Las 5 mejores opciones gratuitas de software de gestión del conocimiento

Como propietario de una empresa, es posible que conozca los beneficios del software de gestión del conocimiento: puede crear bases de conocimiento, administrar el acceso de los empleados a la información, facilitar la capacitación de los empleados y fomentar la colaboración.

Aunque algunas empresas pagan mucho dinero por una herramienta de gestión del conocimiento, usted no tiene que hacerlo (al menos hasta que esté convencido). Hay varios productos de software de gestión del conocimiento que no cuestan nada.

A continuación, encontrará las cinco mejores herramientas gratuitas de software de gestión del conocimiento y el costo de actualización de cada una. Estas herramientas (ordenadas alfabéticamente) se eligieron de la Lista corta de 2021 de Capterra para los mejores productos de gestión del conocimiento, donde cada producto tiene una calificación mínima de usuario de 4 (de 5) y al menos 10 reseñas de usuarios (consulte la metodología de selección completa aquí).

• Plan gratuito: incluye un límite de almacenamiento de datos de 5 GB y soporte básico de chat en vivo.
• Planes pagos: comienzan en $24 por mes para dos usuarios e incluyen almacenamiento de datos de 10 GB y soporte de chat en vivo Pro.

Bitrix24 es una solución de software de gestión del conocimiento que ofrece módulos para colaboración, gestión de tareas y comunicación. Ofrece una plataforma unificada para administrar mensajes, archivos, proyectos, tareas y contactos. También puede registrar y administrar las interacciones con los clientes, generar informes de ventas y capturar y almacenar datos de clientes potenciales.

La herramienta ofrece aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android.

• Plan gratuito: disponible para hasta 10 usuarios y ofrece 2 GB de almacenamiento de archivos.
• Planes pagos: a partir de $5 por usuario, por mes y ofrecen almacenamiento de archivos de 250 GB.

Confluence es una solución de gestión del conocimiento que ayuda a crear, colaborar, organizar y revisar documentos de proyectos. Ofrece implementación tanto en la nube como en las instalaciones. Le permite crear y administrar contenido, como notas de reuniones, requisitos de productos e informes de investigación. También puede revisar y compartir comentarios en los documentos.

Le permite restringir el acceso a datos confidenciales. Su función de administración de tareas le permite delegar y realizar un seguimiento de los cambios en las tareas asignadas a los miembros del equipo. La herramienta ofrece aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android.

• Plan gratuito: incluye emisión de tickets por correo electrónico, emisión de tickets en redes sociales (solo para Facebook y Twitter), gestión de la base de conocimientos e informes.
• Planes pagos: a partir de $15 por usuario, por mes (facturado anualmente) e incluyen automatización del flujo de trabajo, detección de colisión de tareas e informe de la mesa de ayuda.

Freshdesk es una herramienta de soporte técnico y gestión del conocimiento basada en la nube para empresas de todos los tamaños. Permite que su equipo de atención al cliente colabore en los tickets. Cualquier miembro del equipo puede conectarse con otros miembros para discutir un ticket de soporte específico. Pueden dividir los tickets en subtickets y hacer que varias personas trabajen en ellos simultáneamente.

La herramienta cuenta con aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android.

• Plan gratuito: incluye reglas comerciales y paneles de informes y rendimiento.
• Planes pagos: a partir de $19 por usuario, por mes (facturado anualmente).

Zendesk es una solución de soporte técnico y gestión del conocimiento basada en la nube que ofrece herramientas para crear portales de servicio al cliente, bases de conocimiento y comunidades en línea. Ofrece un portal front-end personalizable, funciones de chat en vivo e integración con otras aplicaciones como Salesforce y Google Analytics.

La herramienta cuenta con aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android.

• Plan gratuito: admite tres usuarios e incluye centro de ayuda, gestión de clientes y servicio de asistencia técnica en varios idiomas.
• Planes pagos: a partir de $14 por usuario, por mes (facturado anualmente) e incluyen un centro de ayuda, una base de conocimiento pública, una mesa de ayuda en varios idiomas y administración de tickets basada en productos.

Zoho Desk es una suite de gestión del conocimiento basada en la nube que ofrece funciones de gestión de tickets, capacidades de autoservicio para los clientes y herramientas de productividad de los agentes. Le ayuda a convertir publicaciones de Facebook o Twitter en tickets que se pueden rastrear y responder fácilmente desde la herramienta. Puede agregar palabras clave específicas para filtrar publicaciones y mensajes en las redes sociales y convertirlos en tickets automáticamente.

La herramienta cuenta con aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android.

Cómo elegir el software gratuito de gestión del conocimiento adecuado para su empresa

Estas consideraciones pueden facilitar un poco la selección de una herramienta gratuita de gestión del conocimiento:

• Comprueba cuánto necesitas gastar en otros aspectos como formación y soporte. Si es demasiado, entonces un producto gratuito no le ahorrará mucho dinero.
• Busque una solución escalable. A medida que crezca su negocio, deberá manejar más datos, más entidades y operaciones más complejas.
• Compare los límites de uso gratuito de los productos (como la cantidad de usuarios y las funciones disponibles) y preseleccione las herramientas de acuerdo con sus requisitos.
• Pregúntele al proveedor sobre las opciones de integración. La integración con las soluciones existentes, como el servicio al cliente, la mesa de ayuda o el software de emisión de boletos, puede ayudar a reducir mucho el esfuerzo y el tiempo en la reconciliación de datos entre sistemas. Además, verifique si el proveedor ofrece API para que pueda crear sus propias integraciones.

Preguntas comunes para hacer al seleccionar una herramienta gratuita de gestión del conocimiento

Es importante obtener respuestas de los proveedores de software o de sus representantes de ventas para aclarar cualquier duda antes de tomar una decisión. Aquí hay algunas preguntas clave para considerar hacer:

• ¿Necesitaré capacitación adicional para usar la herramienta? Consulte con el proveedor de software qué tan compleja es la herramienta. Pregunte si necesitará capacitación adicional para familiarizarse con sus funciones y si esta capacitación le costará más.
• ¿El costo de la actualización del software incluye soporte técnico telefónico? Esto lo ayudará a obtener claridad sobre el tipo de soporte premium que recibirá cuando comience a pagar por el software.
• ¿Puedo hablar con un cliente que haya usado su herramienta en los últimos seis meses? La respuesta a esto lo ayudará a comprender si el proveedor se esfuerza por garantizar la satisfacción del cliente. Si el proveedor se muestra reacio a compartir los detalles, entonces es una señal de que es posible que no obtenga el servicio al cliente que espera.

Cómo calificamos

Este artículo se actualizó el 9 de abril de 2021. Los productos considerados para este artículo tenían que estar en la 'Lista corta de 2021' de Capterra para herramientas de gestión del conocimiento y:

• Ofrezca una versión gratuita e independiente del software (no una versión de prueba del software en la que debe comprar un producto después de un período de tiempo limitado).
• Conozca nuestra definición de gestión del conocimiento: el software de gestión del conocimiento ayuda a las empresas a gestionar los activos intelectuales y crear un lugar central de información para que los empleados o clientes puedan consultar.
• El software que cumplía con la definición del mercado también necesitaba un mínimo de 400 reseñas enviadas por los usuarios y tener una calificación de usuario general superior al promedio en comparación con otros productos en la categoría.
• Las herramientas gratuitas "principales" tenían una calificación general mínima de 4/5 estrellas de los revisores de Capterra en el momento de la publicación. Seleccionamos las 5 herramientas principales que tienen la calificación general máxima entre todas las herramientas de la 'lista corta de 2021' (al 9 de abril de 2021).