4 mejores prácticas de seminarios web que harán que sus presentaciones sean extraordinarias

La gravedad y la incertidumbre de la pandemia mundial han distorsionado la realidad. La gente está luchando por adaptarse a la "nueva normalidad". Varias herramientas de videoconferencia han ayudado a cerrar la brecha de distanciamiento social en reuniones y eventos personales, y en el lugar de trabajo los seminarios web son los más importantes.

Aunque los seminarios web son comunes en entornos comerciales, la afluencia de nuevos usuarios y participantes ha creado algunos desafíos. Para superarlos y aprovechar los beneficios del entorno virtual, implemente estas mejores prácticas de seminarios web.

Tome decisiones conscientes para atraer a los asistentes.

Estos son los conceptos básicos: conozca a sus personas objetivo y dónde se encuentran en el embudo (desde ToFu hasta BoFu). Estructure el seminario web para atraer a ese público objetivo. Suena fácil, ¿verdad?

En términos generales, lo es, pero existe un error común: convertir el seminario web en un argumento de venta en lugar de un valor agregado . Para evitar la trampa, consulte con sus equipos de ventas y servicio para identificar temas pertinentes que sean lo suficientemente sustanciales para llenar el tiempo asignado y útiles para los asistentes.

Presta atención a:

• Posicionamiento. Un título de seminario web fuerte transmite inmediatamente la importancia del seminario web y genera interés. ¿Cuál de estos haría tiempo para asistir?
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• Sincronización. Los calendarios de todos están llenos, por lo que un momento "perfecto" es un sueño imposible. Apunte a un martes, miércoles o jueves, cuando los horarios sean un poco más ligeros, y no tome una hora si menos tiempo hace el trabajo. Además, sea sensible a las zonas horarias. ¿Muchos invitados de fuera de la región? Prueba a la mitad del día. ¿Más invitados en tu zona horaria? No reserve la hora del mediodía y espere que elijan su webinar durante la hora del almuerzo.
• Promoción. Use correo electrónico, redes sociales, CTA, chatbots y formularios emergentes en su sitio web para correr la voz y reforzar el mensaje:
• Los CTA deben dirigir a los inscritos a una página de inicio que contenga más información sobre el evento, incluidas las biografías de los oradores.
• Los chatbots pueden tener un doble propósito: ya sea como un punto de registro "instantánea", o como la CTA, como un puntero a la página de destino.

Sea un anfitrión cortés (y preparado).

Prepárate para lo peor, pero espera lo mejor. Es un adagio que resuena con todos los anfitriones de seminarios web porque es una historia de advertencia. Tómese el tiempo para:

• Elija el software adecuado para su presentación. No use por defecto lo que está disponible o el "software que siempre usamos". Recomendamos seleccionar un software que se integre con su CRM y automatización de marketing para garantizar un seguimiento continuo. ¿No estoy seguro? Echa un vistazo a estos principales contendientes:
• Zoom : las sesiones son multiplataforma y están disponibles a través de navegadores web o aplicaciones cliente. El cifrado de extremo a extremo, la facilidad para compartir y grabar pantallas y las herramientas de colaboración intuitivas hacen de Zoom la opción preferida tanto para novatos como para expertos en tecnología.
• Microsoft Teams : para los usuarios de Microsoft Office, Teams es un éxito. Puede manejar hasta 300 miembros (más acceso de invitados), llamadas de video y audio, y uso compartido de pantalla y archivos de hasta 20 GB por equipo.
• GoToMeeting : una solución de videoconferencia versátil que permite la toma de notas/transcripciones en tiempo real, la captura de diapositivas, la creación de PDF y la integración completa con los calendarios y plataformas en línea más populares.
• Google Meet (también conocido como Google Hangouts Meet) : la versión comercial de las populares opciones de videoconferencia de Google brinda a los suscriptores de G-Suite y a sus invitados acceso basado en Chrome a videoconferencias en vivo, grabación y almacenamiento de Google Drive, así como aplicaciones iOS y Android.
• Slack : entre las herramientas de colaboración más populares, Slack tiene videollamadas, transmisión de presentaciones y uso compartido de pantalla limitados pero efectivos. La disponibilidad de estas opciones depende de cómo se acceda al software, ya sea a través de plataformas de escritorio o de la aplicación.
• Designar un facilitador. No confíe en el orador para presentar un tema y controlar la sala. Un facilitador puede saludar a los asistentes, monitorear chats, lanzar encuestas y mantener el evento a tiempo.
• Práctica práctica práctica. Una ejecución en seco revela mucho, desde contratiempos en el flujo de la presentación hasta fallas tecnológicas. Pruebe todos los aspectos de la presentación, incluidos los micrófonos, la iluminación y los controles de audio/video. Incluso si las cosas van bien en el simulacro, tenga un plan de respaldo para cubrir los eventos imprevistos que pueden surgir el día de la presentación.

Involucre a su audiencia.

Si bien los seminarios web generalmente están estructurados como una sesión de trabajo virtual, no es razón para tratar a su audiencia como participantes pasivos:

• Use ayudas visuales, como un conjunto de diapositivas bien diseñado, para resumir los puntos clave . Esto estimula a los estudiantes visuales, mantiene la atención de la audiencia en general y le brinda un resumen en PDF "instantánea" para enviar después de la presentación.
• Interactúe rutinariamente con los miembros de la audiencia aprovechando las herramientas de automatización. Su software es capaz de generar encuestas de audiencia, chats, capturas de comentarios y preguntas para aumentar la participación. Piense en el seminario web como una sesión de tutoría, no como una conferencia.
• Evite los silencios incómodos, especialmente antes de que comience el seminario web. Use música de fondo, preguntas de encuestas, diapositivas de "bienvenida" o fragmentos de información que inviten a la reflexión para llenar el vacío a medida que las personas ingresan al seminario web.

Seguir.

Errar por el lado de la comunicación excesiva. Después de que concluya el seminario web:

• Proporcione a los asistentes un PDF o una grabación de la presentación. Incluya enlaces a la información a la que el orador hizo referencia o recomienda para un aprendizaje más matizado.
• Fomente las preguntas y la discusión adicional. Establezca y promueva un foro en línea para compartir ideas sobre el tema del seminario web.
• Pida comentarios honestos sobre el seminario web. Esta es información valiosa para la mejora continua y también brinda la oportunidad de encuestar informalmente a la audiencia sobre temas futuros sobre los que les gustaría obtener más información.
• Utilice el software de automatización de marketing para programar un punto de contacto una o dos semanas después del seminario web. Proporcione información más detallada para empujar a los destinatarios hacia el siguiente paso.

La comunicación es vital para los esfuerzos de marketing entrante. La educación y la generación de leads dependen de ello. Los seminarios web le brindan la oportunidad de conectarse con clientes potenciales y clientes de manera relevante, siempre que implemente las mejores prácticas.