Cómo reestrategiar y mejorar la gestión de eventos

Una estrategia de gestión de eventos unificada es vital para el éxito general de un evento (ya sea digital o físico), pero ¿cómo saber si ha funcionado? Desglosar los elementos y medir el rendimiento de su evento utilizando las herramientas adecuadas es la mejor manera de comprender el impacto de su evento, obtener información para mejorar eventos futuros y determinar el ROI de sus esfuerzos de marketing.

Aprovecha la lista de invitados

Hay muchos elementos en movimiento dentro de un evento como parte de una campaña o estrategia de 360 ​​grados, por lo que es clave asegurarse de que asistan las voces correctas (medios, celebridades, personas influyentes, socios). Su estrategia debe incluir asistentes clave que animen a las personas a reunirse e impulsar conversaciones en torno a su marca y campañas de marketing. El tema del evento debe atraer a la gente y también presentar oportunidades para conectarse y establecer contactos con expertos de la industria, ya sea cara a cara o mediante contenido transmitido en vivo con el público o una lista de invitados dedicada.

Para evaluar las métricas de eventos y comparar sus KPI para la gestión de eventos, primero debe observar las confirmaciones de eventos, las confirmaciones de asistencia y la asistencia general. Y en el caso de un evento en línea, medir la duración promedio de la asistencia también ayudará a obtener claridad sobre la participación de los asistentes.

Adoptar la digitalización es una excelente manera de acelerar el proceso de evaluación y obtener datos más precisos, y evitar buscar manualmente en sus correos electrónicos y documentos de detalles de la lista de asistencia impresa. En su lugar, aproveche las herramientas de eventos digitales con funciones de informes que proporcionarán un acceso rápido y fácil a una lista maestra de todos los invitados que asistieron, vea con precisión dónde se sentaron durante el evento en persona, quién respondió por correo electrónico y cuándo. y recopilar cualquier documento relacionado con el evento en un solo lugar.

¿Fue el evento digno de atención?

Una pregunta importante que debe hacerse al evaluar un evento es: ¿este evento generó mucho entusiasmo? Obtener la cobertura mediática adecuada, así como el rumor en línea, es esencial para generar el valor de impacto mediático superior.   Las marcas necesitan utilizar software para medir el impacto entre canales, entre voces y entre mercados para comprender mejor el rendimiento y el retorno de la inversión de sus estrategias de 360 ​​grados.

Casi todos los eventos de marca, desfiles, tiendas emergentes y lanzamientos tienen un objetivo final: generar el mayor revuelo, con la esperanza de crear un impacto que vaya mucho más allá de las cuatro paredes del lugar. La frase: “fotos o no pasó” nunca ha sido más adecuada. En este caso, se trata de Me gusta, toques dobles, retuits y publicaciones virales. Los influencers de las redes sociales juegan un papel fundamental en la generación de rumores desde el interior de sus eventos para compartirlos en sus canales sociales. Entonces, ¿cómo sabe si invitó a las personas influyentes adecuadas y prueba que su evento fue exitoso?

Harper's Bazaar abordó el desafío de medir el ROI de uno de sus eventos más importantes de la temporada. Vea cómo la publicación evaluó el impacto de sus Premios Mujer del Año. El análisis posterior al evento no tiene por qué ser complicado. Confíe menos en las conjeturas e intente usar las siguientes métricas para evaluar el impacto de sus personas influyentes.

3 métricas para usar en su análisis posterior al evento

Cuota de Voz

¿Cuánto entusiasmo generan los influencers invitados a sus eventos? Esto se puede medir por la cantidad de atención y conversación que crearon a partir de sus publicaciones relacionadas con eventos. Los invitados ideales comenzarán con una o dos publicaciones sobre su evento y dejarán que la conversación crezca a través del compromiso y las interacciones de voces externas. Mire más allá de las publicaciones de sus influencers y utilice herramientas digitales para ayudarlo a concentrarse en el impacto que están creando y cómo afecta el rendimiento y el valor de la marca. El objetivo aquí no es gritar más fuerte, sino crear el mayor revuelo.

Relación de participación

Entonces, ¿cómo sabes si has invitado a los influencers correctos? La clave es centrarse en qué tan comprometida está su base de seguidores, en lugar de su alcance total. Un influencer puede tener 750 000 seguidores, pero si solo 10 000 de esos seguidores interactúan con publicaciones sobre tu evento, podría indicar que tu marca no resuena bien con la audiencia de este influencer. Los índices de participación más altos ayudan a amplificar sus eventos y crear el entusiasmo orgánico que está buscando.

Audiencias activadas

Las marcas de lujo deberían echar un vistazo a las diferentes comunidades y audiencias que participaron en sus eventos. ¿Cuáles fueron las principales palabras clave y temas asociados con el evento y de quién fueron las voces? Estos datos le permiten evaluar los mercados con los que está resonando, aquellos que no fueron alcanzados e incluso nuevas comunidades potenciales para explorar.

Mide el impacto de tu colección

Ya sea que se lance una nueva colección, se organice un desfile de moda o simplemente se cree una experiencia para los asistentes, es vital asegurarse de que su marca y sus productos estén al frente y en el centro. Y una excelente manera de administrar y medir el interés en estos elementos es a través de una gestión de muestras eficaz y un manejo adecuado de las imágenes y los activos digitales.

Los editores, escritores y estilistas quieren recibir las muestras adecuadas para su sesión de fotos o evento de la manera más rápida posible. Por lo tanto , una estrategia de gestión de muestras bien optimizada puede ayudar a aumentar la cobertura de su colección y, por lo tanto, el valor del impacto en los medios y la exposición. Con el fin de realizar un seguimiento cercano del interés del producto, la cantidad de descargas y, en última instancia, garantizar que se cumplan todas las solicitudes, una herramienta de gestión de eventos podría programar la distribución de los activos de su colección tan pronto como finalice el espectáculo. Esto incluiría imágenes de cada estilo, detalles de la colección y contactos de prensa, así como un enlace a una sala de exposición virtual a través de la cual los invitados podrán solicitar muestras.

Los eventos son inversiones importantes, por lo que es importante tomarse el tiempo para evaluar adecuadamente el éxito. Evaluar el impacto general proporciona muchos conocimientos que lo ayudarán a presentar su mejor espectáculo, cada vez. La organización es clave para llevar a cabo un evento fluido, por lo que es importante no perderse nada en la fase de planificación inicial, pero medir su estrategia de gestión de eventos y sus resultados es la mejor manera de determinar la efectividad de estos planes y su efecto en el ROI.

El software de gestión de eventos que se centra en dar vida a la experiencia de la marca para diferentes campañas de marketing y lanzamientos de productos puede ayudar a revolucionar su estrategia y resultados para futuros eventos. ¡Obtenga más información haciendo clic en el banner a continuación!