Marketing por correo electrónico GDPR: todo lo que necesita saber
Publicado: 2021-12-24En 2018, los legisladores europeos adoptaron una ley de privacidad de datos radical llamada Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) . Es decir, GDPR tiene como objetivo proteger a los ciudadanos europeos al regular cómo las empresas manejan los datos en línea de sus usuarios.
GDPR está estrechamente relacionado con el marketing por correo electrónico. De hecho, esta forma de marketing depende de la recopilación de datos personales. Al comprender lo que cubre el RGPD y seguir algunas estrategias simples, puede garantizar más fácilmente el cumplimiento y evitar sanciones.
Entonces, en esta guía de blog, le mostraremos todo lo que necesita saber sobre el marketing por correo electrónico de GDPR . ¡Vámonos!
En primer lugar, ¿qué es el RGPD?
Como mencionamos anteriormente, GDPR es un nuevo conjunto de leyes en la UE (Unión Europea), que protege la privacidad digital del usuario y regula varios tipos de consentimiento en línea . La regulación aún no ha existido por mucho tiempo; en realidad, entró en vigencia en mayo de 2018.
El objetivo principal de GDPR es dar a los ciudadanos de la UE más control sobre cómo se recopila, almacena y utiliza su información privada en línea. Asigna nuevas responsabilidades a los sitios web que recopilan datos de visitantes y clientes, como obtener el consentimiento informado y permitir que los usuarios eliminen sus datos si así lo solicitan.
Lo más importante de comprender el RGPD es que se aplica a cualquier sitio web que recopile datos de ciudadanos de la UE, independientemente de dónde se encuentre el propietario del sitio web o la empresa. Eso significa que incluso si su negocio no está ubicado en Europa, el RGPD seguramente lo afectará.
¿Cómo afectará el RGPD al marketing por correo electrónico?
Como comercializador de correo electrónico, el marketing por correo electrónico bajo GDPR significa esencialmente que debe recopilar un consentimiento libre, específico, informado e inequívoco (Artículo 32). Para lograr el cumplimiento, debe adoptar las siguientes prácticas nuevas:
- Nuevas reglas de permiso de aceptación de clientes
- Prueba de sistemas de almacenamiento de consentimiento
- Un método a través del cual los clientes pueden solicitar que se eliminen sus datos personales.
Como se indica en el sitio web oficial de GDPR, los datos personales pueden ser cualquier cosa, desde un nombre o una foto hasta una dirección IP personal o datos médicos confidenciales. Por lo tanto, cuando tenemos en cuenta la gran cantidad de correos electrónicos personalizados que envían los especialistas en marketing todos los días, se vuelve obvio por qué el RGPD tiene un efecto tan fuerte en el marketing por correo electrónico.
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¿Qué pasa si no cumples con el RGPD?
El incumplimiento de esta regulación conlleva una enorme sanción monetaria. Las empresas podrían enfrentarse a sanciones de hasta 20 millones de euros (20 millones de euros) o el 4 % de su facturación anual total en todo el mundo del ejercicio fiscal anterior, lo que sea mayor.
¿Cómo puede beneficiarse de cumplir con el RGPD?
Al cumplir con GDPR, puede beneficiarse de:
Limpieza de marketing por correo electrónico . Cumpliendo con GDPR, te comunicarás solo con las personas que realmente quieren conectarse contigo. Tus tasas de participación de correo electrónico aumentarán y terminarás con mejores conversiones.
Buena voluntad de los clientes . En realidad, debido a la transparencia en su enfoque de marketing por correo electrónico, los clientes tenderán a quedarse con usted, mientras que se puede generar una sensación de confianza entre su marca y los clientes.
Mayores ingresos . Con conversiones más altas y un mejor rendimiento del correo electrónico, puede mejorar su ROI de marketing por correo electrónico. Y, en última instancia, construir una imagen de marca más fuerte.
7 estrategias para que sus correos electrónicos y boletines cumplan con el RGPD
En esta parte, cubriremos algunas formas prácticas de garantizar que todo lo relacionado con sus actividades de marketing por correo electrónico pueda seguir las pautas de GDPR.
1. Publica tu propia política de privacidad
Las empresas dedicadas al marketing por correo electrónico publican una política de privacidad claramente establecida, que identifica los datos recopilados y revela cómo se utilizarán esos datos.
Su política de privacidad debe ser accesible en su sitio, pero cuando administra un boletín informativo por correo electrónico, debe poner su política a disposición de los suscriptores potenciales y existentes. Los usuarios que ya se suscribieron deberían ver un enlace a su política de privacidad en algún lugar claramente visible en el boletín. Cuando a los usuarios se les presenta su formulario de suscripción, deberían ver un enlace a su política en el formulario.
Hacer que su política de privacidad sea accesible es parte de practicar la transparencia en la recopilación de datos, y ese es un elemento clave del cumplimiento de GDPR.
2. Obtenga correctamente sus formularios de suscripción
El proceso de obtener el consentimiento de los usuarios debe ser sencillo con una clara acción de "suscripción".
Un intento de obtener su formulario para que los usuarios opten automáticamente está en contra de las reglas. Por ejemplo, si una casilla de verificación en su formulario es lo que indica que una persona está dando su consentimiento, no puede preseleccionar esa casilla de verificación, haciendo que la selección predeterminada sea "Sí, doy mi consentimiento". en cambio, el usuario debe ser quien tome medidas para dar su consentimiento.
Además, la declaración de consentimiento debe ser clara, específica y granular ; es decir, debe otorgarse un permiso por separado para cada uso planificado de los datos recopilados, incluso cuando obtenga el reconocimiento de su propia Política de privacidad o Términos y condiciones.
Si agrupa una solicitud de un permiso con la de otro, se considera engañoso y viola el RGPD. Es mejor utilizar varias casillas de verificación según sea necesario.
Una cosa más que debe decidir al adquirir el consentimiento es si desea utilizar una suscripción simple o doble . El mecanismo de suscripción único para administrar las suscripciones de correo electrónico se refiere a un formulario que muestra los detalles del consentimiento, un lugar para ingresar una dirección de correo electrónico junto con un botón de envío. La suscripción única cumple con el RGPD, pero, de hecho, muchas empresas eligen emplear una suscripción doble.
Una suscripción doble comienza con el mismo tipo de formulario que se encuentra en el método de suscripción única. Sin embargo, después de la suscripción, el usuario recibirá un correo electrónico de su sistema, que requiere que haga clic en un enlace como acto final para otorgar el permiso. Una suscripción doble lo ayuda a garantizar el cumplimiento de GDPR, ya que creará un registro más completo de prueba de que el usuario dio permiso.
3. Mantener registros de consentimiento
GDPR requiere que almacene un registro de consentimiento del usuario, que incluye:
- La identidad del usuario que ha prestado su consentimiento
- La fecha de consentimiento
- Una declaración detallada sobre lo que el usuario consintió
- Una descripción completa de lo que se le dijo al usuario en el momento en que se otorgó el consentimiento.
Además, los registros de consentimiento almacenados deben incluir información sobre los métodos utilizados para obtener el consentimiento, si un usuario que otorgó el permiso lo retiró más tarde, así como una declaración sobre las condiciones legales que eran aplicables cuando otorgó el consentimiento.
Si no almacena estos registros, el consentimiento que obtenga de sus usuarios se considerará inválido.
4. Adherirse a las pautas de contenido
Las reglas establecidas por la regulación están destinadas, en parte, a garantizar que el contenido de su correo electrónico sea honesto y no tenga la intención de engañar a los usuarios. Con ese fin, existen requisitos relacionados con el contenido de su boletín informativo.
Su boletín electrónico debe:
- Identificar al remitente
- Especifique la dirección física de su empresa
- Sea directo al indicar la naturaleza de su mensaje, revelar el propósito de su comunicación e indicar si se trata de contenido promocional.
- Incluya un enlace de cancelación de suscripción claramente visible
- Excluya declaraciones falsas o engañosas en el contenido de su boletín informativo
Otro aspecto esencial de las pautas de contenido de GDPR es que su boletín debe contener solo el tipo de contenido para el que el usuario dio su consentimiento . Por ejemplo, si solicitó y recibió permiso para enviar correos electrónicos a los usuarios sobre sus nuevos productos/servicios, pero les envió un correo electrónico promocional con ofertas de un tercero, sería una infracción.
Si desea enviar varios tipos de contenido de correo electrónico, deberá obtener un consentimiento específico para cada uso previsto. Esto no significa administrar una variedad de varios formularios de suscripción; simplemente puede agregar varias casillas de verificación a un formulario, etiquetando las casillas de verificación para informar a sus usuarios sobre la intención detrás de cada tipo de contenido.
Si cumple con estas pautas, puede proporcionar más valor con su boletín informativo por correo electrónico y evitar las infracciones de GDPR.
5. No confíe en un tercero para el cumplimiento
Incluso si su marketing por correo electrónico es manejado por un servicio de marketing por correo electrónico de un tercero, usted sigue siendo el propietario de los datos. Como tal, la responsabilidad del cumplimiento legal de la gestión de esos datos de usuario recae en usted.
En caso de que delegue la gestión de su marketing por correo electrónico a un tercero, ya sea una aplicación o un servicio comercial, el tercero también tendrá obligaciones legales, específicamente, para asegurarse de que todos sus clientes cumplan con los estándares regulatorios. Pero no estarán solos en el banquillo si se descubren violaciones del RGPD.
La mayoría de las plataformas de gestión de marketing por correo electrónico requieren que sus usuarios hayan publicado una política de privacidad completa. Hasta ahí llegan facilitando el cumplimiento de las normas del RGPD.
Por ese motivo, es fundamental tener en cuenta que, si utiliza un tercero para administrar sus actividades de marketing por correo electrónico, su negocio, como propietario de los datos recopilados, es la entidad principal responsable de obedecer las pautas de GDPR.
6. Facilite la cancelación de la suscripción
Es necesario que facilite a los usuarios la revocación de permisos. Deberá proporcionar un enlace para darse de baja en su correo electrónico, y debe ser visible y de fácil acceso.
Cuando un usuario retira su consentimiento, tendrá 30 días para cumplir con esa solicitud. Si todavía recibe un boletín después de darse de baja, no importará si han pasado 30 días o 1 día, ese usuario no estará satisfecho.
Si actúa bien en cada solicitud de exclusión tan pronto como se realiza, puede evitar alienar a los usuarios, mantener una relación saludable con ellos y demostrar que siempre los está respetando.
7. Limite los datos personales recopilados
Los especialistas en marketing por correo electrónico pueden ser culpables de recopilar más información de un individuo de la que necesitan. GDPR fomenta un nivel de conciencia que fomenta una cultura en la que los marcadores de correo electrónico solo seleccionan información que es pertinente a sus necesidades.
Dicho esto, las empresas deben adquirir el hábito de eliminar todos los datos personales superfluos de sus sistemas CRM (Customer Relationship Management) para centrarse en datos agregados no identificados para producir campañas genéricas de marketing por correo electrónico y, por lo tanto, reducir los riesgos de multas por explotación o pérdida de reputación.
La línea de fondo
La privacidad del usuario es extremadamente importante, especialmente cuando se trata de ganar su confianza. GDPR intenta evitar cualquier uso indebido de los datos personales, pero la regulación no es tan mala. En lugar de comprar listas de correo electrónico sospechosas, en realidad comercializará a las personas que desean recibir sus ofertas. Esto aumentará el compromiso y le dará a su marca la credibilidad que se merece. GDPR impacta significativamente sus esfuerzos de marketing por correo electrónico en el buen sentido.
Aunque debe hacer algunos pequeños ajustes en la forma en que ejecuta sus campañas de marketing por correo electrónico, GDPR es en realidad una regulación positiva. Puede abrir puertas a la transparencia y evitar que las empresas tengan una ventaja competitiva desleal sobre otras empresas de la industria.