Cómo decidir si el escritorio compartido es adecuado para su empresa
Publicado: 2022-10-24
A algunas personas les encanta.
Algunas personas lo odian.
El escritorio compartido en su oficina podría ser de dos maneras. O en algún punto intermedio.
Entonces, ¿cuál es la clave para una implementación exitosa de hot desking?
Preparación.
En esta guía, presentamos todo lo que necesita saber antes de tomar una decisión sobre la implementación de un entorno de escritorio compartido en su empresa.
- ¿Qué es el escritorio compartido?
- ¿Cuál es la diferencia entre el escritorio compartido y el escritorio compartido?
- ¿Es una buena idea el escritorio compartido?
- Ventajas y desventajas de los escritorios compartidos
- ¿Qué empresas utilizan el escritorio compartido?
- ¿Cómo haces que funcione el hot desking?
Empecemos por el principio.
El escritorio compartido es una configuración de entornos de escritorio de oficina donde cualquier persona con un inicio de sesión puede llegar y trabajar sin un asiento preasignado.
Es diferente de un entorno de oficina típico donde todos tienen un escritorio asignado.
Los miembros del personal pueden llegar cualquier día, a menudo sin reservar un escritorio, y trabajar allí todo el tiempo que necesiten.
Es posible que vea un área de escritorio compartida asignada para departamentos específicos. Esto significa que cualquier vendedor, por ejemplo, que a menudo sale a reunirse con clientes, puede asistir a la oficina y sentarse cerca de sus colegas.
Si no están en la oficina el 50% de la semana, no es necesario que tengan un escritorio designado.
Un entorno típico de escritorio compartido incluye:
- Un teléfono de escritorio.
- Una estación de acoplamiento para PC o computadora portátil (que puede tener un softphone en lugar de un teléfono de escritorio).
- Un monitor.
- Tomas de corriente para conectar otros dispositivos.
Aparte de estos elementos básicos en el escritorio, una oficina de escritorio compartido generalmente incorpora salas de reuniones que se pueden reservar, una impresora común y otras instalaciones de oficina compartidas.
¿Por qué se llama escritorio compartido?
El término hot desking se basa en el dicho “hot seat”. Esto se usa para invitados en programas de radio o televisión donde son el punto focal del programa por un período de tiempo limitado.
A menudo, se les plantean preguntas incómodas o rápidas y luego se van. El breve lapso de tiempo hace que el asiento esté "caliente".
Piensa en citas rápidas o en jugar a la patata caliente. Ninguna actividad dura mucho tiempo, lo que los hace "calientes".
Si bien no es necesario que ceda su asiento de inmediato, debe despejarlo al final del día para que se restablezca el entorno de escritorio compartido de mañana y cualquiera pueda elegir dónde sentarse.
Nota : Algunas organizaciones utilizaron políticas de reserva de escritorio o uso compartido de escritorio para administrar escritorios compartidos semipermanentes.
¿Cuál es la diferencia entre el escritorio compartido y el escritorio compartido?
Es importante entender que compartir escritorio no es compartir escritorio.
Compartir escritorio es simplemente dividir el uso de un escritorio específico entre personas específicas.
| Escritorio compartido | Compartir escritorio |
| Escritorios gratis para que cualquiera los use | Escritorios divididos entre dos o tres personas. |
| Todo el mundo limpia el espacio del escritorio después de su uso. | Puede dejar papeleo para la entrega |
| Áreas comunes para el personal o los miembros | Área dedicada a los departamentos |
Por ejemplo, Mohammed puede usar el escritorio que necesita durante el día y Julie puede usar ese mismo escritorio cuando se hace cargo del turno de noche.
Efectivamente, Mohammed y Julie tienen espacios de trabajo exclusivos durante sus respectivos turnos; pero están literalmente compartiendo el mismo escritorio.
Hot desking significa que el escritorio 123 en Londres es gratuito para todos .
Aquí hay un ejemplo básico de hot desking en acción:
- Lunes : Mohammed llega al trabajo y se registra en el escritorio 123 de la oficina de Londres.
- Martes : Mohammed vuela a la oficina de San Francisco y usa el escritorio 456. En Londres, Julie ahora usa el escritorio 123.
- Miércoles : Julie vuelve a utilizar el escritorio 123 en Londres. Mohammed está volando de regreso a Londres, por lo que no necesita un escritorio.
- Jueves : Barry llega temprano al trabajo y se registra en el escritorio 123 en Londres. Mohammed y Julie encuentran escritorios alternativos que son gratuitos.
- Viernes : 50% del trabajo de oficina desde casa. Ni Barry, Mohammed ni Julie están en la oficina. Los escritorios son gratuitos para que cualquiera los use.
Compartir escritorio es ideal para turnos divididos dentro de la misma empresa. Por ejemplo, un centro de llamadas que brinda soporte las 24 horas, los 7 días de la semana.
Todos los agentes necesitan un escritorio pero no al mismo tiempo.
Hot desking es más adecuado para tres casos de uso principales:
- Edificios compartidos con áreas comunes y espacios de trabajo para diferentes negocios. Piensa en un WeWork o un campus universitario.
- Grandes empresas con personal que va y viene en patrones irregulares. Equipos de ventas que a menudo están de viaje o personal que divide su tiempo entre el hogar y la oficina.
- Pequeñas empresas que no necesitan grandes inmuebles. Si solo tiene 20 empleados y solo 10 en la oficina al mismo tiempo, reduzca el espacio en el escritorio y ahorre costos.
¿Es una buena idea el escritorio compartido?
Dependiendo del diseño de su oficina, el escritorio compartido puede ser transformador o difícil.
Si administra un edificio compartido, como WeWork, el escritorio compartido es una gran idea. Cualquier ocupante puede llegar e iniciar sesión en un escritorio con todo lo necesario para empezar a trabajar.
Incluso cuando una empresa contrata una oficina completa, puede proporcionar un entorno de escritorio compartido dentro de ese espacio. Si todos los empleados asistieran a la oficina todos los días, esa empresa probablemente alquilaría su propia oficina en lugar de WeWork.
Esto hace que el escritorio compartido sea el ajuste perfecto.
Si administra un edificio con un solo negocio, el escritorio compartido aún puede funcionar. De hecho, los escritorios compartidos se están volviendo más comunes, ya que ya no todos necesitan ir a la oficina.
Ya sea que sea un trabajador de primera línea que aparece una vez a la semana o un trabajador del conocimiento que trabaja desde su casa a menos que haya una reunión importante, necesita un escritorio, pero no todo el tiempo.
Aquí es donde el hot desking entra en juego.
Al considerar el uso compartido de escritorios, tenga en cuenta estas cosas clave:
- ¿La gente trabaja desde casa de forma regular?
- ¿Se utilizará el espacio si crea un área dedicada de escritorio compartido?
- ¿Necesita espacio para que todo su personal trabaje en hot desk el mismo día?
- ¿Cuánto dinero ahorrará implementando hot desking en comparación con reservar un espacio no utilizado para cada empleado?
Ventajas y desventajas de los escritorios compartidos
Si bien las ventajas de los escritorios compartidos son claras, también es correcto resaltar algunas desventajas.
| Ventajas del escritorio compartido | Desventajas de los escritorios compartidos |
| Permite el trabajo híbrido | Puede causar problemas de planificación de la capacidad si no se gestiona bien |
| Mejora la productividad | Los humanos se resisten al cambio |
| Fomenta una política de escritorio ordenado | Falta de toque personal. |
| Todos tienen un asiento si es necesario. | acaparamiento de escritorio |
| Reduce el costo | Limpieza regular |
| Conozca y socialice con el nuevo personal. | No puede sentarse al lado de la mejor amiga del trabajo. |
Si bien la falta de un toque personal a menudo se siente como una desventaja, los estudios muestran que una configuración de escritorio minimalista es más productiva.
Los principios 5S Lean Six Sigma, por ejemplo, sugieren que debe crear y mantener un entorno de trabajo ordenado para prosperar.
Las 5S' son:
- Ordenar : elimine el desorden y los elementos no esenciales.
- Enderezar : elementos esenciales almacenados en su lugar correcto.
- Scrub : mantener todo lo que tienes en tu escritorio limpio y ordenado.
- Estandarice : documente y comparta planes para cualquier cambio en su lugar de trabajo.
- Sostener : hacer de las primeras cuatro S' un hábito.
Aplicarlos a cualquier entorno de trabajo es productivo. El escritorio compartido refuerza esta mentalidad para que nadie llene su escritorio día tras día.
¿Qué empresas utilizan el escritorio compartido?
Ya se trate de pequeñas empresas con 10-20 empleados o conglomerados gigantes, todo tipo de empresas utilizan escritorio compartido.
Maersk, la empresa naviera más grande del mundo con más de 80 000 empleados, tiene más de 100 ubicaciones en todo el mundo. En su oficina de Maidenhead, Reino Unido, hay seis pisos, todos con capacidades de escritorio compartido. A cada equipo, o bloque de equipos, se le asigna un piso para que los departamentos estén cerca uno del otro si es necesario.
Si bien hay una variedad estática de escritorios para el equipo de TI interno, el resto del piso está abierto para que cualquiera tome un nuevo asiento cada día. Las salas de reuniones y las oficinas privadas se utilizan alrededor del perímetro de cada piso.
En el otro extremo de la escala, StableLogic, una firma de consultoría tecnológica con alrededor de 20 empleados, ha compartido espacio de oficinas en un edificio de Regus.
Si bien la mayoría de los consultores pasan tiempo en las instalaciones de los clientes, cuando regresan al edificio de Regus, tienen la opción de compartir su escritorio desde su oficina privada o sentarse en un área común e iniciar sesión en un teléfono gratuito.
Otras empresas conocidas que utilizan hot desking incluyen:
- Deloitte
- microsoft
- crédito suizo
- Citigroup
- LEGO
- Banco Nacional de Australia
También vemos hot desks en organizaciones de coworking como WeWork, Regus y Green Desk.
¿Cómo haces que funcione el hot desking?
Hot desking es algo una experiencia personal. Pero puede aplicar cierta lógica básica para que el hot desking sea un éxito en su empresa:
- Elija el paquete de tecnología adecuado.
- Deja claro qué áreas ya están reservadas.
- Informe al personal de los beneficios que traerá el hot desking.
- Documente las instrucciones de inicio/cierre de sesión y hágalas públicas.
- Comuníquese cuando se cambie a escritorio compartido.
- Recuerde que no en todas partes es necesario tener hot desks.
- Use un sistema de reservas para los equipos que necesitan sentarse juntos.
- Utilice las áreas comunes y las salas de reunión para la colaboración grupal.
- Cree un conjunto de reglas de la casa para que todos sepan qué esperar.
- Planifique una mayor capacidad cuando se programen grandes reuniones.
- Adopte el trabajo remoto para que los escritorios compartidos no se conviertan en escritorios permanentes.
- Permitir la personalización temporal (aclarar al final del día o después de la reserva).
La mejor política de hot desking no sirve de nada si la tecnología que la respalda no es la mejor de su clase.
Asegúrese de que las PC o las estaciones de acoplamiento estén actualizadas y puedan manejar cargas de trabajo de diferentes tipos de trabajo.
Asegúrese de que tengan softphones instalados o que proporcione teléfonos físicos.
Dado que hemos entrado en la era de las comunicaciones basadas en la nube, querrá un sistema telefónico en la nube (VoIP) para alimentar sus escritorios compartidos.
Dedique tiempo a la cultura y las políticas, luego elija el proveedor de tecnología adecuado.
Si el escritorio compartido es adecuado para su empresa, asegúrese de que sea compatible con el mejor sistema telefónico VoIP de 2022.