¿Cómo funciona VoIP? La guía para principiantes sobre sistemas telefónicos VoIP

Atrás quedaron los días en los que los cables enredados y las facturas telefónicas altísimas plagaban las líneas fijas tradicionales. Ha ingresado al mundo de VoIP, que le permite realizar llamadas telefónicas directamente a través de su conexión a Internet, ofreciendo llamadas nítidas, flexibilidad y funciones avanzadas.

Piense en ello como enviar un correo electrónico en lugar de enviar una carta. Su voz se transforma en paquetes de datos digitales que viajan a través de Internet para llegar a sus clientes en cualquier parte del mundo.

En esta guía, explicaremos cómo funcionan los sistemas telefónicos VoIP y por qué VoIP no se trata solo de ahorrar dinero, sino de reinventar la comunicación.

¿Qué es VoIP?

Voz sobre Protocolo de Internet ( VoIP ) se refiere a los estándares que facilitan las llamadas telefónicas de voz utilizando una conexión a Internet en lugar de una compañía telefónica local.

La voz sobre IP convierte su voz en una señal digital, la comprime y la envía a través de Internet. Esto le permite realizar llamadas utilizando una conexión a Internet de banda ancha en lugar de una línea telefónica normal (o analógica).

Para utilizar VoIP, necesita:

• Una conexión a Internet de banda ancha
• Un proveedor de servicios telefónicos VoIP
• Puntos finales de VoIP: ya sea un teléfono VoIP, un adaptador VoIP para un teléfono normal o una aplicación VoIP en su computadora o dispositivo móvil

La gente opta por VoIP porque pueden realizar llamadas telefónicas sin ningún servicio telefónico, lo que les ahorra llamadas de larga distancia.

Si tiene acceso a Internet, no necesita instalar ningún cable de cobre adicional. Esto permite a los empleados trabajar desde casa o también teletrabajar a la oficina.

¿Cómo funciona un sistema telefónico VoIP?

Un sistema telefónico VoIP transforma las llamadas telefónicas estándar en paquetes de datos que se transmiten a través de Internet, en lugar de a través de líneas fijas o redes móviles tradicionales. Funciona tomando las señales de audio analógicas de su voz y convirtiéndolas en señales digitales enviadas a través de su conexión a Internet de alta velocidad.

Los sistemas VoIP evitan las líneas telefónicas y utilizan su infraestructura de Internet existente para realizar y recibir llamadas. El resultado es una solución de telefonía empresarial flexible y rentable.

Aquí hay un resumen rápido de cómo funciona VoIP:

1. Conversión de su voz: cuando habla por un teléfono, micrófono o computadora VoIP , su señal de voz se captura y se convierte a un formato digital mediante la conversión de analógico a digital (ADC).
2. Paquetes de datos digitales : estos datos digitales luego se dividen en pequeños paquetes, de forma similar a como se envían los archivos a través de Internet. Estos paquetes están etiquetados con información como quién llama y quién recibe la llamada.
3. Viajar a través de Internet: los paquetes de datos viajan a través de las ondas de su conexión a Internet y viajan a los servidores del proveedor de VoIP.
4. Enrutamiento y códecs: el proveedor de VoIP actúa como una centralita y determina dónde enviar la llamada en función del número del destinatario. En este caso, un software especializado llamado códecs puede comprimir los datos para ahorrar ancho de banda y garantizar una calidad de llamada fluida.
5. Volver a convertir a voz: al final del destinatario, ya sea otro dispositivo VoIP, un teléfono tradicional o un teléfono móvil, los paquetes de datos se reensamblan y se convierten nuevamente en una señal analógica mediante un convertidor de digital a analógico (DAC).
6. Escuchar a la otra persona: finalmente, el destinatario escucha su voz a través de su teléfono, altavoz o auricular, ¡y listo! Estás teniendo una conversación de VoIP.

Siempre que tenga una conexión a Internet de alta velocidad, que incluya un enrutador y un módem, estará listo para usar VoIP.

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VoIP frente a teléfono fijo: ¿cuál es la diferencia?

Los teléfonos fijos utilizan antiguas redes telefónicas públicas conmutadas ( PSTN ) que transmiten llamadas de voz a través de cableado de cobre dedicado.

Si bien sus funciones son básicas y limitadas, las líneas fijas pueden ofrecer una calidad constante y un servicio ininterrumpido impulsado por sistemas de centralita privada ( PBX ) durante los cortes.

Sin embargo, tienen costos más altos que VoIP, ya que los sistemas telefónicos tradicionales requieren una instalación profesional y una infraestructura dedicada para funcionar.

VoIP utiliza una infraestructura de Internet moderna para convertir la voz en paquetes de datos que se transmiten de manera flexible a través de conexiones de banda ancha. Los sistemas VoIP brindan a las empresas importantes ahorros de costos, movilidad con acceso remoto y funciones de llamadas convenientes.

La calidad y confiabilidad de las llamadas pueden variar según la calidad de su proveedor de servicios VoIP y la velocidad de Internet. Los cortes de energía y la inestabilidad de la red también pueden interrumpir el servicio.

Los problemas de VoIP son fáciles de solucionar con algunas prácticas recomendadas, y elegir un servicio de VoIP confiable ayuda.

VoIP es el futuro de las telecomunicaciones y una mejor opción que los teléfonos fijos en cualquier momento (a pesar de algunos desafíos).

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Tipos de tecnologías VoIP + cómo funcionan

VoIP alojado para empresas

Un sistema telefónico VoIP alojado consta de muchos dispositivos, incluidos teléfonos inteligentes, para proporcionar comunicación empresarial unificada. Esto está incluido en un sistema telefónico en la nube o un "PBX en la nube".

Los administradores pueden administrar los permisos y funciones de cada empleado junto con funciones VoIP más sofisticadas con una interfaz en línea.

Cuando un empleado llama a un cliente, levanta el auricular y marca como lo haría normalmente. El teléfono IP (o aplicación) viaja a través de su conmutador de red de área local (LAN) y enrutador comercial antes de llegar al proveedor de servicios VoIP. Desde allí, el proveedor de VoIP establece la llamada.

Si la ruta de red hacia la parte llamada admite una señal de voz digital, entonces la calidad de la llamada se actualiza a alta definición. De lo contrario, un proveedor de VoIP conecta la llamada a través de la Red Telefónica Pública Conmutada.

Usar un sistema VoIP alojado en su negocio es así de simple. Sin embargo, para las empresas establecidas con un sistema telefónico más sofisticado, existen diferentes necesidades.

Si la oficina utiliza un PBX, probablemente también pague por líneas telefónicas troncales. Estas líneas troncales manejan llamadas de voz desde el PBX a la compañía telefónica, ¡ y no son baratas!

Trunking SIP para sistemas telefónicos PBX

En algunos casos, las empresas se ven atrapadas en su sistema telefónico híbrido debido a los costos de reemplazar las líneas telefónicas cableadas en cada oficina. Dado que VoIP utiliza el Protocolo de inicio de sesión , se puede utilizar para establecer múltiples líneas de llamadas a través de Internet.

Verá en el diagrama a continuación que las troncales SIP aceptan llamadas del proveedor de VoIP. Las llamadas entrantes y salientes se canalizan prácticamente de la misma manera hasta que llegan a la ubicación comercial y se conectan a un PBX.

Al igual que los interruptores de circuitos analógicos de la vieja escuela, el “troncal” actúa como un interruptor para controlar y canalizar datos.

El beneficio más importante para las empresas grandes y pequeñas es tener un sistema telefónico cableado en el lugar. SIP Trunking le permite combinar sistemas telefónicos analógicos y nuevas soluciones VoIP para eliminar la redundancia.

SIP Trunking proporciona múltiples canales de servicio de voz bajo demanda para cualquier PBX basado en IP.

Una troncal SIP puede ser medida o no medida por $15 a $25 cada mes. Tampoco son demasiado difíciles de configurar. Simplemente proporcione el nombre de usuario y la contraseña SIP a su PBX.

Dispositivos móviles y conectividad Wi-Fi

Gracias al meteórico ascenso de los dispositivos móviles en el lugar de trabajo, la comunicación unificada es un requisito.

Los empleados ya no están atados a sus escritorios. Los trabajadores de la carretera y el personal remoto pueden atender llamadas de negocios utilizando nada más que una aplicación VoIP para sus teléfonos inteligentes.

En algunas oficinas, es posible que Ethernet no sea una opción práctica. La velocidad del Wi-Fi ha mejorado sustancialmente, lo que ha dado paso a las llamadas por Wi-Fi .

Esté atento a la utilización del ancho de banda por congestión de su red. Es posible que deba ajustar algunas configuraciones de red para obtener un rendimiento óptimo.

Lea también nuestra Guía de solución de problemas de VoIP para abordar estos problemas de una vez por todas.

Principales funciones del teléfono VoIP

Además de algunos importantes ahorros de costos, las amplias funciones del teléfono son otra motivación importante por la que tantas empresas se pasan a VoIP.

Estas son las principales funciones que ofrece un sistema telefónico VoIP:

Gestión de llamadas:

• Distribución automática de llamadas (ACD): enruta las llamadas a los agentes disponibles según criterios predefinidos, lo que garantiza un manejo eficiente y tiempos de respuesta más rápidos.
• Respuesta de voz interactiva (IVR): guía a las personas que llaman a través de menús automatizados, reduciendo los tiempos de espera y dirigiéndolos al recurso correcto.
• Grabación y análisis de llamadas: registra llamadas para capacitación, control de calidad y resolución de disputas. Los análisis proporcionan información sobre los patrones de llamadas y el rendimiento de los agentes.
• Whisper Coaching: permite a los supervisores entrenar a los agentes de forma privada durante llamadas en vivo, mejorando la capacitación y la satisfacción del cliente.

Colaboración y movilidad:

• Videoconferencia: conéctese con colegas o clientes cara a cara sin problemas, independientemente de su ubicación.
• Correo de voz a correo electrónico: reciba mensajes de correo de voz en su bandeja de entrada. Escuche mensajes de voz y responda a través de su correo electrónico.
• Softphones: Realice y reciba llamadas desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, fomentando la flexibilidad del trabajo remoto.
• Presencia en tiempo real: vea quién está disponible para recibir llamadas y mensajes de chat. Las actualizaciones de estado en vivo son precisas y sencillas.
• Hacer clic para llamar: inicie llamadas directamente desde páginas web o sistemas CRM, agilizando el flujo de trabajo y mejorando el alcance de ventas.

Integración y personalización:

• Integración de CRM: sincroniza los datos de las llamadas con el software CRM, proporcionando una vista completa de las interacciones con los clientes.
• Mensajería instantánea : envíe y reciba mensajes de texto con clientes. Perfecto para actualizaciones rápidas y recordatorios de citas.
• Planes de marcación personalizados: configure el enrutamiento de llamadas según necesidades específicas, como enrutar llamadas internacionales a líneas designadas.
• Acceso API: los desarrolladores pueden integrar funcionalidades de VoIP en aplicaciones y software personalizados.

Beneficios clave del uso de VoIP

VoIP ofrece a las empresas un servicio telefónico confiable y no le cuesta mucho.

Estos son algunos de los principales beneficios de cambiar a VoIP:

1. Ahorro de costes

VoIP puede reducir sustancialmente las facturas telefónicas en comparación con los sistemas de telefonía fija tradicionales. Las llamadas VoIP se realizan a través de Internet, por lo que no hay cargos por minuto.

Las llamadas internacionales también son mucho más económicas con VoIP. Estos ahorros se acumulan y potencialmente reducen las facturas telefónicas a la mitad cada mes.

2. Flexibilidad

Con VoIP, las empresas pueden alojar su sistema telefónico en la nube en lugar de necesitar hardware voluminoso en el sitio. Esto permite a los empleados la flexibilidad de realizar o recibir llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet. Las llamadas se pueden desviar a teléfonos móviles o ubicaciones remotas.

3. Funciones avanzadas

VoIP incluye un conjunto completo de funciones de llamadas avanzadas como operadora automática, enrutamiento de llamadas búscame/sígueme, grabación de llamadas, correo de voz enviado por correo electrónico, llamadas en conferencia y más.

4. Escalabilidad

El servicio de telefonía en la nube escala sin problemas a medida que crece la empresa. Es fácil agregar extensiones o líneas en su oficina o ubicaciones remotas. Esto ayuda a facilitar la apertura de nuevas ubicaciones o permitir que más empleados trabajen desde casa.

5. Mejor gestión y análisis de llamadas

Los sistemas VoIP proporcionan excelentes datos sobre el volumen de llamadas, las horas del día, la distribución de llamadas y los patrones. Esto ayuda a las empresas a comprender los tiempos de mayor tráfico para poder contar con mejor personal para satisfacer las necesidades de los clientes.

Los análisis proporcionan información para mejorar las operaciones.

Requisitos del sistema telefónico VoIP

¿Está pensando en instalar un sistema telefónico VoIP en su negocio? Aquí encontrará todo el equipo que necesitará para asegurarse de que su negocio esté listo.

️ Hardware

Módem y enrutador: son las puertas de entrada a Internet y permiten que su sistema VoIP envíe y reciba datos. Elija un módem y un enrutador confiables que puedan manejar el volumen de llamadas y el uso de Internet.

Teléfonos SIP : todos los teléfonos VoIP son teléfonos SIP y viceversa. Establecen llamadas utilizando un proveedor de servicios VoIP. Nextiva ofrece una amplia variedad de teléfonos de escritorio VoIP que ofrecen una gran cantidad de funciones tanto para pequeñas empresas como para grandes empresas.

Softphones : si no necesita un teléfono tradicional, puede descargar un softphone para realizar llamadas VoIP desde su teléfono celular, computadora portátil o de escritorio. Estas aplicaciones de VoIP mantienen su identificador de llamadas separado porque los datos de voz se manejan directamente a través de su proveedor de VoIP.

Auriculares: son opcionales pero muy recomendables para realizar llamadas con manos libres y mejorar la calidad del audio. Elija auriculares cómodos con buena cancelación de ruido si su entorno es ruidoso.

Adaptadores de teléfono analógico (opcional) : Para los que no tienen teléfonos analógicos, no teman. Con un ATA , puede actualizar sus teléfonos para que funcionen correctamente a través de VoIP. Puede que no tengan todas las capacidades de conferencia disponibles, pero ofrecen un servicio confiable.

conexión a Internet

Una buena conexión a Internet es fundamental para la calidad de las llamadas VoIP. Apunte a velocidades de descarga y carga mínimas de 100 Mbps para un rendimiento óptimo. Considere Internet de fibra óptica para obtener la conexión más confiable.

Banda ancha

Las llamadas VoIP requieren menos ancho de banda que la transmisión de video, pero aún necesita suficiente para manejar el volumen de llamadas sin interrupciones ni caídas.

Calcule el ancho de banda requerido según la cantidad de llamadas simultáneas que espera y las recomendaciones de su proveedor de servicios de Internet (ISP). El ancho de banda estándar requerido para VoIP es de 100 Kbps por dispositivo.

Comprueba la calidad de tu conexión con nuestra prueba de velocidad VoIP gratuita.

Software

Proveedor de servicios VoIP: elija un servicio telefónico VoIP de buena reputación que ofrezca las funciones que necesita, como desvío de llamadas, correo de voz y asistentes automáticos.

Software de aprovisionamiento: su proveedor de servicios VoIP probablemente le proporcionará software para aprovisionar sus teléfonos y configurar su sistema.

Seleccionar el sistema telefónico VoIP adecuado

Elegir la VoIP empresarial adecuada es fundamental para mantener un alto nivel de comunicaciones y operaciones empresariales.

Más allá de simplemente comparar características técnicas, usted desea un socio confiable que ofrezca una configuración fluida, soporte continuo de calidad y estabilidad financiera para brindar un sistema de comunicación en los años venideros.

Los factores clave a evaluar en su decisión de compra de VoIP incluyen:

• Costos totales: tanto la inversión inicial como las tarifas mensuales continuas
• Garantías de disponibilidad de la red y calidad de las llamadas
• Profundidad de la atención al cliente y los recursos de capacitación
• Historial y situación financiera de la empresa
• Facilidad de uso: interfaces y herramientas sencillas
• Satisfacción del cliente: reseñas y estudios de casos

Un sistema telefónico empresarial como Nextiva cumple y supera estos criterios. Noticias de EE. UU. otorgó a Nextiva el puesto número 2 en su clasificación de Mejores sistemas telefónicos comerciales de 2024, elogiando su escalabilidad y su perfecta integración con aplicaciones comerciales populares.

Cuando elige Nextiva, elige un socio confiable que lo ayuda a realizar una transición sin problemas a VoIP y lo ayuda a resolver todos sus problemas de comunicación a lo largo del camino.

Preguntas frecuentes sobre VoIP