Una guía de inicio rápido para administrar equipos remotos de diseño web y creación web

Con más de la mitad de 2021 detrás de nosotros, se ha visto inundado con un flujo de contenido relacionado con el mundo de las fuerzas de trabajo remotas e híbridas y, por supuesto, una saludable salpicadura de la frase "tiempos sin precedentes".

Acerquémonos a un tipo de equipo que ha visto uno de los mayores aumentos en su trabajo como resultado: el diseño web.

En este blog, proporcionaremos una guía de inicio rápido para administrar un equipo de diseño web remoto y cómo usar las herramientas de administración de proyectos para abordar algunos de sus mayores desafíos.

Incluso antes del brote de la pandemia de 2020, los sitios web tenían demanda, ya sea para nuevos negocios o, por el contrario, para renovar la estrategia de marketing de los negocios existentes.
Un número significativo de empresas se pasó al mundo online en 2020. GoDaddy, la plataforma de alojamiento web líder, experimentó un aumento del 48 % en los nuevos suscriptores de pago de febrero a abril, con cerca del 17 % de la cuota de mercado.

Esto marcó el comienzo de una tendencia en curso que está haciendo olas en la fuerza laboral. Para mantenerse al día con la demanda de creación y diseño de sitios web y todas las necesidades de marketing digital, también está creciendo la necesidad de diseñadores web y equipos de apoyo. Según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., la perspectiva laboral para los desarrolladores web y diseñadores digitales para los próximos diez años es del 8%, mucho más rápido que el promedio.

Un equipo web o un equipo de creación y diseño web requiere un conjunto de habilidades impresionante y, a menudo, muchos recursos humanos para colaborar de manera efectiva y producir resultados sorprendentes y fáciles de usar.

Entre los miembros del equipo, habrá expertos en todo, desde estrategia y planificación, gestión de proyectos, diseño de interfaz de usuario y diseño gráfico, hasta tecnología web y producción de sitios.

Con cada uno de estos roles vienen estilos de trabajo y flujos de trabajo específicos.

Combinar y administrar a todos los jugadores clave manteniendo una comunicación clara y sin perder de vista la meta no es una hazaña fácil de lograr. Esto es especialmente cierto si cada miembro o subequipo del equipo se basa en un método completamente único para planificar, completar, medir e informar su trabajo. Agregue algunos miembros del equipo que trabajen internamente, desde su casa o autónomos: tiene bastante potencial para contratiempos por delante.

Ahí es donde entran las herramientas de gestión de proyectos. Cuando trabaja con equipos remotos, el software de gestión de proyectos en línea es el mejor vehículo para reunir a todos y sus flujos de trabajo en un solo lugar mientras minimiza o elimina el tiempo perdido en la falta de comunicación y las tareas manuales.

Incluso a partir de la descripción abreviada de un equipo de diseño web remoto, es fácil ver la verdad detrás del viejo adagio: "El diablo está en los detalles".

En esta guía de inicio rápido para administrar equipos de diseño web remotos, nuestro objetivo es brindarle una base estable para ayudarlo a evaluar y comprender las consideraciones únicas para su(s) equipo(s). Y, por supuesto, también le sugeriremos algunas herramientas y características de primer nivel que pueden ayudarlo a impulsar y mantener su éxito.

Empecemos.

Ya sea que sea un gerente de proyecto experimentado, un miembro del equipo o tal vez un especialista en Adquisición de Talento que está creando un equipo de diseño web remoto, es importante tener una visión clara y una comprensión de con quién y con qué está trabajando. Comience por hacerse estas preguntas que pueden ayudarlo a trazar su estrategia:

• ¿Cuánta experiencia aporta cada miembro del equipo? ¿Está trabajando principalmente con profesionales junior, de nivel medio o senior?
  
  
• ¿Cuántos puntos de contacto planea tener con otros equipos de la organización? ¿Los redactores estarán en contacto directo con los diseñadores web? ¿Qué vías de comunicación y aprobación existen antes de agregarlas a una página web?

• ¿Qué herramientas son esenciales para el éxito de su equipo de diseño web? Este tipo de pregunta puede ayudarlo a decidir o reducir su pila tecnológica existente.

• ¿Cuáles son las responsabilidades, el horario y la capacidad de trabajo de cada miembro del equipo? Estas tres áreas pueden verse muy afectadas por el trabajo remoto, y es crucial que todos los miembros del equipo puedan entender esta información e incluso acceder a ella de un vistazo.

Seguramente hay más preguntas que puedes hacer y evaluar. Aún así, estos pueden crear un marco para desarrollar flujos de trabajo efectivos y determinar la mejor herramienta de gestión de proyectos para su equipo de diseño web, que trataremos con más detalle en la siguiente sección.

Una de las funciones más importantes del diseño es resolver problemas para los usuarios de manera creativa; esto puede ser un desafío adicional en el caso de equipos de diseño remotos. Las reuniones y sincronizaciones presentan una oportunidad para expandir la imaginación de los compañeros de equipo y desarrollar sistemas esenciales para el éxito.

¿Cómo se puede lograr esto sin salas de reuniones, pizarras y la comodidad de reunirse cara a cara? Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

• Incluya a las personas adecuadas, no a todas las personas . Si tu equipo u organización ha pasado a un entorno de trabajo remoto o híbrido, seguro que el número de horas dedicadas a las reuniones ha aumentado para todos. Sea estratégico y tenga en cuenta quién debe estar en una reunión real frente a quién puede compartir actualizaciones en contexto en su plataforma de flujo de trabajo dedicada.

• Tenga siempre una agenda clara, incluso para las sesiones de lluvia de ideas . El tiempo es aún más esencial con la dura realidad de la "fatiga de Zoom". Como organizador de una reunión, asegúrese de incluir una breve agenda con su invitación a la reunión y apéguese a ella durante la reunión. Le ayudará a “poner un alfiler” rápidamente en las ideas que surjan en la reunión pero que deben abordarse en otro momento.

• Guarde las videollamadas para las cosas más importantes . Antes de programar otra reunión de actualización de estado, considere si podría comunicarlo mejor en otra plataforma, como un chat o un hilo de actualizaciones donde todos puedan verlo. Use las reuniones para cosas más complejas, como explicar un nuevo proceso o resolver problemas.

• Tenga en cuenta la duración y la frecuencia de sus reuniones de pie . Si bien tener reuniones diarias de pie puede ser la norma o tradicional, piense en lo que es mejor para su equipo. Por ejemplo, Caitlin Wagner, gerente sénior de diseño de InVision, dijo que su equipo decidió cambiar las cosas: “… En cambio, el equipo estableció una cadencia de standups de 30 minutos los lunes y miércoles, críticas de diseño de una hora los martes y jueves, y una “media hora feliz” los viernes para hablar de temas decididamente ajenos al trabajo”.

El trabajo remoto puede resaltar problemas en el lugar de trabajo o servir como una oportunidad para fortalecer o desarrollar una cultura empresarial existente. Como administrador de diseño remoto, tiene la oportunidad de ser una extensión de eso mientras administra su equipo. Algunas formas de promover una cultura de trabajo remota positiva son:

• Organice talleres y hackatones . Es importante programar tiempo para sesiones fuera del trabajo de rutina para ayudar a su equipo a repasar nuevas habilidades, solucionar problemas o simplemente dedicar tiempo a un proyecto o iniciativa que ha estado en un segundo plano durante un tiempo. Para hacerlos más atractivos, puede invitar a un disertante invitado o hacer que uno de los miembros del equipo planifique las sesiones. Estas actividades también reflejarán el interés de su organización en el desarrollo profesional y personal de sus empleados.

• Realice una incorporación virtual de primer nivel . Unirse a un nuevo equipo de forma remota a veces puede hacer que los nuevos empleados se sientan incómodos, fuera del circuito o abrumados. Aquí hay seis mejores prácticas para una excelente incorporación virtual:
  • Comience la experiencia de incorporación antes del día 1 . Es esencial que sus nuevos empleados se sientan bienvenidos antes de que “inicien sesión” por primera vez. Considere enviar un paquete de bienvenida con materiales como manuales de la empresa, un primer vistazo a su plan de incorporación y artículos promocionales de la empresa.
  • Tenga preparado un cronograma de incorporación y una guía de recursos . Haga que la primera o segunda semana de las nuevas contrataciones sea lo más fluida posible con un plan que les indique todo, a quién conocerán, información importante y recursos con los que deberían comenzar a familiarizarse. En monday.com, cada nueva contratación tiene un panel de incorporación especial con este tipo de materiales.

• • Asigne un "amigo". Asignar a un colega útil que no sea un gerente directo logra dos cosas a la vez: el nuevo empleado recibe ayuda con las entradas y salidas relacionadas con el trabajo y de otra manera, y establece una conexión en su equipo de inmediato. monday.com también tiene amigos designados para todas las nuevas contrataciones.

• • Incorpórelos de inmediato con una tarea simple. Uno de los principales factores estresantes que pueden tener los nuevos empleados es la sensación de que no saben en qué trabajar además de sus materiales de lectura y reuniones introductorias. Además del papeleo de recursos humanos o las tareas de configuración de TI, asígneles una tarea simple que contribuya a un objetivo del equipo para que se sientan involucrados y generen confianza.

• • Organice sesiones de capacitación virtuales. Si bien las guías escritas y visuales, como las cubiertas y los manuales, tienen su lugar, asegúrese de incluir algunas sesiones de capacitación en vivo y grabadas para sus nuevos empleados, especialmente cuando se trata de usar herramientas y software específicos.

Trabajar de forma remota puede representar un desafío para el liderazgo cuando se trata de navegar en relaciones laborales que ya no son cara a cara. Las fallas en la comunicación y las discrepancias en la programación del trabajo pueden causar verdaderos dolores de cabeza. Aquí hay algunas recomendaciones:

• Mantenga la comunicación abierta. Hágale saber a sus compañeros de equipo o informes que está disponible para inquietudes y orientación al mismo tiempo que establece expectativas sobre lo que puede ofrecer y cuándo son los tiempos y métodos apropiados para eso. Por ejemplo, las inquietudes sobre el desarrollo profesional durante el trabajo remoto no deberían ser un chat de Slack.

• Aumentar el reconocimiento de los empleados. Con menos o ningún tiempo de oficina y preocupaciones por la sobrecarga de correo electrónico, reconocer a los empleados puede ser algo que se deje de lado para algunos equipos remotos. Lo alentamos a encontrar formas creativas de abordar esto, ya sea dedicando un canal de Slack a celebraciones y reconocimientos o creando un boletín informativo. Hacer que los empleados sepan que son valorados es muy útil.

• Sea un campeón para el equilibrio entre el trabajo y la vida. Asegúrese de hacer saber que el equilibrio entre el trabajo y la vida de su equipo se entiende y es una prioridad. Puede predicar con el ejemplo cuando se trata de hacer su propio horario y ser flexible con los de los demás.

• Evite la microgestión. Administrar bien de forma remota requiere una planificación cuidadosa y confianza. Para tener una idea más clara de en qué está trabajando tu equipo de un vistazo mientras puedes dejar comentarios y preguntas, puedes usar una plantilla como esta de monday.com.

Podríamos dejar de ser una triple amenaza para las estrellas de Hollywood, pero creemos que es mejor que lo hagan los equipos inteligentes de creación y diseño web remotos. Para iniciar rápidamente nuevos proyectos, aprovechar al máximo el trabajo existente de su equipo y garantizar la coherencia y la calidad, recomendamos utilizar un sistema operativo de trabajo.

No hace falta decir que los diseñadores y creadores web rara vez trabajan completamente solos, con toda la investigación y el desarrollo que implica un proyecto. Un Work OS democratiza el poder del software para que las organizaciones puedan crear fácilmente aplicaciones y herramientas de gestión del trabajo que se adapten a sus necesidades en lugar de verse limitadas por los límites de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos. Estas son solo algunas de las funciones de monday.com Work OS que son perfectas para los equipos de diseño web remotos:

• Actualizaciones de estado y línea de tiempo en vivo: los planes de proyecto de proyectos de diseño complicados a menudo incluirán otras fuentes profesionales como desarrolladores o gerentes de productos. monday.com brinda a los equipos la capacidad de actualizar a las partes interesadas o clientes relevantes con el estado de cada tarea y la situación del proyecto para ayudar a que los objetivos del proyecto cobren vida.

• Canales separados para cada iteración o proyecto: con los miembros de su equipo de diseño web trabajando en diferentes partes de un proyecto desde diferentes ubicaciones o dispositivos, es crucial separar un proyecto en canales, ya sea por tema, fechas de iteración o por qué tareas deben completarse. . Al tener esta información y plan en una línea de tiempo o calendario al que todos pueden acceder, hay menos margen de error y menos tiempo perdido. Dicho esto, puede administrar activos compartidos con algo como esta plantilla de administración de activos digitales.
  

• Comunicación en contexto y en tiempo real: cualquier proceso de diseño web se formará compartiendo ideas, pensamientos y reflexiones con otros. Ya sea un cliente o un miembro de su equipo, necesita una forma más organizada de compartir referencias e ideas para poder recibir comentarios.

En la plataforma monday.com, tú y cualquier persona con acceso a tu tablero de proyecto pueden agregar fotos, videos, efectos de sonido, GIF y cualquier otra fuente de inspiración que se te ocurra, directamente en la tarea en la que estás trabajando. monday.com también se integra con tus herramientas existentes para mantenerlo todo junto. La plantilla Planificación creativa con Adobe Creative Cloud es una de las favoritas del equipo de diseño porque puede alinear sus herramientas de diseño y su proceso de trabajo sincronizando Adobe CC con sus tableros mientras describe proyectos, realiza un seguimiento del progreso y carga sus archivos o activos sin problemas para que siempre estén accesibles. .

• Plataformas de comunicaciones remotas: si bien compartir su trabajo en línea ha avanzado bastante, ciertamente hay algunas reuniones y conversaciones que funcionan mejor en persona o, en el caso de un equipo remoto, en una videollamada.

Las opciones populares incluyen Zoom, Google Hangouts y más, con las que monday.com ofrece integraciones. Cualquiera que elija, hágalo estándar para todos los miembros del equipo y asegúrese de sincronizarlo con los calendarios de su equipo.

Construir y administrar un equipo y proyectos de diseño web exitosos es un proceso que implica visión de futuro, acción proactiva y las herramientas adecuadas para unir a todos y todo.

Al hacer un balance de sus objetivos y prioridades existentes y futuros, puede tomar las decisiones más informadas al elegir sus herramientas de gestión de proyectos más esenciales, a saber, una plataforma de creación de sitios web y algo así como un sistema operativo de trabajo.