5 características a tener en cuenta al contratar a un coordinador de eventos corporativos

Ya sea que esté buscando ocupar un puesto vacante de coordinador de eventos o que esté formando su equipo de eventos corporativos por primera vez, se necesita una gran persona para triunfar en la industria de eventos. Hay personas para gestionar, software de gestión de eventos para ejecutar, invitados para invitar, lugares para seleccionar y proveedores para coordinar.

Es por eso que su empresa necesita saber exactamente el tipo de persona que prosperará en ese puesto. Sin el candidato adecuado con las habilidades y características necesarias, la preparación del evento se retrasará, se perderán oportunidades y se desperdiciará dinero.

He elaborado una lista de cinco características que debe tener en cuenta al contratar a un nuevo coordinador de eventos corporativos, así como las preguntas que debe plantear para encontrar al candidato adecuado.

5 características de un coordinador de eventos corporativos exitoso

Algunas de estas características son aplicables a puestos gerenciales en cualquier mercado, mientras que otras están diseñadas específicamente para el liderazgo basado en eventos. Si puede encontrar estos rasgos en un candidato calificado, habrá encontrado la combinación perfecta para su empresa.

1. Habilidades de liderazgo

Cualquier posición con la palabra "coordinador" en el título del trabajo requiere habilidades de liderazgo, pero diría que es aún más cierto para los coordinadores de eventos.

Solo tiene una oportunidad para una primera impresión, y un coordinador de eventos tiene la tarea de liderar equipos completos para dar estas impresiones a cada nuevo cliente corporativo.

Una cosa es liderar un equipo hacia una meta flexible y tentativa, pero otra es liderar un equipo cuando los plazos son tan inflexibles como las expectativas de sus invitados. Eso es mucha presión, y se necesitan habilidades de liderazgo serias para llevar un evento al éxito.

Al contratar a un coordinador de eventos, estas son las cualidades de liderazgo que debe buscar en sus candidatos:

• Comunicador eficaz: los mejores líderes saben cuándo hablar y cuándo escuchar, son precisos con sus palabras y pueden detectar señales no verbales. Administrar un equipo de eventos requerirá aportes no solo del coordinador, sino también del propio equipo, y un líder efectivo se tomará el tiempo para escuchar las preocupaciones de su equipo.
• Delegador: Ningún coordinador de eventos puede hacer todo por sí mismo, que es el propósito de tener un equipo de eventos. Un coordinador y líder de eventos eficaz tendrá la capacidad y disposición para delegar responsabilidades a cada miembro del equipo de acuerdo con sus habilidades.
• Pensador positivo: los líderes marcan la pauta para el resto del equipo. Y en la industria de eventos, con todas las variables cambiantes de la planificación y ejecución de un evento, se necesita una perspectiva positiva para navegar estas tareas. Su coordinador de eventos tiene que demostrar su actitud positiva frente a numerosos desafíos para mantener la moral del equipo sana.
• Responsable: lo más importante es que cualquier coordinador de eventos debe demostrar responsabilidad no solo cuando las cosas salen bien, sino incluso cuando salen terriblemente mal. Asegurarse de que cada miembro del equipo esté donde debe estar y que cada proveedor esté listo para ejecutar el día del evento requiere mucha responsabilidad por parte del coordinador.

Su coordinador de eventos debería poder demostrar estas cualidades de liderazgo en sus experiencias previas en la industria de eventos.

2. Conocimiento tecnológico

La industria de eventos cambia y se actualiza constantemente con los tiempos, especialmente con la introducción de nuevas tecnologías.

Los coordinadores de eventos más efectivos se mantienen actualizados sobre estas nuevas tendencias y buscan formas de adoptar estos cambios en su propio trabajo, ya sea un nuevo software de gestión de eventos, herramientas de seguimiento de asistentes o formas de hacer que su evento sea más personal y experimental. .

3. Habilidades organizativas

No hay un “yo” en el equipo, pero sí un “yo” en la organización, algo que todo buen coordinador de eventos debe saber.

Un coordinador de eventos estará a cargo de las actividades del equipo de eventos, los proveedores y lo que proporcionarán, negociando y finalizando contratos, supervisando la ejecución del evento e informando a usted, su supervisor, sobre el progreso del evento.

Para hacer todo esto, su candidato necesitará excelentes habilidades organizativas.

4. Creatividad

Los coordinadores de eventos hacen más que administrar un equipo y organizar eventos. La planificación y coordinación de eventos es el desafío constante de encontrar nuevas formas de realizar tareas antiguas, como administrar los registros de asistencia de los asistentes, coordinar temas y recopilar comentarios de los invitados.

Los mejores coordinadores de eventos encuentran nuevas formas creativas de abordar estos problemas con ideas innovadoras y nuevas tecnologías.

Estas personas deben ser hábiles para crear imágenes y sonidos estéticamente agradables en eventos, lo que significa que necesitan experiencia en coordinación de colores, escritura creativa para marketing y decoración de interiores, solo por nombrar algunas habilidades.

5. Habilidades de gestión del tiempo

Finalmente, un coordinador de eventos debe hacer malabarismos con todas estas responsabilidades de manera oportuna para cumplir con los plazos de los eventos. De lo contrario, su equipo de eventos siempre perderá estos plazos, dejando a los proveedores y clientes muy molestos con los horarios no cumplidos y los eventos retrasados ​​(o incompletos).

Debe asegurarse de que su solicitante pueda manejar el estrés de administrar y ejecutar sus eventos sin quedarse atrás.

¿Qué más necesita tu equipo de eventos corporativos?

¿Hay alguna otra característica que creas que debería tener un coordinador de eventos que nos hayamos perdido en este artículo? Si es así, ¡asegúrate de dejar un comentario a continuación!