Cómo los pronósticos inexactos agotan los ingresos

Mira, lo entendemos. Hacer pronósticos no es exactamente un paseo por el parque.

Un giro equivocado y estás perdido. Estás perdiendo ingresos valiosos.

Según LinkedIn, estropear la previsión de la demanda puede costarle dólares reales. ¿Demasiado inventario? Eso es dinero tirado a la basura. ¿Demasiado poco? Saluda a las ventas perdidas.

Costos de pronósticos inexactos: directos e indirectos

Un informe reciente de Forrester destacó los costos directos e indirectos de una previsión inexacta.

Desde el punto de vista operativo, conduce a fallas en la planificación de la capacidad, a un aumento del costo de mantenimiento del inventario y a un ajuste del presupuesto y los recursos. También erosiona la confianza en el liderazgo corporativo y de ventas y tiene implicaciones comerciales más amplias, como una menor capacidad para invertir en crecimiento, un impacto negativo en la valoración del mercado y una menor capacidad para atraer inversiones de capital.

¿El principal culpable de este caos? Mala calidad de los datos.

Sin información precisa que refleje los cambios en tiempo real, sus esfuerzos de pronóstico son tan confiables como una predicción del tiempo sin barómetro.

La falta de puntos de datos de calidad, la tecnología de ventas en la sombra y la creciente complejidad y volatilidad (como la complejidad en el recorrido del comprador y los nuevos modelos de ingresos) dificultan realizar pronósticos con precisión.

El dilema entre la previsión manual y la automatizada

La previsión manual, con sus interminables hojas de cálculo y errores humanos, es un enfoque que recomendamos evitar, si es posible.

Pero antes de lanzarse al pronóstico automatizado, recuerde que incluso el sistema más sofisticado es tan bueno como los datos que recibe. Si sus datos faltan, son inexactos o están desactualizados, todavía se dirige a aguas turbulentas.

Y los desafíos no terminan ahí. ¿Qué pasa si sus representantes de ventas carecen de información crucial sobre las ofertas? ¿O están demasiado abrumados (u olvidadizos) para actualizar el CRM? ¿O tal vez están sobreestimando o subestimando sus previsiones de ventas?

Las estrategias de pronóstico se basan en las personas, no solo en los procesos.

Arreglar la previsión no se trata sólo de implementar nuevos procesos, sino también de considerar a las personas que llevarán a cabo estos procesos. Los nuevos métodos a menudo pueden verse como un trabajo adicional para los representantes si no comprenden su valor, lo que genera más trabajo administrativo y menos tiempo de venta.

Entonces, ¿cuál es el antídoto para este problema? Consiste en diseñar su tecnología, procesos y sistemas de datos con su gente en el centro de todo.

1. Espacios de trabajo sencillos y consolidados

Considere la posibilidad de crear un espacio de trabajo consolidado que haga que la actualización de registros sea tan sencilla como hacer clic en un botón. Esto no sólo reduce el tiempo dedicado a la entrada de datos sino que también minimiza la posibilidad de errores.

2. Un CRM que refleja el recorrido de su cliente

Un CRM debería ser más que un simple depósito de datos; debe ser un reflejo del recorrido de su cliente. De esta manera, su equipo puede obtener una visión integral de cada cliente, comprender mejor sus necesidades y adaptar su enfoque en consecuencia.

3. Optimización de su tecnología de ventas

Reflexione sobre esto: ¿su equipo está ingresando datos en múltiples sistemas? ¿Pueden recopilar una imagen holística del ciclo de vida del cliente dentro de un único sistema? Si la respuesta es "no", existe la posibilidad de que su proceso de ventas sea demasiado complicado. Considere consolidar su pila de tecnología de ventas para optimizar la gestión de datos y mejorar la eficiencia.

4. Implementar un manual de ventas

Introduzca un manual de ventas que describa los datos que se correlacionan con mayores tasas de ganancias. Asegúrese de que sus procesos estén diseñados para recopilar estos datos de manera consistente. Esto proporciona a sus representantes una hoja de ruta clara, lo que reduce la ambigüedad y aumenta su confianza.

5. Priorizar acuerdos

Cada persona tiene recursos limitados: por mucho que nos gustaría hacer un millón de llamadas, correos electrónicos y demostraciones, tenemos un tiempo limitado.

Entonces, ¿cómo puede ayudar a sus representantes a convertir clientes potenciales de alta calidad?

Bueno, sus representantes deben saber qué acuerdos priorizar.

6. Incorporar lógica condicional

La lógica condicional puede servir como una herramienta potente en los procesos de ventas. Permite crear procesos dinámicos que se adaptan en función de los datos ingresados. Por ejemplo, si un acuerdo llega a una determinada etapa, se podrían asignar automáticamente tareas específicas al representante. Esto puede optimizar los flujos de trabajo y garantizar que no se pase por alto ningún paso.

Previsión de ventas cuantitativa y procesos cooperativos.

Además de estas estrategias, considere emplear métodos cuantitativos de previsión de ventas. Estos pueden ayudar a medir la probabilidad de que un acuerdo alcance la etapa de "Cerrado ganado" en cada fase del proceso de ventas. Un proceso de previsión compartido, que implique coordinación y colaboración entre equipos, también puede mejorar la precisión y la coherencia.

La propuesta de valor del tiempo dedicado a la previsión

Según HubSpot, el vendedor promedio dedica aproximadamente 2,5 horas cada semana a esta actividad. Esto equivale a la asombrosa cifra de 130 horas anuales por vendedor.

Plantea una pregunta intrigante: ¿qué pasaría si este tiempo se reasignara a la venta directa?

Sin embargo, a pesar de que requiere mucho tiempo, la previsión juega un papel indispensable para guiar las decisiones comerciales estratégicas.

Por lo tanto, la pregunta pertinente no es eliminar la necesidad de realizar pronósticos sino más bien mejorar su eficiencia y precisión.

Las reglas de oro para hacer pronósticos precisos

Muy bien, aquí está nuestro plan de juego sugerido para pronosticar con precisión.

• Datos en tiempo real: garantiza que esté tomando decisiones basadas en la información más actualizada.
• Visibilidad en todas las líneas de negocio: alinea a sus equipos de comercialización bajo un objetivo compartido.
• Automatización del flujo de trabajo: reduce los errores manuales y aumenta la eficiencia.
• Datos consolidados y conectados: Proporciona una visión holística de sus operaciones.

Pronosticar con precisión usando HubSpot

A la luz del reciente anuncio de HubSpot sobre su nueva herramienta de pronóstico predictivo, es crucial que las empresas, especialmente aquellas que están centradas en HubSpot como Six & Flow, comprendan lo que esto significa y cómo prepararse para ello.

¿Cómo configurar HubSpot para pronósticos de IA?

Para aprovechar al máximo la nueva herramienta de pronóstico predictivo de HubSpot, hay algunos pasos clave que tu empresa debe seguir:

1. Consolidar plataformas

Para aprovechar esta herramienta de manera efectiva, es vital centralizar o integrar bien todos tus datos dentro de HubSpot. Esta consolidación garantiza un flujo de datos fluido y accesibilidad, lo cual es fundamental para realizar pronósticos precisos.

2. Limpia tus datos

La coherencia en las entradas de datos, el formato y el mapeo es fundamental para obtener pronósticos precisos. La limpieza periódica de datos puede ayudar a mantener esta coherencia, garantizando que sus algoritmos de IA tengan datos precisos y confiables con los que trabajar.

Navegue a Informes > Gestión de datos > Calidad de datos para revisar datos duplicados, corregir errores estructurales, abordar los datos faltantes y estandarizar la entrada de datos.

3. Establecer metas

Los líderes de ventas deben introducir objetivos precisos y coherentes basados ​​en equipos e individuos. Establecer objetivos realistas para su equipo de ventas, junto con el poder de la IA, puede mejorar significativamente la precisión de sus pronósticos.

Navega a Informes > Objetivos en HubSpot para establecer objetivos para representantes o equipos individuales. Puede crearlos desde cero o elegir entre una plantilla, asegurándose de que sus metas se alineen con sus objetivos comerciales.

Usando IA, HubSpot ahora puede detectar cuando hay un comportamiento inesperado en tus datos y alertarte.

4. Actualice las ofertas constantemente

Si bien existen numerosas formas de actualizar los acuerdos, la coherencia es clave. Asegúrese de que todos sus representantes sepan cómo actualizar y crear acuerdos para garantizar un enfoque unificado.

En Six & Flow, hemos adoptado ciertas estrategias para garantizar la coherencia y la precisión:

Manuales de ventas e IA

Utilizamos la metodología de ventas MEDDPICC y aprovechamos la IA para resumir las notas de ventas en nuestra estructura MEDDPICC dentro de HubSpot. Esto nos permite informar sobre el uso de MEDDPICC por parte de cada representante e identificar qué criterios se correlacionan con tasas de ganancia más altas.

Automatización de tuberías

La reestructuración del formato de los datos es crucial para mantener los datos limpios y utilizables. Recomendamos utilizar lógica condicional y limitar los campos de texto libre a menos que sea necesario. Por ejemplo, una vez descubrimos que ingresar 'Cerrado Perdido' y 'Motivos propios' como campos de texto libre conducía a datos desordenados y reducía su valor. Usar primero datos estructurados y luego campos de texto libre es un enfoque más eficaz.

Permisos de usuario

Garantizar los permisos de usuario adecuados puede ayudar a mantener la integridad de los datos y evitar cambios no autorizados.

Integración de la pila tecnológica

Para nosotros, esto implicó conectar Dialpad AI y HubSpot. Esto garantiza que todas las notas de ventas sean accesibles en ambas plataformas. Dialpad también resume información y tareas clave, lo que reduce la carga de trabajo de "administración" para los representantes de ventas.

Los pronósticos inexactos pueden ser un error costoso, pero con las estrategias y herramientas adecuadas, estará en el camino hacia el éxito.