Cómo estiman las agencias el costo y el tiempo del proyecto para maximizar los ingresos de todos los proyectos de los clientes

Aprender a estimar el costo y el tiempo del proyecto para su agencia es esencial para el crecimiento de los ingresos y la satisfacción de los clientes.

Cotizar el tiempo y el costo del proyecto puede ser un desafío, especialmente cuando se consideran las ganancias de la agencia y la entrega de valor a sus clientes. Entonces, ¿cómo se establece un equilibrio entre los dos?

Si su agencia tiene dificultades para estimar el costo y el tiempo del proyecto, aquí hay algunos puntos a considerar, incluidos el tipo de proyecto y ejemplos de agencias:

Cómo estimar el costo del proyecto

Estimar costos antes de iniciar un proyecto es vital por varias razones:

• Puede comprender las expectativas del cliente, incluido su presupuesto y objetivos comerciales.
• El cliente puede decidir si quiere invertir en tus servicios al precio cotizado.
• Puede proporcionar un desglose del proyecto en tareas para que lo completen los miembros del equipo.
• Puede definir su enfoque y los recursos que necesita utilizar.

Cuando calcule el costo de un proyecto, es importante recordar que esta tarifa es un cálculo, no una garantía del precio final.

Puede estimar el costo del proyecto dividiendo el trabajo en tareas más pequeñas o hitos necesarios para completar el proyecto. Piense en cuáles podrían ser estas tareas y qué recursos se requieren para completar cada tarea. Por ejemplo:

• ¿Qué miembros del equipo deben asignarse al proyecto?
• ¿Qué software se requiere?
• ¿Se requiere viajar?

Además, debe considerar el tiempo para completar cada tarea y lo que se necesitará para obtener una ganancia, no solo el punto de equilibrio.

Aquí hay algunos métodos que puede usar para estimar el tiempo y el costo...

1. Enfoque de recursos y tiempo

Este método es ideal para proyectos que son difíciles de medir debido al tamaño extenso, o donde los hitos pueden cambiar a lo largo del camino.

Tiene en cuenta las estimaciones de tiempo y la cantidad de recursos utilizados. El beneficio de estimar el costo del proyecto utilizando este enfoque es que el cliente continúa pagando, incluso si el proyecto demora más de lo esperado.

Pero, el riesgo es que si el proyecto se termina antes de lo estimado, la agencia deberá reembolsar al cliente por cualquier recurso/tiempo no utilizado.

2. Precio fijo con un enfoque de tasa combinada

Calcule el costo del proyecto con un precio fijo y una tarifa combinada y le cobrará a los clientes una tarifa general, en lugar de utilizar tarifas especializadas de personas en su equipo.

Este método suele incorporar el coste medio de todo el equipo (combinando las tarifas individuales y dividiéndolas por el número de miembros del equipo).

Un precio fijo funciona bien cuando hay un proyecto sencillo con menos hitos. Por ejemplo, el diseño de un flyer de evento o la creación de una landing page post-clic específica.

Sin embargo, puede ser un riesgo para la agencia, especialmente si gasta el presupuesto antes de completarlo o si el proyecto tarda más de lo esperado en completarse.

3. Enfoque de desarrollo del presupuesto

Un enfoque de desarrollo de presupuesto tiene en cuenta diversas opciones que se pueden agregar o descartar durante la etapa de desarrollo según el presupuesto del cliente para cada parte del proceso. Este método funciona bien para proyectos creativos a gran escala que involucran muchos aspectos, como la producción de videos.

Dado que la producción de video puede ser un proyecto extenso, el uso de este enfoque permite que tanto la agencia como el cliente consideren un presupuesto de referencia además de aumentos o disminuciones para elementos creativos (como ubicaciones de escenarios múltiples, gráficos por computadora, etc.).

Estimación de costo y tiempo por tipo de proyecto

Antes de una estimación de costos del proyecto, lo primero que debe considerar es el tipo de proyecto. Debe comprender los objetivos de su cliente para establecer el tipo de resultados que está buscando.

Por ejemplo, ¿el proyecto es una actividad única, como escribir un artículo de blog individual, o requiere un trabajo continuo, como desarrollar una nueva estrategia de contenido?

Estos son algunos de los diferentes tipos de proyectos que puede ofrecer para comprender cómo se calcula el costo de un proyecto...

diseño web

Un proyecto de diseño web puede abarcar desde una tarea a pequeña escala, como implementar una nueva navegación, hasta un rediseño completo. Para estimar el costo del proyecto, puede usar uno de los enfoques enumerados anteriormente.

Pero, al considerar el tipo de proyecto, es posible que desee utilizar un método de referencia: observar proyectos anteriores completados y utilizar proyectos similares para proporcionar un costo estimado.

La agencia Vintage considera el tipo de sitio web que requiere el cliente al estimar los costos del proyecto.

La agencia señala que los diferentes tipos de sitios web tienen diferentes costos y plazos. Por ejemplo, una página de destino posterior al clic se puede construir más rápido que un sitio web completo. Sugieren utilizar una herramienta como Konigi, una calculadora gratuita para estimar el coste y el tiempo de un proyecto web:

El diseño web generalmente incluye planificación, diseño de soluciones, desarrollo frontal y posterior, implementación de contenido y pruebas. Cada etapa se puede dividir en tareas más pequeñas.

Vintage Agency sugiere sobreestimar el tiempo estimado para un proyecto, además de permitir un margen de error.

marketing de contenidos

Al igual que el diseño web, las tareas de contenido varían bastante. Las campañas extensas de marketing de contenido requieren tiempo para la planificación de la estrategia general, la investigación de palabras clave, las ideas de contenido, la redacción, la edición, la publicación de contenido, la promoción y el análisis de métricas.

Para demostrarlo, la agencia de marketing de contenido, Jawfish Digital, estima los costos del proyecto mediante el seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea. Mediante el seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea por parte de los clientes actuales, la agencia puede estimar el tiempo y el costo de proyectos futuros con mayor precisión:

Producción de vídeo

La producción de video es a menudo un proyecto extenso. OC Creative estima los costos utilizando un enfoque de desarrollo de presupuesto.

La agencia proporciona un costo inicial del proyecto, informando a los clientes que el precio final puede ser mayor o menor dependiendo del desarrollo. El costo total dependerá del guión y el concepto del video.

El uso de un enfoque de desarrollo de presupuesto permite a los clientes aumentar o disminuir los costos específicos de producción, al tiempo que permite que la agencia use su creatividad sin preocuparse por las restricciones presupuestarias. Por ejemplo, durante las conversaciones con los clientes, se pueden agregar o eliminar opciones creativas según el alcance del proyecto, lo que genera cambios en el costo.

Anuncios en redes sociales

Lyfe Marketing utiliza un modelo de precios de tarifas fijas para estimar el costo y el tiempo del proyecto para los anuncios en las redes sociales:

El uso de un enfoque de tarifa fija proporciona transparencia para el cliente: entiende exactamente qué servicios está pagando con la misma tarifa facturada cada mes.

SEO/SEM

Dagmar Marketing estima el costo y el tiempo del proyecto proporcionando una tarifa personalizada para cada cliente individual:

La agencia reconoce que SEO/SEM puede cubrir una amplia gama de tareas, incluido el desarrollo de contenido, la optimización de conversión y la consultoría de SEO. Proporcionar un rango de precios aproximado permite a los clientes determinar si tienen el presupuesto para sus servicios.

Dagmar Marketing fija el precio de sus servicios utilizando precios basados ​​tanto en el costo como en el valor: las tarifas de configuración inicial son fijas, mientras que los costos continuos, como las tareas necesarias para lograr los objetivos de la campaña, se basan en el valor.

Los precios personalizados basados ​​en tarifas permiten a la agencia considerar el alcance general del proyecto y las necesidades del cliente. Por ejemplo, el cliente 1 (una gran empresa local) puede requerir solo una configuración inicial de los servicios de SEO, mientras que el cliente 2 (una pequeña empresa local nueva) puede requerir una configuración adicional a los servicios de SEM mensualmente.

Evento de mercadeo

Al igual que otros tipos de proyectos mencionados en este artículo, el marketing de eventos puede llevar meses de planificación, desde pequeños eventos locales hasta eventos nacionales. On The Avenue Marketing estima el tiempo y el costo preguntando inicialmente a los clientes cuál es su presupuesto:

Los eventos pueden ser costosos. No solo hay que tener en cuenta el marketing, sino también las tarifas de alojamiento, los seguros, el personal, los viajes, los materiales, el catering y más. Eso es antes de que se calculen los honorarios de la agencia.

La estrategia de eventos, el desarrollo de conceptos, la investigación y la producción de eventos requieren mucho tiempo y no todos los eventos serán iguales.

Make Events también utiliza cotizaciones personalizadas para clientes potenciales. Sin embargo, la agencia divide sus precios en cuatro elementos: creatividad y planificación previa, gestión de eventos en el sitio, servicios de eventos externos y tarifas de manejo:

El uso de un enfoque de presupuesto personalizado tiene en cuenta el tamaño del evento, el personal, los elementos externos, incluidos los viajes y la comida, así como los seguros y el abastecimiento. Con este nivel de transparencia, los clientes pueden comprender mejor dónde se asigna su dinero.

Correo de propaganda

El marketing por correo electrónico no solo abarca el envío de mensajes. Más bien, también puede incluir el envío de boletines, la creación de embudos de correo electrónico y el fomento de clientes potenciales. Estas tareas a menudo tienen un precio mensual, a menos que la configuración inicial sea la única tarea requerida.

Haciendo referencia nuevamente a Lyfe Marketing, usan un modelo de precio fijo para los anuncios en las redes sociales, pero también para los servicios de marketing por correo electrónico:

La agencia señala que su tarifa se basa en la cantidad de correos electrónicos enviados y campañas administradas, en lugar de una tarifa específica para todo. Este enfoque permite que Lyfe Marketing adapte sus precios a las necesidades del cliente; aquellos que requieran menos correos electrónicos y campañas pagarán una tarifa más baja.

Anuncios de Google o anuncios de Facebook

La configuración de anuncios de Google o Facebook suele ser una tarea única, a menos que el cliente requiera una gestión continua de anuncios. Para la configuración y la gestión, recurrimos a las ofertas de la Agencia Everest tanto como el ejemplo aquí:

La agencia utiliza un método de tarifa por hora para estimar el costo de configurar anuncios. Este enfoque les permite facturar al cliente el tiempo total necesario para configurar los anuncios. Además, es probable que la agencia utilice expertos internos para configurar los anuncios. Por lo tanto, pueden estimar el costo utilizando la tarifa por hora del miembro del equipo más la ganancia.

Crear un libro electrónico

El desarrollo de un libro electrónico normalmente se factura como un proyecto individual, separado de otros servicios. Sin embargo, Big Ideas Machine utiliza un enfoque de precios basado en créditos para facturar a sus clientes:

Mediante el uso de un modelo de precios basado en el crédito, la agencia trabaja con un enfoque de resultados en lugar de basado en el tiempo, por lo que los clientes sienten que están pagando por el valor en lugar de la mano de obra:

Estime el costo y el tiempo del proyecto con mayor precisión

Estimar los costos y el tiempo del proyecto es un desafío, pero ser sincero con sus clientes sobre cómo funcionan sus precios genera transparencia y confianza.

Su estructura de precios dependerá del tipo de proyecto y la escala del proyecto en general. Los errores en sus estimaciones pueden ser costosos, así que calcule sus proyecciones con precisión y asegúrese de tener en cuenta los costos ocultos, como empleados adicionales o recursos de terceros que puedan ser necesarios.

Comprenda exactamente cuáles son los objetivos de su cliente porque superar las expectativas del cliente para entregar un proyecto exitoso y rentable es la clave para el crecimiento de la agencia.

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