7 software de gestión de eventos gratuito y de código abierto

Imagínese esto: se acercan un montón de eventos y, como administrador de eventos, usted está a cargo de asegurarse de que todo salga bien. Invirtió en una solución de software de gestión de eventos que ayuda con la planificación de eventos, el registro de asistentes y la gestión de reservas y emisión de entradas.

Sin embargo, faltan dos días para un evento y debe enviar un correo electrónico de recordatorio a todos los asistentes registrados, pero el software que posee no ofrece esa función. Si hubiera evaluado minuciosamente el software antes de comprarlo, esta situación nunca se habría producido.

Estos escenarios se pueden evitar fácilmente al comprender mejor los requisitos de su software y combinarlos con lo que las herramientas de software de gestión de eventos tienen para ofrecer. Hay varias soluciones de gestión de eventos gratuitas y de código abierto en el mercado. Sin embargo, encontrar una herramienta de planificación de eventos que satisfaga todas las necesidades de un planificador de eventos requiere una evaluación de sus características.

Este artículo contiene siete software de gestión de eventos gratuito y de código abierto para ayudar a que la evaluación sea sencilla (los productos se enumeran alfabéticamente).

Consulta nuestra metodología de selección aquí.

• Versión gratuita : Admite hasta 100 asistentes y un evento por año.
• Versión paga : el plan básico cuesta $ 999 por año y admite hasta 500 asistentes y un evento por año.

Eventee es una herramienta de software basada en la nube para organizar eventos en persona, en vivo e incluso híbridos. Eventee ayuda a los usuarios con la gestión de eventos y la participación de los asistentes. Sus características también incluyen sondeos en vivo y encuestas de audiencia, reservas, transmisión en vivo e integraciones personalizadas.

Eventee también proporciona estadísticas de los asistentes, como el tiempo de sesión y el nivel de compromiso, que se pueden usar para mejorar eventos futuros. Su función de planificación de agenda permite a los administradores de eventos planificar múltiples etapas y procesos de sus eventos.

La función de red del software permite a los asistentes conectarse y organizar reuniones virtuales entre ellos. Eventee ofrece aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android.

El servicio de atención al cliente está disponible por teléfono, correo electrónico y una base de conocimientos en su sitio web.

• Versión gratuita : puede admitir hasta 100 asistentes por evento.
• Versión paga : El plan básico cuesta $1 y el plan profesional cuesta $2 por asistente. No tiene límite en el número de asistentes.

Eventleaf es una herramienta de software de gestión y registro de eventos en línea con funciones como venta de entradas en línea, seguimiento de asistentes, gestión de calendario y portales de cobro de pagos.

Permite a los usuarios crear páginas de inicio de eventos, mostrando la agenda, los invitados, los oradores y la ubicación de su evento. Los usuarios también pueden crear tarjetas de identificación personalizadas con códigos de barras escaneables para los asistentes.

Eventleaf también se puede utilizar para cobrar pagos y enviar encuestas personalizadas a los asistentes para recopilar comentarios sobre los eventos.

Los usuarios de la versión gratuita obtienen acceso a soporte 24 × 7 por correo electrónico, mientras que los usuarios pagos obtienen soporte por correo electrónico y teléfono.

• Versión gratuita : Admite hasta 50 asistentes.
• Versión paga : el plan básico comienza en $ 150 por trimestre.

FLOOR es una plataforma centrada en la comunidad basada en la nube creada para administradores y organizadores de eventos. El software ayuda a los usuarios a administrar, comercializar y monetizar sus eventos e interactuar con sus comunidades virtuales. Sus características incluyen la creación de sitios web de eventos, marketing de eventos, transmisión en vivo, gestión de audiencia y reserva y emisión de boletos.

Los usuarios de FLOOR también pueden ejecutar campañas para evaluar el rendimiento de sus eventos. Luego, estos eventos se pueden optimizar con la ayuda de los puntos de datos y las perspectivas que ofrece FLOOR.

FLOOR ofrece aplicaciones móviles (tanto para iOS como para Android) que permiten a los administradores de eventos promover eventos a través de múltiples canales e interactuar con la audiencia de forma remota.

También cuenta con soporte por correo electrónico y teléfono y soporte de representante en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana.

• Versión gratuita : admite hasta 50 registros gratuitos.
• Versión paga : $2.99 ​​por registro por evento después de los primeros 50 registros.

MeetingHand es una plataforma de gestión de eventos en línea que ayuda a los administradores de eventos a planificar, organizar y comercializar sus eventos. Algunas de sus características incluyen gestión de registro de eventos, marketing de eventos, creación de sitios web de eventos, gestión de asistentes y venta de entradas.

MeetingHand también tiene una función de informes que permite a los usuarios crear informes personalizables sobre varios aspectos de sus eventos, como el registro, la reserva y el pago.

Los usuarios de MeetingHand también pueden crear subeventos y planificar actividades específicas para los asistentes, como talleres, recorridos y cenas de conferencias. Los organizadores de eventos pueden aumentar la participación de la audiencia con la ayuda de notificaciones automáticas y funciones de chat en línea en las aplicaciones móviles del producto (disponibles para iOS y Android).

MeetingHand ofrece soporte por correo electrónico, así como por teléfono y un servicio de asistencia las 24 horas, los 7 días de la semana en su sitio web.

• Versión gratuita : la edición comunitaria de Odoo está disponible de forma gratuita sin integraciones.
• Versión de pago : La integración con aplicaciones adicionales de Odoo comienza en $4 por mes por aplicación.

Odoo es una solución de software de código abierto, todo en uno, totalmente integrada, diseñada para diversas funciones comerciales. Su módulo Odoo Events ayuda a los administradores de eventos a administrar todas las etapas de su proceso de planificación de eventos.

Los administradores de eventos pueden planificar y crear sitios web de eventos y páginas de destino, programar múltiples eventos y administrar asistentes. Odoo también se integra con plataformas de correo electrónico y redes sociales. Además, los usuarios pueden integrar Odoo con herramientas de optimización de motores de búsqueda (SEO) y Google Analytics para realizar un seguimiento del compromiso y medir los esfuerzos de marketing.

Odoo ofrece solo implementación basada en la nube para usuarios gratuitos, mientras que los usuarios pagos también pueden optar por la implementación en las instalaciones. También tiene aplicaciones móviles para iOS y Android.

Odoo ofrece soporte telefónico y por correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Su sitio web también cuenta con un centro de conocimientos y una sección de preguntas frecuentes para los usuarios.

• Versión gratuita : incluye todas las funciones principales y admite eventos con hasta 100 invitados.
• Versión paga : el plan premium comienza en $19 por mes o 1,95 % + $0,90 por boleto vendido.

RSVPify es una plataforma de gestión de eventos integral basada en la nube para eventos presenciales y virtuales. Sus características incluyen gestión de listas de invitados, emisión de boletos y formularios RSVP integrados para el registro de asistentes.

También ofrece un creador de gráficos de asientos de arrastrar y soltar para planificar los asientos óptimos, opciones de menú para permitir que los invitados compartan opciones de comidas y necesidades dietéticas, y verificación de edad para eventos que tienen restricciones de edad.

El software ofrece una característica llamada eventos secundarios. Permite a los administradores de eventos invitar a personas seleccionadas a eventos secundarios, como cenas de ensayo o almuerzos posteriores a la conferencia.

RSVPify ofrece una biblioteca de soporte, tutoriales en video y atención al cliente basada en tickets las 24 horas, los 7 días de la semana para los usuarios.

• Versión gratuita : Gratis para uso personal y eventos ocasionales de pequeñas empresas.
• Versión paga : el plan básico tiene un precio de $ 9,500 por año para individuos y equipos pequeños.

Splash es una solución de marketing y gestión de eventos para eventos en vivo y virtuales. Los usuarios de Splash pueden crear plantillas de marketing de eventos de marca, páginas de registro e invitaciones, recordatorios y actualizaciones de eventos personalizados para los asistentes.

También cuenta con análisis de eventos incorporados que ayudan a los administradores de eventos a realizar un seguimiento de los eventos y su impacto. Su panel de datos ayuda a los usuarios a comprender y segmentar a los asistentes en función de sus preferencias, ubicación y participación.

Splash también ofrece una integración perfecta con una variedad de herramientas de gestión de proyectos, importación de datos y comunicación de terceros.

El software está basado en la nube y ofrece capacitación en vivo y en persona a los usuarios. Tiene aplicaciones móviles para iOS y Android y ofrece soporte en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana a través de chat y correo electrónico.

Cómo elegir el software de gestión de eventos adecuado para su empresa

Seleccionar la herramienta de software de gestión de eventos adecuada puede ser complicado. Con tantas opciones en el mercado, los administradores y organizadores de eventos deben considerar factores como el tamaño de los asistentes, los requisitos de funciones y las opciones de alojamiento. Estos factores ayudarán a los compradores a reducir las opciones y tomar decisiones bien informadas.

Algunas consideraciones importantes al invertir en una herramienta de gestión de eventos son:

• Evalúe el tamaño del evento : mientras que algunos productos gratuitos no tienen un límite en la cantidad de asistentes, otros pueden limitarlo a 50 o 100 asistentes. Por lo tanto, antes de elegir una herramienta, los compradores deben asegurarse de conocer el tamaño de la audiencia a la que pretenden atender y si la herramienta gratuita lo cubre.
• Verifique el costo de la actualización : los compradores deben preguntarle al proveedor del software acerca de las características adicionales que incluye la actualización. También deben consultar sobre cualquier cargo adicional por servicios como soporte prioritario o migración de datos.
• Busque soporte de integración : los compradores deben consultar con el proveedor si la herramienta ofrece integración con otras herramientas de software. Además, deben evaluar si el proveedor puede crear API para admitir integraciones personalizadas con herramientas de comunicación y gestión de proyectos de terceros.

Preguntas comunes para hacer al seleccionar una herramienta de software de gestión de eventos gratuita

Aquí hay algunas preguntas que los compradores pueden considerar hacerle al proveedor de software antes de hacer negocios con ellos:

• ¿Cuáles son los términos de suscripción? Los compradores deben aclarar los términos de suscripción de antemano. Preguntar si el proveedor tiene un contrato de precio fijo o si cobra por asistente o evento ayudará a comparar y finalizar el mejor trato posible.
• ¿El software ayuda con el marketing y la promoción? El marketing online es una parte crucial de cualquier evento. Como comprador, uno debe preguntarse si el software tiene capacidades de marketing de eventos integradas o si admite la integración con las redes sociales y otras plataformas de marketing.
• ¿Se pueden proporcionar estudios de casos y testimonios? Los compradores pueden solicitar testimonios de clientes y estudios de casos para comprender qué tan bien funciona el software para las empresas que trabajan en la gestión de eventos. Esto también ayudará a resaltar problemas comunes que los usuarios podrían haber enfrentado.

Este artículo se actualizó el 18 de mayo de 2021. Los productos considerados para este artículo tenían que:

• Ofrezca una versión gratuita e independiente del software (no una versión de prueba del software en la que debe comprar un producto después de un período de tiempo limitado).
• Conozca nuestra definición de mercado de software de gestión de eventos:
  El software de gestión de eventos automatiza el marketing, el registro, la coordinación y la programación de eventos. Los planificadores utilizan aplicaciones de gestión de eventos para gestionar la planificación y el proceso de reuniones y eventos, incluido el marketing, el registro de asistentes, la creación de credenciales, la generación de calendarios y la gestión del espacio del lugar. Estas aplicaciones también ofrecen una variedad de funciones de autoservicio para los asistentes al evento, como el registro en línea, la entrega de contenido y el pago de tarifas.
• Ofrece las características principales de las soluciones de gestión de eventos: gestión de registro, gestión de asistentes y programación de eventos.

El software que cumplía con la definición del mercado también necesitaba un mínimo de 20 reseñas enviadas por los usuarios y una calificación general de los usuarios superior a 4,0 en comparación con otros productos de la categoría.