Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): Lo que debes saber si trabajas en PR

Durante el mes de mayo, es posible que haya notado una afluencia de correos electrónicos de empresas que solicitan su consentimiento o aprobación para continuar recibiendo comunicaciones. En caso de que no lo hayas escuchado, la nueva ley del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE tiene la culpa de ello. También es la razón por la que muchas empresas han tenido que eliminar una gran cantidad de datos personales de los usuarios. La amenaza de una posible multa de hasta 20 millones de euros es el factor que impulsa el hecho de que las empresas han estado gritando a los cuatro vientos para llamar su atención, tratando de evaluar los datos que pueden conservar, modificar o eliminar.

Quizás se esté preguntando cómo esto afecta directamente sus actividades diarias en relaciones públicas o comunicación . En este artículo nos gustaría abordar el tema para que, como profesional de las relaciones públicas, se vaya con una comprensión clara de los límites legales que afectan a los correos electrónicos, las invitaciones, etc. y la importancia de gestionar sus contactos correctamente, incluidos las de prensa, VIPs o influencers.

Enviar correos electrónicos en PR: ¿El RGPD también me afecta?

La ley GDPR afecta a cualquier negocio que trate con datos personales pertenecientes a ciudadanos europeos . Esto significa que independientemente de dónde se encuentre, ya sea en EE. UU., Japón o Argentina, debe tener en cuenta las restricciones que ha impuesto esta ley. En muchos casos, no tenemos un historial de dónde provienen nuestros datos, lo que significa que tenemos suerte si sabemos qué idioma habla el contacto. Si tienes una base de datos considerablemente grande, debes enfrentar el hecho de que es imposible controlar el 100% de la información que tienes sobre tus contactos.

Por lo tanto, si su departamento de marketing y comunicaciones maneja una larga lista de contactos de periodistas, personas influyentes o socios, pero no tiene información sobre cómo obtuvo esos contactos o dónde se originaron, debe prestar atención a las restricciones de GDPR, incluso si no se encuentra en la UE. .

Una de las exigencias que esta nueva ley impone a las empresas está relacionada con el “control” de los datos personales. En otras palabras, como empresas se espera que sepamos qué tipo de datos estamos almacenando, cómo, cuándo y por qué lo estamos haciendo, así como garantizar que estos datos no se puedan filtrar o perder de ninguna manera. Esto quiere decir que a la hora de trabajar o crear hojas de Excel, Hojas de Cálculo en Google Drive, listas en Word, etc. hay que controlarlas muy bien; sobre todo porque son sistemas delicados en los que fácilmente se puede perder o desorganizar la información.

Ahora que sabe esto, estamos seguros de que comprenderá por qué la respuesta a la pregunta anterior es un rotundo “sí”, incluso si trabaja en PR y sus actividades diarias no tienen nada que ver con el ámbito legal o departamentos de marketing por correo electrónico. Recuerde tener en cuenta estas restricciones y exigencias para cumplir con la ley GDPR al manejar datos personales y comunicaciones con sus contactos.

Enviar correos electrónicos como periodista: ¿Puedo seguir contactándolos y almacenar sus datos dentro de nuestro departamento de comunicaciones de moda o estilo de vida ?

La base de datos de un periodista obviamente implica la recopilación y el tratamiento de datos personales pertenecientes a otros profesionales en el campo, a los que también afecta la ley GDPR. No estaría mal enviar un correo electrónico a una dirección de grupo como [email protected] ya que, en este caso, se dirige a un equipo de medios y no a un individuo. Sin embargo, cuando se trata de cualquier contacto en su base de datos con un nombre y apellido, y una dirección de correo electrónico (incluso si es su correo electrónico del trabajo), la ley GDPR entra en juego.

Existen tres opciones o alternativas que su empresa puede considerar ante esta situación:

• Recurre a una base de datos externa: existen proveedores de bases de datos externas que pueden aliviarte de posibles dolores de cabeza relacionados con obtener el consentimiento de tus contactos. Trabajar con uno de estos proveedores de servicios significa que estarás seguro, ya que ellos son los responsables de cualquier maltrato de datos personales. Por otro lado, el uso de herramientas conectadas a una comunidad profesional de periodistas (como GPS Radar) también puede ser una excelente manera de garantizar el cumplimiento de GDPR mientras se contacta con otros periodistas; la correspondencia en dicha plataforma también se siente más natural.
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• Lleva a cabo una estrategia para obtener el consentimiento : Lo mejor que puedes hacer, si tienes tu propia base de datos, para estar 100% seguro de que estás respetando las restricciones de GDPR, es obtener el consentimiento de tus contactos para que puedas seguir almacenando sus datos personales. y enviarles comunicaciones. Considere una estrategia progresiva en la que envíe un correo electrónico a todos sus contactos de periodistas solicitando su consentimiento individualmente o dirigiéndolos a una página donde puedan dar su consentimiento con un solo clic, como los ejemplos que verá a continuación de Stradivarius o Bershka.
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• Aproveche la base legal de los "intereses legítimos" : muchas empresas ahora utilizan la excepción de los "intereses legítimos" para justificar las interacciones, como las que se dan entre los departamentos de comunicación y los periodistas. La excepción de “intereses legítimos” no requiere que tus contactos den su consentimiento para que almacenes sus datos o les envíes comunicaciones, siempre que las comunicaciones impliquen “transmitir información en un ámbito empresarial” y que sea de interés para los mismos. receptor cuando se trata de su vida profesional . Esta excepción es bastante ambigua y depende de su empresa decidir si vale la pena ponerla en práctica, según los tipos de comunicaciones que planea enviar. Solo asegúrese de que si termina subiéndose al carro de los "intereses legítimos", SÓLO envíe a sus contactos información que los beneficiará cuando se trata de su trabajo relacionado con el periodismo y que no tenga ningún interés comercial.

Gestión de contactos: 3 reglas para ayudarte a organizarte

La nueva normativa no solo exige que las empresas gestionen las comunicaciones de forma responsable y respetuosa, sino que tengan un estricto control de los datos personales . Esto significa saber exactamente qué tipo de información personal está almacenando, tener un registro de consentimiento de sus contactos y actualizar y controlar constantemente su base de datos.

Por eso, contar con una herramienta digital que te ayude a centralizar todos los datos personales (incluidos los de periodistas, influencers, contactos VIP, etc.) es imperativo a partir de ahora, para ayudarte a cumplir con las exigencias de la ley RGPD.

¿Te preguntas cómo deberías organizar tus contactos a partir de ahora? Aquí hay tres formas:

1. En función de su consentimiento : te encontrarás con contactos temporales (aquellos a los que invitas a un evento y después de dicho evento borras porque no tienes su consentimiento para conservar sus datos) o permanentes (aquellos que han dado su consentimiento o son contactos que caen bajo la excepción de "intereses legítimos").
2. En función de su actividad: La normativa RGPD establece una obligación que, hasta ahora, era ignorada por muchas empresas. Requiere controlar constantemente tu base de datos y es ahí cuando tener un registro claro de la actividad de tus contactos es fundamental . Cuando se trata de contactos de prensa, es bastante común que haya mucha rotación en las empresas de medios (periodistas que se van o cambian de departamento, etc.), por lo que usar un sistema de base de datos en el que puedes usar filtros de "actividad" (por ejemplo, ya sea que hayan hecho clic en alguna de sus comunicaciones en los últimos dos años), será clave para mantenerse a la vanguardia del juego GDPR.
3. Según tipología: cuidado con el tipo de información personal que almacenas porque debe ser justificable . Esto significa que debes evitar almacenar detalles como la talla, a menos que tu relación con este contacto implique el envío de muestras de prendas o accesorios que usaría. Ten cuidado con las notas sobre su estado civil, necesidades nutricionales o incluso cumpleaños , porque a partir de ahora deben ser justificables, y si lo son, utilizar campos personalizados en tu herramienta de gestión de contactos te ayudará a encontrar rápidamente este tipo de información.

Facilita a los usuarios darse de baja, modificar datos o leer la política de privacidad.

Esta nueva normativa comunitaria también incluye especificaciones en cuanto a comunicar el derecho a “darse de baja”, oa ser borrado de la base de datos de la empresa. Esto debe estar presente en cada pieza de comunicación que sus equipos de marketing y comunicación de moda, lujo o cosmética envíen a partir de ahora. Por eso es fundamental que cuando envíes correos electrónicos masivos –ya sean de prensa, invitaciones a eventos, anuncios de lanzamiento de productos, etc.– a través de una herramienta automatizada (CRM, plataformas de email marketing, etc.) incluyas enlaces a tu política de privacidad, las páginas de cancelación de suscripción y “modificación de datos”.

Existen herramientas de envío de correos electrónicos que brindan automáticamente páginas de destino en las que los usuarios pueden solicitar fácilmente que se eliminen o modifiquen sus datos.

Asegúrese de incluir el acceso a estas páginas de destino en la parte inferior de sus correos electrónicos o utilice un sistema que integre automáticamente estos enlaces.

Cuando se trata de enviar correos electrónicos en relaciones públicas o comunicaciones, siempre surge una duda: ¿Puedo enviar correos electrónicos desde mi dirección de correo electrónico personal? La respuesta es “sí”, siempre y cuando sean de carácter personal o incluso profesional, no formen parte de un envío masivo y no impliquen el almacenamiento de datos personales; en cuyo caso no necesita consentimiento explícito.

Establecer un protocolo para la eliminación de datos

Otro punto que aborda el RGPD es el derecho del usuario a acceder a todos los datos personales almacenados por una empresa . Si recibiera este tipo de solicitud de un contacto, debe ser lo más rápido posible ya que la ley establece un plazo de 72 horas para proporcionar este tipo de información.

En cualquier caso, si recibe una solicitud de un contacto para ser eliminado de su base de datos, tiene hasta 72 horas para eliminar toda la información relacionada con este usuario. Recuerda, como te decíamos antes, es muy recomendable centralizar todos los datos de tus contactos en un sistema que sea capaz de ofrecerte la agilidad que necesitas para tratar los datos personales .

Siéntase libre de navegar a través de la presentación de diapositivas a continuación, que incluye puntos que debe tener en cuenta al usar las herramientas de administración de contactos que facilitan su vida con la nueva ley GDPR.

Como puede ver, GDPR no es algo que solo sea pertinente para sus departamentos legales o de marketing por correo electrónico, sino algo que todos los profesionales de relaciones públicas deben tener en cuenta al realizar las tareas del día a día . Si aún tienes dudas sobre cómo enviar correos electrónicos en PR, te recomendamos que consultes nuestra guía: PRLike a Pro: Emailing Do's & Dont's for Fashion, Luxury & Cosmetic Brands. ¡Y no dudes en dejar un comentario a continuación!

* Si bien el contenido de este artículo está diseñado para ayudar a los equipos de relaciones públicas a comprender el impacto del RGPD en sus actividades comerciales diarias, la información contenida en este documento no puede interpretarse como asesoramiento legal y debe consultar con su propio asesor legal con respecto a la interpretación. sus obligaciones únicas en virtud de la ley GDPR y el uso de los productos y servicios de una empresa para procesar datos personales.