4 consejos esenciales de contabilidad para pequeñas empresas
Publicado: 2022-05-07Su dinero es el alma de su negocio. Siga estos consejos esenciales de contabilidad para pequeñas empresas para mantener el pulso.
Ya sea que tenga una tienda boutique en un pueblo pequeño o un servicio de alquiler de drones futurista, comenzó su pequeña empresa porque disfruta de su nicho o vio una oportunidad, no porque quisiera una excusa para quedarse despierto hasta tarde calculando números y equilibrando libros de contabilidad. .
Aún así, a menos que tenga el éxito suficiente para emplear su propio CPA de tiempo completo, debe conocer al menos los conceptos básicos de la contabilidad de las pequeñas empresas y cómo usar las herramientas contables esenciales para mantenerse a flote. (E incluso si tiene un CPA, aún debe saber lo suficiente para asegurarse de que no estén tratando de defraudarlo).
No se preocupe, lo tenemos cubierto. Siga esta guía y podrá estar al tanto de la contabilidad en su pequeña empresa, sin importar su nicho.
4 elementos esenciales de contabilidad para líderes de pequeñas empresas
Afortunadamente, mantener tus libros en orden no requiere una maestría. Simplemente requiere un poco de tiempo, las herramientas adecuadas y atención a los detalles.
Siga estos cuatro pasos para realizar su contabilidad de forma rápida y precisa para que sepa dónde está su dinero y esté listo para declarar con confianza cuando llegue el momento de los impuestos.
Invierte en un software de contabilidad y utilízalo
Antes de depositar su primer cheque comercial o registrar su primer gasto, hágase un gran favor y configure un software de contabilidad para su negocio (incluso puede encontrar algunas opciones gratuitas).
Le ahorrará incontables horas de trabajo y reprocesamiento a largo plazo, y todas esas horas se traducen en tiempo que debe invertir para hacer crecer su negocio.
El software de contabilidad puede rastrear facturas, pagar sus facturas y conciliar sus cuentas (entre otras cosas). Si alguna vez ha hecho alguna (o todas) de esas cosas manualmente, sabe cuánto tiempo puede llevar.
Además de ahorrarle mucho tiempo, el software de contabilidad también es vital para mantener números precisos en un solo lugar para que pueda declarar sus impuestos de manera fácil y correcta al final del año.
¿No está seguro de por dónde empezar a clasificar las innumerables opciones de software que existen?
Mantenga sus gastos comerciales y personales separados
Una vez que haya configurado su software de contabilidad, asegúrese de que solo le proporciona información relevante obteniendo una tarjeta de crédito/débito separada para su negocio y usándola estrictamente para gastos comerciales.
El consenso entre los CPA es que descuidar la separación de los gastos personales y comerciales es uno de los errores más grandes y comunes que cometen los propietarios de pequeñas empresas.
¿Por qué es esto tan costoso? En el mejor de los casos, tendrá que pasar innumerables horas en el momento de la declaración de impuestos examinando meticulosamente páginas de transacciones bancarias y tratando de recordar qué gastos estaban relacionados con el negocio y cuáles eran personales. En el peor de los casos, terminará cometiendo fraude fiscal al reclamar un gasto personal como comercial y recibir una llamada del IRS.
Por otro lado, es posible que pierda valiosos créditos y deducciones fiscales porque olvidó reclamar algo que compró para su negocio con su propio centavo.
Tampoco hay necesidad (o excusa) para este error. Obtenga una tarjeta de crédito empresarial, utilícela para sus gastos relacionados con la empresa y manténgala separada de sus tarjetas personales en todo momento.
Balancear los libros al final de cada mes.
Con su software de contabilidad implementado y las transacciones comerciales alimentándolo con datos, está listo para verificar si hay alguna fuga de dinero. Afortunadamente, el software de contabilidad hace que la conciliación de cuentas sea muy sencilla.
Su hoja de balance (que esencialmente muestra todos los activos de su negocio y todos sus pasivos) es la última fuente de verdad que informa todas las finanzas de su negocio.
Una vez que se haya asegurado de que todos los ingresos de su negocio se reflejen en su sistema de contabilidad (si es lo suficientemente pequeño, puede hacerlo manualmente, pero es más fácil usar el sistema de facturación que viene estándar con todo el software de contabilidad) junto con todos de tus gastos (conecta una cuenta bancaria comercial e integra tu nómina para hacerlo más fácil), cuadrar tus libros será tan fácil como ejecutar un informe de conciliación.
Aquí hay una guía rápida de dos minutos de QuickBooks sobre cómo conciliar sus cuentas:
Cómo conciliar sus cuentas en QuickBooks (Fuente)
Su software de contabilidad también debe recordarle que haga esto todos los meses, para que pueda concentrarse en administrar su negocio y ganar dinero para que su software le informe.
Seguimiento de sus informes esenciales
Buenas noticias: si has llegado hasta aquí, esta parte será fácil y gratificante. Ha configurado su software de contabilidad, mantiene los gastos de su negocio separados de los gastos personales y se asegura de que todo esté equilibrado al final de cada mes.
Ahora puede usar su software para producir informes contables que le permitirán saber cómo le está yendo a su negocio.
Para empezar, estos son los tres elementos esenciales y lo que puede aprender de ellos:
- Hoja de balance. Como vimos en la sección anterior, este informe le muestra todo lo que tiene contra todo lo que debe. Aquí tienes un ejemplo si lo necesitas.
- Estado de resultados. También conocido como estado de pérdidas y ganancias, este informe le muestra todos los activos que entraron (ingresos) y salieron de su negocio (gastos) durante un período de tiempo (un mes, un trimestre o un año).
- Estado de flujo de efectivo. Al igual que el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo muestra el dinero que entra y sale de su negocio durante un período de tiempo. La diferencia es que el estado de flujo de efectivo es solo dinero, mientras que el estado de resultados incluye contabilidad que no es en efectivo, como el valor inmobiliario y la depreciación del equipo.
Un ejemplo de un balance (Fuente)
Utilice estos tres informes para realizar un seguimiento de la salud financiera de su empresa y tomar decisiones sobre cuándo reducir los gastos y cuándo invertir en crecimiento.
Manténgase al tanto de la contabilidad de su pequeña empresa
¡Felicidades! Tienes los conceptos básicos de la contabilidad de una pequeña empresa. Pero a medida que su negocio crezca, se volverá más complicado y eventualmente necesitará ayuda.
Una de las cosas más inteligentes que puede hacer como propietario de un negocio es admitir cuando se le está pasando la cabeza y pedir ayuda a un profesional. Aquí hay una guía sobre cómo saber cuándo es el momento de llamar a un experto.
Para obtener más consejos de contabilidad para pequeñas empresas, siga nuestro blog. Aquí hay algunos artículos relevantes para comenzar:
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