5 tácticas para aumentar sus probabilidades de una gran combinación de software

Solo el 27% de los compradores de pequeñas empresas adquieren software que cumple o supera sus expectativas sin compromisos. Utilice estas prácticas comprobadas que conducen al éxito en la selección de software.

Cuando llega el momento de comprar software para su pequeña empresa, el camino hacia el éxito parece muy claro: identifique un problema y luego encuentre el software que mejor resuelva ese problema dentro de su presupuesto. Bajo estas simples circunstancias, cada compra de software debería ser ganadora, ¿verdad?

Pero agregue obstáculos como presupuestos y prioridades cambiantes, partes interesadas desconectadas, plazos ajustados e información contradictoria de una cantidad abrumadora de fuentes, y este camino hacia el éxito que alguna vez estuvo claro se vuelve mucho más incierto.

Como propietario o líder de una pequeña empresa, sabe que el fracaso no es una opción. No podríamos estar más de acuerdo. Con poco espacio para errores costosos, cada compra de software debe ser un jonrón. Es por eso que encuestamos a los líderes de pequeñas empresas sobre su proceso de selección de software e identificamos cinco tácticas que pueden aumentar sus probabilidades de una compra exitosa de software.

Piense en estas cinco tácticas como luces guía que pueden iluminar su camino hacia el éxito y darle confianza en su decisión final de compra. Si está listo, siga leyendo para aprender la fórmula para encontrar un gran software para sus necesidades.

¿Qué tan difícil es obtener una Gran Coincidencia en software comercial?

Con tantos obstáculos en el camino y un número cada vez mayor de opciones de software para elegir, encontrar un software que marque enfáticamente todas sus casillas no está garantizado si es una pequeña empresa.

Lejos de eso, de hecho. En una encuesta de Capterra de 1000 líderes de pequeñas empresas que tienen influencia en las decisiones de compra de software, solo el 27 % logró asegurar lo que llamamos una "Gran coincidencia" en la última compra de software para su organización (haga clic aquí para ver nuestra metodología para determinar una Gran coincidencia). Juego):

En otras palabras, solo alrededor de una de cada cuatro compras de software para pequeñas empresas resulta en una Gran Coincidencia: una oferta que cumple o supera las expectativas sin compromisos.

¡Eso es todo! El resto compromete su visión original o compra software que no cumple con las expectativas, lo que genera más problemas, compras de software adicionales o, en el peor de los casos, arrepentimiento de compra que obliga a las pequeñas empresas a comenzar de nuevo.

Entonces, ¿cómo te conviertes en uno de los pocos que tiene éxito en lugar de los muchos que fracasan? Las respuestas se encuentran en las cinco tácticas que hemos enumerado a continuación.

Estas tácticas se pueden implementar en cualquier pequeña empresa, independientemente del software que esté comprando o de su conocimiento técnico, y pueden mejorar su probabilidad de seleccionar software que satisfaga todas sus necesidades. Empecemos.

Táctica #1: Enfócate en metas internas en lugar de presiones externas

Como parte de la encuesta Top Technology Trends Survey 2020 de Capterra, les pedimos a los compradores de software de pequeñas empresas que seleccionaran los tres factores principales que impulsaron su inversión en nueva tecnología. Los resultados muestran que la decisión de comprar software puede provenir de una variedad de motivaciones diferentes:

Probablemente reconozca su propia motivación para comprar software de esta lista. Y es esta motivación, su razón para comprar software en primer lugar, donde los problemas pueden comenzar a ocurrir.

Específicamente, descubrimos que cuando las empresas se enfocan en una motivación interna con su compra de software, como aumentar la productividad o la eficiencia, sus posibilidades de obtener una Gran Coincidencia están por encima del promedio. Por otro lado, cuando se enfocan en una motivación externa , como las presiones competitivas, la probabilidad de Great Match cae en picada.

A pesar de ser el tercer factor más común que impulsa las compras de tecnología de las pequeñas empresas, las presiones competitivas producen grandes coincidencias solo el 9 % de las veces.

La razón es simple: Ceder a las presiones de la competencia conduce a inversiones en software de mala fe con objetivos mal definidos. Sin una métrica como la productividad o la eficiencia para medir con precisión el éxito, y sin considerar si una determinada inversión en software tiene sentido para su situación comercial única, la probabilidad de arrepentirse de la compra es alta.

Táctica n.º 2: Alentar a quienes influyen en las decisiones a participar plenamente

Es cierto: las personas de su equipo de compras de software tienen un impacto significativo en el éxito de la compra. Pero tal vez no de la manera que te imaginas.

Por ejemplo, puede asumir que es necesario involucrar ciertos roles o departamentos. Descubrimos que ese no es el caso. Ya sea que los equipos de selección incluyan miembros de TI, recursos humanos o liderazgo corporativo, no tiene un impacto significativo en la probabilidad de asegurar una Gran Combinación.

En cambio, lo que encontramos es que el nivel de participación e influencia de cada miembro del equipo de compra de software es mucho más importante. Veamos cada factor por separado.

Evite participantes ocasionales que no puedan comprometerse por completo

Preguntamos a los encuestados cuántos participantes activos (personas incluidas en todas o en la mayoría de las discusiones relacionadas con la compra de software) y participantes ocasionales (personas que no participan en discusiones regulares que solo "pasan" de vez en cuando) estaban involucradas en las decisiones de compra de software. Descubrimos que aquellos que no tenían participantes ocasionales tenían mejores probabilidades de asegurar un Gran Partido en el software.

Gartner explica por qué los participantes ocasionales pueden obstaculizar los esfuerzos de compra de software (investigación completa disponible para los clientes de Gartner):

“Los participantes ocasionales a menudo no tendrán el contexto completo de todas las discusiones que han tenido lugar con los miembros del equipo de compras. Como resultado, agregarán un valor limitado al proceso o pueden aportar puntos de vista sesgados que devalúan el trabajo del equipo del proyecto”.

Siempre que sea posible, fomente la participación activa de todos los miembros de su equipo de selección de software. Reprograme reuniones y demostraciones según sea necesario para incluir a todos y elimine a los miembros que no puedan comprometerse por completo con el proceso.

Reducir el número de miembros que no tienen influencia en las decisiones

También preguntamos cómo se dividieron los equipos de selección de software entre los que toman las decisiones, los que influyen en las decisiones y los que no tienen influencia en las decisiones.

Lo que encontramos es que cuantos menos participantes no tuvieran influencia en la decisión, mejor sería el resultado. En nuestra encuesta, los encuestados que aseguraron un Gran Partido promediaron un miembro menos sin influencia en la decisión de su equipo en comparación con aquellos sin un Gran Partido.

Esta diferencia puede parecer pequeña (¡una persona!), pero con cero influencia en la decisión de compra final, cada miembro adicional de su equipo que no tenga influencia en la decisión enturbiará el proceso de selección y hará que sea más difícil llegar a un consenso.

Táctica #3: Validar la información a través de fuentes independientes

A medida que usted y su equipo comiencen a investigar diferentes opciones de software, descubrirá rápidamente que la información de los proveedores de software está en todas partes. Encuentre un video de demostración, y el proveedor probablemente lo produjo. Intente determinar si un producto tiene una característica determinada o no, y el sitio web del proveedor probablemente será el primer resultado de su búsqueda en Google.

Tanto los compradores de Great Match como los que no lo son en nuestra encuesta se basaron en la información proporcionada por el proveedor durante su investigación. Esta información es importante y, francamente, inevitable. Sin embargo, lo que separa a los compradores de Great Match es que dan un paso adicional para validar lo que aprenden a través de fuentes independientes.

Según nuestros hallazgos, los compradores de Great Match y los que no son Great Match son casi idénticos en cuanto a las fuentes que utilizan para examinar a los proveedores de software. La única diferencia es que los compradores de Great Match tienen casi el doble de probabilidades de utilizar también fuentes independientes, como reseñas de usuarios, expertos externos y colegas.

Examinar a los proveedores a través de estas fuentes independientes puede ayudar a garantizar que su equipo obtenga información confiable y precisa, información que no esté sesgada para que usted firme en la línea punteada. Si un proveedor lo guía hacia información independiente (en lugar de alejarlo de ella), también es una buena señal de que confía en que la calidad de su producto habla por sí misma.

Táctica #4: Aproveche los períodos de prueba gratuitos

Puede leer, ver y digerir toda la investigación de software que existe, pero, en última instancia, nada es mejor que sentarse y probar el software por sí mismo.

El período de prueba gratuito que ofrece la mayoría de los proveedores es una herramienta invaluable para evaluar sus opciones y tomar mejores decisiones. Nuestra investigación respalda esto: los compradores que clasifican los períodos de prueba gratuitos como la fuente de información más importante para evaluar en profundidad a los proveedores de software tienen más probabilidades de obtener una Gran Coincidencia.

Eso no es todo. Cuando los encuestados dijeron que las pruebas gratuitas despertaron con mayor frecuencia su interés en un producto, o fueron la mayor ayuda para presentar un caso para incluir un producto en su lista de preseleccionados, condujo a un éxito similar en Great Match (42% y 41%, respectivamente).

Además de brindarle a su equipo la oportunidad de ponerse manos a la obra y aprender cuán fácil de usar es un sistema, las pruebas gratuitas también son una de las únicas formas en que puede probar el software en una situación única para su pequeña empresa. Puede probar flujos de trabajo e identificar brechas en los procesos para ver cómo funciona el software en el escenario exacto en el que planea usarlo.

En resumen, no hay mejor manera de evaluar sus opciones de software. ¡Usen esas pruebas gratuitas, gente!

Táctica n.° 5: Resista la revisión de su lista restringida

Después de investigar y discutir las opciones de software que parecen prometedoras, usted y su equipo reducirán esas opciones a una lista corta de proveedores que vale la pena considerar más a fondo.

Existe la tentación de jugar con su lista de preseleccionados una vez que se ha finalizado. Nuestra investigación es clara: no lo hagas. Descubrimos que cuanto más a menudo vuelva a visitar su lista de preseleccionados para agregar proveedores adicionales, es menos probable que obtenga una Gran coincidencia.

Puede pensar que está siendo minucioso al revisar su lista restringida, pero en realidad solo está indeciso.

La adición constante de opciones a su lista de preseleccionados no solo retrasa todo el proceso y le da a su equipo más proveedores para evaluar, sino que también genera dudas sobre su lista de preseleccionados inicial en primer lugar. Si está tan tentado de agregar esos otros proveedores, ¿alguna vez realmente llegó a sus mejores opciones?

Aquellos que rara vez o nunca revisan su lista corta pueden hacerlo porque han sido minuciosos en su investigación y han generado suficiente confianza y consenso en su lista corta que no se sienten tentados a cambiarla. Ese es tu objetivo.

El software promedio produce resultados promedio

Hoy en día, las pequeñas empresas confían cada vez más en el software para operar y funcionar. El software es una piedra angular en el éxito de su empresa tanto como sus empleados o los productos y servicios que vende.

Decidir sobre un nuevo software que está bien no conducirá al éxito. Es por eso que necesita un proceso de selección de software que le proporcione el mejor producto para sus necesidades en todo momento. Las cinco tácticas que hemos cubierto aquí te ayudarán a hacer precisamente eso:

1. Centrarse en objetivos internos en lugar de presiones externas
2. Fomentar la participación activa de los que influyen en las decisiones
3. Validar información a través de fuentes independientes
4. Aproveche los períodos de prueba gratuitos
5. Resista la revisión de su lista de preseleccionados

Para obtener más consejos sobre cómo convertirse en un experto en la compra de software, consulte nuestro blog "Consejos para la compra de software". Aprenda cómo convertir a un proveedor de software en un socio de software, por ejemplo, o qué costos ocultos se incluyen realmente en la etiqueta de precio de ese software.

Luego, si está listo para comenzar a comparar opciones de software, diríjase a nuestra página de inicio para buscar, comparar y elegir el software adecuado con confianza. Comprar software puede ser difícil, pero no tiene por qué serlo.

Metodología de la encuesta

La Encuesta Capterra Great Software Match 2020 se llevó a cabo en octubre de 2020. Encuestamos a 1000 trabajadores en empresas de EE. UU. con entre 2 y 500 empleados y $1 a $250 millones en ingresos anuales que: 1) tienen una influencia significativa en las compras de tecnología para su organización, y 2 ) han realizado una compra de software para su organización con un costo de al menos $500/año en los últimos 24 meses. Redactamos las preguntas para asegurarnos de que cada encuestado entendiera completamente el significado y el tema en cuestión.

La encuesta Capterra Top Technology Trends Survey 2020 se llevó a cabo en agosto y septiembre de 2020. Encuestamos a 1000 líderes de pequeñas empresas de los EE. UU., Canadá, el Reino Unido y Australia en empresas con entre 2 y 499 empleados y entre $5 y $250 millones en ingresos anuales. Se requería que los encuestados estuvieran involucrados en la compra de tecnologías para la organización y tuvieran un puesto de nivel de gerente o superior en la empresa. Redactamos las preguntas para asegurarnos de que cada encuestado entendiera completamente el significado y el tema en cuestión.

Gran definición de partido

A los encuestados de la Gran Encuesta de Coincidencia de Software 2020 de Capterra se les preguntó si estaban de acuerdo o en desacuerdo con una serie de afirmaciones sobre el proceso de compra de la compra de software más reciente de su organización en una escala de 1 ("Muy en desacuerdo") a 7 ("Muy de acuerdo"). .

Para ser considerados beneficiarios de Great Match, los encuestados tenían que dar la declaración "El software que finalmente compramos no cumple (o falló) con nuestras expectativas". un 1 o un 2, luego realice una de las siguientes acciones:

• Proporcione la declaración "Inicialmente consideramos un software que era mucho más ambicioso de lo que finalmente decidimos". un 1 o 2

O

• Proporcione la afirmación "El software que compramos era una solución premium de gama alta". un 6 o 7.