6 pasos infalibles para evaluar el software adecuado para su empresa

Todo lo que un empresario debe saber antes de tomar una decisión de compra

A medida que las empresas recurren a soluciones de trabajo desde el hogar más sostenibles y a largo plazo, las herramientas como Flock se han vuelto cada vez más vitales para mantener a los empleados conectados y satisfacer las demandas diarias de la empresa.

Recientemente, hemos visto una cantidad abrumadora de empresas que se comunican con nosotros para obtener ayuda con sus comunicaciones internas. Para muchos, este es todavía un territorio desconocido. Elegir la herramienta de colaboración empresarial adecuada sigue siendo una preocupación principal para las grandes organizaciones que buscan resolver problemas rápidamente y minimizar las interrupciones.

Pero esto también requiere que el liderazgo adopte una perspectiva completamente nueva para administrar equipos de forma remota, especialmente para empresas en crecimiento con equipos multifuncionales. Organizaciones como Twitter y Shopify han liderado la transición al trabajo remoto de forma permanente, mientras que otros gigantes como Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal y Salesforce también han ampliado su trabajo desde... capacidades del hogar.

Entonces, la pregunta del millón en este momento es: ¿cómo evalúan las organizaciones el software para fomentar la colaboración efectiva en toda su organización? ¿Cómo es el proceso de evaluación del software empresarial? Este es un desafío recurrente que hemos identificado con nuestros clientes a lo largo de su viaje para encontrar el software adecuado para su negocio. Así que queríamos abordar esto en general, paso a paso, para cualquier otra persona que navegue por este proceso.

Paso 1. Define tus metas y expectativas

¿Tu objetivo es mejorar la comunicación interna o mejorar la gestión de proyectos? Defina exactamente qué es lo que está buscando lograr y qué punto de dolor está buscando resolver.

Yuliya Pavlova, directora de operaciones de la popular cadena de café Tasty Coffee en Rusia, compartió su proceso con nosotros y dijo: “El uso de programas gratuitos tenía algunas restricciones: número de usuarios, falta de una aplicación móvil, imposibilidad de transferir archivos, etc. Además, estas aplicaciones de comunicación eran utilizadas únicamente por el personal de la oficina. Para nosotros, eso no funcionó, ya que la mayor parte de nuestra empresa está formada por empleados de producción. Con el tiempo, abrimos dos cafeterías más y una tienda electrónica, por lo que la necesidad de unificar todos nuestros esfuerzos de comunicación se volvió aún más crítica”.

Equipo de Tasty Coffee, Rusia

Pavlova dice que también estaban analizando algunos factores importantes al adoptar una nueva herramienta para todas sus partes interesadas:

Comodidad y simplicidad de la interfaz de usuario
Interfaz intuitiva y funcionalidad
Buen soporte instantáneo

Luego, una vez que determine sus puntos débiles, profundice más y siga haciendo las preguntas difíciles hasta que haya agotado todas sus opciones:

¿Nuestra herramienta existente ya proporciona esta función o es solo un complemento?
¿Qué valor estás buscando para conducir realmente?
¿Qué herramientas pueden resolver este problema mejor que las que estamos usando?

Paso 2. Métete en la maleza de tus procesos organizacionales

Los procesos organizativos de todas las empresas pueden resultar complicados cuando se trata de integrarlos con un nuevo software. Una forma de abordar esto es mantener una lista detallada de prioridades con todos sus requisitos y no negociables, y hacer que un experto de su equipo la examine.

Si realmente quiere manejar los datos hasta el final, puede priorizar sus requisitos utilizando un sistema de puntos como el modelo de puntuación RICE y puntuarlos en consecuencia. En última instancia, su elección se basará en una serie de factores, pero los datos de apoyo serán los más útiles cuando presente sus opciones a un tomador de decisiones o un equipo de compras.

Habiendo evaluado e implementado muchas herramientas, Gaurang Sinha, jefe de GTM de Flock, encuentra valor en cambiar la perspectiva. “Mantenga informadas a las partes interesadas internas”, dice. “Es importante recordar que mientras usted es un comprador en este proceso, también está vendiendo internamente a los líderes de su equipo, incluido su CFO, lo que en última instancia justifica el costo versus su oportunidad de ingresos. Mientras permanezcan involucrados en el proceso, lo ayudará a obtener aprobaciones y financiamiento más rápido que si tuviera que completar el proceso y tratar de venderlo internamente en una gran presentación”.

Paso 3. Conquista tu investigación

Investigar soluciones puede sentirse como si estuvieras yendo por la madriguera del conejo, pero aun así puedes prevalecer adoptando un enfoque más inteligente.

Google inteligentemente. A primera vista, Google puede abrumar con los resultados. ¿Cómo filtra los enlaces impulsados ​​​​por SEO frente al contenido útil y genuino? El experto en SEO interno de Flock, Rohit Chavane , recomienda una manera fácil de navegar por el terreno de búsqueda al buscar cosas básicas como URL confiables, fragmentos y vistas previas de contenido. Sabrá si necesita modificar su consulta de búsqueda en función de los resultados.

Sitios de comparación de software. Estos son buenos lugares para revisar las revisiones y obtener una imagen realista de cómo la herramienta se compararía con sus competidores. Sitios web como G2Crowd y Capterra hacen esto muy bien. Incluso puede comparar y contrastar las especificaciones del software junto con las reseñas de los usuarios.

Boca a boca. Pida recomendaciones a sus colegas o a su equipo y utilícelas como punto de partida. Aproveche la oportunidad e incluso colabore con ideas colocándolas en las redes sociales. ¡Diablos, etiqueta a un influencer para obtener respuestas! Te sorprendería la disposición de la gente a dar su opinión.

¿Recuerdas esa lista de requisitos que estabas manteniendo? Agregue una sección de pros y contras y realice un seguimiento de las características que corresponden a sus requisitos. Es posible que notes una tendencia. Luego, reduzca sus principales preferencias.

Paso 4. Pruébalo antes de comprarlo

Pruebe el software usted mismo. Mejor aún, invite a los miembros de su equipo y colegas a probarlo con usted. Resuelva los problemas con su equipo para que esté mejor preparado con las preguntas clave cuando tenga esa conversación con el vendedor.

Equipo de Internet de POA, Kenia

Marundu Muturi, jefe de mejora comercial de POA Internet (pronunciado Poh-Ah; se traduce como "Bueno" en la jerga swahili), nos brindó excelentes conocimientos sobre cómo les ha funcionado este proceso. Como una de las empresas de Internet de banda ancha de más rápido crecimiento de Kenia que atiende a comunidades desatendidas, POA había estado buscando una alternativa a Whatsapp para mejorar su comunicación, el equilibrio entre el trabajo y la vida y el acceso a la información (desde cualquier dispositivo). Una consideración clave, además de las funciones y los precios, fue la calidad y la velocidad de la atención al cliente para ayudarlos a acelerar estas mejoras.

“Necesitábamos apoyo para ser lo más ágiles posible para ponernos en marcha con Flock”, dijo. Algunas de las otras herramientas de comunicación que probaron tenían un soporte muy lento, lo que no les iba a funcionar, especialmente cuando hacían la transición a un nuevo entorno de trabajo desde casa.

Puntos como estos son fundamentales para cualquier empresa que adopte un nuevo software comercial, así que no descanse hasta probarlo.

Paso 5. La llamada de demostración

Una vez que haya logrado chatear con un experto, querrá seguir adelante y reservar una demostración en vivo. Para hacer que la experiencia de demostración sea más eficiente para su empresa, involucre a su jefe de TI o a un gerente sénior y tenga preparado un conjunto de preguntas e inquietudes.

Comience con la presentación de su empresa y su función, y luego continúe con su caso de uso específico o puntos débiles en la llamada. Este es su momento para hacer todas las preguntas correctas e incorrectas en lo que respecta a sus necesidades comerciales específicas.

“Todo vendedor tiene un miedo mortal a una cosa: el aire muerto. Hacer preguntas es una excelente manera de lograr más [que menos] en la llamada de demostración”.
—Gaurang Sinha, Jefe de GTM en Flock

Una conversación con un proveedor de soluciones le dará una idea de lo que funciona para su empresa y lo que no. E incluso si no funciona para usted, tendrá ese aprendizaje para llevar adelante a otra demostración que puede resultar invaluable.

Paso 6. La Gran P: Precios

Por último, pero ciertamente no menos importante, está la evaluación de precios. “¿Se ajusta a mi presupuesto?” es seguramente una de las preguntas más obvias que te harás en tu proceso de toma de decisiones. Pero algunas preguntas igualmente importantes que debe hacerse son:

¿Obtiene valor real por lo que está pagando?
¿Esta herramienta resuelve todos los puntos débiles?
Si no, ¿qué otras herramientas están disponibles dentro de su presupuesto?
¿Puede probar la herramienta durante algunas semanas antes de comprometerse con ella a largo plazo?

Si, después de su investigación, todavía tiene dificultades para encontrar una herramienta que aborde cada uno de los puntos débiles, determine qué prioridades no son negociables y elija la que las resuelva primero.

Una buena regla general es familiarizarse con un pequeño subconjunto de su organización para ver si el software realmente se ajusta a la escala. Si encuentra que hay necesidades en conflicto en su organización, opte por la herramienta que tenga más sentido para su negocio principal.

Recuerde, se está esforzando por brindarles a sus empleados la mejor experiencia posible de trabajo desde casa, así que involúcrelos desde el principio en este proceso y solicite sus comentarios. Un esfuerzo colaborativo para evaluar es la mejor y más exitosa forma de hacerlo.

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