Diferentes formas en que Google Workspace puede ayudar a las empresas en 2022

Google Workspace es una colección de aplicaciones de colaboración y comunicación diseñadas para empleados de organizaciones. Las principales aplicaciones de comunicación de Google Workspace, incluidas Gmail y Google Meet, se utilizan ampliamente en todo el mundo, al igual que las aplicaciones colaborativas como Google Docs, Sheets, Slides y Forms. Las aplicaciones de colaboración se crearon desde el principio para permitir que varios usuarios editen documentos, hojas de cálculo o presentaciones simultáneamente.

¿Qué es el espacio de trabajo de Google?

Anteriormente conocido como G Suite, Google Workspace ofrece una colección robusta y elegante de aplicaciones de oficina y colaboración adecuadas para la educación, los negocios y otros establecimientos. Es una actualización basada en suscripción de Google Workspace, una aplicación gratuita de Google disponible para todos los que tengan una cuenta de Google. Es, con diferencia, la suite ofimática disponible basada en la nube más eficaz. Google Workspace es la mejor opción si busca trasladar todo su negocio a Internet y eliminar las aplicaciones de escritorio. A muchos les gusta la potencia comparable de Microsoft 365 de Microsoft, pero con la seguridad del almacenamiento basado en escritorio.

¿Qué aplicaciones se incluyen en Google Workspace?

Esta lista de aplicaciones está dentro de la oferta estándar para todas las versiones en Google Workspace. Para obtener más información sobre cada aplicación disponible, haga clic en el enlace para acceder a la página de Google Workspace correspondiente.

Un aspecto clave de las aplicaciones de Workspace es su velocidad. Google proporciona accesos directos nuevos que, cuando se ingresan en el cuadro de URL de los navegadores modernos, crean un elemento completamente nuevo del tipo especificado. Por ejemplo, cal.new crea un nuevo evento de Google Calendar, mientras que doc.new crea un nuevo Google Doc.

• Gmail: el servicio de correo electrónico más utilizado del mundo
• Calendario : solución de programación
• Conozca el hardware Audio y videoconferencia
• Espacios/Equipos de chat y ubicaciones de proyectos
• Drive : almacenamiento en la nube para uso privado que permite compartir unidades y archivos
• Docs : documentos que colaboran (doc.new)
• Hojas : hojas de cálculo para la colaboración (hoja.nueva)
• Diapositivas : presentaciones que son colaborativas (slide.new)
• Fórmulas : formularios y encuestas que se pueden personalizar (formulario.nuevo)
• Notas para conservar: notas colaborativas (note.new y keep.new)
• Sitios : sitios web colaborativos (site.new)

Estas aplicaciones no suelen aparecer como aplicaciones principales de Workspace, pero normalmente están disponibles, según la versión que use en Google Workspace. En ciertos casos, requieren compras adicionales.

• Grupos y Grupos para empresas : gestión de acceso y listas de correo electrónico
• Búsqueda en la nube : busque en su Google Workspace
• Vault : retención de datos y descubrimiento electrónico
• Script de aplicaciones : Automatización de procesos comerciales
• AppSheet : desarrollo de aplicaciones sin código
• Aula : Espacios de aprendizaje estructurados para alumnos y profesores
• Dominios : registro de dominio mediante el registro y la configuración integrados de Google Workspace

Beneficios de Google Workspace para empresas

1. Accesibilidad en cualquier momento, desde cualquier lugar.

Es un servicio alojado en la nube; Se puede acceder a Google Workspace (antes G Suite) para empresas las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde cualquier lugar. Además, debido a que las aplicaciones de Google Workspace también funcionan con cualquier navegador, puede utilizar todos los dispositivos para conectarse a los servicios e información de Google Workspace, independientemente de Mac o PC, teléfonos Android y tabletas Apple.

Gracias a las capacidades fuera de línea de G Workspace, ya no es necesario depender de Internet para completar el trabajo realizado o acceder a sus archivos. G File Stream puede transferir su contenido de G Drive más reciente a su dispositivo si prefiere copias de sus archivos almacenados localmente para garantizar su tranquilidad o el trabajo sin conexión. Al hacer esto, Google se asegura de que siempre esté trabajando con los datos más actualizados y no tenga que dedicar tiempo a mover o volver a copiar activos.

2. Seguridad empresarial líder en la industria

Una de las razones principales para usar Google Workspace es que la plataforma hace todo lo posible para mantener sus datos seguros. Google utiliza protocolos de seguridad estrictos y líderes en la industria en sus centros de datos en ubicaciones físicas y operaciones alojadas en la nube.

3. Datos ilimitados

A diferencia de las cuentas gratuitas de Gmail (que ofrecen a los usuarios acceso gratuito a hasta 15 GB de datos), con Google Workspace para una empresa, recibe datos ilimitados sobre todos sus recursos, como aplicaciones, archivos, imágenes, documentos, y correos electrónicos.

Google Workspace también le brinda un conjunto intuitivo de instrumentos y herramientas de migración de datos que lo ayudan en el proceso de mover datos de manera segura desde su computadora o servidor de oficina para almacenar y administrar todos sus archivos y datos en un centro central.

Si la idea de confiar en el almacenamiento en la nube para mantener sus datos seguros lo pone ansioso, no se preocupe, Google Workspace tiene varias opciones para proteger sus datos. Por ejemplo, puede controlar las búsquedas y exportaciones del correo electrónico y los documentos de su empresa a dispositivos locales y establecer pautas de retención para cualquier material de archivo a través de Vault. Google Backup and Sync también le permite mantener una copia de todos los datos alojados en la nube almacenados en su computadora o servidor en el trabajo.

4. Gobernanza administrativa simple

La consola de administración de Google Workspace es una herramienta eficaz que permite a los administradores y propietarios un mayor control sobre las actividades comerciales. Por ejemplo, utilizando el Panel de administración, los usuarios pueden establecer restricciones en las cuentas, dispositivos, datos, configuraciones de verificación y aplicaciones de los empleados para asegurarse de que los estén usando correctamente.

También es posible ver informes sobre la actividad de los usuarios. El panel Informes de Console también genera informes sobre la actividad de los usuarios y brinda a los administradores información importante sobre cómo los empleados usan Google Workspace para negocios. Con solo unos pocos clics, los administradores pueden recopilar datos útiles, como la cantidad de contenido que se produce, quién se beneficia de las funciones que mejoran la productividad y el dispositivo que podría representar un riesgo para la seguridad.

5. Soluciones rentables

Existen numerosas formas en que Google Workspace puede ahorrarle dinero a su empresa. Ya no es necesario comprar y mantener los servidores y equipos de su empresa. Google maneja los protocolos y controles de seguridad. Las herramientas de colaboración le permiten reducir el tiempo de viaje o incluso el espacio de oficina; si desea escalar hacia arriba y hacia abajo, puede ser fácil de hacer. Es tan simple como pagar una segunda cuenta de Google Workspace en lugar de software o almacenamiento adicional.

Con el costo de una suscripción mensual de solo $ 12 por usuario para Google Workspace Business y $ 25 por usuario para Google Workspace Enterprise, estos son solo algunos de los beneficios asequibles de Google Workspace para pequeñas empresas y grandes corporaciones por igual.

6. Integraciones de terceros

Las integraciones de terceros son otra gran ventaja que viene con Google Workspace para empresas, ya que es una plataforma que funciona bien con otras aplicaciones, como herramientas de CRM y plataformas de administración de plantillas como Templafy.

¿Cuánto cuesta el espacio de trabajo?

Google Workspace no es barato. Su edición Business Starter cuesta $6 por mes para cada usuario. Incluye 100 reuniones por video al mes (sin grabación) y 30 GB de memoria por persona. Su versión Business Standard duplica el precio a $ 12 por mes, ofrece hasta 150 reuniones basadas en video (con la opción de grabación) y amplía el almacenamiento hasta 2 TB por persona. Los planes Business Plus y Enterprise más caros brindan más funciones de seguridad. Google proporciona versiones gratuitas a instituciones educativas y organizaciones sin fines de lucro. Sin embargo, las instituciones más grandes deberían optar por la versión Enterprise.

El plan similar Microsoft 365 Business Basic cuesta $5 por mes por usuario, y el nivel Business Standard cuesta $12.50 por mes por usuario. Los planes Business Premium y Enterprise más caros también pueden estar disponibles. El plan Business Basic de Microsoft, al igual que Google Workspace, solo está disponible en línea, ya sea a través de un navegador de Internet (Chrome es el más compatible) o como aplicaciones de Android y programas iOS para teléfonos inteligentes con funciones limitadas. Los planes Business Premium de Microsoft y cualquiera de los planes anteriores con aplicaciones de escritorio como Outlook, Word, Excel, PowerPoint y más, junto con las principales aplicaciones disponibles para las plataformas Windows, Mac, Android e iOS.

Actualizaciones del espacio de trabajo de Google

Google ha anunciado nuevas mejoras en la plataforma Google Workspace basadas en los conocimientos que ha proporcionado el aprendizaje automático.

La empresa afirma haber utilizado IA durante algún tiempo para mejorar la experiencia del usuario, y los cambios más recientes están destinados a mejorar el trabajo de la herramienta híbrida.

Las actualizaciones son resúmenes resumidos integrados para espacios y transcripciones de reuniones que están automatizadas y resumidas. Además, restauración de retratos con luz de retrato, así como otras funciones.

Espacio de trabajo de Google frente a Office 365

Facilidad de uso

En el caso de Office 365 vs. Google Workspace, Google se mantiene fiel a su principio de simplicidad. Google generalmente prioriza la facilidad de uso sobre el diseño, por lo que las herramientas que ofrece no están diseñadas para atraer la atención como las de Microsoft. Pero pueden funcionar sin problemas en el backend, lo que resulta en mejoras de eficiencia.

Por ejemplo, los documentos de Google Docs se guardan automáticamente en Google Drive sin siquiera tener que nombrar el documento antes.

Google Workspace se centra en las tareas esenciales que permiten a los usuarios colaborar y volverse productivos. No está equipado con algunas de las características avanzadas y complejas disponibles en Office 365 y compensa las simples.

Gmail

Google Workspace ofrece 30 GB de almacenamiento por usuario en el plan más básico. Este almacenamiento se agrupa en Drive, Gmail, Chat, Docs y otros servicios de Google. También te permite configurar el dominio web de tu empresa y todas las ventajas de Gmail. Gmail permite archivos adjuntos de hasta 25 MB en el correo electrónico. Los usuarios también pueden transferir archivos más grandes usando Google Drive.

Gmail es menos costoso que Outlook de Microsoft. Además, los usuarios pueden realizar hasta 2000 mensajes de correo electrónico y recibir más de 86.000 correos electrónicos al día. Aunque tanto Gmail como Outlook brindan autenticación en dos pasos, así como funciones antispam integradas, Gmail también le permite verificar cuándo y cuándo se usó por última vez, esta es una característica de seguridad distintiva.

Aplicaciones de Google Workspace

Se puede acceder a las aplicaciones de Google, como Hojas de Documentos, Documentos y Presentaciones, como aplicaciones basadas en navegador web y versiones móviles. Google no ofrece versiones de escritorio de estas aplicaciones; sin embargo, los usuarios pueden marcar sus archivos para que estén accesibles sin conexión para trabajar en ellos sin conexión a Internet.

Colaboración

Un estudio cuantitativo encargado por Google descubrió que "si bien ambas suites tienen un impacto positivo en el área de colaboración, Google Workspace generó impactos más grandes y, a veces, por un margen considerable".

Por ejemplo, el 84 % de los usuarios de Google Workspace editan y revisan el mismo documento durante una reunión, frente al 69 % de los usuarios de Microsoft 365 que hacen lo mismo.

De manera similar, el 95 % de los usuarios de Google Workspace colaboran fácilmente con varios usuarios en el mismo documento; en contraste, el 84 por ciento de los usuarios de Microsoft 365.

Información que ilustra la importancia de la cooperación en equipo

Movilidad

Es ampliamente conocido que poder trabajar desde cualquier lugar y desde cualquier lugar aumenta la eficiencia y la satisfacción laboral de los trabajadores. Los datos son un argumento sólido para demostrar que Google Workspace ofrece una experiencia móvil más eficiente y fácil de usar que permite a los trabajadores hacer más mientras se desplazan.

El 76 % de los usuarios de Google Workspace realizan tareas mediante dispositivos móviles, en contraste con el 61 % de los usuarios de Office 365. Esto incluye varias actividades como editar, revisar o proporcionar comentarios a Documentos y Hojas de cálculo, programar reuniones y participar en ellas, y responder correos electrónicos.

Trabajar sobre la marcha puede afectar drásticamente la productividad y la capacidad de trabajo de un empleado. Google Workspace lidera la industria en este sentido.

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