Los 7 mejores programas gratuitos de gestión de eventos

El software de gestión de eventos permite a los usuarios planificar, ejecutar e informar sobre eventos.

Imagínese esto: usted es un planificador de eventos que necesita organizar un evento corporativo para empleados híbridos de una organización y asegurarse de que todo funcione sin problemas, desde la planificación previa hasta la planificación posterior. Mientras hace malabarismos con todas esas tareas, ¿se encuentra luchando con un presupuesto inadecuado, registros desordenados y una audiencia poco atractiva? La gestión de eventos requiere una planificación y ejecución cuidadosas, lo que a veces puede ser bastante abrumador. Aquí es donde una herramienta de gestión de eventos puede ayudar.

Un software de gestión de eventos ayuda a los organizadores de eventos con la planificación, ejecución y gestión de eventos en línea, presenciales e híbridos. Ofrece herramientas que ayudan a los usuarios a gestionar el registro de asistentes, la coordinación, el marketing de eventos y la gestión del espacio del lugar. Pero, si no desea invertir inicialmente antes de comprender las características del software, ¿por qué no considerar una herramienta gratuita para sus necesidades de gestión de eventos? Esto le dará la libertad de comprender cómo funciona el sistema y actualizar a una versión paga una vez que sepa cómo se alinea con sus objetivos comerciales.

Este artículo destaca, en orden alfabético, los siete mejores productos de software de gestión de eventos gratuitos basados ​​en revisiones de software verificadas. Leer más.

1. Airmeet: presenta el modo de vista previa para eventos en línea

Airmeet es una plataforma de gestión de eventos en línea para cumbres virtuales, conferencias, reuniones y talleres de trabajo en red. Con este software, los profesionales de eventos pueden crear un evento en línea y verlo en modo de vista previa sin tener que iniciar el evento. Puede usar el panel de la comunidad o el panel de eventos para ingresar al modo de vista previa. La herramienta también le permite pausar y personalizar la configuración de eventos en vivo en este modo.

• Perfiles de los asistentes al evento: Obtenga más información sobre los asistentes e inicie conversaciones significativas haciendo clic sobre su imagen para mostrar en el salón social, que es el área de bienvenida para los asistentes en línea.El perfil de cada asistente incluye su presentación, intereses y enlaces a sus cuentas de redes sociales.

• Recordatorios de sesión: marque un evento en línea y configure recordatorios y confirmaciones en línea para sus próximas sesiones.Como organizador de eventos, también puede personalizar sus correos electrónicos usando fuentes, imágenes y GIF y establecer el tiempo de entrega de los recordatorios.

• Análisis de eventos: mida la participación de sus eventos virtuales utilizando los informes de análisis de eventos, disponibles en su tablero.Algunos de los informes que ofrece la herramienta que pueden ayudarlo a obtener información sobre eventos incluyen el informe principal, el informe de preguntas y respuestas y los informes de chat y salón.

Opciones de atención al cliente : teléfono, correo electrónico y chat

2. Bookwhen: Ofrece 50 espacios de reserva por mes gratis

Bookwhen es una plataforma de reserva y programación basada en la nube que se puede utilizar para gestionar las reservas de eventos. El software le permite personalizar sus formularios de reserva de eventos, aceptar pagos a través de un proveedor de pagos y configurar recordatorios por correo electrónico. La versión gratuita del software le brinda acceso a 50 espacios de reserva por mes, según la cantidad de asistentes por reserva.

• 1 página de reserva: Permita que sus asistentes reserven, transfieran o cancelen reservas de eventos a través de la página de programación.El sistema ofrece 1 página de reserva con una URL única en su versión gratuita. Puede enumerar varios eventos en la misma página de reserva.

• Eventos gratuitos: anuncie eventos pequeños y gratuitos con el plan gratuito de Bookwhen que admite hasta 50 espacios de reserva por mes.El plan gratuito, sin embargo, no le permite aceptar pagos por sus eventos.

• Integración del sitio web (iframe o API): integre su horario/página de reservas en su sitio web utilizando la interfaz de programación de aplicaciones (API) o las opciones de funciones de iframe.Con la integración API, puede mostrar sus eventos, ubicaciones, boletos y pases en su página de programación.

Opciones de atención al cliente : correo electrónico, base de conocimientos y chat

3. Eventcreate: permite a los asistentes pagar eventos

Eventcreate es una plataforma de creación de sitios web y registro en línea que permite a las empresas crear sitios web de eventos personalizables y monitorear los registros de eventos. El software también cuenta con un panel de administración de eventos que le permite rastrear y administrar a los asistentes en tiempo real. Además, permite a sus asistentes pagar la tarifa del evento tanto en línea como fuera de línea. Se puede acceder al estado de pago de sus eventos a través del panel de eventos.

• Plantillas de sitios web: seleccione entre una variedad de plantillas de sitios web e invitaciones para crear su propio sitio web de eventos.El software también cuenta con bloques de contenido predefinidos, como formularios de contacto, mapas y listas de asistentes a eventos que se pueden agregar al sitio web de su evento.

• Registros y confirmaciones de asistencia: Recopile registros o confirmaciones de asistencia, o venda boletos para eventos en línea.El sistema le permite recopilar información importante de los asistentes, incluidos sus nombres y detalles de contacto a través de un formulario de registro de eventos en línea. El plan gratuito admite hasta 100 asistentes por evento.

• Aplicación de registro de iOS: escanee boletos y registre a los asistentes utilizando la aplicación móvil del software para usuarios de iOS.La aplicación móvil nativa facilita que usted y su equipo confirmen los registros de eventos.

Opciones de atención al cliente : correo electrónico, base de conocimientos y chat

4. Eventee: proporciona un menú personalizado para detalles adicionales del evento

Eventee es una herramienta en línea para organizar eventos virtuales, presenciales o híbridos. El software ofrece un espacio especial, llamado menú personalizado dentro de la propia herramienta que le permite cargar contenido adicional, como detalles y recomendaciones de asistentes/patrocinios. Puede agregar texto, imágenes, enlaces URL e incluso archivos PDF a su menú. Eventee ofrece un menú personalizado para los usuarios en su plan gratuito.

• Aplicaciones web y móviles: asista a eventos virtuales, pregunte a los oradores, mire videos y conéctese con los asistentes usando sus computadoras.El software también ofrece una aplicación móvil que ofrece a sus asistentes acceso a su programa de eventos incluso sin conexión a Internet. También le permite evaluar su evento, recopilar datos del evento, conectarse con los asistentes e interactuar con los organizadores y oradores del evento.

• Página de inicio del evento: cree una página de inicio gratuita para cada uno de sus eventos y permita que los asistentes accedan a la información de su evento desde todas las plataformas de Eventee.También puede obtener una vista previa de su página de inicio utilizando el modo de vista previa privada antes de hacerlo público, compartir el acceso a su página de inicio, agregar videos de promoción de eventos y administrar la información del orador a través de la página de inicio de su evento.

• Preguntas y encuestas en vivo: interactúe con su audiencia virtual mediante preguntas en vivo y opciones de encuestas.La plataforma permite a los asistentes hacer preguntas a los oradores en tiempo real y facilita la votación de las preguntas más interesantes. Como organizador de eventos, también puede buscar las opiniones de los asistentes y compartir resultados en vivo.

Opciones de atención al cliente : teléfono, correo electrónico y chat

5. Eventleaf: gestiona el registro de grupos para eventos virtuales

Eventleaf es una plataforma de gestión de eventos que los organizadores pueden utilizar para crear, promover y gestionar eventos en línea, como reuniones de negocios, conferencias, eventos para recaudar fondos y ferias comerciales. El software permite a los asistentes en línea registrarse juntos en un grupo y asignar a un asistente como administrador designado para el evento. El administrador de registro puede administrar el registro de eventos en nombre del grupo y agregar/eliminar miembros adicionales del grupo.

• Sitio web de eventos: Cree un sitio web de registro de eventos utilizando el creador de sitios web de eventos del software.Puede agregar una agenda a este sitio web, incluida la fecha, la hora, el título, la descripción y los detalles del orador, que pueden incluir su nombre, fotografía y una breve biografía. Seleccione un idioma para su página de destino y obtenga una vista previa de su diseño a medida que completa los detalles relevantes.

  

• Registro de eventos: Permita que los asistentes se registren para un evento y accedan a la información del evento en línea.Puede usar esta función para organizar opciones de registro de eventos, como tarifas de registro, talleres y paquetes de comida. Además, puede restringir los registros solo a aquellos que están invitados usando contraseñas de eventos y otras opciones.

• Integración de Lobbytrack: Intégrelo con el software de gestión de visitantes de Lobbytrack que lo ayuda a agregar visitantes a su lista.Cada vez que programa un evento en Eventleaf, ya sea una conferencia o una reunión, los detalles de los asistentes se almacenan automáticamente en Lobbytrack. Puede utilizar los datos de estos visitantes para programar reuniones de seguimiento, reservar espacios y organizar eventos especiales para los visitantes.

Opciones de atención al cliente : teléfono, correo electrónico y chat

6. Odoo: Ofrece gestión de presupuesto de eventos

Odoo es un conjunto de herramientas de gestión empresarial, como contabilidad, inventario y gestión de proyectos que pueden ayudar a optimizar sus procesos comerciales. El software también ofrece un módulo de gestión de eventos dedicado que permite a los profesionales de eventos gestionar eventos en línea y en el sitio. Puede usar la aplicación de administración de eventos de Odoo para administrar el presupuesto de su evento administrando la asignación de recursos y las compras automatizadas para su evento.

• Editor de arrastrar y soltar: cree páginas de destino, biografías de los oradores, agendas y llamadas a la acción utilizando el editor de arrastrar y soltar del software.El software presenta bloques de creación de contenido prefabricados que se pueden arrastrar y soltar para estructurar la página de su evento.

• Gestión de asistentes: cree un grupo de asistentes y establezca la capacidad mínima/máxima de asistentes para su evento.También puede utilizar las funciones de gestión de asistentes del software para personalizar las credenciales de entrada y analizar los perfiles de los asistentes.

• Marketing por correo electrónico: programe comunicaciones automáticas con los asistentes y envíeles correos electrónicos, incluidos correos electrónicos de presentación y confirmación.Estos pueden incluir guardar la fecha, saber antes de ir, gracias por asistir y correos electrónicos de confirmación de inscripción.

Opciones de atención al cliente : teléfono, correo electrónico y chat

7. Oportuno: presenta un complemento de calendario gratuito para WordPress

Timely es un software de eventos en línea que ofrece herramientas para ayudarlo a administrar eventos y lugares de manera eficiente. El software presenta un complemento gratuito de calendario de eventos todo en uno para WordPress que permite a los usuarios crear, administrar y compartir eventos con facilidad. Como planificador de eventos, puede usar Timely para personalizar la vista de su calendario usando diferentes fuentes y temas. También puede codificar por colores sus eventos, configurar diferentes zonas horarias para su calendario e incluso agregar eventos de filtro para buscar eventos específicos por categorías, organizadores, lugares y etiquetas.

• Venta de entradas para eventos: venda entradas y gestione la venta de entradas en línea.También puede crear diferentes tipos de boletos, como admisión general, VIP y espacios de boletos sensibles al tiempo para su evento, y mostrarlos en la página de su evento.

• Hasta 100 eventos: crea y gestiona hasta 100 eventos con tu plan Timely gratuito.Como usuario de Timely, puede promocionar sus eventos gratuitos y habilitar el registro de eventos en línea en su sitio web, independientemente del tipo de evento: en línea, físico o mixto.

• Tablero multilingüe e interfaz pública: cambie el idioma de la vista pública del tablero y el calendario para cumplir con los requisitos de la audiencia global.Algunas de las opciones de idioma aquí incluyen inglés, francés, español, portugués, alemán, italiano y holandés.

Opciones de atención al cliente : teléfono, correo electrónico y chat

¿Cómo elegir el mejor software gratuito de gestión de eventos para tu negocio?

Aquí hay algunas consideraciones comunes a tener en cuenta al evaluar las soluciones gratuitas de gestión de eventos para sus necesidades.

• Evalúe las funciones de gestión de asistentes: al evaluar posibles soluciones de gestión de eventos y sus versiones gratuitas, asegúrese de que el software le permita agregar, editar, eliminar y realizar un seguimiento de los asistentes con facilidad.Algunas herramientas también ofrecen recordatorios de eventos en su plan gratuito que lo ayuda a comunicarse con los asistentes y recordarles el próximo evento. También puede considerar los informes de asistencia que se pueden usar para realizar un seguimiento de la asistencia al evento a lo largo del tiempo.

• Evalúe las capacidades de emisión de boletos: la emisión de boletos en línea es una función imprescindible para un administrador de eventos.Antes de finalizar una herramienta de gestión de eventos para su empresa, asegúrese de que el sistema ofrezca emisión segura de entradas para eventos para facilitar la venta de entradas a través de canales en línea y fuera de línea. También debería ofrecerte la opción de crear múltiples tipos de entradas para el mismo evento, lo que te ayudará a ofrecer una experiencia diferente a tus patrocinadores, expositores y asistentes.

• Considere la función de análisis de eventos: el análisis de eventos es una función importante del software de gestión de eventos que permite a los organizadores de eventos analizar los datos de los eventos y mejorar las cosas en el futuro.Antes de finalizar el mejor software de gestión de eventos, asegúrese de que ofrezca algunas métricas básicas, como la puntuación neta del promotor (NPS), la participación de los oradores, las tasas de respuesta y los temas de mayor rendimiento para ayudarlo a analizar la efectividad de sus eventos.

¿Cuál es el costo de actualizar un software de gestión de eventos gratuito a uno de pago?

En caso de que desee escalar sus esfuerzos de gestión de eventos y requiera funciones adicionales, verifique el costo en el que incurriría al actualizar desde el plan gratuito. La mayoría de los productos en el mercado tienen un precio mensual y se pueden dividir en tres niveles de precios comunes según su precio inicial.

Rangos de precios*:

• $4 - $32

• $33 - $88

• $88+

*El precio incluido es para la oferta de nivel de entrada/precio más bajo que se encuentra en los sitios web de los proveedores el 13 de febrero de 2023. Estos rangos corresponden a los percentiles 25, 75 y 100 de la información de precios recopilada de los sitios web de los proveedores de productos de muestra.

Costos ocultos asociados con el software de gestión de eventos

La lista de precios anterior resume los precios de los planes básicos de la mayoría de los productos. Un producto empresarial o premium que tiene un precio más alto puede incluir funciones adicionales, como administración de insignias, ludificación y administración de voluntarios. Si está considerando el plan gratuito, también podría incluir algunos cargos ocultos, como costos de capacitación e implementación, costos de personalización, cargos adicionales y costos de integración y escalabilidad. Antes de tomar una decisión, pregunte al proveedor de software acerca de dichos cargos ocultos para garantizar una total transparencia de precios.

Preguntas comunes para hacer cuando se busca un software gratuito de gestión de eventos

Es importante hacerles a los proveedores el conjunto correcto de preguntas para determinar si la aplicación de eventos es adecuada para su negocio o no. Algunas preguntas comunes que puede considerar para esto son: