¿Qué es un análisis de brechas? ¿Cómo realizar uno para su negocio?

Publicado: 2021-12-24

¿Qué tan lejos has llegado del plan que hiciste a principios de año?

¿Tiene alguna idea de lo que ha estado funcionando bien o no?

De hecho, muchas empresas creen que están funcionando sin problemas y lo anuncian con orgullo a sus accionistas. Sin embargo, recuerde que siempre es mucho más fácil decirlo que hacerlo.

Para alcanzar un estado tan bien orquestado, debe determinar claramente las expectativas que crea y los resultados reales que obtiene . Un método comprobado para ayudarlo a determinar eso es un análisis de brechas.

Esta guía lo guiará a través de la definición exacta de análisis de brechas , las herramientas comunes de análisis de brechas y los pasos especialmente necesarios para realizar en su negocio .

¡Comencemos ahora mismo!

¿Qué es un análisis de brechas?

Cuando mencione el análisis de brechas, piense en un balancín. Estabas tan familiarizado con esto cuando eras un niño, ¿verdad?

Un lado del balancín es su desempeño actual y el otro lado son sus metas futuras deseadas. Entre ellos hay una brecha. Su tarea es examinar y evaluar esta diferencia o brecha entre el desempeño actual y las metas futuras deseadas.

Entonces, en general, el análisis de brechas se define como el proceso de comparar el estado actual con un estado u objetivo ideal, que destaca las deficiencias y las oportunidades de mejora. Otros nombres para esto incluyen evaluación de necesidades, análisis de brechas de necesidades y análisis de necesidades.

Se puede resumir en las siguientes preguntas:

¿Donde nos encontramos ahora?
¿Donde queremos estar?
¿Cómo vamos a cerrar la brecha?

Al comparar el estado actual con el objetivo, las unidades de negocio, las empresas o los equipos pueden:

Detectar debilidades o limitaciones a las que se enfrentan.
Determine lo que necesitan para mejorar su rendimiento o sus resultados.
Apoyar a gerentes e inversionistas en la toma de decisiones.
Evalúe el desempeño individual o del equipo observando algunos atributos, como el nivel de desempeño, la productividad y la competencia de la tarea.
Equilibrar la asignación e integración de recursos desde el nivel de asignación actual más cerca de un nivel óptimo, en el caso de fabricación o producción. Los recursos pueden ser dinero, material, tiempo o mano de obra.

El análisis de brechas se puede aplicar en muchas áreas, tales como:

Ventas
Gestión de recursos humanos
Rendimiento financiero
Control de calidad
Satisfacción del empleado
habilidades de IT
control de costos
Competitividad del mercado

Beneficios y desventajas del análisis de brechas

El análisis de brechas es una herramienta de uso frecuente porque trae un conjunto de beneficios a las empresas y organizaciones. Estos beneficios incluyen lo siguiente:

Asegurarse de que los requisitos del proyecto se han cumplido según lo planeado.
Descubriendo la brecha entre la percepción y la realidad.
Proporcionar información sobre las áreas que requieren más mejoras, como productos, eficiencia, rentabilidad, satisfacción del cliente, rendimiento y ventaja competitiva.
Determinar las debilidades y deficiencias que deben abordarse.
Proporcionar la información necesaria para los gerentes y los tomadores de decisiones, lo que ayuda aún más a mejorar el desempeño.
Asignar recursos y energía de manera eficiente.

Si bien es necesario y valioso, el análisis de brechas no es completamente perfecto. Algunas limitaciones relacionadas con el proceso de análisis de brechas pueden ser:

Cuesta tiempo e incluso dinero realizar un análisis de brechas.
El éxito del análisis de brechas depende en gran medida de la persistencia y el conocimiento de las personas involucradas en el proceso.
Si no se investiga con suficiente profundidad, la causa raíz real del problema puede quedar sin resolver y es posible que se pasen por alto varias complejidades detrás de ellos.
Hay muchas posibilidades de que los resultados del análisis sean inexactos y estén desactualizados debido a cambios y cambios constantes, especialmente en industrias de rápido movimiento o en grandes organizaciones.

Si bien existen algunos inconvenientes a la hora de realizar un análisis de brechas, es recomendable que su empresa lo intente al menos una vez, para ver y explorar diferentes aspectos de este proceso.

Ejemplos de análisis de brechas

Como se indicó anteriormente, el análisis de brechas abarca muchas áreas de negocios. A continuación, se incluyen algunos ejemplos que pueden ayudarlo a comprender la usabilidad y la aplicabilidad de este proceso.

Rendimiento de las ventas

Un gerente o fabricante puede observar sus productos y evaluar cuáles funcionan bien y cuáles no. Al hacer esto, él o ella puede evaluar si los productos son apropiados y las mejoras o estrategias de ventas necesarias para obtener más ganancias y satisfacer las demandas en el futuro.

Evaluación de productos o servicios

Antes de lanzar un producto o servicio al mercado, las empresas pueden implementar un análisis de brechas para saber si todas las funciones y características están funcionando bien según lo previsto.

Lanzamiento de nuevo producto

Después de un conjunto específico de momentos en que una empresa lanza su nuevo producto o servicio, pueden realizar un análisis de brechas para averiguar por qué las ventas no cumplen con las expectativas.

Administración de proviciones

Un minorista de dropshipping, por ejemplo, descubre que su tienda se está quedando sin suministros con frecuencia, luego puede realizar un análisis de brechas para identificar el motivo. Después de crear uno, puede detectar la causa y encontrar mejores proveedores de dropshipping para su negocio.

Productividad

Cuando su equipo no puede alcanzar el nivel de productividad objetivo, su líder necesita saber por qué y cómo mejorarlo. ¡Ahí es donde un análisis de brechas se vuelve útil!

Evaluación individual

Un líder de equipo de una empresa de comercio electrónico puede hacer que cada miembro realice un análisis de brechas sobre sí mismo y usar estos resultados no solo para encontrar formas de mejorar el desempeño de cada uno, sino también para extraer las mejores prácticas que todos pueden adoptar.

Diferentes tipos de análisis de brechas

Si bien el término "análisis de brechas" es bastante claro y directo en el proceso de observar dónde se encuentra y compararlo con el lugar donde desea estar, existen algunos enfoques diferentes que se deben considerar, según el contexto y el nicho. de tu análisis.

Hay 4 tipos diferentes de "brecha", todos los cuales son bastante fáciles de entender :

Brecha de rendimiento

La diferencia entre el rendimiento real y el previsto. Por ejemplo, está buscando hacer crecer su negocio a través de Instagram. Actualmente tienes 1000 seguidores y quieres aumentar este número a 2000 durante un mes. Pero en realidad, su página de Instagram atrae solo a 500 más. Por lo tanto, debe cimentar la razón detrás de esta brecha de rendimiento.

Brecha de producto/ mercado

La brecha entre las ventas actuales y anticipadas. Se diferencia de la investigación de mercado porque es más proactiva. Eso significa mantenerse un paso por delante del mercado, así como evitar cambios repentinos e inesperados que influyan en su estrategia.

brecha de ganancias

La variación entre el beneficio real y el esperado de una empresa. Los problemas con la previsión de beneficios pueden implicar la planificación o la ejecución del negocio, o tal vez incluso ambas. Muchos factores externos, como las tendencias del mercado, la competencia agresiva o las implicaciones políticas imprevistas pueden afectar las ganancias.

Brecha de mano de obra

Cuando hay un desfase entre el número y la calidad necesarios de la mano de obra y la fortaleza real de la organización, se entiende como una brecha de mano de obra. Tal análisis de brechas de mano de obra proporciona a los gerentes de recursos humanos una visión general clara de las competencias de la fuerza laboral y los ajustes de recursos humanos si es necesario.

5 herramientas comunes de análisis de brechas

Si aún le resulta difícil hacer un análisis de brechas y necesita una herramienta o un marco creíble para seguir, ¡aquí está!

De hecho, al realizar un análisis de brechas, existen algunas herramientas y modelos que puede utilizar. Cada herramienta se puede utilizar como un principio organizador tanto para descubrir causas como para recomendar cambios. Y esta sección lo ayudará a comprender las herramientas de análisis de brechas más comunes. Entonces, ¡solo síguenos!

Lluvia de ideas

La lluvia de ideas es una herramienta de pensamiento divergente para la generación de ideas sobre un tema determinado en un período de tiempo limitado. Por lo general, se lleva a cabo en un ambiente de sesión o taller para estimular el pensamiento crítico y creativo, y para generar soluciones útiles e innovadoras a un problema.

Su objetivo no es necesariamente la calidad, sino la cantidad, y se basa en el principio de que “muchas veces dos cabezas piensan mejor que una”.

Por lo tanto, se puede realizar una serie de reuniones o debates para que el equipo de análisis empresarial genere ideas sobre los problemas que existen en el proceso empresarial y cómo resolverlos.

Básicamente, la lluvia de ideas no es tan complicada. En pocas palabras, así es como funciona la lluvia de ideas :

Reúna a un grupo de personas para abordar un problema, desafío u oportunidad.
Pida a los miembros que generen tantas ideas como sea posible, incluso cuando puedan estar "fuera de lugar".
Revise las ideas, seleccione las más interesantes y luego dirija la discusión sobre cómo combinar, mejorar e implementar las ideas.

evaluación comparativa

La evaluación comparativa es el proceso en el que mide el rendimiento de los proyectos, productos o servicios de su empresa con las mejores prácticas de la industria o de otras empresas, y utiliza esta información para impulsar posibles mejoras.

Para ayudarlo a comprender esta técnica, tomaremos un ejemplo de un creador de tiendas de comercio electrónico recién establecido. El administrador de este sitio desea utilizar la evaluación comparativa como una forma de realizar el análisis de brechas para su negocio. Por lo tanto, puede implementar esto mediante los siguientes procedimientos :

Confirmar objetivos : averiguar dónde está y dónde quiere estar, en base a los estándares de benchmarking.
Identifique socios de evaluación comparativa : puede comparar con los mejores creadores de tiendas en línea de los últimos tiempos, como Shopify, Wix, WooCommerce, etc.
Recopilar datos : los datos necesarios para el análisis deben incluir los recursos internos y externos sobre los socios de evaluación comparativa.
Analizar los datos
Identificar las oportunidades : buscar formas de reducir la brecha entre las medidas actuales y las deseadas.
Implementar las actividades recomendadas para cerrar la brecha .

Recuerde, si el objetivo de la evaluación comparativa es establecer métricas de calidad y confiabilidad apropiadas, entonces el análisis de brechas se basará en los resultados de la evaluación comparativa para medir la brecha que enfrenta en este momento.

análisis FODA

Un análisis DAFO se enfoca en las Fortalezas y Debilidades en el ambiente interno y las Oportunidades y Amenazas en el ambiente externo. Describir el problema en estos términos puede señalar el camino hacia una solución al mostrarle cómo evitar amenazas potenciales, mientras aprovecha las fortalezas para explotar oportunidades valiosas.

Echemos un vistazo a cómo usar FODA para hacer un análisis de brechas :

Indique por qué se está realizando FODA (generalmente cuando su estado actual tiene algún problema) y qué resultado se espera de esta actividad
Haga una lista de todos los miembros de los equipos o departamentos relevantes e invítelos
Cree una matriz de 2 x 2 y etiquete cada una de las secciones como se muestra a continuación

Haga a los miembros las siguientes preguntas sobre su objetivo (estado deseado)

Enumere las características internas positivas y sobresalientes que ayudarán a lograr el objetivo (Fortalezas)
Listar los procesos/áreas que disminuyen las posibilidades de éxito en la consecución del objetivo (Debilidades)
Enumere las situaciones o condiciones externas que hacen que el objetivo sea más alcanzable (Oportunidades)
Enumere los factores que podrían representar un riesgo para el éxito del objetivo deseado (Amenazas)

Analice los factores anteriores y evalúe cómo puede utilizar las fortalezas para aprovechar las oportunidades y evitar las amenazas.

Esta técnica también lo ayudará a darse cuenta de dónde y cómo se destaca frente a sus competidores en la industria.

Análisis PESTLE

Un análisis PESTLE es una herramienta o marco utilizado por los especialistas en marketing y analistas para monitorear y resaltar los factores macroambientales (externos) que tienen un efecto en una organización, que es una extensión del modelo PEST.

Similar a DAFO, el análisis PESTLE lo ayuda a identificar amenazas y oportunidades al examinar los siguientes 6 factores externos de su entorno empresarial:

Político
Económico
Sociológico
Tecnológico
Legal
Ambiental

Este análisis elimina las brechas al identificar los problemas actuales, destacando las próximas oportunidades de cambio y minimizando los riesgos en el mercado.

Por ejemplo, las condiciones políticas y económicas inestables en el país del proveedor les dificultan transportar suficiente material como se espera para usted. Podría convertirse en la razón por la que no puede lograr las ventas específicas.

Marco McKinsey 7S

La herramienta final que recomendamos es el marco McKinsey 7S, que analiza el diseño organizacional de una empresa al observar 7 elementos internos clave: estructura, sistemas, estrategia, personal, habilidades, estilo y valores compartidos.

Puede usar el marco McKinsey 7S cuando una parte particular de la empresa no está a la altura de sus expectativas. El análisis analiza las características de la empresa en términos de cada uno de estos aspectos y examina dónde están las brechas.

Una vez que esté claro que la causa de las brechas es la falta de habilidades, por ejemplo, o una estructura adecuada, puede abordar el problema de manera enfocada.

El marco McKinsey 7S puede ayudarlo con cualquiera de los siguientes propósitos :

Determinar las lagunas que pueden aparecer en el negocio
Identifique qué áreas necesitan optimizarse para promover el rendimiento empresarial
Alinear departamentos y procesos durante una fusión o adquisición
Examine los resultados de posibles cambios futuros dentro de su negocio.

Los 7 elementos se dividen en 2 grupos: elementos duros (que son relativamente fáciles de identificar y la gerencia puede influir directamente en ellos) y elementos blandos (que pueden ser más difíciles de describir, menos tangibles y más influenciados por la cultura de la empresa).

Elementos duros:

Estrategia : su plan de acción para construir y mantener una ventaja competitiva sobre sus competidores.
Estructura : cómo está organizada su empresa y cómo están estructurados los equipos y departamentos.
Sistemas : métodos formales e informales de operación, procedimientos y flujos de comunicación que los empleados utilizan para realizar su trabajo (p. ej., sistemas de TI).

Elementos blandos:

Personal : los empleados y sus competencias.
Habilidades : las habilidades tanto de la organización como de los empleados.
Estilo : estilos de liderazgo y gestión.
Valores compartidos: valores centrales de la organización, como se muestra en su cultura corporativa y ética de trabajo general.

Entonces, ¿cómo puede aplicar este marco a su análisis de brechas? Aquí está la respuesta :

Reúnase en torno a un equipo relevante y competente
Comprobar si todos los elementos están correctamente alineados entre sí (identificar lagunas y deficiencias en la relación entre los elementos)
Definir el estado en el que estos elementos estarían óptimamente alineados
Cree un plan de acción específico y realista para realinear los elementos.
Implemente los cambios y revise las 7S regularmente, avanzando.

En resumen, las anteriores son las 5 herramientas más utilizadas que ayudan a realizar un análisis exhaustivo de brechas. Puede utilizar una o más de las cinco herramientas para obtener los mejores resultados.

El proceso de análisis de brechas de 4 pasos

En las grandes organizaciones, el proceso de análisis de brechas generalmente cae bajo la responsabilidad de los analistas comerciales, los gerentes de proyectos o los equipos de mejora de procesos. Pero con una guía bien diseñada y poca capacitación, cualquiera puede trabajar en el proceso.

Entonces, los 4 pasos básicos para realizar un proceso de análisis de brechas se explican a continuación :

Analizar el estado actual

Primero, debe elegir en qué área de su negocio desea enfocarse y comenzar con su estado actual.

No importa si se trata de la calidad del producto, las finanzas o las actividades de marketing, elija un área problemática específica en la que necesite profundizar. Por ejemplo, si se trata de marketing, un área en particular sería el marketing por correo electrónico.

O bien, su empresa desea tener el mejor servicio al cliente de su industria, pero su equipo informa que muchos clientes terminan sus llamadas frustrados. Debes preguntarte: ¿Hay algún problema con tus productos o servicios? ¿Su equipo de soporte necesita más cursos de capacitación sobre el manejo de clientes difíciles y enojados?

No sabrá exactamente hasta que profundice, lo que significa hablar con las personas involucradas, recopilar datos y descubrir mejoras. Puede recopilar información cuantitativa, como la cantidad de llamadas negativas recibidas cada semana, o información cualitativa, como comentarios de clientes o comentarios de sus representantes de soporte sobre las llamadas actuales.

Lo más crucial en este paso es comprender la raíz del problema, que es mucho más fácil de identificar una vez que haya presentado todos los posibles hechos contribuyentes. De hecho, su proceso de análisis de brechas debe evaluar todo lo que ha hecho recientemente para ayudarlo a obtener el "panorama general".

Formalizar el estado futuro ideal

Una vez que haya descubierto el panorama general y comprenda cómo funciona actualmente su equipo o empresa, debe ser idealista. ¡Piensa dónde te gustaría estar!

No te preocupes por cómo llegarás allí. Esa es la tarea del siguiente paso. En este momento, solo necesitas soñar en grande, ¡ya que el cielo es el límite! Pero recuerde dibujar su estado futuro ideal en una meta SMART, que es específica, medible, alcanzable, relevante y limitada en el tiempo.

Tomemos como ejemplo el caso anterior de atención al cliente. En este escenario, su desempeño actual obviamente se queda corto o necesita cambiarse. Pero en lugar de ignorar o poner una curita en la situación, imaginar la imagen ideal te ayudaría mucho.

Una buena herramienta de análisis de brechas, como dijimos en la sección anterior, se convertiría en tu aliada. Puede ser un tablero de lluvia de ideas o simplemente un mapa mental para estimular la creatividad de su equipo. Luego, puede establecer un objetivo INTELIGENTE para su equipo de atención al cliente, como revisiones positivas o llamadas que deberían aumentar en un 30% en el próximo mes.

Identificar y documentar las brechas existentes

Completar solo los dos primeros pasos no le traerá grandes resultados. Ponerlos juntos puede exponer lo que falta entre su desempeño real y su potencial.

Un análisis de brechas podría plantear la siguiente pregunta: ¿Qué nos impide alcanzar nuestro estado futuro ideal?

En nuestro ejemplo, los factores que afectan la productividad del equipo de atención al cliente pueden incluir el nivel mediocre de los empleados, la falta de incentivos para los mejores o la falta de dinámica de equipo.

Una vez que identifique sus brechas existentes (¡aquí es donde las herramientas útiles que recomendamos arriba funcionan nuevamente!), ¡Puede saber exactamente qué le impide alcanzar sus objetivos!

Diseñar e implementar un plan para cerrar la brecha

Una vez que haya trazado las posibles brechas, es hora de implementar un plan para cerrar la brecha y convencer a otros miembros de su equipo para que cooperen. Los cambios que hará también pueden afectar a otros departamentos y equipos, por lo que es esencial elaborar un plan.

Establezca una estrategia clara y objetivos alcanzables para ayudarlo a alcanzar sus objetivos y hacer que todos participen.

Por ejemplo, al hacer una presentación a sus gerentes o ejecutivos, tenga un cronograma o cronograma detallado para el plan. También puede crear una acción más integral para promover el desempeño de su equipo, como ofrecer cursos de capacitación, proporcionar incentivos adecuados para los mejores y organizar actividades al aire libre para fomentar el espíritu de equipo.

Después de todo, la forma en que cierre la brecha dependerá en gran medida de las prioridades de su organización y equipo. Entonces, ¡trabajen juntos para encontrar lo que funciona mejor!

Conclusiones

Al realizar un análisis de brechas , puede obligarse a tener una visión honesta del estado actual de su negocio, así como identificar los factores específicos que le impiden alcanzar sus objetivos comerciales.

Esta guía lo ha ayudado a cubrir todo sobre el análisis de brechas, incluida la definición, los beneficios, las limitaciones, los 4 tipos comunes, las 5 herramientas de uso frecuente y, por último, el proceso de análisis de brechas de 4 pasos . Entonces, con suerte, después de leerlo, ¡puede desarrollar mejor su negocio y hacerlo más competitivo en el mercado!