VoIP compatible con HIPAA: por qué es esencial proteger la privacidad del paciente

En el sector sanitario de alto riesgo, donde los datos de los pacientes son más valiosos que la información de las tarjetas de crédito, proteger su negocio contra las amenazas cibernéticas no sólo es prudente; es un deber.

A medida que las organizaciones de atención médica cambian a comunicaciones basadas en la nube, como Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), comprender e implementar los detalles más finos del cumplimiento de HIPAA no es negociable.

Estamos aquí para guiarlo a través de aspectos clave de los servicios VoIP que cumplen con HIPAA, ayudándolo a mantener los más altos estándares de privacidad, evitar grandes sanciones y generar confianza con sus pacientes y proveedores a través de una seguridad de datos mejorada.

¿Qué es HIPAA y quién debe cumplirla?

Promulgada por el Congreso de los EE. UU. en 1996, HIPAA es la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico. Defiende la confidencialidad y seguridad de la atención médica privada y la información de los pacientes en todas sus formas, especialmente en formato electrónico.

Aquí es donde los servicios VoIP preparados para HIPAA cobran relevancia.

Toda la tecnología VoIP utilizada en la industria de la salud debe cumplir con los estándares HIPAA, lo que garantiza que la información de los pacientes compartida a través de estas plataformas permanezca segura y confidencial.

¿Pero quién debe cumplir? Cualquier organización que administre información médica protegida electrónica (ePHI o PHI). Esto incluye proveedores y cámaras de compensación de atención médica, planes de salud y todas las empresas asociadas.

Lo más importante es que el cumplimiento de HIPAA no es opcional.

Es un requisito legal y lo aplica principalmente la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.

Al adherirse a los estándares HIPAA, los proveedores de atención médica defienden la integridad de la industria de la salud y salvaguardan la información de los pacientes que puede usarse fácilmente para cometer delitos como el robo de identidad.

Tipos de comunicaciones cubiertas

El cumplimiento de HIPAA cubre un amplio espectro de comunicación. A continuación se sugieren enfoques para canales populares de comunicación sobre atención médica.

• Llamadas telefónicas: HIPAA exige que todas las llamadas telefónicas, especialmente las conversaciones de VoIP, sean seguras y confidenciales cuando se habla de PHI. Implemente cifrado en su sistema telefónico VoIP para evitar el acceso no autorizado.
• Mensajes de texto SMS: los mensajes de texto que contengan PHI deben cifrarse y enviarse a través de una red protegida. El remitente también debe asegurarse de que el destinatario esté autorizado a recibir dicha información.
• Faxes: El fax sobre VoIP implica transmitir y recibir faxes a través de una red IP, en lugar de utilizar el servicio telefónico público tradicional. El cumplimiento de HIPAA para los faxes electrónicos debe cifrarse, almacenarse de forma segura y no ser accesible para personas no autorizadas.
• Comunicación en equipo: esto incluye la comunicación interna como el correo electrónico, la mensajería instantánea y otras herramientas de colaboración digital. La regulación HIPAA requiere que estas herramientas sean seguras y que solo el personal autorizado pueda acceder a la PHI. Se deben realizar auditorías para rastrear los controles de acceso y el intercambio de PHI dentro de los equipos. Los registros de auditoría también deben mantenerse archivados.
• Videoconferencia: a medida que la telesalud crece en popularidad, HIPAA espera que las herramientas de videoconferencia sigan ciertas condiciones de seguridad, incluido el cifrado de extremo a extremo y la autenticación segura del usuario, y que cualquier PHI discutida no sea interceptada ni accedida por partes no autorizadas.
• Mensajes de correo de voz: HIPAA también se extiende a los mensajes de correo de voz. Los sistemas de correo de voz deben ser seguros y el acceso debe estar controlado y restringido únicamente al personal autorizado. La PHI transmitida a través del correo de voz también debe estar cifrada.

Riesgos por incumplimiento

Las consecuencias comerciales del incumplimiento van más allá de las multas y pueden causar daños a largo plazo a su reputación. Una violación de la privacidad del paciente puede provocar una crisis de relaciones públicas y demandas que pueden afectar gravemente su situación financiera como empresa.

Los ejemplos más comunes de violaciones de HIPAA incluyen falta de cifrado, piratería, acceso no autorizado, pérdida o robo de un dispositivo de la empresa, eliminación de PHI y acceso a PHI desde una ubicación no segura.

Tome en serio el cumplimiento de HIPAA para evitar las siguientes sanciones.

Multas: Las infracciones de HIPAA se clasifican por niveles, con multas que van desde $137 hasta $2 millones.

Las infracciones de Nivel 1 oscilan entre $100 y $50 000, hasta un máximo de $25 000 por año.

El nivel más severo de sanciones de HIPAA comienza en $50,000 por infracción, hasta un máximo de aproximadamente $2,1 millones por año, y las multas cambian cada año para tener en cuenta los ajustes del costo de vida.

Los casos recientes de violaciones de HIPAA y las multas asociadas se pueden encontrar aquí .

Las sanciones civiles HIPAA se imponen a personas que no cometieron la infracción con ninguna intención maliciosa. Mientras tanto, se imponen sanciones penales a las personas si la infracción se realizó con intención delictiva.

Mala experiencia del cliente

Los pacientes que sienten que su información de salud personal no se maneja de forma segura o confidencial tienen problemas para confiar en sus proveedores de atención médica. Esto puede afectar las tasas de retención de pacientes y disminuir su disposición a compartir la información necesaria para un tratamiento eficaz.

Reputación de marca dañada

Las violaciones de HIPAA se propagan rápidamente y, a menudo, generan publicidad negativa. El mal manejo de los datos de los pacientes puede dañar rápidamente su reputación como proveedor de atención médica confiable y puede afectar negativamente la percepción que el público tiene de su negocio en cuanto a confiabilidad, confiabilidad e integridad general.

Juicios y acuerdos financieros

El incumplimiento de HIPAA puede dar lugar a acciones legales por parte de los pacientes o grupos afectados. Las demandas implican costosos honorarios legales y posibles acuerdos y desvían mucho tiempo y recursos de su negocio de atención médica.

La mayoría de las multas por infracciones provienen de acuerdos. Además, una batalla legal pública sólo empañará aún más su reputación y credibilidad en el ámbito de la atención sanitaria.

Mantenerse a la vanguardia del cumplimiento de HIPAA

Implemente los siguientes pasos para ayudar a su equipo a cumplir con HIPAA durante la comunicación diaria en su negocio de atención médica.

Mantener estos estándares demuestra su compromiso con la privacidad del paciente y crea una cultura de cumplimiento y respeto que se extiende a todos los niveles de su organización.

Ejecute un acuerdo de socio comercial (BAA): implemente un BAA con todos los proveedores que manejan su PHI. Este acuerdo es un documento legalmente vinculante que garantiza la privacidad y seguridad de la PHI, según lo exige HIPAA.

Cifre sus comunicaciones: el cifrado es un componente no negociable del cumplimiento de HIPAA. Todas las formas de comunicación electrónica que contengan PHI, incluidos correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas VoIP, deben cifrarse para evitar el acceso no autorizado durante la transmisión.

Utilice herramientas de comunicación empresarial aprobadas: la elección de plataformas y herramientas de comunicación que cumplan con HIPAA garantiza que los datos de su paciente permanezcan seguros y privados durante todos los puntos de transmisión. Estas herramientas cuentan con seguridad integrada que cumple con las pautas de HIPAA.

Mantenga registros de llamadas precisos: mantener registros detallados de todas las comunicaciones de PHI es esencial. HIPAA requiere que mantenga registros de la comunicación, junto con detalles contextuales como fecha, hora y partes involucradas.

Deshabilite las funciones que no cumplen con las normas: si su plataforma de comunicación incluye funciones que no cumplen con HIPAA, desactívelas antes de usarlas. Tenga cuidado con las funciones que no cifran mensajes o las funciones de grabación de llamadas que no cumplen con los estándares HIPAA.

Eduque a su equipo: el hecho es que los empleados negligentes son responsables del 61% de las filtraciones de datos en el sector sanitario. Asegúrese de que sus profesionales de la salud se mantengan actualizados sobre los estándares HIPAA y las actualizaciones anuales.

HIPAA introducirá requisitos de ciberseguridad más estrictos en 2024. Estos cambios tienen como objetivo abordar las crecientes amenazas dentro del sector de la salud y garantizar la protección de la información de los pacientes.

Para prepararse para estos cambios, su equipo debe comenzar revisando los protocolos actuales de ciberseguridad y privacidad e identificando áreas que necesitan fortalecerse.

Invertir en capacitación y educación ayuda a su equipo a comprender la importancia de HIPAA y les ayuda a utilizar las herramientas de comunicación correctamente.

Finalmente, dado que los ataques de phishing representaron el 45% de todas las filtraciones de datos de atención médica En 2021, es fundamental capacitar a su personal para reconocer y reportar adecuadamente estos incidentes.

VoIP compatible con HIPAA: la mejor plataforma de comunicaciones para la atención médica ya está aquí

Dada la naturaleza sensible de las comunicaciones sanitarias, es esencial una solución sólida, segura y confiable. Los servicios VoIP compatibles con HIPAA de Nextiva se destacan como una solución escalable para muchos consultorios médicos en América del Norte.

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De cara al futuro, la integración de la tecnología en la atención sanitaria no muestra signos de desaceleración.

Con nuevas tecnologías como la IA destinadas a remodelar aún más la atención médica, la necesidad de proteger los datos de los pacientes en todas las plataformas, reconocer los riesgos del incumplimiento y mantenerse activamente a la vanguardia con estrategias integrales nunca ha sido más importante.

Los proveedores de servicios de atención médica deben ser proactivos a la hora de cumplir con las regulaciones actuales y prepararse para futuros avances y desafíos en la protección de datos de los pacientes. Es la clave para mantener la confianza y defender los más altos estándares en la industria de la salud.

Preguntas frecuentes