esto podría incluir:

• Acuse de recibo
• Modificaciones
• Aclaraciones de errores (o posibles errores)
• Preguntas generales

También pueden entrar en juego otras funciones de cuentas por pagar, como la reclamación, el uso de facturas de notas de crédito, descuentos por pago anticipado, descuento de facturas y financiación de facturas.

Esto generalmente ocurre en medio de un mar de otras tareas que ocurren en el mismo lugar: la bandeja de entrada del correo electrónico.

Un estudio realizado por Abode encontró que el trabajador estadounidense promedio pasa 3,1 horas revisando los correos electrónicos del trabajo cada día. Esto significa que para cuando llegue el momento de verificar el proceso de facturación, la nueva información lo habrá enterrado aún más.

Errores comunes de factura

Ya sea que se trate de algunos errores relativamente grandes o del efecto acumulativo de muchos errores más pequeños, los errores en las facturas pueden resultar costosos.

En nuestra experiencia, dos de los más comunes son:

1. Errores de exención de impuestos sobre las ventas

Las reglas del impuesto sobre las ventas y el uso varían en cada estado. Los certificados de exención de impuestos son emitidos por el comprador al vendedor, quien debe almacenarlos como prueba para las auditorías. Puede ser difícil saber exactamente cuándo y cómo aplicarlos, y los errores en este frente a menudo conducen a errores en las facturas.

2. Errores en el Impuesto al Valor Agregado (IVA)

Los criterios para la aplicación del IVA son complejos. Los errores cometidos en esta área a menudo se deben a una mala interpretación del caso oa un descuido en lugar de errores tipográficos.

Procesamiento automatizado de facturas

Cada paso del procesamiento de facturas contiene la posibilidad de errores. La aprobación también puede verse retrasada por los empleados en licencia, la rotación de personal en el departamento de cuentas por pagar, etc.

Hay una forma de agregar un grado de estabilidad y eficiencia al proceso: la automatización del procesamiento de facturas.

La automatización puede acelerar y mejorar los flujos de trabajo de recopilación y procesamiento. También puede automatizar notificaciones para el personal interno.

software de procesamiento de facturas

Usar el software de procesamiento de facturas adecuado puede cambiar las reglas del juego para su negocio.

Si bien algunos programas automatizarán los procesos enumerados anteriormente, otras soluciones pueden incluir la capacidad de ofrecer crédito comercial como parte del proceso de facturación.

Esto significa que los proveedores de servicios B2B pueden externalizar todo el proceso de facturación y cobro a un tercero que suscribe la deuda. De esa manera, al vendedor se le paga a los pocos días de recibir un pedido y le da a sus clientes un período mucho más largo para liquidar su factura.

Conclusión

El procesamiento de facturas incluye todos los pasos, desde la recepción de las facturas hasta su pago y registro en el libro mayor.

Aunque todas las tendencias apuntan hacia el crecimiento de la facturación digital y el procesamiento de facturas, las facturas en papel todavía se utilizan en algunas circunstancias y deben escanearse a formato digital.

El flujo de trabajo de procesamiento requiere atención a los detalles y la comunicación. Es vulnerable a sufrir errores y retrasos en los flujos de trabajo de aprobación que existen en él.

La automatización del procesamiento de facturas es una forma de mejorar significativamente el procesamiento de facturas. Reduce el número de errores potenciales y centraliza las comunicaciones y la aprobación.

El software de automatización extrae y registra rápidamente los datos de las facturas, incluidos los campos personalizados. No solo lo hace más rápido de lo que se puede hacer manualmente, sino también con mayor precisión.

Es posible que los proveedores de servicios B2B deseen ir más allá al considerar el tipo de software de automatización que mejor se adapte a sus necesidades comerciales.

Los vendedores B2B pueden implementar una solución como TreviPay que ofrece crédito comercial totalmente suscrito al finalizar la compra. Esta opción subcontrata efectivamente todos los procesos de facturación y cobro al tiempo que fomenta un mayor gasto y la lealtad del cliente.

Los efectos positivos de un flujo de trabajo de procesamiento mejorado pueden tener un efecto dramático en la salud y la eficiencia de su negocio. Dependiendo de la opción elegida, también podría ayudar a los vendedores B2B a establecer relaciones con los clientes más estrechas y rentables.