Sistema telefónico alojado: características, beneficios, pros y contras

¿Qué es un sistema telefónico alojado?

Un sistema telefónico alojado o un sistema telefónico en la nube es una configuración de teléfono comercial que funciona a través de una conexión a Internet y está alojado en la nube por un proveedor externo. En comparación con los sistemas telefónicos tradicionales de la vieja escuela que requerían que usted tuviera su propio servidor y equipo en el sitio, un sistema telefónico alojado puede ahorrarle dinero a su empresa en costos de mantenimiento y costos de equipo.

Hay dos tipos principales de sistemas telefónicos alojados, que son:

1) Sistema telefónico alojado en la nube: todos los teléfonos se conectan a un centro de datos de VoIP externo. Los teléfonos se configuran con un inicio de sesión individual y se programan previamente para registrarse en un servidor SIP.
Un PBX en la nube viene con todas las funciones esenciales que su fuerza de trabajo moderna necesita. Correo de voz a correo electrónico, asistentes automáticos, videoconferencia, lo que sea. Desde una perspectiva de gestión, esta es la plataforma PBX más fácil de gestionar.
2) PBX SIP Trunking : mantenga su PBX existente, pero el backhaul se completa a través de un troncal basado en VoIP para todas las líneas externas que necesita. En el caso de un problema de PBX, puede enrutar las llamadas telefónicas a cualquier oficina física o virtual.

Un sistema telefónico alojado o una Centralita Privada (PBX) virtual le brinda todos los beneficios de un sistema telefónico de oficina tradicional sin los costosos costos de hardware.
Además de los costos de configuración inicial para teléfonos, módems, enrutadores y conmutadores compatibles, no es necesario asignar capital adicional para su sistema telefónico alojado.
Oh, se pone mejor. Los sistemas telefónicos alojados pueden incluir sistemas telefónicos PBX y VoIP tradicionales. Si ya tiene un IP PBX, el enlace troncal SIP transfiere su configuración de PBX existente a una red telefónica alimentada por Internet.
Profundicemos y analicemos algunos conceptos básicos más:

• ¿Qué es un sistema telefónico alojado?
• ¿Cómo funciona un sistema alojado?
• Beneficios de un sistema telefónico alojado
• Inconvenientes de un sistema basado en la nube
• 7 características importantes que debe buscar

¿Cómo funciona una solución VoIP alojada?

Puede recibir llamadas a través de un sistema telefónico alojado con un PBX en la nube . Este servidor en línea gestiona las llamadas entrantes y salientes con un troncal SIP, utilizando una conexión VoIP.
Así es como funciona:

1. Su empresa encuentra un proveedor de telefonía alojada que ofrece un PBX en la nube. Luego está conectado a sus centros de datos externos.
2. Recibe una llamada entrante que se dirige a su sistema PBX alojado.
3. El sistema PBX alojado convierte los datos de esa llamada en paquetes digitales, que pueden transmitirse a través de una conexión a Internet. Esta es la parte de VoIP de su sistema telefónico alojado.
4. El PBX enruta la llamada entrante al teléfono de escritorio de su oficina.
5. Suena el teléfono de su escritorio y contesta. Los paquetes digitales se vuelven a convertir en mensajes de voz y se establece una conexión. Puede hablar con la persona que llama con el PBX alojado como su intermediario.

Con un completo sistema de telefonía en la nube, cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet puede realizar y recibir llamadas telefónicas. Su teléfono móvil, computadora portátil, computadora de escritorio y teléfono fijo funcionan como su teléfono comercial.
Publicación relacionada: PBX vs VoIP: 26 diferencias principales que debe saber antes de comprar

6 ventajas de un sistema telefónico alojado

Aquí hay algunos beneficios clave de tener un sistema telefónico basado en la nube que una configuración tradicional no puede ofrecer:

1. Fácil instalación

El proceso de configuración de un sistema telefónico tradicional puede ser largo, complejo y costoso. Pero un sistema telefónico alojado no tiene ninguno de esos problemas.
La instalación y configuración de un sistema basado en la nube se realiza en línea, por lo que no necesita que nadie venga a su oficina para comenzar. Eso también lo hace más barato, lo cual es excelente para las pequeñas empresas o aquellas con equipos remotos .

2. Ahorro de costes

Los sistemas telefónicos alojados son más baratos que sus alternativas tradicionales por dos razones. La primera: no necesita comprar una nueva tanda de equipos. Con un sistema telefónico en la nube, puede usar el equipo que ya tiene. Eso incluye:

• Softphones
• Teléfonos de escritorio
• Dispositivos móviles y teléfonos celulares (incluidos los teléfonos inteligentes iOS o Android)
• terminales VoIP

Un sistema telefónico empresarial basado en la nube también ofrece ahorros de costos cuando se trata de mantenimiento. No necesita llamar a un ingeniero para que venga a la oficina y solucione el problema. Su personal de TI puede solucionar los problemas de VoIP más comunes sin ponerse en contacto con su proveedor de servicios.

3. Es una plataforma de comunicaciones unificadas

Las plataformas de comunicación unificada le permiten comunicarse tanto interna como externamente con una sola herramienta.
Con uno, varios equipos, como ventas o atención al cliente, pueden basar todas sus estrategias en su solución de VoIP alojada. El proveedor adecuado ofrece varias funciones además de la posibilidad de realizar llamadas. Puede enviar mensajes instantáneos a los miembros del equipo, organizar videoconferencias y llamar a sus clientes, todo a través del mismo sistema telefónico alojado.
(Nuevamente, eso tiene un impacto en el ahorro de costos: no necesita gastar dinero en una herramienta que solo hace un trabajo).

4. Flexibilidad para equipos remotos

¿Tienes un equipo remoto? Ya sea que esté en un viaje de negocios al extranjero o trabajando desde su casa , puede aceptar llamadas con su sistema telefónico alojado. No necesita estar en la oficina para recoger su teléfono de escritorio con cable.
Esto se debe a que la mayoría de los proveedores de sistemas telefónicos alojados ofrecen software para sus usuarios. Su equipo remoto puede descargar el software de su teléfono empresarial en sus dispositivos. El proveedor de PBX simplemente hace la conexión y desvía las llamadas entrantes o salientes a su dispositivo. Las personas que llamen no notarán ninguna diferencia, especialmente cuando su proveedor ofrezca identificadores de llamadas enmascarados.

5. Mejor escalabilidad

Es importante tener un sistema telefónico que crezca a medida que crece su empresa. Tener una llamada desde su sistema telefónico tradicional cada vez que agrega un nuevo miembro del equipo no solo es frustrante. Es caro, también.
Es por eso que una de las mayores ventajas de tener un sistema telefónico alojado es la escalabilidad. ¿Agregar un nuevo miembro del equipo? Simplemente inicie sesión en la plataforma en la nube de su proveedor y consígalos.

6. Es más seguro

No sorprende que las empresas estén preocupadas por la seguridad de su sistema telefónico; el costo promedio de una violación de datos es de $3.92 millones .
La ingeniería social es uno de los tipos más comunes de violaciones de datos. Sucede cuando los piratas informáticos imitan a su proveedor de telefonía y les piden que entreguen información. Pueden usar esos datos para hacerse cargo de su sistema.
Sin embargo, los sistemas telefónicos alojados tienen una capa adicional de protección contra la ingeniería social. La mayoría de los proveedores de VoIP de buena reputación tienen sólidas herramientas de administración de identidad. Nunca serás engañado para que entregues información de un hacker.
Y, hay un cifrado fuerte para asegurarse de que los piratas informáticos nunca puedan escuchar las llamadas comerciales.

Las desventajas de un sistema telefónico alojado

Sabemos que un sistema telefónico alojado tiene muchas ventajas. Pero cuando se trata de las desventajas, la verdad es que no hay muchas.
Una cosa que deberá considerar es si tiene una conexión a Internet lo suficientemente fuerte como para recibir llamadas VoIP. Eso es relativamente fácil si estás en una oficina.
Sin embargo, si tiene un equipo remoto, debe asegurarse de que cada miembro del equipo tenga acceso a una conexión a Internet sólida para realizar y recibir llamadas telefónicas.
Las llamadas VoIP necesitan al menos 100 kbps de ancho de banda de carga y descarga por línea. Además, necesita al menos un megabyte de ancho de banda dedicado disponible para diez llamadas VoIP simultáneas de alta calidad.
Los principales operadores ofrecen velocidades de gigabit (1000 Mbps) para suscriptores comerciales. Para una pequeña empresa, una sola conexión DSL o de fibra será suficiente.

Sin embargo, la mayor desventaja de VoIP alojado es que no tiene la naturaleza siempre activa de los teléfonos tradicionales. Los sistemas telefónicos alojados requieren energía tanto para los teléfonos como para la infraestructura de red para proporcionar acceso a Internet.
Es por eso que los sistemas telefónicos PBX tradicionales generalmente se consideran más confiables: porque no dependen de dos fuentes de alimentación externas.

7 características del sistema telefónico alojado que debe buscar

Hay toneladas de proveedores de sistemas telefónicos alojados para elegir. No todos ofrecen las características que su empresa necesita.
Aquí hay varias funciones avanzadas que debe buscar cuando elige un proveedor de servicios de VoIP:

1) Transcripción de correo de voz a correo electrónico

No le sorprenderá saber que el correo de voz es una función clave que debe tener su sistema telefónico. Sin él, corre el riesgo de que las personas nunca vuelvan a llamar después de perder su llamada y, potencialmente, perder un cliente.
Sin embargo, encontrar tiempo para contestar esos mensajes de voz puede ser complicado. Con esta función, puede transcribir sus mensajes de correo de voz y enviarlos directamente a su bandeja de entrada. No es necesario escuchar el mensaje para responder. Simplemente escuche la transcripción del correo de voz y tenga un registro permanente de la llamada entrante.

2) Funciones de videoconferencia

Los lugares de trabajo están adoptando el trabajo remoto ahora más que nunca. Esto significa que las empresas buscan proveedores de sistemas telefónicos alojados que ofrezcan videoconferencias como parte de su paquete.
Su PBX virtual puede funcionar como una herramienta de conferencia para su equipo. ¡No más complementos para videoconferencias como Google Meet, Skype o Zoom! Solo asegúrese de verificar que esta función esté incluida en el paquete elegido.

3) Seguridad y fiabilidad

La confiabilidad de los sistemas telefónicos alojados es motivo de preocupación para muchas empresas nuevas en la tecnología de la nube. Pero no tema: las conexiones de VoIP son tan (si no más) seguras que las configuraciones por cable tradicionales.
La clave es elegir un proveedor de VoIP seguro, como Nextiva. Nuestra red tiene un tiempo de actividad del 99,999 % y las conexiones se realizan a través de centros de datos de nivel de operador. En otras palabras: es casi imposible que alguien piratee la conexión y escuche sus llamadas telefónicas.
Publicación relacionada: ¿VoIP es seguro? Una mirada en profundidad a la seguridad y el cifrado de VoIP

4) Grabación de llamadas

Ya sea para revisiones de progreso individuales o capacitación, la grabación de llamadas puede ayudarlo a monitorear las interacciones con los clientes. Es posible que vea que un representante de ventas tiene una tasa de cierre más baja que otros, por ejemplo.
Use sus grabaciones de llamadas para detectar por qué podría estar sucediendo eso. Es posible que descubra que no explican uno de sus USP, lo que contribuye a su baja tasa de cierre.

5) Análisis de llamadas en tiempo real

Pregunte a la mayoría de las empresas qué tan efectivos son sus equipos y tendrán dificultades para averiguarlo. Los sistemas telefónicos tradicionales solo toman las llamadas entrantes y las relacionan con un teléfono de escritorio, eso es todo. No hay estadísticas adicionales disponibles.
Sin embargo, algunos sistemas telefónicos alojados ofrecen análisis de llamadas en tiempo real. Esto significa que puede informar sobre la eficacia de sus equipos con datos reales, como:

• Llamadas entrantes
• Llamadas totales
• Llamadas respondidas
• Llamadas perdidas
• Llamadas gratuitas
• Llamadas internas/externas
• Tiempo de conversación
• Llamadas internacionales
• Llamadas de correo de voz
• Llamadas en cola

6) Asistentes automáticos

No necesita una recepcionista para filtrar y desviar las llamadas entrantes si su proveedor de telefonía alojada ofrece asistentes automáticos . Este mensaje automatizado pregunta con qué necesita ayuda la persona que llama y se lo pasa a la persona más relevante.
También conocido como respuesta de voz interactiva (IVR), este sistema de enrutamiento de llamadas ahorra tiempo para todos. Puede configurar reglas para el sistema en línea. Por lo tanto, si alguien llama al número de teléfono de su empresa y presiona #2 para un agente de atención al cliente, ya tiene reglas sobre qué línea de agente sonará.
(Si tiene un centro de llamadas , puede incluso optar por que suenen las líneas de un grupo de agentes. El sistema telefónico alojado los envía al siguiente agente disponible).

7) Excelente calidad de llamada

Una preocupación común para las empresas que cambian a un sistema telefónico basado en VoIP es la calidad de la llamada . Suponen que debido a que las conexiones no están cableadas (y las conexiones a Internet pueden ser inestables), la calidad se verá afectada.
Eso no es cierto. De hecho, las llamadas VoIP alojadas son mucho más claras que las líneas telefónicas tradicionales. Necesitará una conexión a Internet decente de al menos 100 Kbps, pero la mayoría de los ISP ofrecen al menos cien veces más (10 Mb). Eso significa que probablemente ya esté configurado para hacer y recibir llamadas de alta calidad a través de un sistema telefónico virtual, incluso si está haciendo llamadas de larga distancia.

¿Listo para cambiar a un sistema telefónico alojado?

No hay duda de que un sistema telefónico alojado es el camino a seguir. Atrás quedaron los días en que los cables de cobre creaban laberintos alrededor de su oficina y la tecnología cansada que necesita ser reemplazada cada pocos meses.
Pero recuerda verificar que tu nuevo proveedor de servicios telefónicos ofrezca las funciones avanzadas que necesitas. De esa manera, toda su empresa no tendrá que lidiar con sistemas telefónicos obsoletos y costosos que ocupan toda la oficina.
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