Silbido. Tienes un nuevo mensaje. No puede distraerse: está a la mitad de una tarea con un plazo ajustado. Silbido. Huelgas de FOMO: podría ser un mensaje urgente. Dejas de trabajar para revisar los mensajes. Nada necesita acción en este momento, así que vuelve a tus tareas. Silbido. Silbido. Más notificaciones. ¡Ese correo electrónico promocional te distrae de nuevo! Ahora desea silenciar todas las notificaciones, pero es posible que se pierda algo importante...

¿Suena familiar? Ocurre todo el tiempo, ya sea que esté en la oficina o trabajando desde su casa. Las tecnologías modernas de colaboración, como el chat en equipo y las videoconferencias, facilitan el trabajo conjunto en tiempo real desde cualquier parte del mundo, y el cambio global reciente al trabajo remoto solo ha aumentado nuestra confianza en ellas.

Es algo bueno hasta que te ahogas en notificaciones no leídas y reuniones de video. Especialmente en equipos distribuidos y remotos, la comunicación predeterminada en tiempo real hace que las personas trabajen en horarios extraños para colaborar, lo que genera un equilibrio deficiente entre el trabajo y la vida personal y el agotamiento de los empleados.

¿La solución? Comunicación asíncrona .

¿Qué es la comunicación asíncrona?

La comunicación asincrónica (asincrónica) ocurre cuando no se requiere que su equipo esté en línea, por lo que no se espera una respuesta en tiempo real. Enviar un correo electrónico sin esperar una respuesta inmediata, dejar un mensaje en un canal Flock para mantener actualizados a sus compañeros de trabajo y compartir notas de voz son todas formas de comunicación asíncrona.

Beneficios de la comunicación asíncrona

La comunicación asincrónica brinda a los empleados más control sobre su tiempo, más autonomía y menos distracciones para que se concentren en hacer un gran trabajo. Es ideal para equipos remotos, distribuidos y en la oficina por igual. Desde una productividad mejorada hasta empleados más felices, estos son los beneficios clave de la comunicación asíncrona:

Los empleados se mantienen enfocados, productivos

La comunicación síncrona (en tiempo real) requiere una acción inmediata: usted pausa cualquier cosa en la que esté trabajando para responder a un mensaje, contestar una llamada o asistir a una reunión. Esto destruye inmediatamente tu flujo, haciendo casi imposible hacer un trabajo enfocado.

Gloria Mark, que estudia distracción digital en la Universidad de California, Irvine, dice que tardamos unos 25 minutos en volver a la tarea original después de una interrupción . Entonces, incluso en tareas regulares, ser interrumpido media docena de veces al día se suma a una pérdida significativa de productividad.

Con la comunicación asincrónica, tiene control sobre su tiempo y enfoque. Tú decides cuándo revisar tu bandeja de entrada, activar "No molestar" en Flock, por ejemplo, o activar otras notificaciones de aplicaciones. Esto significa que usted y sus compañeros de trabajo pueden trabajar juntos sin interrumpirse y hacer tiempo para concentrarse en el trabajo. Todos los mensajes aún reciben una respuesta, pero en un momento que funciona para cada miembro individual del equipo. Guarde las reuniones para horas superpuestas (u horas específicas cada día para equipos en la oficina), para que todos se mantengan enfocados en su trabajo.

Colaboración independiente de la zona horaria

La comunicación asincrónica garantiza que las diferencias de zona horaria no interfieran en el trabajo. En un lugar de trabajo remoto, no puede simplemente pasar por el escritorio de alguien para discutir una idea. Por lo tanto, cuando el trabajo se coordina entre zonas horarias/horarios laborales flexibles, es contraproducente esperar respuestas en tiempo real o pedir a los empleados que participen en reuniones virtuales fuera de su horario laboral.

La comunicación asíncrona elimina las barreras para el intercambio de conocimientos al permitir que los empleados se registren, discutan ideas y compartan el progreso en su propio tiempo. Además, significa que su equipo puede ahorrar valiosas horas superpuestas para las cosas realmente importantes: reuniones de equipo, 1:1, cafés diarios, etc.

Empleados más felices y saludables

La comunicación asíncrona permite que los empleados respondan en su propio tiempo; no hay FOMO involucrado, lo que hace que la colaboración remota sea menos estresante. La dependencia excesiva de la comunicación en tiempo real también fomenta una cultura de "siempre conectado" en el trabajo. Esta rutina estresante hace que el agotamiento sea casi inevitable.

La mayoría de los trabajadores remotos en realidad establecen horas de contacto para que los compañeros de trabajo sepan cuándo estarán disponibles para conversaciones y reuniones en tiempo real. ¿El resultado? Equipos más felices, saludables y productivos.

Fomenta la comunicación reflexiva.

La comunicación asíncrona por correo electrónico, tareas de Asana o incluso comentarios en Google Docs ayuda a reducir las respuestas instintivas y fomenta la reflexión antes de la reacción. Le da a su equipo tiempo para procesar toda la información que necesitan, antes de redactar respuestas reflexivas, racionales y más perspicaces.

Como escribe el fundador y director ejecutivo de Basecamp, Jason Fried, "la mayoría de las cosas que vale la pena discutir en detalle vale la pena discutir en detalle con el tiempo". El chat de equipo, en tiempo real o de otra manera, no siempre es el mejor lugar para esas conversaciones. La naturaleza de una línea a la vez del chat puede dificultar la presentación completa de una idea sin ser interrumpido por la respuesta de un compañero de trabajo. Jason lo dice mejor: “Imagínate estar en una reunión donde todos hablaron una línea a la vez, y la gente te interrumpía mientras intentabas expresar tu punto. ¿Alguna vez llegarías a alguna parte? ¿Y no tardaría una eternidad?

Mejora la documentación y la transparencia.

Lo que sucede en una reunión casi siempre se queda en la reunión, a menos que alguien tome notas. Por el contrario, la comunicación asíncrona está documentada de forma predeterminada. Cuando dejas un comentario en una tarea de Asana, el registro existe y se puede consultar meses después. Al comunicarse de forma asíncrona, los miembros del equipo crean un registro escrito que es fácil de buscar, compartir y consultar a su propio ritmo. Toda la comunicación en Flock, por ejemplo, se puede buscar fácilmente y los miembros del equipo pueden anclar archivos/mensajes clave para referencia posterior. Finalmente, tener documentación a mano puede mejorar la transparencia en toda la organización, evitando fallas en la comunicación y facilitando la sincronización de todos.

Uso de Flock para comunicación asíncrona

Los muchos beneficios de la comunicación asíncrona con Flock se pueden resumir en una palabra: accesibilidad . Flock reúne todo su negocio bajo un mismo techo, ofreciendo una línea de visión directa de la gente, los proyectos y el progreso de su empresa. Esto permite a los líderes sénior vigilar de cerca el trabajo de todos sin tener que microgestionar. También permite a los empleados colaborar de manera interfuncional sin la necesidad de sincronizar cada cinco minutos.

Con algunos ajustes en la forma en que su empresa usa Flock todos los días, sus empleados pueden combinar lo mejor de la comunicación asincrónica y en tiempo real para realizar el trabajo, desde cualquier lugar.

Establezca las expectativas correctas

Dale a tu equipo espacio para respirar y hacer su mejor trabajo. Las actualizaciones pueden fluir de forma asíncrona (cree un canal de Flock privado para actualizaciones de estado asíncronas) y se le notificará al instante, por lo que no hay necesidad de que les cuelgue el aliento. Establezca las expectativas correctas sobre la comunicación: limite los eventos en tiempo real, como las sesiones de intercambio de ideas, las reuniones, los 1:1 y los ayuntamientos de la empresa, a unas pocas horas cada día y establezca de forma predeterminada la comunicación asíncrona para el resto. Para equipos distribuidos, esto significa reservar horas superpuestas para las cosas importantes. El resto de su jornada laboral puede dedicarse a un trabajo concentrado, sin la presión de trabajar en horarios extraños.

Por defecto a la sobrecomunicación

Flock facilita la comunicación, pero eso no es razón para ser perezoso. La comunicación asincrónica significa que los seguimientos tardan horas en lugar de minutos. Proporcionar tanta información por adelantado como sea posible significa menos seguimientos y los destinatarios obtienen todo lo que necesitan cuando se ponen a trabajar y leen su mensaje. Por lo tanto, utilice de forma predeterminada la sobrecomunicación y asegúrese de que sus mensajes asincrónicos sean claros y detallados con cronogramas incluidos cuando corresponda.

Seguimiento del trabajo con tareas compartidas

Use las tareas pendientes compartidas de Flock en las reuniones para asignar elementos de acción a su equipo, establecer fechas de vencimiento y realizar un seguimiento del progreso. Todos los miembros del canal reciben una notificación cuando una tarea compartida se actualiza o se marca como completa, por lo que todos se mantienen sincronizados sin otra reunión de "actualizaciones". El bot de tareas pendientes compartidas de Flock incluso envía recordatorios a los asignados el día en que vence la tarea, lo que hace que sea imposible perder una fecha límite.

Use notas de voz para explicaciones detalladas

Los mensajes de texto son geniales, pero a veces hablar en voz alta funciona mejor, no solo para ahorrar tiempo sino también para transmitir la intención. Las notas de voz son perfectas para cuando desea compartir una explicación detallada o dejar comentarios sin parecer brusco. Simplemente toque un botón para compartir lo que tiene en mente, y los destinatarios pueden escucharlo en su propio tiempo. También podría ayudar a eliminar algunas de esas reuniones ad hoc "Tengo una pequeña pregunta" de sus días.

Establecer recordatorios para todo

Con las interacciones asincrónicas, los seguimientos vienen con la expectativa de que los destinatarios respondan en su propio tiempo. A veces, las cosas se pasan por alto y una conversación se pierde. Evite esto configurando recordatorios para tareas y seguimientos, directamente dentro de Flock Channels o su espacio personal.